Management Assistant (m/w/d) (Büroassistent/in)

Sie zeichnen sich durch Ihre organisierte Arbeitsweise aus und suchen eine spannende Position, in der Sie Ihre kommunikativen Fähigkeiten einbringen können? Sie arbeiten gerne im Team und sind lieber gemeinsam stark? Auch in stressigen Situationen behalten Sie einen kühlen Kopf?

Dann haben wir die passende Herausforderung für Sie!

Im Auftrag unseres Kunden, ein modernes international agierendes Unternehmen mit Sitz im Herzen von Düsseldorf, suchen wir eine Teamassistenz (m|w|d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Direktvermittlung.

UNSER KUNDE BIETET IHNEN:

- Möglichkeit zum Hybrid Working in Absprache mit dem Team
- Feedback-Kultur u.a. Probezeit- und Jahresgespräch
- Teilnahme am Weiterbildungsangebot sowie individuelle Förderung nach Absprache
- Modernes Büro im Herzen der Düsseldorfer Innenstadt in direkter Nähe zur Kö
- Wöchentliches Lauf- und Fitnesstraining mit Personal Trainer sowie Social Events (u.a. Weihnachtsfeier, Betriebsausflug)
- Ein büroeigener Tiefgaragenstellplatz oder Firmen- / Deutschlandticket - kostenfrei und auch zur privaten Nutzung
- Große Auswahl an Gratisgetränken

IHRE AUFGABEN:

- Eigenverantwortliche Organisation eines Partner-Sekretariats und mehrerer Rechtsanwälte sowie Erledigung vertraulicher Angelegenheiten und Überwachung der teaminternen Organisationsprozesse
- Korrespondenz mit Mandanten, Dritten und Gerichten in deutscher und englischer Sprache
- Eigenständige Bearbeitung und Formatierung von Korrespondenz und Schriftsätzen, z.B. Due Diligence Reports
- Verwaltung und Pflege der Mandatsakten
- Terminmanagement
- Reiseplanung, -buchung und -abrechnung
- Zeiterfassung im branchenspezifischen Abrechnungssystem

IHR PROFIL:

- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d), Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, Hotelfachmann/Hotelfachfrau oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung in der Assistenzarbeit von Vorteil
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Hands-on Mentalität
- Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket, insbesondere MS Word
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

MÜDE VON LANGEN UND ZÄHEN PROZESSEN?

Dann schicken Sie uns heute noch Ihren Lebenslauf und wir garantieren Ihnen eine schnellstmögliche und unkomplizierte Abwicklung.

BITTE BEZIEHEN SIE SICH BEI IHRER BEWERBUNG AUF DIE REFERENZNUMMER 11637

VORTEILE EINER VERMITTLUNG DURCH TRICONNECT:

- Steuerung und Beratung bei Vertrags- und Gehaltsverhandlungen
- Terminmanagement und Koordination aller Gespräche bei unserem Kunden
- Tipps und Tricks für das perfekte Vorstellungsgespräch
- Auf Wunsch die Begleitung zum Vorstellungsgespräch

Im Kundenauftrag suchen wir im Rahmen unserer Dienstleistung der direkten Personalvermittlung eine Assistenz Commercial (m/w/d) am Standort Düsseldorf.
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Ihre Aufgaben:

- Unterstützung des Teams im Bereich Commercial bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen
- Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Protokollen, Reports und Korrespondenz – auch auf Englisch
- Schnittstelle zu internen Fachbereichen sowie zu externen Geschäftspartnern
- Dokumentenmanagement und Pflege vertraulicher Daten
- Eigenständige Übernahme von Sonderaufgaben und Projekten

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- 3–5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion – idealerweise im internationalen Umfeld
- verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Versierter Umgang mit MS Office
- Organisationsgeschick, Diskretion und professionelles Auftreten
- Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

Unser Kunde bietet

- Eine abwechslungsreiche Assistenzposition mit Einblick in spannende Geschäftsprozesse
- 2 Tage Homeoffice pro Woche nach erfolgreicher Einarbeitung
- Freundliches, professionelles Team mit kollegialem Arbeitsklima
- Moderner Arbeitsplatz mit guter Anbindung
- Leistungsgerechte Vergütung und Entwicklungsperspektiven

Haben Sie Interesse in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld tätig zu werden?
Dann senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Referenznummer 354908 und Ihren Gehaltsvorstellungen vorzugsweise über unser Online-Formular bzw. per E-Mail an: [email protected] (https://mailto:[email protected])

Die DIS AG ist einer der führenden Personaldienstleister in Deutschland und spezialisiert auf die Vermittlung von Fach- und Führungskräften in unterschiedlichen Branchen.

Für ein wachsendes und innovatives Unternehmen in Düsseldorf suchen wir ab sofort eine Junior Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d). Wenn du eine strukturierte, proaktive und zuverlässige Persönlichkeit bist, Verantwortung übernehmen möchtest und gerne in einem dynamischen Umfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben arbeitest, dann bist du hier genau richtig!

Freu dich auf spannende Herausforderungen mit viel Gestaltungsspielraum, in der du deine organisatorischen Fähigkeiten und Kommunikationsstärke gezielt einbringen kannst.
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.

(Junior) Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) - hybrides Arbeiten

Ihre Aufgaben:
• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft
• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung im Projektmanagement und bei Sonderaufgaben
• Übernahme von administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
• Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitern und externen Partnern
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Protokollführung
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Analysen

Ihre Qualifikationen:
• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint), SAP wünschenswert
• Strukturierte, selbständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Kommunikationsstärke sowie freundliches und professionelles Auftreten
• Teamfähigkeit und Flexibilität

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Online Zeiterfassung mit Arbeitszeitkonto
• Home-Office Möglichkeiten
• Attraktives Fixgehalt
• Social Events (z.B. unsere Weihnachtsfeier)
• Regelmäßige Feedbackgespräche

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "direkt bewerben" klicken!

Wir freuen uns über die Bewerbung von Menschen, die zur Vielfalt unseres Unternehmens beitragen.

Das sollten Sie sich mal genauer ansehen: Im Auftrag unseres Kunden,
einem international agierenden Energiedienstleister, suchen wir einen
motivierten Management Assistant (m/w/d) am Standort Düsseldorf in
Teilzeit (20 Stunden / Woche). Könnte passen, sagen Sie? Dann schnell
bewerben! Und wir meinen „schnell” – einfach nur mit Namen,
E-Mail-Adresse und Lebenslauf. Wir melden uns zeitnah bei Ihnen und
besprechen alles Weitere. Wir schließen niemanden aus, sondern
begrüßen jede Bewerbung.

Das dürfen Sie erwarten

- Einen spannenden Einsatz bei unserem internationalen
Geschäftspartner
- Gute Übernahme Chancen innerhalb der Organisation unseres Kundes
- Modernes Büro in zentraler Lage von Düsseldorf
- Zwei bis drei Tage Homeoffice/Woche
- Attraktives, übertarifliches Gehalt in Anlehnung an den
Tarifvertrag (BAP/DGB)
- Attraktive Sozialleistungen, zum Beispiel Urlaubs- und
Weihnachtsgeld
- Zugeschnittene Weiterbildungsmöglichkeiten und kostenlose
Sprachkurse
- Monatlich wechselnde Mitarbeiterangebote, z.B. für Technik, Mode,
Autos usw.



Ihre Aufgaben

- Koordination und Verwaltung von Terminen und Kalendern
- Organisation und Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Bearbeitung eingehender und ausgehender Korrespondenz
- Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen
- Verwaltung von Büromaterial und Ausstattung
- Kommunikation mit Kundinnen und Geschäftspartnerinnen
- Erledigung von allgemeinen administrativen Aufgaben

Unsere Anforderungen

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare
Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften
- Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse (in
Wort und Schrift)
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, schriftlich und mündlich
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und
Prioritäten zu setzen
- Teamfähigkeit und eigenständiges Arbeiten
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen
Informationen

Als Joint Venture der Deutschen Bank und der ManpowerGroup besetzen wir seit 1998 erfolgreich Vakanzen in der Banken-, Finanz- und Versicherungsbranche. Wir schaffen Verbindungen und sind innerhalb dieser spezialisierten Branche bestens vernetzt. Profitieren Sie von unserem Netzwerk! Wir begleiten Sie bei Ihrem Wunsch nach einer beruflichen Veränderung und bieten Ihnen vielfältige Jobperspektiven.

Unser Auftraggeber ist ein erfolgreich agierendes Versicherungsunternehmen mit internationaler Ausrichtung. Er ist in allen Versicherungssparten aktiv und gehört hier zu den führenden Dienstleistern auf dem deutschen Markt.
Als Arbeitgeber bietet er vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und legt besonderen Wert auf ein vertrauensvolles und faires Miteinander sowie eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre.

Überzeugen Sie sich selbst von den Qualitäten unseres Auftraggebers und senden Sie uns noch heute Ihre Bewerbung als Teamassistenz (gn) im Bereich Corporate Audit (Teilzeit 24 Std./ Woche) zu.

Ihre Benefits:

- Gute Anbindung an den ÖPNV
- Mitarbeiterrabatte bei namhaften Partnerunternehmen
- Flexible Arbeitszeiten und Work-Life-Balance
- Kantine sowie Verpflegungsmöglichkeiten fußläufig zu erreichen
- Voraussichtliches Bruttomonatseinkommen: 3300 - 3800 EUR

Ihr Job:

- Allgemeine organisatorische Aufgaben
- z.B. Terminplanung und -überwachung
- Post-/ Dokumenten-/Email-Management
- Organisation, Vor-/ Nachbereitung von Besprechungen,
- Materialbeschaffung, Arbeitsplatzausstattung
- Planung, Buchung und Reisekostenabrechnung bei Dienstreisen des Bereichsleiters und der Abteilungsleiter
- Korrespondenz/ Kommunikation (mündlich/schriftlich, intern/extern, selbstständig/nach Vorgabe, national/international)

Ihr Profil:

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung als Sekretär (gn) oder Sachbearbeiter (gn) - vorzugsweise im Versicherungsumfeld
- Fundierte Kenntnisse in MS Office sowie im Büromanagement
- Verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift
- Fähigkeit des effektiven und selbstständigen Arbeitens
- Organisationstalent

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (inkl. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse/Qualifikationen und Gehaltsvorstellungen) an [email protected] oder direkt über den "Bewerben-Button".

Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns deshalb natürlich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Alle personenbezogenen Formulierungen in der Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.

Wir setzen die Segel für Ihren Erfolg und sind gespannt auf Ihre aussagekräftige Bewerbung! Ihr neuer Job wartet auf Sie!

Über uns

Das Ingenieurbüro Pascal Lohmann ist ein wachsendes, inhabergeführtes Unternehmen mit Schwerpunkt auf Planprüfungen, technische Beratung und Projektbegleitung im Bereich der Eisenbahninfrastruktur. Seit 2021 entwickeln wir uns stetig weiter – mit einem klaren Fokus auf Qualität, Innovation und Digitalisierung.

Unsere Projekte reichen von Umbauten in Bahnhöfen über neue Technologien wie digitale Stellwerke bis zur Begleitung großer Rollout-Programme. Wir stehen für fundierte Fachkompetenz und klare Kommunikation – sowohl mit Auftraggebern als auch mit allen Projektbeteiligten.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit im Bereich Büroassistenz / Office Management, die mit Organisationstalent, Eigeninitiative und Begeisterung für Technik und Struktur unser weiteres Wachstum aktiv mitgestalten möchte.

Ihre Aufgaben

- Projektkoordination & Kommunikation: Sie halten Kontakt zu Projektbeteiligten, beschaffen eigenständig Informationen und sorgen für reibungslose Abläufe im Hintergrund.
- Termin- und Fristenmanagement: Sie behalten den Überblick über laufende Projekte, unterstützen bei Terminplanung und erinnern an wichtige Fristen.
- Verwaltung & Organisation: Sie übernehmen die zentrale Organisation des Büros – von der Dokumentenablage bis zur Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
- Angebots- & Rechnungsstellung: Sie erstellen eigenständig Angebote, erfassen Leistungen und stellen Rechnungen mit Hilfe von Lexoffice.
- Buchführung & Personalverwaltung: Sie unterstützen in der vorbereitenden Buchhaltung, organisieren Gehaltszahlungen und pflegen Personaldaten.
- Telefonzentrale & Korrespondenz: Sie sind erste Ansprechperson für externe Kontakte, nehmen Telefonate freundlich und kompetent entgegen und verfassen professionelle E-Mails und Schreiben.
- Kreative Mitgestaltung: Sie bringen Ideen ein, organisieren Teamevents und helfen dabei, interne Prozesse zu verbessern und das Unternehmen weiterzuentwickeln.

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder ein vergleichbares Studium
- Idealerweise Berufserfahrung im Bauwesen, in einem Ingenieurbüro oder im bahntechnischen Umfeld
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1/C2-Niveau)
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und Bereitschaft zur Einarbeitung in Lexoffice
- Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Organisationstalent und ein freundliches, souveränes Auftreten
- Freude an Teamarbeit, Eigenverantwortung und Weiterentwicklung

Wir bieten

- Ein modernes, digitales Arbeitsumfeld – wahlweise im Büro oder im Homeoffice
- Flexible Arbeitszeiten – familienfreundlich und individuell abstimmbar
- Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und Raum für eigene Ideen
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit langfristiger Perspektive
- Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten und aktive Mitgestaltung des Unternehmens


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Abrechnung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Buchführung, Buchhaltung
Erweiterte Kenntnisse: Microsoft Office

Sie begeistern mit Ihrem Organisationstalent und behalten stets den Überblick über alle anfallenden Aufgaben, auch in stressigen Situationen behalten Sie einen klaren Kopf? Sie übernehmen gerne Verantwortung und sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung?

Sie fühlen sich angesprochen?

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) für unseren Kunden mit Sitz in Düsseldorf in Vollzeit.

Bewerben Sie sich noch heute!
Wir freuen uns darauf Sie kennenzulernen!
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.

Vorstandsassistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben:
• Sie sind verantwortlich für die Überwachung von Fristen
• Sie stehen für Mitarbeiter und Kunden als erster Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung
• Sie sind verantwortlich für die allgemeine Terminkoordination
• Sie übernehmen die administrative Abwicklung
• Sie erstellen deutsch- und englischsprachige Unterlagen
• Sie sind verantwortlich für verschiedene administrative und operative Aufgaben und koordinieren das gesamte Tagesgeschäft
• Sie organisieren Reisen und kümmern sich um derer Abrechnungen

Ihre Qualifikationen:
• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise als Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d)
• Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe, Kommunikationsstärke und ein souveränes Auftreten
• Sie überzeugen mit sehr guten MS Office Kenntnissen, SAP von Vorteil
• Sie besitzen sehr gute Deutsch - und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sie bestechen mit Ihrem freundlichen und offenen Wesen sowie Ihrer organisierten Arbeitsweise

• Umfangreiche Karriereberatung durch die DIS AG
• Sie werden Teil des „DIS AG Teams“, das bedeutet: abwechslungsreiche Tätigkeiten und eine einzigartige Teamatmosphäre
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Online Zeiterfassung mit Arbeitszeitkonto
• Home-Office Möglichkeiten
• Attraktives Fixgehalt
• Social Events (z.B. unsere Weihnachtsfeier)
• Regelmäßige Feedbackgespräche

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "direkt bewerben" klicken!

Für unseren Kunden, eine renommierte Kanzlei, suchen wir aktuell einen Mitarbeiter (m/w/d) im Front Office in Düsseldorf.

Wichtige Informationen vorab:

- Unbefristeter Vertrag
- Gehalt 38.000 € - 42.000 € Jahresbrutto je nach Qualifikation
- Enge Betreuung und Vorbereitung auf Ihre Gespräche durch ihre/n persönliche/n Ansprechpartner/in

Ihre Aufgaben:

- Empfang und Betreuung von Gästen sowie Koordination des Empfangsbereichs im Schichtsystem
- Telefonzentrale und Postbearbeitung
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungsräumen
- Unterstützung bei internen Abläufen, Bestellungen und Veranstaltungen
- Koordination externer Dienstleister

Ihr Profil:

- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder gastgewerblichen Bereich
- Erste Erfahrung am Empfang von Vorteil
- Serviceorientiert, zuverlässig und teamfähig
- Freundliches Auftreten und hohe Kommunikationsstärke
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Sicher im Umgang mit MS Office

Bei Interesse freuen wir uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben mit Angabe zur Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellungen, Lebenslauf, Zeugnisse), die Sie uns bevorzugt per E-Mail an [email protected] (https:/%22mailto:[email protected]/%22) senden. Vielen Dank

Susanne Palzkill
Branch Managerin
Für weitere Fragen:
Tel: +49 211 8774 4511
Mobile: +49 151 4026 9110
E-Mail: [email protected] (https:/%22mailto:[email protected]/%22)

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Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen. Nutzen Sie Ihre Chance und trauen Sie sich!

P.S.  Seien Sie bitte so nett und senden uns Ihren gesamten Lebenslauf zu, damit wir uns so ein ideales Bild Ihrer Fähigkeiten machen können. Danke im Voraus.

Die Jobactive GmbH steht für Kompetenz und Leidenschaft in den unterschiedlichsten Bereichen des Personalmanagements, ganz gleich ob Personalberatung, -beschaffung oder -vermittlung. Die Jobactive GmbH ist eine hundertprozentige Tochter der hanfried GmbH. Als eigenständige Marke stellen wir unseren renommierten Kunden bei Personalengpässen und saisonbedingten Arbeitsspitzen unsere Mitarbeiter zur Verfügung.