Mitarbeiter*in im Prüfungsamt (Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung)

Am Institut für Sozialwissenschaften, Fachbereich Soziologie der Christian-Albrechts­Universität zu Kiel ist zum 01.04.2024 bzw. ab sofort die Stelle einer / eines

Mitarbeiterin im Bürodienst (w/m/d)*

unbefristet zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der tarifrechtlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt die Hälfte der Stelle einer/eines Vollzeitbeschäftigten (zzt. 19,35 Stunden).

Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Arbeitszeit flexibel im Büro und im Homeoffice auf die Wochentage vormittags zu verteilen.

Das Aufgabengebiet umfasst je zur Hälfte der Stelle (zzt. ca. 9,75 Stunden) allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben des Sekretariates für den Bereich Soziologie des Instituts mit den folgenden Tätigkeiten:

-           Finanzmittelverwaltung für das Fach Soziologie (MachWeb)
-           Rechnungsbearbeitung
-           Planungstätigkeiten, Korrespondenz, Termin- und Projektverwaltung

Die zweite Hälfte der Stelle (zzt. ca. 9,75 Stunden) umfasst allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben des Sekretariates für die Professur Soziologie und empirische Sozialforschung. Erwartet werden von der/dem künftigen Stelleninhaber*in insbesondere folgende Tätigkeiten:
-           Verwaltung der Drittmittelprojekte und Dienstreisen des Lehrstuhls
-           Unterstützung im Prüfungs- und Lehrbetrieb
-           zusammentragen und Melden von Prüfungsdaten an das Prüfungsamt
-           Planungstätigkeiten, Korrespondenz, Termin- und Projektverwaltung

Darüber hinaus sind zeitweilig (z. B. bei Urlaubsvertretung) auch folgende Aufgaben zu übernehmen
-           Beschaffung und Ausgabe von Bürobedarf und Büroausstattungen
-           Personalverwaltung der studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte (Verträge, Einstellungen usw.) für das Fach Soziologie
-           Vorbereiten von Anträgen an die Personaladministration der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen für das Fach Soziologie

Einstellungsvoraussetzungen:

•           Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung oder eine mindestens dreijährige, nachgewiesene Sekretariatserfahrung an einer Hochschule

•           Kenntnisse im Bereich der Personalverwaltung, vorzugsweise im Hochschulbereich

•           Sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere MS-Office

•           Wünschenswert sind Kenntnisse universitärer Systeme wie Olaf, Plone, MachWeb, SVA und WinTrip

•           Gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten

•           Teamfähigkeit und Flexibilität

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig ihres Alters, ihres Geschlechts, ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.


Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige online-Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (in einem PDF-Dokument) bis zum 06.03.2025 an folgende Personen

Prof. Dr. Robert Seyfert

[email protected] (https://mailto:[email protected])

Prof. Dr. Peter Graeff

[email protected] (https://mailto:[email protected])

Melanie Basedow

[email protected] (https://mailto:[email protected])

Institut für Sozialwissenschaften

Fach Soziologie

Christian-Albrechts-Universität zu Kiel

Westring 400

24118 Kiel

Rückfragen zu der Stelle werden Ihnen ebenfalls unter diesen E-Mail-Adressen beantwortet.

Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, davon abzusehen.

Wir bitten von Bewerbungen per Post in Papierform abzusehen. Per Post eingehenden Bewerbungen werden nicht zurückgesandt, sondern nach Abschluss des Verfahrens vernichtet.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als 2.000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und rd. 450 Professuren bilden ca. 25.000 Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist eine der größten Arbeitgeberinnen der Region.

An der Technischen Fakultät der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum nächst-möglichen Zeitpunkt im Dekanat eine Stelle als

Mitarbeiterin Rechnungsbüro (m/d/w)*

unbefristet zu besetzen. Die Zahlung des Entgelts erfolgt bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 TV-L. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 50% der Arbeitszeit einer*s Vollbeschäftigen (z.Z. 19,35 Stunden/Woche).

Das Aufgabengebiet umfasst die Mitarbeit im Dekanat der Technischen Fakultät der CAU.

Ihre Aufgaben:

- Bearbeiten und Buchen von Festlegungen und Rechnungen
- Erstellen und Vorlage von unterschriftsreifen Auszahlungsanordnungen
- Digitale Archivierung von Rechnungen
- Anweisung wiederkehrender Zahlungen, z.B. Mieten
- Kontenabgleich von Ausgaben mit dem Programm „Machweb“
- Erstellung von Ausgangsrechnungen und Annahmeanordnungen für Einnahmekonten des Dekanats
- Inventarisierung von Anlagevermögen, Mithilfe bei der Aktualisierung des Inventarverzeichnisses
- Buchung von Dienstreisen der Mitarbeiter*innen
- Bearbeitung von Hilfskraftverträgen
- Allgemeine Korrespondenz im Dekanat und im Haushaltsbüro
- Sonstige übliche Bürotätigkeiten

Ihr Profil:


- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Kauffraumann für Büromanagement, Industriekauffraumann, Kauffraumann im Groß- und Außenhandel oder eine vergleichbare Ausbildung bzw. eine vergleichbare mind. 3-jährige Tätigkeit im Landesdienst
- Sehr gute Kenntnisse im Bestell- und Rechnungswesen
- Sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere MS Office, E-Mail
- Ausgeprägte Kommunikationsbereitschaft und gutes Organisationstalent
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung
- Kenntnisse der englischen Sprache auf dem Niveau B1 (Nachweis nicht erforderlich)
****
Wir bieten Ihnen:

Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule des Landes Schleswig-Holstein in einer Stadt mit hoher Lebensqualität. Es besteht die Möglichkeit der Wahrnehmung von diversen Job-Benefits wie z.B. Job Ticket, breites Sportangebot mit attraktiven Vergünstigungen und die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsprogrammen sowie am Campus-Leben. Für eine moderne Work-Life Balance bieten wir eine flexible Arbeitszeitgestaltung, die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten sowie Verständnis für familiäre und persönliche Belange.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig ihres Alters, ihres Geschlechts, ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte ausschließlich per Email und unter der Angabe der Kennung „DekanatTF/2025/2“ bis zum 11.03.2025 an Dr. Georg Stellner: [email protected] (https://mailto:[email protected]) .

Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen. Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als 2.000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und rd. 450 Professuren bilden ca. 25.000 Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist eine der größten Arbeitgeberinnen der Region.

An der Technischen Fakultät der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Dekanat eine Stelle als

Dekanatsmitarbeiterin Büromanagement (m/w/d)*

unbefristet zu besetzen. Die Zahlung des Entgelts erfolgt bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 TV-L. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 50% der Arbeitszeit einer*s Vollbeschäftigen (z.Z. 19,35 Stunden/Woche).

Das Aufgabengebiet umfasst die Mitarbeit im Büromanagement des Dekanats der Technischen Fakultät der CAU.

Ihre Aufgaben:

- Führen der laufenden Geschäfte des Dekanats
- Beantworten von Anfragen persönlich, per Post oder E-Mail, u.a. auch in englischer Sprache
- Vorbereitung, Abwicklung und Überwachung von Berufungsverfahren
- Einpflegen von Personen und Räumen in das UNIVIS
- Verwalten von Gestattungsverträgen
- Vor- und Nachbereitung des Fakultätskonvents
- Mitbetreuung von Fakultätsveranstaltungen
- Organisation von Veranstaltungen der Fakultät (Vorträge, Feste etc.)
- Überwachung von LVVO-Einträgen des Lehrpersonals
- Verwaltung von Vereinen, in denen die TF Mitglied ist
- Allgemeine Korrespondenz im Dekanat
- Sonstige übliche Bürotätigkeiten

Ihr Profil:


- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Kauffraumann für Büromanagement, Industriekauffraumann, Kauffraumann im Groß- und Außenhandel oder eine vergleichbare Ausbildung bzw. eine vergleichbare mind. 3-jährige Tätigkeit im Landesdienst
- Sehr gute Kenntnisse im Bestell- und Rechnungswesen
- Sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere MS Office, E-Mail
- Ausgeprägte Kommunikationsbereitschaft und gutes Organisationstalent
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung
- Kenntnisse der englischen Sprache auf dem Niveau B1 (Nachweis nicht erforderlich)

Wir bieten Ihnen:

Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule des Landes Schleswig-Holstein in einer Stadt mit hoher Lebensqualität. Es besteht die Möglichkeit der Wahrnehmung von diversen Job-Benefits wie z.B. Job Ticket, breites Sportangebot mit attraktiven Vergünstigungen und die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsprogrammen sowie am Campus-Leben. Für eine moderne Work-Life Balance bieten wir eine flexible Arbeitszeitgestaltung, die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten sowie Verständnis für familiäre und persönliche Belange.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig ihres Alters, ihres Geschlechts, ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte ausschließlich per Email und unter der Angabe der Kennung „DekanatTF/2025/1“ bis zum 11.03.2025 an Dr. Georg Stellner: [email protected] (https://mailto:[email protected]) .

Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen. Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können.

Stellenausschreibung

Im Dekanat der Theologischen Fakultät der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum
1. Oktober 2025 die Stelle als

Mitarbeiterin im Prüfungsamt*

unbefristet zu besetzen. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt die Hälfte der einer entsprechenden Vollbeschäftigung (zurzeit 19,35 Stunden). Bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV-L. Die Stelle kann bei Bedarf auch in zwei Viertelstellen geteilt werden (dies gilt nur für Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein mit unbefristetem Arbeitsvertrag).

Aufgabengebiete:

- Beratung der Studierenden und Dozierenden in Fragen der Prüfungsverwaltung.
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Fachprüfungen.
- Administration der Studierendendaten mit dem Campus Management System (HIS POS).
- Kontrolle der korrekten Abbildung von Fachprüfungsordnungen mit dem Campus Management System (HIS POS).
- Unterstützung bei den Aufgaben des Studiendekanats, des Prüfungsausschusses und der Studienkoordination.
- Eingabe von Leistungen (Anrechnungen, Klausuren, Abschlussarbeiten).
- Erstellung von Abschlussdokumenten, Bescheinigungen, Bescheiden, Leistungsübersichten.
- Vorbereitende Maßnahmen im Rahmen von Promotions- und Habilitationsverfahren.
- Vorbereitende Maßnahmen für die Durchführung der Lehrevaluation.
- Unterstützung in der Pflege der Homepage der Theologischen Fakultät.
- Archivierung von Studierendenakten.

Einstellungsvoraussetzungen:

- Abgeschlossene Ausbildung zurzum Kauffrau-mann für Büromanagement oder vergleichbarer qualifizierender kaufmännischer Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens 3jährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen).
- Nachweisbare Erfahrung in einer Verwaltungseinrichtung.
- Sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von MS Office (Word, Excel, Outlook etc.), Bereitschaft zur Einarbeitung in universitätsinterne Softwareanwendungen.
- Selbstständige Arbeitsweise, Organisations-, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit, Flexibilität und Netzwerkaffinität. Sicheres und angemessenes Auftreten in der mündlichen sowie schriftlichen Kommunikation.

Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule des Landes Schleswig-Holstein in einer Stadt mit hoher Lebensqualität. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir flexible Arbeitszeitgestaltung und sehr gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Darüber hinaus bieten wir attraktive Fort- und Weiterbildungen, Gesundheitsmanagement, Jobticket und sowie ein attraktives Sportprogramm zu vergünstigten Konditionen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig ihres Alters, ihres Geschlechts, ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.

Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Ihre vollständige Bewerbung mit Lebenslauf, Schul- und Arbeitszeugnissen sowie Fortbildungszertifikaten richten Sie bitte als eine PDF-Datei bis zum 15. März 2025 an:

Christian-Albrechts-Universität zu Kiel
Theologische Fakultät
Dekan Prof. Dr. Tim Lorentzen
Leibnizstraße 4
24118 Kiel
[email protected] (https://[email protected])

Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen.

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können.

Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet. Bewerbungsunterlagen, die per Post eingehen, werden daher nicht zurückgesandt.

Stellenausschreibung

Als Gründungsfakultät der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist die Medizinische Fakultät für die Forschung und Lehre in der Hochschulmedizin verantwortlich. Sie besteht aus den vorklinischen Instituten sowie den Kliniken und klinisch-theoretischen Einrichtungen am Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH). Die Medizinische Fakultät zeichnet sich durch ein zukunftsweisendes interdisziplinäres Forschungsprofil, vielfältige wissenschaftliche Netzwerke sowie ein breites Studienangebot aus. Im Fokus der Fakultät steht der übergreifende Forschungsschwerpunkt Präzisionsmedizin – Erkennen, Verstehen, Heilen. Das Dekanat ist die zentrale Leitungs- und Verwaltungseinheit der Medizinischen Fakultät und besteht aus drei Geschäftsbereichen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir für das Dekanat der Medizinischen Fakultät der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel zum nächstmöglichen Termin eine*n

Mitarbeiterin im Büromanagement und für Veranstaltungskoordination*

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 80% einer Vollzeitbeschäftigung (z.Zt. 30,96 Stunden/Woche) Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Förderung von Teilzeitbeschäftigung liegen im besonderen Interesse der Universität. Deshalb werden an Teilzeit interessierte Bewerber*innen besonders angesprochen. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann. Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 TV-L.

Ihre Aufgaben:

- Administrative Unterstützung: Allgemeine Bürotätigkeiten zur Unterstützung des Tagesgeschäfts, wie z.B. Korrespondenz (bei Bedarf auch auf Englisch), Ablage und Dokumentenmanagement sowie die Erstellung und Versendung von Rundmails an relevante Empfängergruppen.
- Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation: Mithilfe bei der Planung, Koordination und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen.
- Vorbereitung von Sitzungen: Erstellung von Einladungen und Tagesordnungen und bei Bedarf Protokollführung
- Termin- und Aufgabenkoordination: Unterstützung bei der Planung und Organisation von Terminen, inklusive Kalenderpflege.

Ihr Profil:

- Abgeschlossene Ausbildung zurzum Kauffrau-mann für Büromanagement oder vergleichbarer qualifizierender kaufmännischer Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens 3jährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen)
- Berufserfahrung: Erfahrungen im Bereich Administration, Veranstaltungsorganisation und Bürokoordination sind von Vorteil.
- Organisationsgeschick: Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes organisatorisches Talent.
- Kommunikationsfähigkeit: Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten in der internen und externen Kommunikation.
- Teamfähigkeit: Freude an der Arbeit im Team sowie die Fähigkeit, flexibel und zuverlässig zu unterstützen.
- IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und idealerweise Erfahrung mit digitalen Tools zur Termin- und Veranstaltungsplanung.
- Proaktivität und Belastbarkeit: Hohe Serviceorientierung, Engagement sowie die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten - in Ausnahmefällen kann dies auch Einsätze am Abend bei Veranstaltungen beinhalten.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Wir fördern die Gelichberechtigung der Geschlechter.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen ein. Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) senden Sie bitte in elektronischer Form als ein PDF-Dokument (max. 5 MB) bis zum 07.03.2025 an

Frau Dr. Natalie Baier
[email protected] (https://mailto:[email protected]) .

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können.

Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen. Bitte beachten Sie, dass nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens alle Unterlagen vernichtet werden.

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Dr. Natalie Baier, Tel.: (0431) 880-6495.

Das Digital Office der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist als neu eingerichtete Stabsstelle die treibende Kraft hinter der strategischen Entwicklung und Umsetzung der CAU-Digitalstrategie. Als universitätsweite Schnittstelle arbeiten wir eng mit allen zentralen und dezentralen Einrichtungen zusammen, die sich mit der Digitalen Transformation befassen. Unsere Mission ist es, diesen herausfordernden Veränderungsprozess an der Universität ganzheitlich, zukunftsprägend und gemeinsam zu gestalten. Dazu suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

Projektbüro und Assistenz Digital Office (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Sie bieten den Digitalisierungsprojekten sowohl administrative als auch operative Unterstützung in folgenden Bereichen an:

- Planung und Nachverfolgung von Projekten und Maßnahmen
- Projektcontrollings in Zusammenarbeit mit der Projektleitung
- Anlassbezogene operative Unterstützung bei inhaltlicher Projektarbeit
- Unterstützung bei der Administration der Prozessplattform
- Projektbezogene Budgetverwaltung
- Organisatorischen Aufgaben

Zudem sind Sie für die Organisation und die Sicherstellung der Geschäftsabläufe der Stabsstelle zuständig. Dazu gehören u. a.:

- Haushalts- und Budgetverwaltung
- Unterstützung der Leitung bei der Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
- Organisatorische und z. T. inhaltliche Vorbereitung und Betreuung von Gesprächs- und Sitzungsterminen
- Allgemeine Bürotätigkeiten

Ihr Profil:

- Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Kauffraumann für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss (Bachelor) und mindestens dreijährige Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit
- Differenzierte schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch (C1-Level), sowie gute Englischkenntnisse (mind. B1-Level)
- Affinität zu digitalem Arbeiten
- Sehr gutes Organisationstalent
- Flexibilität und Teamfähigkeit

Persönliche Fähigkeiten:

Bitte senden Sie uns einen aussagekräftigen Lebenslauf inklusive einer Selbstbewertung Ihrer Schlüsselkompetenzen in den Bereichen 'Digitale Affinität', 'Kommunikation', 'Organisation' und 'Teamarbeit' zu. Führen Sie die Bewertung basierend auf einer Skala von 1 (niedriges Kompetenzlevel) bis 5 (sehr hohes Kompetenzlevel) durch.

Wünschenswert:

- Kenntnisse im Rahmen von IT- und Digitalisierungsprojekten im Kontext von ERP-Systemen und/oder Dokumentenmanagementsystemen und weiteren Systemen
- Erfahrung in der Leitung von IT-Projekten
- Kenntnisse von Verwaltungsprozessen
- Erfahrungen mit Veränderungsprozessen und in der Organisationsentwicklung

Fügen Sie ergänzend gerne ein für die ausgeschriebene Position relevantes Arbeitszeugnis oder eine Empfehlung bei. Dies ist idealerweise ein aktueller Nachweis, welcher Ihre Fähigkeiten und Leistungen in einem Ihrer letzten Arbeitsverhältnisse bescheinigt.

Wir Bieten:

- eine flexible und moderne Arbeitsumgebung - Als Teil unseres Teams haben Sie die Möglichkeit nach dem Desksharing-Konzept, in einer offenen und kollaborativen Arbeitsumgebung zu arbeiten
- eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
- tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
- eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
- Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
- Jobticket für den ÖPNV
- eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
- einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
- zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Sachbearbeiter mit dem Schwerpunkt Ver-und Entsorgung (m/w/d)

Als zentraler Dienstleister des Landes Schleswig-Holstein setzen wir als GMSH
mit unseren 1.700 Beschäftigten nachhaltige Standards in den Bereichen
öffentliches Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen. Bei der Suche nach den
besten Lösungen für unsere Kunden sind wir fachkundig und zuverlässig,
innovativ und zukunftsorientiert.

Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung, bei der Sie Ihr
Wissen stetig erweitern und sich weiterentwickeln können? Dann starten Sie Ihre
Karriere bei der GMSH im Geschäftsbereich Bewirtschaftung,Fachgruppe Ver- und
Entsorgung– hier erwarten Sie interessante und eigenverantwortliche Tätigkeiten!

Ihre Aufgaben:

- Sie sind verantwortlich für die sachliche und rechnerische Prüfung von Ver-
und Entsorgungsrechnungen (teilweise im E-Rechnungsformat) sowie von
Abgabebescheiden
- Sie legen Zahlungspläne in SAP an
- Sie übernehmen das Vertragsmanagement, insbesondere die
- Verwaltung von Ver- und Entsorgungsverträgen
- Bearbeitung von Leistungsänderungen, -störungen und Vertragsanpassungen,
- An-und Abmelden von neuen bzw. wegfallenden Liegenschaften
- Sie stehen in engem Austausch mit der Objektbewirtschaftung, der
Drittmietvertragsverwaltung sowie der Finanzbuchhaltung und sind kompetenter
Ansprechpartner für externe Vertragspartner
- Die Erstellung standardisierter Berichte und Auswertungen, von z.B..
Abfallbilanzen, sowie deren Prüfung auf Plausibilität bereitet Ihnen Freude
- Sie übernehmen die Pflege und regelmäßige Aktualisierung von Datenbanken
und stellen eine strukturierte sowie ordnungsgemäße Ablage sicher, um eine
effiziente Datenverwaltung zu gewährleisten

Ihr Profil – Das bringen Sie mit:

- eine abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder
eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- Ihre Kommunikationsfähigkeit und Ihre Lösungsorientierung ermöglichen es
Ihnen, die Bedürfnisse der Nutzer (m/w/d) zu erkennen und optimale Lösungen
anzubieten
- Eine strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen,
gehören zu Ihren Stärken
- Komplexe Aufgaben und neue Herausforderungen motivieren Sie, kreative
Lösungen zu finden und sich in neue Themengebiete einzuarbeiten
- IT-Affinität hinsichtlich der anzuwendenden Programme: MS-Office,
wünschenswert SAP, CAFM
- Bereitschaft zu Dienstfahrten und Fortbildungen

Darüber hinaus wünschen wir uns:

- Berufserfahrung im Bereich der kaufmännischen Gebäude-und
Liegenschaftsentwicklung
- Kenntnisse der Ver-und Entsorgungsleistungen sowie im Energie-und
Vertragsrecht
- Erste Erfahrung mit E-Rechnungen
- Führerschein der Klasse B

Unser Profil – Das bieten wir:

- Befristetes Arbeitsverhältnis für die Dauer von 2 Jahren, in Vollzeit mit
38,7 Wochenstunden, welches grundsätzlich teilzeitfähig ist
- Dienstort Kiel sowie mobiles Arbeiten
- Vergütung nach Tarifvertrag TV-L E 8
- Jährliche Sonderzahlung und regelmäßige Tariferhöhungen
- Flexibles Arbeiten zwischen 6 Uhr und 21 Uhr
- 30 Tage Urlaub sowie Zeitausgleich bei Überstunden und Heiligabend sowie
Silvester frei
- ein vergünstigtes Nah.SH-Jobticket oder das Deutschlandticket als
GMSH-18-Euro-Ticket
- individuelle Einarbeitung sowie breitgefächerte Fort- und Weiterbildungen
- zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote sowie eine betriebliche
Altersvorsorge und Krankenzusatzversicherung zur gesetzlichen UV

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich direkt online über
unser Bewerbungsportal bis zum 22. Dezember 2024!

Berufliche Gleichstellung zwischen Frauen und Männern ist uns wichtig. Daher
werden Bewerbungen von Männern bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Informationen zu unseren Datenschutzhinweisen finden Sie hier: GMSH | d.vinci

Das Präsidium der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt auf

unbestimmte Zeit im Servicezentrum Ressourcen -Geschäftsbereich Personal-, Referat für Allgemeine

personal- und tarifrechtliche Angelegenheiten- eine*n

Mitarbeiterin im Back-Office*

Ihre Aufgaben:

- Bearbeitung von Personalausfallzeiten (Arbeitsunfähigkeit, Arbeitsbefreiung, Beurlaubungen etc.) einschließlich Berechnung und Bearbeitung von Mutterschutzfristen und Anträgen auf Elternzeit
- Festsetzen von Beschäftigungszeiten, abschließende Bearbeitung von Dienstjubiläen
- Bearbeitung von Angelegenheiten studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte
- Bearbeitung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
- Betreuung der Homepage
- Formularbearbeitung und -verwaltung
- Unterstützungsarbeiten für die Personalsachbearbeitung

Ihr Profil:

- Eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3-jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens 3-jährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU. Das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen.
- Gute PC-Kenntnisse und praxisbezogene Erfahrungen im Umgang mit EDV-gestützter Büroorganisation (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
- Sicheres und angemessenes Auftreten in der mündlichen sowie schriftlichen Kommunikation
- Schnelle Auffassungsgabe, Belastbarkeit und Flexibilität
- Teamfähigkeit sowie selbständige, effiziente, sorgfältige und serviceorientierte Arbeitsweise
- Englischkenntnisse mindestens auf dem Niveau B1

Wir bieten:

- eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
- tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
- eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
- Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
- Jobticket für den ÖPNV
- eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
- einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
- zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten