Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

- Unbefristetes Arbeitsverhältnis + schneller Einstieg
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Firmenprofil
Unser Kunde ist eine dynamische Unternehmensberatung in Düsseldorf. Mit einem motivierten Team unterstützen sie die Kunden bei der Erreichung ihrer Ziele und schaffen nachhaltige Lösungen. Zur Verstärkung des Teams sucht unser Kunde eine engagierte und zuverlässige Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Aufgabengebiet

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Projekten
-Termin- und Reisemanagement, einschließlich der Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen
-Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsunterlagen
-Übernahme von administrativen Aufgaben wie Korrespondenz und Dokumentenmanagement
-Koordination und Nachverfolgung von Projekten und internen Abläufen
-Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern

Anforderungsprofil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
-Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem Beratungs- oder Dienstleistungsunternehmen
-Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
-Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und idealerweise Erfahrung mit weiteren Tools
-Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative
-Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch

Vergütungspaket

Wir bieten persönliche Beratung und Jobvorschläge auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse
-Wir bieten Förderung und Unterstützung Ihrer Karriere sowie beruflichen Laufbahn
-Alle unsere Mitarbeiter profitieren von unseren Corporate Benefits und Fitnessangeboten in Form eines Gympass
-Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz mit einer leistungsgerechten Entlohnung und Übernahme Möglichkeiten in die Festanstellung
-Intensive Mitarbeiterbetreuung durch Ihren persönlichen Berater

- Offene Unternehmenskultur die sicher für Spaß sorgt
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Firmenprofil
Unser Kunde aus einer Kanzlei sucht ab sofort eine Empfangsassistenz (m/w/d), die den Kontakt zu Menschen liebt und auch vertretungsweise im Back Office aushelfen kann. Das Team ist mit langjährigem Bestand gekrönt und demnach sehr familiär ausgerichtet. Wiedereinsteiger sind hier herzlich Willkommen.

Aufgabengebiet

Empfang und Betreuung von eintreffenden Kunden und Mitarbeiter
-Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
-Verwaltung und Organisation von Büromaterialien

Anforderungsprofil

Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
-Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke zeichnen Sie aus
-Englischkenntnisse sind vorteilhaft
-Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen

Vergütungspaket

Wir bieten persönliche Beratung und Jobvorschläge auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse
-Wir bieten Förderung und Unterstützung Ihrer Karriere sowie beruflichen Laufbahn
-Alle unsere Mitarbeiter profitieren von unseren Corporate Benefits und Fitnessangeboten in Form eines Gympass
-Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz mit einer leistungsgerechten Entlohnung und Übernahme Möglichkeiten in die Festanstellung
-Intensive Mitarbeiterbetreuung durch Ihren persönlichen Berater

- Aufregender Job mit steigender Verantwortung
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Firmenprofil
Wir suchen aktuell einen engagierten und motivierten Office Manager (m/w/d), der unser Team in Düsseldorf unterstützt und mit unserem Kunden zusammenwachsen möchte. Wir suchen Menschen, die mit anpacken und über sich hinaus wachsen wollen.

Du hast Lust auf ein internationales Umfeld und Spaß an der Arbeit- Du siehst Dich auch auf internen Veranstaltungen, um das Teamgefühl zu stärken- Du möchtest Teil vom großen und ganzen sein-

Dann bewirb Dich jetzt! :) Ich freue mich auf unser Kennenlernen.

Aufgabengebiet

Steuerung des Office Managements am Standort in Düsseldorf
-Organisation des Front Desk (Telefon / Gäste / Post)
-Bestellung und Verwaltung des allgemeinen Office Bedarfs
-Ansprechpartner:in für externe Dienstleister - u. a. Lieferanten, Handwerker, Facility Management oder Reinigungsservice
-Verwaltung des Reisebuchungstool (Egencia) & Support bei Reisebuchungen
-Fuhrparkmanagement für ca. 15 Dienstwagen (Bestellung, Verwaltung, Schadenmanagement)
-Support bei On-/Offboarding Themen und kleineren Aufgaben für das Management

Anforderungsprofil

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder Studium
-Berufserfahrung als Office Manager (m/w/d) oder in einer vergleichbaren Position
-Teamplayer:in mit schneller Auffassungsgabe
-Eigenständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
-Freundliches und verbindliches Auftreten
-Sprachkenntnisse: Deutsch und gute Englischkenntnisse
-Erfahrung im Umgang mit MS-Office (Word/Excel/PowerPoint)

Vergütungspaket

Wir bieten persönliche Beratung und Jobvorschläge auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse
-Wir bieten Förderung und Unterstützung Ihrer Karriere sowie beruflichen Laufbahn
-Alle unsere Mitarbeiter profitieren von unseren Corporate Benefits und Fitnessangeboten in Form eines Gympass
-Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz mit einer leistungsgerechten Entlohnung und Übernahme Möglichkeiten in die Festanstellung
-Intensive Mitarbeiterbetreuung durch Ihren persönlichen Berater

- Internationales Unternehmen
- Sehr gute Chancen auf Übernahme

Firmenprofil
Unser Kunde aus der Finanzbranche mit Sitz in Düsseldorf sucht eine Empfangsassistenz (m/w/d) in Teilzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Der Start ist ab sofort möglich und auch gewünscht. Das Unternehmen zeichnet sich durch eine hohe Seriosität aus und pflegt dennoch eine sehr offene und dynamische Unternehmenskultur.

Aufgabengebiet

Büromaterialverwaltung, Telefonannahme und -Weiterleitung, Post, Ablage
-Terminkoordination und Organisation von Meetings
-Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
-Administrative Unterstützung im Backoffice und Office Management

Anforderungsprofil

Abgeschlossene Ausbildung - gern in kaufmännischen Bereichen
-Gute Englischkenntnisse sind vorteilhaft
-Ordnung, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
-Sichere Bedienung von MS Office Programmen
-gute Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit Kollegen und Vorgesetzten
-Einfühlungsvermögen und Verständnis für die Anliegen von Mitarbeitern und Kunden

Vergütungspaket

Wir bieten persönliche Beratung und Jobvorschläge auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse
-Wir bieten Förderung und Unterstützung Ihrer Karriere sowie beruflichen Laufbahn
-Alle unsere Mitarbeiter profitieren von unseren Corporate Benefits und Fitnessangeboten in Form eines Gympass
-Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz mit einer leistungsgerechten Entlohnung und Übernahme Möglichkeiten in die Festanstellung
-Intensive Mitarbeiterbetreuung durch Ihren persönlichen Berater

- Du liebst Struktur, Organisation und internationale Zusammenarbeit-
- Dann gestalte als Teamassistenz (m/w/d) spannende Projekte aktiv mit!

Firmenprofil
Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen mit internationaler Ausrichtung, das sich auf langfristige Beteiligungen im Bereich Infrastruktur spezialisiert hat - insbesondere im Umfeld strategisch bedeutender Verkehrsknotenpunkte. Das Unternehmen agiert nachhaltig, zukunftsorientiert und in enger Zusammenarbeit mit Partnern aus Wirtschaft und öffentlicher Hand.

Die Unternehmenskultur ist geprägt von einem professionellen Miteinander, flachen Hierarchien und einem hohen Maß an Eigenverantwortung. Der Standort liegt zentral in Düsseldorf und bietet ein modernes Arbeitsumfeld mit sehr guter Anbindung.

Aufgabengebiet

Organisation und Koordination von Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen
-Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung
-Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Reportings und Entscheidungsvorlagen
-Pflege und Aufbereitung von Daten und Dokumenten
-Allgemeine administrative Aufgaben im Tagesgeschäft
-Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Partner:innen

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
-Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz oder Office-Organisation
-Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
-Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
-Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
-Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise digitalen Kollaborationstools

Vergütungspaket

Ein modernes, internationales Arbeitsumfeld
-Ein kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
-Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und mitzugestalten
-Eine langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten
-bis zu 2 Tage Homeoffice

- Schneller Einstieg in ein spannendes Unternehmen
- Attraktive Vergütung und Sozialleistungen

Firmenprofil
Mein Kunde ist ein ist ein innovatives Unternehmen im Gesundheitswesen, das sich auf die Bereitstellung hochwertiger medizinischer Dienstleistungen und Produkte spezialisiert hat.

Aufgabengebiet

Unterstützung im Projektgeschäft
-Organisation und Terminierung des Geschäftsführers im operativen Tagesgeschäft
-Mitarbeit im Projektcontrolling und Unterstützung bei der Projektdokumentation
-Du erstellst Protokolle bei Besprechungen und führst die Nachbereitung durch
-Mitarbeit bei der Vorbereitung von Ausschreibung und Vergabe
-Bearbeitung von Kundenanfragen bzgl. Angeboten, Rechnungen und Verträgen
-Erstellung von Vortragsunterlagen, Präsentationen, Grafiken und Statistiken, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Events

Anforderungsprofil

Kaufmännische Ausbildung
-Idealerweise Erfahrung in der Projektentwicklung
-sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
-MS-Office Erfahrung wünschenswert
-Organisationstalent und zielorientiertes Denken
-Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
-Eigeninitiative sowie Einsatzbereitschaft

Vergütungspaket

Einen modernen Arbeitsplatz mit interessanten und vielfältigen Aufgaben sowie ein kollegiales Team mit flachen Hierarchien
-Gleitzeit und die Möglichkeit auf Home-Office
-Fachliche bzw. persönliche Weiterentwicklung durch Fortbildungen
-Betriebsferien zum Jahreswechsel, für welche Sie keine zusätzlichen Urlaubstage verwenden müssen!
-Betriebliche Altersvorsorge
-Wöchentlich wechselnde kostenfreie Snacks und kostenfreie Heiß- und Kaltgetränke
-Jährlich Mitarbeiterausflüge / Firmen-Events

Aufgaben:

- Du unterstützt das Team bei allgemeinen und administrativen Aufgaben – vorausschauend, zuverlässig und strukturiert
- Du behältst Fristen, Termine und Wiedervorlagen stets im Blick
- Du organisierst Termine, Meetings sowie Geschäftsreisen – und kümmerst dich um die Abrechnung der Reise- und Bewirtungsspesen
- Du übernimmst Korrespondenz, erstellst E-Mails, Briefe und Dokumente – nach Vorlage oder eigenständig
- Du sorgst für eine gut strukturierte Ablage und übernimmst klassische Sekretariatsaufgaben
- Du arbeitest eng mit verschiedenen Teammitgliedern zusammen und hilfst dabei, den reibungslosen Ablauf im Büroalltag sicherzustellen

Anforderungen:

- Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise bringst du erste Erfahrung im Assistenzbereich – gern auch aus einem internationalen Umfeld – mit
- Du punktest mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift
- Der Umgang mit MS Office (insb. Outlook, Word, Excel) ist für dich selbstverständlich
- Du arbeitest strukturiert, hast Freude an Organisation, bist teamorientiert und proaktiv
- Selbstständiges Arbeiten liegt dir genauso wie der freundliche Umgang mit Kolleg:innen und Geschäftspartner*innen

Unser Angebot:

- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team mit langfristiger Perspektive in Festanstellung
- Teilweise Home Office möglich – wir setzen auf Flexibilität
- Eine strukturierte Einarbeitung, ein kollegiales Miteinander sowie regelmäßige Fort- und Weiterbildungen
- Attraktives Gehalt, 30 Urlaubstage, sowie Benefits wie das Deutschlandticket, JobRad, Essenschecks und eine betriebliche Gesundheits- und Altersvorsorge
- Frisches Obst, Kaffee und Softdrinks stehen jederzeit bereit

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit Angabe des Stellentitels und der Kziff. per E-Mail an [email protected].

Erforderliche Unterlagen:
Lebenslauf
Zeugnisse / Qualifikationsnachweise

Für detaillierte Fragen zur ausgeschriebenen Position steht Ihnen Frau Carmen Lindgens unter der Telefonnummer 0203/51889228 gerne zur Verfügung.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Firma avivar experts als Marke der L&W CONSOLIDATION GmbH betrieben wird. Dies soll dem erhöhten Datenschutz und der zentralen Sicherung der Daten dienen. Sie erhalten somit auch die Korrespondenz und Erklärungen über die Firma L&W CONSOLIDATION GmbH, da diese die komplette Bewerberverwaltung übernimmt.

L&W CONSOLIDATION ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt. Alle unsere Stellenausschreibungen richten sich generell an Menschen jeglichen Geschlechts oder Alters, jeglicher Herkunft, Orientierung oder Identität!

Wir arbeiten auf Projektbasis und benötigen zur Entscheidungsfindung die Stellungnahme unserer Geschäftspartner. Zur entsprechenden Verarbeitung und Beurteilung werden Ihre Bewerbungsunterlagen digital erfasst, gespeichert und stets diskret entsprechend der DSGVO behandelt. Die Datenschutzerklärung und AGB für Bewerber finden Sie unter: www.lwconsolid.de (http://www.lwconsolid.de)

Für unseren Kunden, ein etabliertes und börsennotiertes Energieunternehmen, suchen wir aktuell eine Assistenz in Teilzeit (m/w/d) am Standort Düsseldorf.

Wichtige Informationen vorab:

- Teilzeit 20 Stunden an 5 Tagen in der Woche
- Homeoffice 2-3 Tage/Woche möglich
- Flexible Arbeitszeiten
- Anstellung zunächst über Jobactive mit der Option auf eine unbefristete Anstellung beim Kunden

Ihre Aufgaben:

- Termin- und Kalenderkoordination
- Organisation von Meetings und Veranstaltungen
- Planung und Abrechnung von Dienstreisen
- Bearbeitung der Korrespondenz
- Unterstützung bei der Dokumentenerstellung
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen
- Verwaltung von Büromaterial
- Kommunikation mit Kundinnen und Geschäftspartnerinnen
- Allgemeine administrative Aufgaben

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in einer ähnlichen Position von Vorteil
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Fähigkeit zur multitasking und Priorisierung
- Teamfähig und selbstständig
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Bei Interesse freuen wir uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben mit Angabe zur Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellungen, Lebenslauf, Zeugnisse), die Sie uns bevorzugt per E-Mail an [email protected] senden.
Vielen Dank

Susanne Palzkill
Branch Managerin
Für weitere Fragen:
Tel: +49 211 8774 4511
Mobile: +49 151 4026 9110
E-Mail: [email protected]

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Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen. Nutzen Sie Ihre Chance und trauen Sie sich!

P.S.  Seien Sie bitte so nett und senden uns Ihren gesamten Lebenslauf zu, damit wir uns so ein ideales Bild Ihrer Fähigkeiten machen können. Danke im Voraus.

Die Jobactive GmbH steht für Kompetenz und Leidenschaft in den unterschiedlichsten Bereichen des Personalmanagements, ganz gleich ob Personalberatung, -beschaffung oder -vermittlung. Die Jobactive GmbH ist eine hundertprozentige Tochter der hanfried GmbH. Als eigenständige Marke stellen wir unseren renommierten Kunden bei Personalengpässen und saisonbedingten Arbeitsspitzen unsere Mitarbeiter zur Verfügung.