Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

- Werde Teil eines großartigen Unternehmens und unterstütze die Geschäftsführung
- Work - Life - Balance spielt hier eine wichtige Rolle! ⚖️

Firmenprofil
Für unseren Kunden, ein kreatives, innovatives und wachsendes Unternehmen, das als Marktführer in seiner Branche agiert, suchen wir eine engagierte, strukturierte und proaktive Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Aufgabengebiet

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und administrativen Bereich

Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen und Reports

Koordination und Organisation von Terminen, Reisen und Veranstaltungen

Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Mitarbeit bei strategischen Projekten und der Weiterentwicklung von Unternehmensprozessen

Übernahme von Sonderaufgaben und Recherchearbeiten nach Bedarf

Erstellen und Verwalten von wichtigen Dokumenten und Berichten

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium in einem relevanten Bereich

Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder in ähnlicher Position

Exzellente organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise

Hohe Kommunikationskompetenz und eine lösungsorientierte Denkweise

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationstools

Diskretion, Integrität und ein professionelles Auftreten

Vergütungspaket

Die Möglichkeit, in einem dynamischen, innovativen Unternehmen mit flachen Hierarchien zu arbeiten

Vielseitige und herausfordernde Aufgaben mit Raum für Eigeninitiative

Ein angenehmes und kreatives Arbeitsumfeld in einem motivierten Team

Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven

Flexible Arbeitszeiten und attraktive Zusatzleistungen

Ein modernes Büro in zentraler Lage

- Internationales Unternehmen
- Ihr Traumjob wartet auf Sie!

Firmenprofil
Die PageGroup ist eines der global führenden Personalberatungsunternehmen und in 36 Ländern mit mehr als 7.000 Mitarbeiter:innen vertreten.
Durch unsere namhaften Kund:innen sind wir in der Lage Kandidat:innen einen Service zu bieten, der ihnen ermöglicht, ihre Potenziale voll auszuschöpfen.
Das Herzstück unseres Beratungs-Geschäfts sind die Vielzahl an Leben, die wir positiv verändern. Dabei spiegeln sich unsere Werte und unsere Unternehmenskultur in allem wieder, was wir tun!
Getreu unserem Motto "den Menschen mit Respekt und Vertrauen in den Mittelpunkt seines Handelns stellen", freuen wir uns Ihre Karriere zu fördern.

Aufgabengebiet

Selbstständige Büroorganisation und Ausführung sämtlicher klassischer Assistenztätigkeiten

Professionelle Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern, Kunden und Dienstleistern

Empfang und Betreuung von Gästen sowie interne Koordination mit den zuständigen Ansprechpartnern

Entgegennahme von Telefonaten sowie Bearbeitung von Schriftverkehr (digital und postalisch) in deutscher und englischer Sprache

Termin- und Reisekoordination sowie -management

Weitere allgemeine administrative Tätigkeiten und Büroorganisation

Anforderungsprofil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Büro-/Management-Assistenz oder ein entsprechender Studienabschluss

Relevante Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld

Hohe Einsatzbereitschaft, Eigeninitiative und ausgeprägtes Organisationsvermögen, um auch in hektischen Zeiten den Überblick zu behalten

Sicherer Umgang mit allen gängigen MS Office-Anwendungen sowie eine hohe Lernbereitschaft und schnelle Auffassungsgabe

Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung

Freude am Kontakt mit Menschen, Verantwortungsbewusstsein, Loyalität und Flexibilität runden Ihr Profil ab

Vergütungspaket

Abwechslungsreiche, anspruchsvolle und spannende Tätigkeit

Flache Hierarchien und eine internationale Ausrichtung

Arbeit in einem kleinen Team mit engem Austausch mit Kollegen und Kolleginnen an den anderen Standorten

Solide Einarbeitung in die Aufgabengebiete

Arbeitsplatz im Herzen von München mit optimaler Verkehrsanbindung

Wir suchen aktuell:

Vorstandsassistenz (m/w/d)

München - Vollzeit

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort München eine Vorstandsassistenz (m/w/d) im Umfeld der Fahrzeugtechnik. Die Position ist im Rahmen einer 40-Stunden-Woche zu besetzen.

Folgende Herausforderungen erwarten Sie als Vorstandsassistenz (m/w/d):

- Ansprechpartner (m/w/d) für sämtliche Officemanagement-Themen des Vorstandbüros des CFO
- Unterstützung des CFO im Tagesgeschäft
- Terminkoordination und -management
- Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen
- Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Verwaltung vertraulicher Unterlagen und Dokumente
- Empfang, Betreuung und Bewirtung von Kunden und Gästen

Ihr Profil:

- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung in einer Sekretariats- oder Assistenzfunktion auf Vorstands- oder Bereichsleiterebene
- Sie sind versiert im Umgang mit MS Office und allen modernen Kommunikationsmitteln
- Sie zeichnen sich durch hohe Sozialkompetenz, ausgeprägte Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, Engagement, Flexibilität, Diskretion und Zuverlässigkeit aus
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab

Das bieten wir Ihnen:

- Unbefristeten Arbeitsvertrag zur sicheren Zukunftsplanung
- Eine attraktive, leistungsgerechte und tariflich abgesicherte Vergütung
- Exklusive Mitarbeiterrabatte (Reiseportale, Schmuck, Mietwagen, Sportartikel, Elektroartikel, Möbelhäuser, regionale Restaurantvergünstigungen, Sport- und Freizeitveranstaltungen, u.v.m.)
- Sehr lukratives Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter- Empfehlungsprogramm
- Flexible Arbeitszeiten sowie, je nach Position, die Option zum mobilen Arbeiten zur optimalen Vereinbarung von Familie und Beruf
- Persönlicher Ansprechpartner für Ihre Fragen, Themen oder sonstigen Anliegen
- Ein offenes und familiäres Miteinander
- Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit im Rahmen eines innovativen Umfeldes
- Wertschätzung und eine Arbeitsatmosphäre, die für gute Energie sorgt

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich als Vorstandsassistenz (m/w/d) in München direkt online.

Alternativ freuen wir uns über die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail an [email protected].

Dieses Stellenangebot entspricht nicht Ihren beruflichen Wünschen? Wir freuen uns darüber hinaus auch über Initiativbewerbungen.

Wir freuen uns Sie kennenzulernen!

- Angenehme Arbeitsatmosphäre und kurze Entscheidungswege
- Work - Life - Balance spielt hier eine wichtige Rolle! ⚖️

Firmenprofil
Unser Klient ist eine international führende Strategieberatung mit einem globalen Netzwerk und langjähriger Expertise. Ihr Fokus liegt auf der Zusammenarbeit mit Entscheidungsträgern, um maßgeschneiderte Lösungen für anspruchsvolle strategische Herausforderungen zu entwickeln. Sie sind branchenübergreifend tätig, mit besonderer Spezialisierung auf Einzelhandel, Konsumgüter, Touristik & Freizeit, Medien & Technologie sowie Private Equity.

Aufgabengebiet

Operative Unterstützung und Kalendermanagement für zwei oder drei Partner: Schwerpunkt auf Termin- und Reiseplanung sowie Reisekostenabrechnung
-Pflege von Projekt- und Kundendaten in interner Datenbank
-Unterstützung der Projektteams: Projektbetreuung, Reiseplanung und Vorbereitung sowie Versendung rechtlicher Schriftstücke
-Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
-Organisation von internen Projekten

Anforderungsprofil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mindestens 2 Jahre Erfahrung im Assistenzbereich oder einer vergleichbaren Position
-Hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
-Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen
-Proaktives sowie verantwortungsvolles Handeln, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
-Teamplayer, der gerne in einem dynamischen Umfeld arbeitet
-Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
-Perfekte Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Vergütungspaket

Einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem erfolgreichen und wachsenden Unternehmen
-Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungsprozesse und viele Möglichkeiten, etwas zu bewegen
-Ein junges und dynamisches Team mit einem starken Zusammenhalt und regelmäßigen Mitarbeiterevents (z.B. Away Weekends)
-Flexible Arbeitszeiten, um die Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit zu fördern
-Eine attraktive Vergütung sowie zahlreiche Benefits

Ihre Aufgaben:

- Allgemeine administrative Tätigkeiten vor Ort durchführen, wie z.B. die Erstellung von Besprechungsagenden und Protokollen, Reisebuchungen, Organisation von Teamveranstaltungen, Catering-Organisation usw. Telefonanrufe entgegennehmen und Besucher empfangen
- Projekte nach Bedarf verwalten und allgemeine Buchhaltungsaktivitäten
- Bearbeitung der Zahlung eingehender Rechnungen
- Vorbereitung und Überprüfung von Banküberweisungen
- Ablage und Digitalisierung von Rechnungen und anderen Dokumenten
- Versand- und Empfangsaktivitäten für nationale und internationale Sendungen durchführen
- Bearbeitung eingehender und ausgehender Pakete, Bestandsverfolgung, genaue Aufzeichnungen führen, Artikel verpacken und wiegen, Versandetiketten und Porto drucken, eingegangene Waren auf Schäden prüfen und Produkte an den richtigen Ort verteilen
- Durchführung von Wareneingangsaktivitäten gemäß SOPs, einschließlich, aber nicht beschränkt auf das Markieren von nicht erhaltenen Waren/Dienstleistungen und/oder Eskalationen
- Versandaktivitäten umfassen, sind aber nicht beschränkt auf die Erstellung von Teilenummern, weltweiten Klassifikationsnummern, Sicherheitsdatenblättern (MSDS) und Proforma-Rechnungen
- Einhaltung der nationalen und internationalen Zollvorschriften und Zusammenarbeit mit dem Spediteur und weitere unterstützende Tätigkeiten nach Bedarf

Ihre Qualifikationen:

- Fundierte Berufserfahrung im administrativen oder verwandten Funktionsbereich
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und mit mehreren Problemen/Projekten gleichzeitig zu arbeiten

Ihre Vorteile:

- Sicherer Arbeitsplatz in einem Weltkonzern
- 30 Tage Urlaub
- Ein modernes Büro Mitten in München

Über Hays:

Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.

- Unser Kunde steht seit Jahrzehnten für vertrauensvolle Finanzlösungen und herausragenden Kundenservice. Der Erfolg basiert auf einem engagierten Team und innovativen Technologien, die es ermöglichen, den steigenden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.

Ihre Aufgaben:

- Kontenverwaltung: Pflege und Verwaltung von Daten zu Kundenkonten, einschließlich Kontoeröffnungen, Änderungen und Schließungen
- Datenaufbereitung: Erstellung von Reports und Analysen zur Unterstützung der internen Entscheidungsprozesse
- Qualitätssicherung: Gewährleistung der Einhaltung interner Prozesse sowie gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben
- Systemanwendung: Täglicher Einsatz und Administration des Programms agree21 zur effizienten Gestaltung der Arbeitsprozesse in der Kontenverwaltung
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Abstimmung mit anderen Fachabteilungen, um eine reibungslose Kommunikation und optimierte Abläufe sicherzustellen
- Kundenkommunikation: Ansprechpartner für interne und externe Rückfragen im Rahmen des Sachbearbeitungsprozesses

Ihre Qualifikationen:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Fundierte Berufserfahrung in der Sachbearbeitung, idealerweise mit Schwerpunkt in der Kontenverwaltung
- Pflicht: Fundierte Kenntnisse im Umgang mit agree21
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
- Hohe Zahlenaffinität, Genauigkeit und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Team- und Kundenorientierung

Ihre Vorteile:

- Vielfältige Aufgaben: Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem innovativen Bankenumfeld
- Modernes Arbeitsumfeld: Zentral gelegene Arbeitsplätze in München mit aktueller technischer Ausstattung
- Überdurchschnittliche Bezahlung für ein Projekt über drei Monate

Über Hays:

Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.

Wir bringen zusammen, was zusammen gehört.
Wir suchen im Auftrag unseres Kunden ab sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt zur Direktvermittlung eine Teamassistenz / Office Manager / Sachbearbeiter für den Bereich Real Estate (m/w/d).

Unser Kunde ist als Tochtergesellschaft in den Unternehmensverbund eines großen Münchener Technologiekonzerns mit weltweit 15000 Mitarbeitern integriert - Sie agieren jedoch unabhängig und eigenverantwortlich.

Seit der Gründung 1999 ergänzen Sie weltweit das Kerngeschäft um Immobiliendienstleistungen in zwei Geschäftsfeldern. Das erste Geschäftsfeld besteht im professionellen Immobilienmanagement für das globale familiengeführte Technologieunternehmen. Das zweite Geschäftsfeld bietet Dienstleistungen rund um Immobilien von Dritten an, die Sie deutschlandweit entwickeln, bauen, betreiben und verwalten.

Unser Kunde ist zudem derzeit mit ca. 120.000 m² Entwicklungsfläche einer der größten Projektentwickler am Münchner Immobilienmarkt und insbesondere im Werksviertel München.

Wenn Sie Immobilien interessieren und Sie sich gleichzeitig in einem internationalen Technologiekonzern sehen sind Sie hier genau richtig!

Das sind Ihre vielfältigen Tätigkeiten:

- Unterstützen der Bereichsleiter FM, TGM und Bau/Projekte sowie des TGM-Teams bei administrativen Aufgaben
- Koordinieren des Posteingangs und Postausgangs
- Erstellen von Präsentationen, Besprechungsunterlagen und sonstigen Dokumenten
- Bestellwesen
- Kaufmännisches und sachliches Prüfen von Eingangsrechnungen sowie das Erstellen von Fakturierungen
- Prüfen der Inventarlisten
- Erstellen von vorgefertigten Kaufverträgen und Bestellungen
- Pflegen des Anlagen- und Wartungsbestands einschließlich Dokumentieren im CAFM-System
- Nachverfolgen von Gewährleistungsthemen bis Rückgabe von Bürgschaften bzw. Einbehalten
- Durchführen von monatlichen Reportings und Controlling
- Erstellen von Bedarfsanforderungen an den Einkauf
- Mithilfe bei Jahresabrechnungen und Ausschreibungen

Was Sie idealerweise mitbringen:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie zum Beispiel Immobilienkauffrau / Industriekauffrau / Bürokauffrau / Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung (m/w/d)
- Zuverlässigkeit, Serviceorientierung, selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
- Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Kenntnisse mit MS Office

Diese Leistungen erwarten Sie:

- Zugang zu zahlreichen Jobs, die öffentlich nicht ausgeschrieben werden
- Direkteinstieg bei Top-Unternehmen und Marktführern in München
- Bewerbungscoaching und -optimierung durch einen erfahrenen Berater
- Alle unsere Leistungen sind für Sie zu 100% kostenfrei

Kontakt:
Selbstverständlich begleiten Sie unsere erfahrenen Berater im gesamten Besetzungsverlauf inkl. Vorstellungsgespräch und geben Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie Ihre Bewerbung zum Erfolg führen können.

Susi Markwirth · 089 89 06 85 05 · [email protected]

Ich garantiere Ihnen eine Rückmeldung telefonisch oder per Mail binnen 24 Stunden (spätestens am darauffolgenden Werktag).

EMMA JOBS IN MÜNCHEN
Sonnenstraße 19 · 80331 München

PASIT – Ihr Weg zum richtigen Job!
Nutzen Sie unsere über 40-jährige Branchenerfahrung im Großraum München. Durch uns erhalten Sie den Einstieg zu erfolgreichen Unternehmen sowie bekannten Marktführern auf dem Weg der Personalvermittlung oder Arbeitnehmerüberlassung.

Wir suchen ab sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt eine Teamassistenz / Office Manager / Sachbearbeiter für den Bereich Real Estate (m/w/d).

Unser Kunde ist als Tochtergesellschaft in den Unternehmensverbund eines großen Münchener Technologiekonzerns mit weltweit 15000 Mitarbeitern integriert - Sie agieren jedoch unabhängig und eigenverantwortlich.

Seit der Gründung 1999 ergänzen Sie weltweit das Kerngeschäft um Immobiliendienstleistungen in zwei Geschäftsfeldern. Das erste Geschäftsfeld besteht im professionellen Immobilienmanagement für das globale familiengeführte Technologieunternehmen. Das zweite Geschäftsfeld bietet Dienstleistungen rund um Immobilien von Dritten an, die Sie deutschlandweit entwickeln, bauen, betreiben und verwalten.

Unser Kunde ist zudem derzeit mit ca. 120.000 m² Entwicklungsfläche einer der größten Projektentwickler am Münchner Immobilienmarkt und insbesondere im Werksviertel München.

Wenn Sie Immobilien interessieren und Sie sich gleichzeitig in einem internationalen Technologiekonzern sehen sind Sie hier genau richtig!

Ihre Vorteile – Das erwartet Sie bei uns:

- Von Anfang an ein unbefristeter Arbeitsvertrag
- 30 Tage Urlaubsanspruch garantiert
- 100 % Fahrtkostenerstattung (öffentliche Verkehrsmittel oder Pkw)
- 100 % Auszahlung aller Arbeitsstunden (auf Wunsch kein Gleitzeitkonto)
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld (jeweils im Juni und November)
- Einstieg bei Top-Unternehmen und Marktführern in München
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit bei besten Übernahmechancen
- Beste persönliche Betreuung durch langjährige PASIT-Mitarbeiter
- Optimieren Ihrer Bewerbungsunterlagen für bestmögliche Marktchancen

Ihre zukünftigen Aufgaben:

- Unterstützen der Bereichsleiter FM, TGM und Bau/Projekte sowie des TGM-Teams bei administrativen Aufgaben
- Koordinieren des Posteingangs und Postausgangs
- Erstellen von Präsentationen, Besprechungsunterlagen und sonstigen Dokumenten
- Bestellwesen
- Kaufmännisches und sachliches Prüfen von Eingangsrechnungen sowie das Erstellen von Fakturierungen
- Prüfen der Inventarlisten
- Erstellen von vorgefertigten Kaufverträgen und Bestellungen
- Pflegen des Anlagen- und Wartungsbestands einschließlich Dokumentieren im CAFM-System
- Nachverfolgen von Gewährleistungsthemen bis Rückgabe von Bürgschaften bzw. Einbehalten
- Durchführen von monatlichen Reportings und Controlling
- Erstellen von Bedarfsanforderungen an den Einkauf
- Mithilfe bei Jahresabrechnungen und Ausschreibungen

Dieses Profil bringen Sie mit:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie zum Beispiel Immobilienkauffrau /  Industriekauffrau / Bürokauffrau / Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung (m/w/d)
- Zuverlässigkeit, Serviceorientierung, selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
- Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Kenntnisse mit MS Office

Kontakt:
Übergeben auch Sie Ihre Jobsuche an die professionellen PASIT-Berater, denn wir finden für Sie den exakt passenden Job.

Simon Weinberger • 089 411 19 42 - 45 • [email protected]

Ich garantiere Ihnen eine Rückmeldung telefonisch oder per Mail binnen 24 Stunden (spätestens am darauf folgenden Werktag).

PASIT Professionelle Personallösungen GmbH
Sonnenstraße 19 • 80331 München