Fachkraft Veranstaltungsmanagement (m/w/d) (Event-Manager/in)

WER WIR SIND Wir, die Mainzer Bürgerhäuser GmbH & Co. KG sind ein Unternehmen, das sich auf die Bewirtschaftung und Verwaltung von Bürgerhäusern in Mainz spezialisiert hat. Wir bieten verschiedene Räumlichkeiten für kulturelle Veranstaltungen, Tagungen und private Feiern an. Weiter unterstützen wir auch kulturelle und soziale Projekte, sowie Vereine in Mainz.

WAS SIE BEI UNS TUN
• Planung und Vorbereitung der laufenden Veranstaltungen in den Bürgerhäusern
• Ansprechpartner für Kunden mit Vor-Ort-Betreuung (auch zu nicht betriebsüblichen Zeiten)
• Bearbeitung von Buchungsanfragen
• Hilfe bei technischen Fragen und technische Unterweisungen
• Mitwirken bei der Weiterentwicklung und Verbesserung von Prozessen sowie Dokumentation
• Erstellung von Bestuhlungsplänen
• Mitarbeit bei anstehenden Projekten

WAS SIE MITBRINGEN
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Veranstaltungs-/Eventmanagement, Tourismus oder vergleichbar
• Erste praktische Erfahrung in der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Routine im Umgang mit Kunden, Partnern und Dienstleistern
• Organisationstalent kombiniert mit einer strukturierten Arbeitsweise und hoher Teamfähigkeit
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, insbesondere auch an Wochenenden und Abenden
• Sicherer Umgang in MS-Office und digitalen Tools sowie Führerschein der Klasse B wünschenswert

WAS WIR FÜR SIE TUNEs ist uns wichtig, dass wir zufriedene und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für uns gewinnen, die sich mit unserem Unternehmen identifizieren. Dafür tun wir eine Menge – unsere Arbeitszeitmodelle sind flexibel, es gibt ein vielfältiges Gesundheitsprogramm und wir unterstützen die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben. Zur Unterstützung Ihrer persönlichen Entwicklung bieten wir kontinuierliche Weiterbildungen an.
Wir legen großen Wert auf Chancengleichheit. Unsere Stellenangebote sind ausdrücklich geschlechtsneutral zu verstehen. Wir stehen für gelebte Vielfalt und schätzen daher alle Bewerbungen, unabhängig der Nationalität, der ethnischen und/oder sozialen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität.
Sie sehen in diesen vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben eine persönliche Herausforderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, vorzugsweise über unseren Button „Jetzt bewerben“ mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihrer Verfügbarkeit unter der Angabe der Kennziffer.

Sie haben noch Fragen? Melden Sie sich gerne bei mir! Sandra Cesljar
06131-12 6787

Sie sind ein engagiertes Organisationstalent und haben stets alles im Blick?

Dabei finden Sie bei verschiedenen Ideenansätzen immer die passende Lösung?

Dann suchen wir genau Sie!

Unser namhafter Kunde aus Mainz sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen motivierten und engagierten Koordinator (m/w/d) Meeting & Events in Vollzeit.

Nutzen Sie die Chance und bewerben Sie sich noch heute bei der DIS AG!
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.

Koordinator (m/w/d) Meeting & Events in der Pharmabranche

Ihre Aufgaben:
• Sie sind zuständig für die Organisation sowie Koordination von internen und externen Veranstaltungen im internationalen Raum
• Sie managen die Zusammenarbeit mit den Eventagenturen und fungieren als Kontrollinstanz
• Sie übernehmen die Budgetplanung und -überwachung
• Sie sind verantwortlich für die Auswahl von externen Dienstleistern
• Sie erfassen Ausschreibungen und führen Angebots- und Vertragsverhandlungen für die Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern
• Sie sind zuständig für die Materialbeschaffung im Zusammenhang mit Veranstaltungen
• Sie stehen im stetigen Austausch mit externen Dienstleistern und Kunden
• Sie identifizieren Optimierungspotenziale und sorgen für die stetige Optimierung von Prozessen
• Sie fungieren als Ansprechperson für Reportings

Ihre Qualifikationen:
• Sie haben ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Events, erfolgreich absolviert oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung im Eventmanagement mit, idealerweise innerhalb der Pharmabranche
• Sie verfügen über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sie sind routiniert im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen
• Sie zeichnen sich durch Ihre ausgeprägte Serviceorientierung, Projektmanagementfähigkeiten sowie Ihre strategisches Denkweise aus
• Ihr Profil wird durch Ihre proaktive Haltung, Networking-Fähigkeiten sowie Flexibilität abgerundet

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "direkt bewerben" klicken!

Wir freuen uns über die Bewerbung von Menschen, die zur Vielfalt unseres Unternehmens beitragen.

Sie sind erfahren in der Koordination von Veranstaltungen und Meetings im internationalen Raum?

Sie haben stets alles im Blick und finden bei verschiedenen Problemen immer eine passende Lösung?

Dann haben wir eine spannende Stelle für Sie!

Unser namhafter Kunde aus Mainz sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen motivierten und engagierten Event Manager (m/w/d) in Vollzeit.

Nutzen Sie die Chance und bewerben Sie sich noch heute!
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.

Event Manager (m/w/d) in der Pharmabranche

Ihre Aufgaben:
• Sie entwickeln und implementieren Verhandlungsstrategien für Veranstaltungen, um die besten Preise und Konditionen mit Lieferanten zu erzielen
• Sie planen und koordinieren Events im nationalen und internationalen Raum
• Sie führen Vertragsverhandlungen mit externen Partnern und Dienstleistern
• In Zusammenarbeit mit dem zentralen Einkauf setzen Sie globale Initiativen und Systeme im Bereich Meetings und Events um
• Sie stellen die Einhaltung der internen Richtlinien sowie der Compliance-Vorgaben sicher
• Sie erstellen detaillierte Projektpläne, koordinieren diese mit funktionsübergreifenden Teams und stellen die fristgerechte Umsetzung der Projekte sicher
• Sie erstellen außerdem Präsentationen sowie Reports

Ihre Qualifikationen:
• Sie haben ein betriebswirtschaftliches Studium erfolgreich abgeschlossen oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen mindestens fünfjährige Berufserfahrung im Event Management im internationalen Umfeld mit
• Sie haben Erfahrung in der Durchführung von Lieferantenverhandlungen und RFP-/RFI-/RFQ-Prozessen
• Sie verfügen über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sie sind routiniert im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere PowerPoint und Excel, und bringen idealerweise Kenntnisse in CVENT, LogMeIn und COUPA mit
• Sie zeichnen sich durch Ihr professionelles Auftreten, Ihre analytische Denkweise sowie Problemlösungskompetenz aus
• Ihr Profil wird durch Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit im internationalen und cross-funktionalen Umfeld abgerundet

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "direkt bewerben" klicken!

Wir freuen uns über die Bewerbung von Menschen, die zur Vielfalt unseres Unternehmens beitragen.

Unsere Aktivitäten:

Wir organisieren auf regionaler, aber auch nationaler bzw. internationaler Ebene

Weiterbildungsveranstaltungen für die pharmazeutische Industrie. Das Spektrum der

Veranstaltungen reicht dabei von Expertentreffen über Seminare und Konferenzen bis

hin zu wissenschaftlichen Kongressen und Ausstellungen.

Ihre Aufgaben:

■■ Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Messen

■■Kostenkalkulation, Angebotserstellung, Abrechnungen

■■ Buchung von Veranstaltungsorten

Ihr Profil:

■■ abgeschlossene Ausbildung im Event- bzw. Veranstaltungsmanagement oder vergleichbare Qualifikation

■■ fundierte Erfahrungen in der Veranstaltungsbranche

■■ Erfahrung in Akquise und Betreuung von Ausstellern

■■ selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise

■■ sicheres Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Partnern, Dienstleistern und Gästen sowie Teamfähigkeit

■■ Reisebereitschaft, Wahrnehmung von Außenterminen und flexible Einsatzbereitschaft sind zwingend notwendig

■■ Führerschein Klasse B

■■ sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

■■ ein dynamisches Team mit flachen Hierarchien

■■ herausfordernde Aufgaben, kurze Entscheidungswege und viel Eigenverantwortung

■■ einen zukunftssicheren Arbeitsplatz mit attraktivem Gehalt und flexiblen Arbeitszeiten

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung.


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Fundraising, Sponsoring, Veranstaltungsrisiken beurteilen, Textverarbeitung Word (MS Office), E-Mail-Programm Thunderbird (Mozilla), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Kalkulation, Projektmanagement, Veranstaltungsfinanzierung, -budgetierung, Vertragsgestaltung, Vertragsausarbeitung, Social-Media-Kommunikation, Veranstaltungstechnik
Erweiterte Kenntnisse: Messen, Kongresse und Veranstaltungen planen und durchführen, Kundenberatung, -betreuung, Event-Management

Events sind unser Handwerk - und das beherrschen wir wie kein Zweiter. Gaul Catering ist das größte Cateringunternehmen in Rheinland-Pfalz und gleichzeitig eines der leistungsstärksten deutschlandweit. Unser Erfolgsrezept ist die Kombination aus außergewöhnlicher Kochkunst, höchstem Anspruch an unseren Service und die besondere Note unseres starken Teamgedankens.  Seit 30 Jahren sind wir deutschlandweit im Eventcatering vertreten und kochen mit purer Hingabe in unseren Businessunits mit Exklusivlocations in Mainz, Wiesbaden, Darmstadt und Karlsruhe. Auch groß angelegte Firmenevents mit bis zu 35.000 Personen oder Exklusivcatering für die Fußball-Bundesliga mit VIP-Hospitality sind für unser Team kein Problem.  Als "Caterer des Jahres", ausgezeichnet vom Fachmagazin Catering Inside, stellen wir uns jeder Herausforderung und tragen mit zahlreichen sozialen Projekten einen wichtigen Teil zur Gesellschaft bei. Werden Sie jetzt Teil unseres Handwerks und revolutionieren Sie das Catering von morgen. Wir suchen eine erfahrene Verstärkung unseres Teams (all genders) als Veranstaltungsleiter / ggf. Serviceleiter / Eventmanager / Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau. Deine Aufgaben: Du übernimmst die Veranstaltungsabsprachen mit dem Team und unseren exklusiven Kunden für Veranstaltungen Du bist verantwortlicher Ansprechpartner für unsere Kunden vor Ort bei den Dir zugeordneten Veranstaltungen und ein wichtiges Bindeglied zwischen unseren Abteilungen und der Betriebsleitung Du bist Repräsentant von Gaul Catering nach innen und außen Das bringst Du mit: eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie / Gastronomie bzw. im  Veranstaltungsmanagement und erste Erfahrungen in diesem Arbeitsbereich, idealerweise in einem Betrieb mit großen Veranstaltungsflächen Du agierst auch in hektischen Situationen stets besonnen und behältst Ruhe und Überblick Du bist versiert im Umgang mit den gängigen Office-Programmen sowie idealerweise mit BankettProfi und Docuware Du hast gute Deutschkenntnisse in Wort & Schrift und besitzt einen PKW-Führerschein Das bieten wir Dir: faire Bezahlung inkl. mobilem Arbeitsequipment kostenfreie Getränke und Mittagessen während der Arbeitszeit zahlreiche rabattierte Mitarbeiter*innenangebote bei über 1.000 Partnern kostenlose Parkplätze direkt vor unserem Sitz in Mainz-Laubenheim individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten Wir freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

Events sind unser Handwerk - und das beherrschen wir wie kein Zweiter. Gaul Catering ist das größte Cateringunternehmen in Rheinland-Pfalz und gleichzeitig eines der leistungsstärksten deutschlandweit. Unser Erfolgsrezept ist die Kombination aus außergewöhnlicher Kochkunst, höchstem Anspruch an unseren Service und die besondere Note unseres starken Teamgedankens.  Seit 30 Jahren sind wir deutschlandweit im Eventcatering vertreten und kochen mit purer Hingabe in unseren Businessunits mit Exklusivlocations in Mainz, Wiesbaden, Darmstadt und Karlsruhe. Auch groß angelegte Firmenevents mit bis zu 35.000 Personen oder Exklusivcatering für die Fußball-Bundesliga mit VIP-Hospitality sind für unser Team kein Problem.  Als "Caterer des Jahres", ausgezeichnet vom Fachmagazin Catering Inside, stellen wir uns jeder Herausforderung und tragen mit zahlreichen sozialen Projekten einen wichtigen Teil zur Gesellschaft bei. Werden Sie jetzt Teil unseres Handwerks und revolutionieren Sie das Catering von morgen. Wir suchen eine erfahrene Verstärkung unseres Teams (all genders) als Veranstaltungsleiter / ggf. Serviceleiter / Eventmanager / Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau. Deine Aufgaben: Du übernimmst die Veranstaltungsabsprachen mit dem Team und unseren exklusiven Kunden für Veranstaltungen Du bist verantwortlicher Ansprechpartner für unsere Kunden vor Ort bei den Dir zugeordneten Veranstaltungen und ein wichtiges Bindeglied zwischen unseren Abteilungen und der Betriebsleitung Du bist Repräsentant von Gaul Catering nach innen und außen Das bringst Du mit: eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie / Gastronomie bzw. im  Veranstaltungsmanagement und erste Erfahrungen in diesem Arbeitsbereich, idealerweise in einem Betrieb mit großen Veranstaltungsflächen Du agierst auch in hektischen Situationen stets besonnen und behältst Ruhe und Überblick Du bist versiert im Umgang mit den gängigen Office-Programmen sowie idealerweise mit BankettProfi und Docuware Du hast gute Deutschkenntnisse in Wort & Schrift und besitzt einen PKW-Führerschein Das bieten wir Dir: faire Bezahlung inkl. mobilem Arbeitsequipment kostenfreie Getränke und Mittagessen während der Arbeitszeit zahlreiche rabattierte Mitarbeiter*innenangebote bei über 1.000 Partnern kostenlose Parkplätze direkt vor unserem Sitz in Mainz-Laubenheim individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten Wir freuen wir uns auf Deine Bewerbung!  Nutzen Sie die Chance, Teil unseres Erfolgs in "Mainz" zu werden. Zögern Sie nicht, bewerben Sie sich - wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Ihre Aufgaben:

- Organisation, Koordination, Durchführung und Nachbereitung von internen und externen Veranstaltungen auf nationaler Ebene in Zusammenarbeit mit Event-Agenturen
- Leiten und Steuern von Agenturen
- Projektbudgeteinhaltung und Nachverfolgung, sowie regelmäßiges Kostenmonitoring
- Initiieren Ausschreibungen und Angebots- / Vertragsverhandlungen z. B. Agenturen, Hotels, Caterings, Veranstaltungstechnik etc.
- Auftragsklärung mit Beratung der Auftraggeber sowie Übergabe an eine Agentur, Beratung hinsichtlich Prozess-Verbesserungen sowie deren Umsetzung

Ihre Qualifikationen:

- Eine vergleichbare Erfahrung im Event-/Veranstaltungsbereich, der Touristikbranche, im Bereich der Veranstaltungsorganisation oder im Bankettbereich eines Hotels ist ebenfalls möglich
- Erfahrung im Event Management wäre wünschenswert
- Sichere PC-Kenntnisse
- Gutes Verständnis für Selbständigkeit
- Belastbarkeit
- Organisationstalent

Ihre Vorteile:

- Internationales Unternehmen
- Modernes Arbeitsumfeld

Über Hays:

Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile - und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.

Stellendetails

- Ort: Landkreis Mainz-Bingen
- Verfügbarkeit: ab 01.01.2024
- Option auf Übernahme: nein
- Vertragsart: befristet bis 30.11.2024
- Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung
- Arbeitszeit: Vollzeit (37,5 Std./Woche)
- Vergütung: liegt im außertariflichen Bereich (Chemietarifvertrag)

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden, einem international agierenden Industrieunternehmen, einen Senior Congress & Meeting Manager (m/w/d) in Vollzeit.

Das bringen Sie mit

- abgeschlossenes Studium im Eventbereich oder vergleichbaren Studiengängen
- Berufserfahrung im Congress & Meeting Management in der Pharmabranche oder verwandten Industrien
- weitreichende Erfahrung mit dem Management nationaler Kongresse und Meetings sowie hervorragende Healthcare-Compliance-Kenntnisse im lokalen, regionalen und nationalen und internationalen Bereich
- Eigeninitiative, starke Ergebnis- und Kundenorientierung
- nachgewiesene Fähigkeiten in der Projektleitung und im Projektmanagement und in Bezug auf die Budget- und Ressourcenüberwachung
- weitrechende Analysefähigkeiten und Lösungsorientiertheit
- lückenlose Vertrautheit mit gesetzlichen Bestimmungen
- sehr gute Kenntnisse der im pharmazeutischen Bereich geltenden Verhaltenskodizes
- hervorragende, nachweisliche Kenntnisse im Bereich digitales/ virtuelles Eventmanagement
- hervorragende Kenntnisse in MS Office, Outlook und Datenbankanwendungen
- Bereitschaft zu Dienstreisen (einschließlich Übernachtungsreisen)
- starke Fähigkeit, das Management zu beraten
- Präsentationssicherheit auf Englisch und Deutsch

Der Job

- vollumfänglich verantwortlich für Projektplanung und Budget, Steuerung von verschiedenen Gewerken (Business Partnern, Agenturen und Dienstleistern), komplette Durchführung, sowie Qualitätssicherung von Kundenfortbildungen, internen Meetings und die Teilnahme an medizinischen Fachkongressen
- eigenständige Beratung der Auftraggebergruppen bezüglich der Planung und Durchführung von medizinischen Kongressen und Meetings, sowie Kundenfortbildungen
- eigenständige strategische Beratung zu Sponsoringmöglichkeiten inkl. Prüfung und Initiierung von Sponsoringvereinbarungen mit Medizin-/Patientenorganisationen (HCO/PCO) und Kongressagenturen
- ständige Messung von Erfolgsfaktoren und Beratung/Umsetzung hinsichtlich Optimierungen
- Sicherstellung der Compliance-Vorgaben
- aktive Suche und Erkennung von Trends
- Coaching von Team Mitgliedern im Junior Bereich
- Durchführung von interne Schulungen
- Leitung und Mitarbeit an strategischen, crossfunktionalen Projekten

Vorteile

- langfristiger Einsatz bei einem renommierten Kundenunternehmen mit guten Übernahmechancen
- gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
- persönliche und partnerschaftliche Betreuung durch unsere Niederlassung
- Beratung auch zu anderen Vakanzen und Karrieremöglichkeiten falls gewünscht
- bis zu 30 Tage Urlaub
- flexible Gestaltungsmöglichkeiten bezüglich des Zeitkontos
- unkomplizierte Übermittlung Ihrer monatlichen Arbeitszeit
- Empfehlungsprämie – Mitarbeiter werben Mitarbeiter (150 Euro pro erfolgreiche Empfehlung)
- exklusive Mitarbeiterrabatte bei vielen Händlern (z.B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh! – wechselnde Anbieter)
- kostenfreie Parkplätze
- Weihnachts- und Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge

Sonstiges

- es handelt sich hierbei um eine Elternzeitvertretung
- mobiles Arbeiten ist nach Absprache möglich

Kontaktinformationen

Frau Alina Ben Fredj
Office Events P & B GmbH
Freseniusstraße 29
65193 Wiesbaden

Telefon: +49 611-97164580
Fax: +49 611 9716458-8
E-Mail: [email protected]