Mitarbeiter (m/w/d) Sekretariat (Sekretär/in)

Du hältst nicht nur im Hintergrund die Fäden zusammen, sondern bist gleichzeitig das strahlende Gesicht im Vordergrund?

Dann bist du bei uns genau richtig!

Wir suchen Dich als Verstärkung in Vollzeit für unser Orga-Team am Empfang in Herford!
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Hauptstandort: Herford, bei CONCEPTAX (https://www.conceptax.de/) Beschäftigungsart: Vollzeit
Eintrittsdatum: ab sofort

Deine Aufgaben bei uns

- Empfang von Mandanten: Du bist das freundliche Gesicht unserer Kanzlei und die erste Ansprechperson
- Telefonzentrale: Du koordinierst Anrufe und leitest Anliegen weiter
- Organisation: Bestellen und Verwalten von Verbrauchsmaterialien, Pflege der Stammdaten sowie Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost
- Koordination: Planung interner und externer Besprechungen
- Projektunterstützung: Mithilfe bei Projekten im Bereich Kanzleiorganisation

Das bringst Du mit

- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder serviceorientierten Bereich (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Hotelkauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation, Quereinsteiger/innen sind herzlich willkommen
- Einschlägige Berufserfahrung von Vorteil
- Organisationstalent und Lernbereitschaft
- Du bist aufgeschlossen und hast gerne Kontakt zu anderen Menschen
- Du bezeichnest Deinen Arbeitsstil als gewissenhaft, engagiert und zuverlässig – Du bist auf „zack“ und denkst mit

Das bieten wir Dir

- Eine moderne und familiäre Unternehmenskultur
- Digitales Arbeiten mit Top-Ausstattung und innovativer DATEV-Kanzleisoftware
- Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
- Flache Organisationsstrukturen, Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
- Überdurchschnittliche Entlohnung und einen unbefristeten Arbeitsvertrag
- Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben
- Förderung von internen und externen Weiterbildungsmaßnahmen zur persönlichen und fachlichen Entwicklung
- Verantwortungsbewusstes Arbeiten in einem aufgeschlossenen und hilfsbereiten Team
- Kostenlose Parkplätze an jedem unserer Standorte
- Kostenfreie Getränke
- Team- und Kanzleievents

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Die Evangelische Diakoniestiftung Herford hat rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und 17 verschiedene Einrichtungen, Beratungsstellen und Angebote. Wir engagieren uns in den Bereichen der ambulanten, Teil- und vollstationären Pflege ebenso wie in den Bereichen der Integrationshilfen durch Beratungs-, Wohn- und Beschäftigungsangebote im Kreis Herford. Für unser engagiertes Team aus dem Sekretariat in der Hauptverwaltung suchen wir Sie - eine neue Kollegin bzw. einen neuen Kollegen die/der uns ab sofort als Krankheitsvertretung in unserer täglichen Arbeit unterstützt.

Ihr Aufgabenbereich

- Termin- und Veranstaltungsmanagement: Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, einschließlich der Organisation von Bewirtung für interne und externe Gäste, Gremien und Netzwerke
- Versicherungsmanagement: Bearbeitung aller versicherungsrelevanten Vorgänge
- Dokumenten- und Aktenverwaltung: Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten sowie Sicherstellung einer effizienten Dokumentation
- Korrespondenz und Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs sowie professionelle schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Empfangs- und Telefonzentrale: Freundliche und professionelle Betreuung der Telefonzentrale sowie erste Anlaufstelle für Besucher und externe Anfragen
- Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung: Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Werbematerialien, Überwachung der Lagerbestände, Erstellung von Mailings, Rechnungsprüfung, Bearbeitung von Spenden, Pflege interner Listen und Handbücher, Einholung, Vergleich von Angeboten sowie Beauftragung externer Dienstleister

Folgende Voraussetzungen sollten Sie mitbringen

- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. entsprechende berufliche Erfahrung in der kaufmännischen Verwaltung
- Idealerweise gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
- Hohe Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und soziale Kompetenz
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion

Das bieten wir Ihnen

- 30 Tage Urlaub, eine tarifliche Vergütung nach dem BAT-KF, zusätzliche Altersversorgung (KZVK), Kinderzulage, Jahressonderzahlung, Krankengeldzuschuss (ab dem 2. Beschäftigungsjahr)
- Fahrradleasing über Lease a Bike
- Hervorragende Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
- Mitarbeiterangebote in über 1.500 Onlineshops namhafter Anbieter
- Eine kooperative, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit guter Arbeitsatmosphäre

Möchten Sie Teil unseres dynamischen Teams werden? Prima! Wir freuen uns auf Ihren Anruf, Ihre E-Mail oder Ihre Nachricht über unsere Online-Kurzbewerbung.

Ihr direkter Kontakt bei Rückfragen:
Bettina Ansorge, Tel.: 05221-9149-30
[email protected] (https://mailto:[email protected])

Die Kreisverwaltung Herford mit rund 1.300 Beschäftigten bietet Ihnen interessante, fachlich anspruchsvolle und verantwortungsvolle Einsatzmöglichkeiten.

Zur Verstärkung im Kommunalen Integrationszentrum suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, als

Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)

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in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden.

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Was erwartet Sie?

Die Kreisverwaltung Herford ist ein modernes öffentliches Dienstleistungsunternehmen mit vielseitigen Aufgabenstellungen. Der Kreis Herford unterstützt als familienfreundlicher Arbeitgeber die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Flexible Arbeitszeiten sind für uns selbstverständlich. Zum wiederholten Male wurde der Kreisverwaltung deshalb die Unternehmensauszeichnung "Ausgezeichnet Familienfreundlich" verliehen. Mit dem Betreuten Spielzimmer bieten wir zudem ein Betreuungsangebot für Beschäftigtenkinder außerhalb einer Regelbetreuung an.

Die Aufgaben des Kommunalen Integrationszentrums erstrecken sich schwerpunktmäßig auf die Koordination der auf die Integration und das Zusammenleben in Vielfalt bezogenen Aktivitäten und Angebote der kommunalen Ämter und Einrichtungen sowie der freien Träger vor Ort, auf die Netzwerkarbeit mit den verschiedenen Akteuren sowie die Umsetzung von integrationsfördernden Angeboten.

Das Kommunale Integrationsmanagement (KIM) ist als Organisationsentwicklungsprozess für alle Akteure in der Integrationslandschaft zu entwickeln. Die Zusammenarbeit und die Leistungserbringung in den Regelstrukturen soll gestärkt werden, und das rechtskreisübergreifend. Durch KIM sollen die bestehenden Strukturen vor Ort unterstützt und gestärkt werden.

Das Landesprogramm Kommunales Integrationsmanagement wird durch das Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration NRW (MKJFGFI) gefördert.

Aufgabenbereich:

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Assistenz der Amtsleitung und Abteilungsleitungen:

•        Selbständige und eigenverantwortliche Organisation und Verantwortung des gesamten Bürobetriebs der Amtsleitung und ggf. der Abteilungsleitungen durch

-        Telefondienst
-        Posteingangs und -ausgangsbearbeitung
-        elektronische Korrespondenz für die Führungskraft/-kräfte
-        Kalenderverwaltung
-        Terminverwaltung und -koordination
-        Wiedervorlagen
-        Informationsbeschaffung, -zusammenstellung und –sicherung
-        Teilnahme an Besprechungen (tlw. mit Ergebnissicherung, Protokoll, Wvl., weitere Veranlassungen in die Wege leiten)
-        Materialbeschaffung und –verwaltung

Zuarbeit oder selbständige Tätigkeiten in verschiedenen Nebentätigkeiten des Fachamtes in Form einfacher Sachbearbeitung:

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-        Selbständige und eigenverantwortliche Veranstaltungsplanung von Fachtagen etc.
-        Terminkoordination Muttersprachliche Assistenten
-        Angebotseinholung (Referenten, Übersetzungsleistungen und anderen Dienstleitern)
-        Organisation und Durchführung des Landes-Förderprogrammcontrollings
-        Unterstützung der Abteilungsleitungen bei der Abwicklung der Auszahlungsanforderungen der Fördermittel (Mittelabrufe) über die Bezirksregierung Arnsberg
-        Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren
-        Unterstützung bei der Buchhaltung des KI-Budgets (Personal- und Sachausgaben)
-        Betreuung der Geschäftsstelle Integrations- und Gleichstellungsausschuss

Hinweis:

Bei der Position im Kommunalen Integrationszentrum kann es aufgrund der Teilnahme am Integrations- und Gleichstellungsausschuss sowie der Unterstützung von Veranstaltungen zu Arbeitszeiten am späten Nachmittag bzw. frühen Abend kommen.

Anforderungsprofil – das erwarten wir von Ihnen:

•        Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter bzw. Abschluss des Verwaltungslehrganges I oder

•        abgeschlossene Ausbildung als:

-        Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
-        Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/-r

•        Grundkenntnisse der Aufgabenbereiche des Fachamtes

•        umfassende Fachkenntnisse der Standardanwendungen der MS-Office Produkte insb. Outlook, Word, Excel, Power-Point

•        ggf. Kenntnisse weiterer Arbeitsplatzspezifischer Fachanwendungen

•        hohes Maß an Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit

•        hohes Maß an Vertraulichkeit und Loyalität

•        grundsätzliches Verständnis für die Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Kräften und der Hilfsorganisationen

Wichtige Informationen für Sie:

Die Vergütung erfolgt nach der Entgeltgruppe 6 TVöD.

Automatische Höhergruppierung in die Entgeltgruppe 8 TVöD nach zwei Jahren.

Die Kreisverwaltung Herford ist eine moderne Arbeitgeberin, bei der die Vielfalt der Beschäftigten ein wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung ist. Aus diesem Grund freuen wir uns, wenn sich auch Menschen mit Zuwanderungsgeschichte bei uns bewerben.

Die Stelle steht allen Bewerbenden offen unabhängig ihrer geschlechtlichen Identität.

Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht. Wir werden diese nach Maßgabe des Schwerbehindertenrechtes bevorzugt berücksichtigen.

Da es sich bereits um eine Teilzeitstelle handelt, ist eine weitere Untergliederung nicht möglich.

Fachliche Rückfragen beantwortet die jeweilige Amtsleitung. Kommunalen Integrationszentrum Frau Bibi (Tel.: 05221/13-1656).

Rückfragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Ihnen in der Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung Herr Nunnenkamp, Tel.: 05221/13-18916.

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Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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Bitte nutzen Sie bis zum 28.12.2024 die Online-Eingabemaske auf der Homepage unter www.kreis-herford.de/karriere.

mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 20 Stunden

Für unsere Katholische Kirchengemeinde St. Joseph in Bünde suchen wir zum 01.10.2024 eine/n

PfarrsekretärIn (m/w/d)

in Teilzeit

Ihre Aufgaben:

- Planung, Durchführung und Überwachung aller Verwaltungs- und Sekretariatsarbeiten
- Ansprechperson für Besucher und Gäste des Pfarrbüros
- Abwicklung der Buchhaltung und Vorbereitung des Zahlungsverkehrs
- Führung der Kirchenbücher
- Koordination und Dokumentation der gemeindlichen Termine

Ihr Profil:

- haben eine abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- haben Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen sowie Erfahrungen im Umgang mit Telefon und E-Mail
- haben Freude an dem Kontakt und der Kommunikation mit Menschen
- handeln organisiert, zuverlässig und verantwortungsbewusst
- sind aktiv katholischer Christ

Wir bieten Ihnen:

- eine Festanstellung in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis
- eine Einarbeitung sowie regelmäßigen fachlichen Austausch und Fortbildungsmöglichkeiten auf Bistumsebene
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Entwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeit
- eine Vergütung und soziale Leistungen nach den Bestimmungen der Kirchlichen Arbeitsund Vergütungsordnung (KAVO) sowie eine Zusatzversorgung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 15.06.2024.
Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Verwaltungsleiterin Monika Reinkemeier, Telefon: 05221-92596123, Mail: [email protected]

und Herr Dechant Haringhaus, Telefon: 05221-92596111, Mail: [email protected]

> Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte bis zum 15. Juni 2024
>
> online an: [email protected]
>
> oder postalisch an: Katholische Kirchengemeinde St. Johannes Baptist Komturstraße 2, 32052 Herford