Sekretär (m/w/d) mittleres Management (Sekretär/in)

Bei einem unserer namhaften Kunden in Stuttgart bietet sich diese interessante Perspektive im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Option auf Übernahme.
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.

Sekretär (m/w/d) mittleres Management

Ihre Aufgaben:
• Sie führen und organisieren das Sekretariat der Abteilung TT eigenständig und verantworten die Terminorganisation und -überwachung.
• Sie unterstützen den Abteilungsleiter und die fünf Teams organisatorisch im administrativen Tagesgeschäft und steuern die interne sowie externe Abteilungskommunikation.
• Sie unterstützen bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Besprechungen und Gremiensitzungen (z.B. Raumreservierungen, Bewirtungen, Besucheranmeldungen).
• Sie organisieren und pflegen die abteilungsinterne Ablage für administrative Dokumente und elektronische Literaturausgaben.
• Sie übernehmen bei Bedarf Sekretariatsvertretungen für benachbarte Fachbereiche.

Ihre Qualifikationen:
• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen und besitzen idealerweise eine mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Sie sind als Berufseinsteiger m/w/d mit einer abgeschlossenen Ausbildung auch gerne willkommen. Im Kreise erfahrener Kollegen m/w/d werden wir Ihnen das notwendige Wissen vermitteln.
• Sie bringen gute Kenntnisse in der Anwendung von MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) mit. SAP-Kenntnisse als auch Erfahrung in der Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen sind von Vorteil.
• Sie verfügen über ein hohes Maß an Diskretion und Selbstständigkeit und zeichnen sich durch Offenheit wie auch Zuverlässigkeit aus.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Idealerweise besitzen Sie darüber hinaus auch grundlegende Englischkenntnisse.

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame - wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat. Jetzt auf "Direkt bewerben" klicken!

Wir freuen uns über die Bewerbung von Menschen, die zur Vielfalt unseres Unternehmens beitragen.

Bei einem unserer namhaften Kunden in Stuttgart bietet sich diese interessante Perspektive im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung in Teilzeit mit Option auf Übernahme.
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.

Sekretär (m/w/d) mittleres Management (Teilzeit)

Ihre Aufgaben:
• Sie führen und organisieren das Sekretariat der Abteilung TT eigenständig und verantworten die Terminorganisation und -überwachung.
• Sie unterstützen den Abteilungsleiter und die fünf Teams organisatorisch im administrativen Tagesgeschäft und steuern die interne sowie externe Abteilungskommunikation.
• Sie unterstützen bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Besprechungen und Gremiensitzungen (z.B. Raumreservierungen, Bewirtungen, Besucheranmeldungen).
• Sie organisieren und pflegen die abteilungsinterne Ablage für administrative Dokumente und elektronische Literaturausgaben.
• Sie übernehmen bei Bedarf Sekretariatsvertretungen für benachbarte Fachbereiche.

Ihre Qualifikationen:
• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen und besitzen idealerweise eine mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Sie sind als Berufseinsteiger m/w/d mit einer abgeschlossenen Ausbildung auch gerne willkommen. Im Kreise erfahrener Kollegen m/w/d werden wir Ihnen das notwendige Wissen vermitteln.
• Sie bringen gute Kenntnisse in der Anwendung von MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) mit. SAP-Kenntnisse als auch Erfahrung in der Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen sind von Vorteil.
• Sie verfügen über ein hohes Maß an Diskretion und Selbstständigkeit und zeichnen sich durch Offenheit wie auch Zuverlässigkeit aus.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Idealerweise besitzen Sie darüber hinaus auch grundlegende Englischkenntnisse.

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame - wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat. Jetzt auf "Direkt bewerben" klicken!

Wir freuen uns über die Bewerbung von Menschen, die zur Vielfalt unseres Unternehmens beitragen.

Über uns

Die AlphaConsult Gruppe- Experten mit 15 starken Marken unter einem Dach!

Kompetente Mitarbeiter und passende Jobangebote finden.
Wir sind die AlphaConsult KG und Ihr Partner für Beruf und Karriere.
Die AlphaConsult KG hat sich auf hochwertige Personaldienstleistungen für mittelständische Unternehmen spezialisiert und deckt alle Branchen und Berufsgruppen ab.
Durch ein sehr umfangreiches Leistungsportfolio mit ganzheitlichen Lösungskonzepten und umfassender Personalberatung, können wir uns flexibel an die Bedarfe unserer Kunden anpassen.
Ihren Einstieg zu erfolgreichen Unternehmen und bekannten Marktführern ermöglichen wir Ihnen über den Weg der Arbeitnehmerüberlassung.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie im Auftrag unseres Kunden in Stuttgart als Assistenz (m/w/d) Rektoratsleitung

Dieses Profil bringen Sie mit als Assistenz (m/w/d) Rektoratsleitung:

- Eine Verwaltungsausbildung oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- Möglichst fundierte Berufserfahrung in den benannten Tätigkeitsfeldern
- Sicheres Auftreten und eine gute Ausdrucksfähigkeit
- Vertrauensvolle und verbindliche Kommunikation
- Hohes Maß an Diskretion, Sensibilität und Belastbarkeit
- Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Gute organisatorische Fähigkeiten und Serviceorientierung
- Sicheren Umgang mit MS-Office-Anwendungen und Internetrecherche

Ihre Aufgaben als Assistenz (m/w/d) Rektoratsleitung:

- Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Rektoratsleitung
- Kommunikation mit internen und externen Kooperationspartnern
- Postbearbeitung und Schriftverkehr
- Terminplanung und Organisation von Dienstreisen
- Protokollführung
- Materialbestellung und -verwaltung
- Rechnungsbearbeitung
- Verwaltung der Abwesenheitsplanung
- Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Gästebetreuung und -bewirtung
- Recherche und Aufbereitung aktueller Themen für die Rektoratsleitung
- Mitarbeit beim Erstellen von Entscheidungsvorlagen
- Unterstützung bei Projektarbeit
- Erledigung von Sonderaufträgen

Ihre Vorteile - Das erwartet Sie als Assistenz (m/w/d) Rektoratsleitung:

- Geplante Übernahme
- Gute Bezahlung
- Mitarbeiterangebote
- Persönliche Betreuung vor Ort

Ansprechpartner

Melanie Zjaba
Recruiting

+49 711 120 932 0
+49 171 799 021 5
[email protected]

AlphaConsult KG
Am Wallgraben 99
70565 Stuttgart

Zum 1. April 2025 oder später suchen wir eine/n Verwaltungsangestellte/r im Institutssekretariat (m/w/d) am Fachgebiet Wirtschaftsinformatik und Digitale Technologien (Prof. Dr. Daniel Graziotin; https://isd.uni-hohenheim.de). Teilzeit 50%, unbefristet.

Aufgabenbeschreibung:

- Allgemeine und lehrstuhlspezifische Verwaltungsaufgaben (in Studienangelegenheiten, Assistenz- und Vorzimmertätigkeiten, Mitorganisation von Tagungen u.ä.)
- Beschaffung und Inventarisierung (Bestellung und Beschaffung von Büromaterial, Möbeln, Zeitschriften u.a.)
- Vorbereitung von Dienstreisen und ihrer Abrechnungen (Vorbereitung und ggfs. Unterstützung bei der Vorplanung)
- Verwaltungsmäßige Arbeiten im Rahmen laufender  Personalangelegenheiten des Instituts
- Finanzwirtschaftliche Abwicklung von Haushalts- und Drittmitteln und sonstigen zugewiesenen Finanzen

Erwartet werden gute englische Sprachkenntnisse (Sprachniveau Intermediate), gute Anwenderkenntnisse im Microsoft-Office-Paket sowie sowie Interesse an der Entwicklung eines international geprägten Arbeitsumfeldes und Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Tools für das "papierlose Büro".

Beim Fortbildungsverbund Boden und Altlasten BW am Institut für Wasser- und Umweltsystemmodellierung der Universität Stuttgart ist die Stelle eine/s

Sekretär/in in Teilzeit (12h/Woche) (m/w/d)

zum 1. März 2025 zu besetzen. Der Fortbildungsverbund führt ca. 10 Fortbildungsseminare mit jeweils 25 bis 150 Teilnehmenden im Jahr zu den Themen Bodenschutz, Altlasten und Flächenrecycling vor Ort oder digital durch. Sie unterstützen die Geschäftsführung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Seminare. Arbeit von zu Hause ist teilweise möglich.

Ihre Aufgaben:

-          Selbständige Vor- und Nachbereitung von Seminaren (z.B. Betreuung von Anmeldungen)
-          Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Rechnungen
-          Mitbetreuung der Seminare am Durchführungstag. Vor- und Nachbereitung des Caterings mit gelegentlicher praktischer Unterstützung

Anforderungsprofil:

-          Sicherer Umgang mit MS-Office (Excel, Word, Powerpoint und Outlook)
-          Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
-          Erfahrung im Bereich Sekretariat oder vergleichbarer Bürotätigkeiten
-          Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
-          Teamfähiges, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
-          Fähigkeit zu leichten körperlichen Tätigkeiten wie dem Tragen von Seminarunterlagen, Cateringutensilien
-          PKW-Führerschein Klasse B

Kontakt

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 31. Dezember 2024 (Bewerbungsschluss). Ihre Bewerbung richten Sie bitte an Herrn Dr.-Ing. Simon Kleinknecht per Mail als PDF-Datei an: [email protected] (https://mailto:[email protected]) .

Für nähere Auskünfte steht Ihnen Herr Simon Kleinknecht (E-Mail [email protected] (https://mailto:[email protected]) ) gerne zur Verfügung.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Bitte legen Sie Ihrer Bewerbung einen entsprechenden Nachweis bei. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.

Über uns

Die AlphaConsult Gruppe- Experten mit 15 starken Marken unter einem Dach!

Kompetente Mitarbeiter und passende Jobangebote finden.
Wir sind die AlphaConsult KG und Ihr Partner für Beruf und Karriere.
Die AlphaConsult KG hat sich auf hochwertige Personaldienstleistungen für mittelständische Unternehmen spezialisiert und deckt alle Branchen und Berufsgruppen ab.
Durch ein sehr umfangreiches Leistungsportfolio mit ganzheitlichen Lösungskonzepten und umfassender Personalberatung, können wir uns flexibel an die Bedarfe unserer Kunden anpassen.
Ihren Einstieg zu erfolgreichen Unternehmen und bekannten Marktführern ermöglichen wir Ihnen über den Weg der Arbeitnehmerüberlassung.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie im Auftrag unseres Kunden in Stuttgart als Assistenz (m/w/d) Rektoratsleitung

Dieses Profil bringen Sie mit als Assistenz (m/w/d) Rektoratsleitung:

- Eine Verwaltungsausbildung oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- Möglichst fundierte Berufserfahrung in den benannten Tätigkeitsfeldern
- Sicheres Auftreten und eine gute Ausdrucksfähigkeit
- Vertrauensvolle und verbindliche Kommunikation
- Hohes Maß an Diskretion, Sensibilität und Belastbarkeit
- Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Gute organisatorische Fähigkeiten und Serviceorientierung
- Sicheren Umgang mit MS-Office-Anwendungen und Internetrecherche

Ihre Aufgaben als Assistenz (m/w/d) Rektoratsleitung:

- Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Rektoratsleitung
- Kommunikation mit internen und externen Kooperationspartnern
- Postbearbeitung und Schriftverkehr
- Terminplanung und Organisation von Dienstreisen
- Protokollführung
- Materialbestellung und -verwaltung
- Rechnungsbearbeitung
- Verwaltung der Abwesenheitsplanung
- Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Gästebetreuung und -bewirtung
- Recherche und Aufbereitung aktueller Themen für die Rektoratsleitung
- Mitarbeit beim Erstellen von Entscheidungsvorlagen
- Unterstützung bei Projektarbeit
- Erledigung von Sonderaufträgen

Ihre Vorteile - Das erwartet Sie als Assistenz (m/w/d) Rektoratsleitung:

- Geplante Übernahme
- Gute Bezahlung
- Mitarbeiterangebote
- Persönliche Betreuung vor Ort

Ansprechpartner

Melanie Zjaba
Recruiting

+49 711 120 932 0
+49 171 799 021 5
[email protected]

AlphaConsult KG
Am Wallgraben 99
70565 Stuttgart

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 70 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

L’institut Français de Stuttgart est une des antennes de l’IFA. Il a pour mission de promouvoir la langue et la culture françaises à Stuttgart et dans le Land.

Il propose également des cours adaptés aux besoins spécifiques de chacun des publics et met à la disposition du public une médiathèque.

Afin de renforcer son équipe, l’Institut français de Stuttgart recherche un / une secrétaire des cours.

Missions

Sous la responsabilité du directeur délégué de l’antenne de Stuttgart et de la responsable du secteur cours, vous prendrez en charge les missions suivantes :

- Accueil, conseil et inscriptions aux cours de langue par téléphone, par mail et en présentiel,
- Suivi administratif des cours de langues : - Saisie des fiches clients ; listes de présence, attestations de participation
- Confirmation des ouvertures de cours ou annulation des cours
- Facturation, encaissement, suivi des paiements, des impayés et des remboursements

o    Suivi des réservations de salles de cours

- Traitement mensuel de la facturation des enseignants indépendants

- Publication de l’offre de cours sur le site internet
- Soutien à la gestion des cours individuels et entreprises en lien avec la personne responsable

Profil

- Compétences en Français Langue Étrangère (FLE) souhaitées
- Aisance avec les outils informatiques notamment Excel et Word et nouvelles technologies
- Capacité d’adaptation et d’organisation
- Autonomie, polyvalence,
- Sens du travail en équipe
- Dynamisme, réactivité et rigueur
- Sens de l’accueil, goût du contact avec le client, courtoisie
- Si langue maternelle française, niveau d’allemand B2  demandé; si langue maternelle allemande, niveau de français B2 demandé.
- Horaires de travail : à définir dans une amplitude horaire de 9h30 à 18h45

Il s’agit d’un poste de droit local. Le/la candidat(e) doit obligatoirement résider en Allemagne préalablement à son embauche.

CDD d’un an renouvelable une fois avant possibilité de CDI

Schulsekretär/-in Schloß-Realschule für Mädchen (m/w/d)

Wir suchen Sie für das Schulverwaltungsamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (25 %) und unbefristet zu besetzen.

Es handelt sich um einen interessanten und vielseitigen Arbeitsplatz zur Erledigung der Sekretariatsgeschäfte und Verwaltungsaufgaben an der Schloss-Realschule für Mädchen (Schlossstrasse 53c, 70176 Stuttgart).

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

- Abwicklung des Publikums-, Telefon- und Postverkehrs
- Sekretariats- und Organisationstätigkeiten
- Führen und Pflegen der Schülerdateien
- Haushalts- / Kassen- und Rechnungswesen, insbesondere die Abwicklung der Kassengeschäfte der Rektoratskassen
- Terminkoordination
- Anmeldeverfahren von Schulpflichtigen

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Ihr Profil:

- eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder abgeschlossener Angestelltenlehrgang I, eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare abgeschlossene 3-jährige Ausbildung
- einschlägige Erfahrung in einem Sekretariat
- ausgeprägte soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres und freundliches Auftreten
- Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative und Selbstständigkeit
- versierter Umgang mit MS-Office-Produkten
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Nachweis über Masernschutz ist erforderlich

Freuen Sie sich auf:

- einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- familienfreundliche Arbeitszeiten (verteilt auf die Schulwochen – arbeitsfreie Zeit an fast allen Ferientagen)
- eine sinnstiftende Tätigkeit
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung

Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 6 TVöD.

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Ece Ciftci unter 0711 216-88292 oder [email protected] gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Sonja Herb unter 0711 216-81002 oder [email protected]. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unterwww.stuttgart.de/karriere.

Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 13.06.2024 an unser Online-Bewerbungsportal.

Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 40S/0021/2024 an das Schulverwaltungsamt der Landeshauptstadt Stuttgart, Hauptstätter Straße 79, 70178 Stuttgart senden.

Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

www.stuttgart.de/jobs