Executive Management Assistenz (m/w/d) 📍Hybrid (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

Wir suchen Dich! Du bist organisiert, eigenverantwortlich und liebst es, strategische und operative Themen aktiv mitzugestalten? Du hast den Blick fürs große Ganze, ohne dabei die Details aus den Augen zu verlieren? Dann bist Du bei uns genau richtig! Wir suchen eine Executive Management Assistenz (m/w/d) in Vollzeit (mind. 32h/Woche) im Homeoffice, mit gelegentlichen Vor-Ort-Terminen in NRW (Ruhrgebiet, Köln, Düsseldorf).

Was Dich erwartet:

Als Executive Assistant (EA) bist Du eine zentrale Stütze der Geschäftsleitung**.** Dein Fokus liegt nicht auf klassischen Sekretariatsaufgaben, sondern auf strategischer Mitgestaltung, effizientem Projektmanagement und operativer Umsetzung. Du übernimmst eigenständig Projekte, steuerst Teams und externe Dienstleister und bringst aktiv Ideen ein.

Deine Aufgaben:

- Eigenständige Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten mit einem Projektmanagement-Tool
- Optimierung und Pflege des Projektmanagement-Systems
- Entwicklung, Implementierung und Optimierung von Business-Workflows zur Effizienzsteigerung
- Recherche und Analyse spezifischer Fragestellungen sowie Erstellung anschaulicher Reportings und Präsentationen für die Geschäftsleitung
- Koordination und Steuerung externer Dienstleister (z. B. Behörden, Architekten, Baufirmen, Agenturen)
- Kommunikation und Terminorganisation mit Geschäftspartnern und internen Teams
- Vorbereitung, Planung und Nachbereitung von Meetings und strategischen Workshops
- Erstellung und Pflege von Datenbanken sowie Dokumentation von Unternehmensprozessen
- Planung und Organisation des Betriebsbedarfs (Einkauf & Beschaffung)
- Aufbau und Führung von Teams, Delegation von Aufgaben an interne und externe Mitarbeiter
- Unterstützung bei der Unternehmensentwicklung durch aktive Mitgestaltung neuer Geschäftsstrategien

Das bringst Du mit:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit wirtschaftlichem Schwerpunkt oder im Projektmanagement bzw. vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit cloudbasierten Software-Tools (Google Workspace, Office 365 etc.)
- sicherer Umgang mit KI Anwendungen
- Fundierte Erfahrung im Projektmanagement, idealerweise mit Asana, Jira, ClickUp, Monday o. ä.
- Sehr gute Kenntnisse in Google Sheets/Excel (Datentabellen, Pivot-Tabellen etc.)
- Idealerweise Erfahrung im Immobilienbereich oder Affinität für die Immobilien- und Bauwirtschaft
- Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
- Analytisches Denken, hohe Zahlenaffinität sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Selbstmanagement, Eigenverantwortung und Stressresistenz
- Kommunikationsstärke sowie sicheres und professionelles Auftreten
- Hohe Problemlösungskompetenz und eine proaktive Herangehensweise an Herausforderungen

Das bieten wir Dir:

- Work-Life-Balance: Flexible, planbare Arbeitszeiten (Mo–Fr zwischen 07:00–20:00 Uhr MEZ)
- Modernes Equipment: Firmenlaptop, -handy, Monitore, Webcam, Tastatur, Maus & weiteres Zubehör
- Persönliche Wertschätzung: Team-Events, Unternehmensbenefits & kleine Aufmerksamkeiten
- Start-up-Mentalität: Werde Teil eines wachsenden Unternehmens mit viel Gestaltungsspielraum und Innovationskraft
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit: Eigenverantwortung statt Mikromanagement – wir setzen auf Dein Know-how
- Karriereentwicklung: Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch interne und externe Schulungen

Über uns:
Seit 2014 ist die ninepoint GmbH ein innovatives, familiäres, international tätiges und erfolgreich wachsendes Dienstleistungsunternehmen. Unsere Kunden sind führende internationale IT-Konzerne, mit denen wir langfristige, strategische Partnerschaften in den Bereichen D2C-E-Commerce und Cashback-Promotions pflegen.
Wir setzen auf Eigenverantwortung, Nachhaltigkeit und ein gesundes Arbeitsumfeld. Diversität ist uns wichtig – wir legen Wert auf Deine Qualifikationen, nicht auf Herkunft, Geschlecht oder andere Merkmale.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, eine Weiterbeschäftigung ist angestrebt.

Interesse?
Wenn Du mit Leidenschaft, Engagement und Innovationsgeist dabei bist, freuen wir uns auf Deine Bewerbung über den "Jetzt bewerben"-Button unter https://ninepoint.factorialhr.de/job_posting/244746

#Executive Assistant, Projektmanagement, Management, StartUp, KarriereChance, Leadership

Ihre Aufgaben:

- Unterstützung unseres Legal Teams im Tagesgeschäft
- Entgegennahme und Bearbeitung von Anrufen und Korrespondenz
- Koordination und Überwachung von Terminen für den/die Vorgesetzten
- Erstellung und Bearbeitung des internen und externen Schriftverkehrs
- Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten und Fristenmanagement
- Durchführung von Ablage und Dokumentation
- Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben wie Reisevor- und Nachbereitung, Termin- und Eventplanung, Abrechnungen
- Zeitweise Übernahme von Sondertätigkeiten/Kleinprojekten

Ihre Qualifikationen:

- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännisch-verwaltenden Bereich oder über eine vergleichbare berufliche Qualifikation
- Gute Kenntnisse in PC-Standardsoftware (MS-Office, SAP)
- Sehr gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit
- Teamfähigkeit und Serviceorientierung
- Kommunikationsfreude und Spaß an der Arbeit im Team
- Sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Erstellung und Bearbeitung des internen und externen Schriftverkehrs

Ihre Vorteile:

- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima
- Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team

Über Hays:

Als eines der größten Personalberatungsunternehmen für den juristischen Markt zählt Hays zu den ersten Adressen für Rechtsexperten und Rechtsexpertinnen, die sich hohe Ziele gesteckt haben und in der Lage sind, diese auch zu erreichen. Dies gilt gleichermaßen für engagierte Berufsanfänger und Berufsanfängerinnen als auch für erfahrene Juristen und Juristinnen, die sich im Kanzlei- oder Unternehmensumfeld verändern möchten. Seit 1991 bietet Hays die Personalberatung und Personalvermittlung im Legal-Bereich an. Unser Consultingteam verfügt über tiefgreifende Expertise und hat einen Blick für Details, die zwischen Unterschrift und Absage entscheiden können. Sie können sich völlig kostenfrei registrieren und von interessanten und passenden Positionen profitieren.

- familiengeführtes Unternehmen mit netten KollegInnen
- abwechslungsreicher Aufgabenbereich als "gute Fee" im Büroalltag

Firmenprofil
Unser Kunde ist ein familiengeführtes Handelsunternehmen mit Sitz in Leverkusen. Das angenehme Arbeitsklima wird geprägt durch ein kollegiales Miteinander auf Augenhöhe.

Aufgabengebiet
Als "gute Fee" im Büroalltag, übernehmen Sie vielfältige unterstützende Tätigkeiten:

Postbearbeitung: Annahme, Sortierung und Verteilung der Post sowie Vorbereitung von Versandaufträgen.
Unterstützung bei der Büroorganisation: Einräumen der Spülmaschine und Reinigung von Gemeinschaftsräumen.
Pflege von Pflanzen: Gießen und Pflege der Büropflanzen zur Gewährleistung einer angenehmen Arbeitsumgebung.
Sonstige administrative Aufgaben: Unterstützung bei einfachen Büroarbeiten wie Ablage, Scannen von Dokumenten und Vorbereitungen für Besprechungen.

Anforderungsprofil

Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
Freude an organisatorischen Tätigkeiten und Teamarbeit.
Idealerweise erste Erfahrungen in einer ähnlichen Position sind von Vorteil.
Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Vergütungspaket

- Abwechslungsreicher Aufgabenbereich
- Angenehmes Arbeitsklima mit netten KollegInnen
- Faire Bezahlung und respektvoller Umgang

- familiengeführtes Unternehmen mit netten KollegInnen
- abwechslungsreicher Aufgabenbereich als "gute Fee" im Büroalltag

Firmenprofil
Unser Kunde ist ein familiengeführtes Handelsunternehmen mit Sitz in Leverkusen. Das angenehme Arbeitsklima wird geprägt durch ein kollegiales Miteinander auf Augenhöhe.

Aufgabengebiet
Als "gute Fee" im Büroalltag, übernehmen Sie vielfältige unterstützende Tätigkeiten:

Postbearbeitung: Annahme, Sortierung und Verteilung der Post sowie Vorbereitung von Versandaufträgen.
Unterstützung bei der Büroorganisation: Einräumen der Spülmaschine und Reinigung von Gemeinschaftsräumen.
Pflege von Pflanzen: Gießen und Pflege der Büropflanzen zur Gewährleistung einer angenehmen Arbeitsumgebung.
Sonstige administrative Aufgaben: Unterstützung bei einfachen Büroarbeiten wie Ablage, Scannen von Dokumenten und Vorbereitungen für Besprechungen.

Anforderungsprofil

Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
Freude an organisatorischen Tätigkeiten und Teamarbeit.
Idealerweise erste Erfahrungen in einer ähnlichen Position sind von Vorteil.
Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Vergütungspaket

- Abwechslungsreicher Aufgabenbereich
- Angenehmes Arbeitsklima mit netten KollegInnen
- Faire Bezahlung und respektvoller Umgang

Deine Aufgaben
• Terminkoordinierung und Büroorganisation
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Planung und Organisation von internen Veranstaltungen und Reisemanagement
• Digitale und physische Dokumentenablage
• Fristen- und Terminüberwachung
• Wahrnehmung administrativer Aufgaben für den Bereich Immobilienfinanzierung
• Vorbereitung von Meetingräumen
• Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Ablage und Digitalisierung von Dokumenten
• Vorbereitung und Erstellen von Präsentationen, Datenräumen, Auswertungen und Reportings

Dein Profil
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung
• Erste Erfahrungen in einer Assistenztätigkeit
• Sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
• Kommunikationsstärke, sicheres Auftreten und einen ausgeprägten Servicegedanken
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und hohe Eigenmotivation
• Organisationstalent und Flexibilität
• Diskretion und Loyalität
• Hohe Belastbarkeit, Stressresistenz, gepaart mit einer schnellen und sicheren Auffassungsgabe
• Du besitzt ein ausgeprägtes unternehmerisches Denken und Handeln und überzeugst mit deiner dynamischen und offenen Art

Was Du von uns erwarten kannst
• Verantwortung, Wertschätzung, strukturierte Ziele, Führung auf Augenhöhe und sinnstiftende Aufgaben
• Offenheit und Raum für individuelle Weiterbildung und Entwicklung
• Respektvolles und freundschaftliches Miteinander mit tollen KollegInnen
• Raum für eigene Gestaltung und Mitwirken in einem jungen, aufstrebenden Unternehmen
• Flexibilität im mobilen Arbeiten
• Faire Vergütung, Teilnahme an Team- und Sportevents sowie Snacks und Getränke im Büro

Wir setzen auf Vielfalt, weil wir uns sicher sind, unsere Vision nur mit vielfältigen Menschen und Innovation umsetzen zu können. Daher freuen wir uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlechtsidentität, Migrationshintergrund, Behinderung oder Alter.

Über uns„We love Development“ - drei Worte, die bei Cube Real Estate für Überzeugung, Leidenschaft und Verantwortung stehen. Seit 2013 setzen wir mit unserem frechen, wilden und wunderbaren 100-köpfigen Team Maßstäbe in der Immobilien-Projektentwicklung. Unsere motivierten Mitarbeiter sowie unsere engagierten Geschäftspartner und Investoren eint die Leidenschaft für nachhaltige Lebensräume, die diesen Namen auch verdienen. Deshalb realisieren wir auf unserem Wachstumskurs erfolgreich ein Projektvolumen von derzeit über 2,0 Milliarden Euro. Fokussiert auf Apartments sowie auf die Quartiers- und Baulandentwicklung, steht bei uns der Mensch im Mittelpunkt allen Handelns. Das gilt für unsere Muttergesellschaft Cube Real Estate genauso, wie für unsere Standort-Gesellschaften Cube Real Estate Nord und Cube Real Estate Mitte sowie für unsere Tochtergesellschaften Cube Property Services , Cube Life, Cube Easy-E, 2CP Cube Capital Partners und Cube Land Development. Das ganzheitliche Spielfeld für das Erfolgsteam Cube: Der komplette Lebenszyklus von Immobilien.

- Global agierender Versicherungskonzern mit Niederlassungen deutschlandweit| Vielseitige Tätigkeiten als Experte (m/w/d) im Bereich Büroassistenz

Firmenprofil
Unser Kunde, ein international agierender Versicherungskonzern, ist dafür bekannt, eine angenehme, integrative und sichere Arbeitsumgebung mit attraktiven Benefits und Vergütungen zu bieten, sowie einen respektvollen Umgang miteinander und eine starke Unternehmenskultur zu pflegen.

Die Position ist zunächst befristet, bietet aber die Option auf Verlängerung und/oder Übernahme.

Aufgabengebiet
Als Mitarbeiter/in in dieser Position bist du dafür verantwortlich, die Leistungsaufträge für die betriebliche Krankenversicherung zu bearbeiten
Einhaltung von formalen und inhaltlichen Qualitätsstandards für diesen Prozess, wie z.B. Einhaltung von Durchlaufzeiten sowie die Berücksichtigung von Arbeitsrichtlinien  
Anfordern von fehlenden Unterlagen, schriftlich oder telefonisch  

Anforderungsprofil
Eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Beruf (z. B. Bürokaufmann/ -frau) ist von Vorteil aber auch engagierten Quereinsteigern wird eine Chance gegeben
Teamfähigkeit, eine schnelle Auffassungsgabe, sowie Flexibilität und Engagement
Ein sicherer Umgang mit dem PC, sowie Kenntnisse im Umgang mit den Softwareprodukten von MS-Office  

Vergütungspaket

-Möglichkeit auf Übernahme
-Aufstiegschancen
-Intensive Einarbeitung
-Modernes Arbeitsumfeld

- Global agierender Versicherungskonzern mit Niederlassungen deutschlandweit| Vielseitige Tätigkeiten als Experte (m/w/d) im Bereich Büroassistenz

Firmenprofil
Unser Kunde, ein international agierender Versicherungskonzern, ist dafür bekannt, eine angenehme, integrative und sichere Arbeitsumgebung mit attraktiven Benefits und Vergütungen zu bieten, sowie einen respektvollen Umgang miteinander und eine starke Unternehmenskultur zu pflegen.

Die Position ist zunächst befristet, bietet aber die Option auf Verlängerung und/oder Übernahme.

Aufgabengebiet
Als Mitarbeiter/in in dieser Position bist du dafür verantwortlich, die Leistungsaufträge für die betriebliche Krankenversicherung zu bearbeiten
Einhaltung von formalen und inhaltlichen Qualitätsstandards für diesen Prozess, wie z.B. Einhaltung von Durchlaufzeiten sowie die Berücksichtigung von Arbeitsrichtlinien  
Anfordern von fehlenden Unterlagen, schriftlich oder telefonisch  

Anforderungsprofil
Eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Beruf (z. B. Bürokaufmann/ -frau) ist von Vorteil aber auch engagierten Quereinsteigern wird eine Chance gegeben
Teamfähigkeit, eine schnelle Auffassungsgabe, sowie Flexibilität und Engagement
Ein sicherer Umgang mit dem PC, sowie Kenntnisse im Umgang mit den Softwareprodukten von MS-Office  

Vergütungspaket

-Möglichkeit auf Übernahme
-Aufstiegschancen
-Intensive Einarbeitung
-Modernes Arbeitsumfeld

Als einer der größten Personaldienstleister stehen wir für attraktive Jobs, faire Konditionen, vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und eine persönliche Mitarbeiterbetreuung.

Unser Kunde ist ein namhaftes Unternehmen im Bereich der chemischen Industrie in Leverkusen.

IHRE AUFGABEN:
    * Stammdatenpflege in SAP
    * Auftragserfassung
    * Bestellmanagement
    * Selektions- und Berichtserstellung von Kundendaten im CRM-System
    * Kundenbetreuung
    * Recherche von Stammdaten im Internet und anderen Quellen

IHRE QUALIFIKATION:
    * Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (m/w/d)
    * Sie haben sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP
    * Erfahrung in Datenpflege am Kundenstamm
    * Zuverlässige und gewissenhafte Arbeitsweise
    * Schnelle Auffassungsgabe

IHRE VORTEILE:
    * Absolute Diskretion
    * Interessante Entwicklungsmöglichkeiten
    * Verantwortungsvolles Aufgabenfeld in einem namhaften Chemieunternehmen
    * Attraktive Entlohnung
    * Transparenter Bewerbungsprozess
    * Schneller Einstieg

Sie finden sich wieder? Dann bewerben Sie sich gerne und nehmen Sie Kontakt zu mir auf!