Management Assistant (m/w/d) - befristet (Managementassistent/in)

Deine Aufgaben:

- Ohne dich geht nichts! - Du unterstützt unseren General Manager u. A. mit Reiseplanung, Spesenabrechnung, Vertrags- und Ablagewesen sowie Terminkoordination
- Auch unser Team freut sich auf deine Unterstützung in allen administrativen Themen
- Du bist erster Ansprechpartner für externe Dienstleister und empfängst unsere Gäste
- Alles rund ums Büro liegt in deiner Hand: von der Büroausstattung über die Büromiete bis hin zum Fuhrparkmanagement
- Ob Sommerfest, Team Lunch oder Weihnachtsfeier: Die Vorbereitung und Organisation von firmeninternen Events bereitet dir Freude
- Du planst Meetings und kümmerst dich um das Catering

Du bringst mit:

- Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise als Fremdsprachensekretär/in, im kaufmännischen Bereich oder im Tourismus/Hotellerie
- Erfahrung als Assistent/in, Empfangsmitarbeiter/in oder in einer ähnlichen Stelle wäre von Vorteil
- Du bist ein Organisationstalent, pro-aktiv, kommunikativ und verfügst über eine Hands-on Mentalität
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme

Wir bieten:

- Ein aufgeschlossenes, dynamisches und hilfsbereites Team mit Duz-Kultur
- Einen modernen Arbeitsplatz mit Open Door Policy und kurzen Kommunikationswegen
- Ein spannendes, abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit internationalen Airline Kunden
- Flexible Arbeitszeiten und ein leistungsorientiertes Gehalt
- Einen attraktiven Standort im Herzen von Frankfurt, mit einer sehr guten Verkehrsanbindung (3 min Fußweg vom Hauptbahnhof)
- Vorteile der Reiseindustrie: DRV – Ausweis, Zulassung für PEP – Angebote
- 28 - 30 Tage Urlaub, je nach Betriebszugehörigkeit
- Sonderkonditionen für eine Urban-Sports-Club-Mitgliedschaft M

Unsere Mandantin, die Cronstett- und Hynspergische evangelische Stiftung, gehört in Frankfurt zu den größeren wohltätigen Stiftungen. Seit über 250 Jahren unterstützt sie eine Vielzahl gemeinnütziger und kultureller Projekte. Auf Basis eines historisch gewachsenen Immobilienportfolios unterhält und entwickelt die Stiftung Eigenbetriebe u. a. in den Bereichen Kultur, Pflege, betreutes Wohnen und gehobene Altersresidenzen. Zur Koordination und Durchführung der Stiftungsverwaltung suchen wir eine erfahre-ne, interessierte Persönlichkeit als Assistenz der (m/w/d) der Stiftungsadministration.

Wir wenden uns an kulturell wie sozial interessiere Persönlichkeiten, die sich mit den Inhalten und auch der Geschichte der Stiftung identifizieren können und diese langfristig begleiten wollen.

Deine Aufgaben

- Administrative Tätigkeiten (Terminplanung, Post, Mail, Telefon)
- Unterstützung der Stiftungsleitung in allen Belangen
- enge Begleitung der Projektarbeit (Schriftverkehr, Ablage, Abrechnung)
- Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen
- Vorbereitung, Begleitung und Protokollführung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen
- Bearbeitung von Beihilfeanträgen
- Organisation des Büros und der datentechnischen Infrastruktur und Verwaltung
- teilweise buchhalterische Tätigkeiten als Vertretung
- Weitere Digitalisierung der Stiftungsarbeit

Dein Profil

- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Erfahrung
- Idealerweise betriebs- und sozialwirtschaftliche Kenntnisse
- Eigeninitiative und strukturierte selbstständige Arbeitsweise
- Sicheres und verbindliches Auftreten
- Vielseitige soziale und kulturelle Interessen und
- Verbundenheit mit der Stadt Frankfurt - auch im Licht der Stiftungsthemen
- Sicherer Umgang mit MS-Office, MS-Windows und mit sprachbasierten Tools zur Unterstützung von Kommunikation und Konzeptarbeit.
- Erprobte Social-Media-Kompetenz

Wenn Sie sich langfristig in dieser inhaltlich erfüllenden Aufgabe sehen, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme und gerne Bewerbung - mit Angabe des möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung - an die von uns beauftrage Personalberatung unter der Kennziffer lp803 an [email protected]. Herr Dominik v. Leuckart steht Ihnen gerne vorab unter +49 175 566 47 56 für Fragen zur Verfügung. Diskretion ist garantiert.

Bei unserem Kunden handelt es sich um ein traditionsreiches, international tätiges Finanzinstitut in Familienbesitz. Der Schwerpunkt liegt auf der Beratung von Unternehmen, Regierungen und vermögenden Privatpersonen – insbesondere in den Bereichen M&A, Vermögensverwaltung und strukturierte Finanzierungen. Aktuell suchen wir für unseren Kunden einen engagierten Office Manager (m/w/d)*, der den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts unterstützt und organisatorisch den Überblick behält.Bewerben Sie sich noch heute und senden Sie uns Ihre Unterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! Diese Position wird im Rahmen der Direktvermittlung besetzt, der Arbeitsvertrag wird unbefristet sein.

Ihre Position als Office Manager (m/w/d)*:

- Organisation und Koordination reibungsloser Büroabläufe
- Empfang und Betreuung von Gästen sowie erster Ansprechpartner für interne und externe Anfragen
- Termin- und Meetingmanagement inklusive Raumplanung
- Bearbeitung von Korrespondenz und Verwaltung relevanter Dokumente
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Akten
- Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Ressourcen
- Planung, Organisation und Umsetzung interner Veranstaltungen (Eventmanagement)
- Reiseplanung und -buchung (Travelmanagement)
- Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung, insbesondere bei Reisekostenabrechnungen

Ihre Qualifikation als Office Manager (m/w/d)*:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Office Management oder in einer ähnlichen Position
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
- Hohe Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Teamfähigkeit sowie eine proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise

Ihre Jobsuche startet und endet mit uns. Kein Arbeitsplatz gleicht dabei dem anderen. Das gleiche gilt für Ihre Persönlichkeit und Ihre Fähigkeiten. Wir sind „Matchmaker“ und helfen Ihnen, die perfekte Stelle im idealen Unternehmen zu finden.

ALIKE Consulting ist als Personalvermittler Ihr Spezialist für Positionen im Bereich Vorstands/Team-Assistenz, Empfang sowie Office Management im Professional und Financial Services Bereich, vom Global Player bis zum erfolgreichen Mittelstandsunternehmen.

Für unseren Kunden, ein im Private Equity Bereich tätiges Unternehmen mit Sitz im Herzen Frankfurts, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n engagierte/n Assistentin/Assistenten (m/w/d) in Teilzeit für ein kleines Team von Investment Professionals und Unterstützung in der Büroorganisation/Officemanagement an 1,5 Tagen bzw. 10- max. 20h pro Woche.

Ihre Aufgaben:

- Assistenz: Allgemeine administrative Unterstützung der Investment Professionals im Tagesgeschäft inkl. Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Dienstreisen
- Office Management: Selbstständige Erledigung von Assistenzaufgaben und Organisation des Office Managements
- Buchhaltungsvorbereitung: Vorbereitung der Buchhaltung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs
- Event Management: Planung, Koordination sowie Nachbereitung von diversen Meetings, Events und Veranstaltungen

Ihr Profil:

- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder Studium, sehr gerne in der gehobenen Hotellerie  
- Erfahrung in einem ähnlich dynamischen Umfeld (gerne im Bereich Professional Services)
- Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe, hoher Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit
- Selbständige, strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Serviceorientierung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Teamplayer mit Hands-on-Mentalität
- Kommunikative und aufgeschlossene Persönlichkeit mit freundlichem, höflichem und sicherem Auftreten und sehr guten Umgangsformen

Unser Kunde bietet Ihnen:

- Attraktiv gelegenes Büro in der Frankfurter Innenstadt
- Abwechslungsreiche, eigenständige und verantwortungsvolle Tätigkeit zusammen mit einer weiteren Assistenzkollegin
- Arbeit in einem dynamischen und modernen Arbeitsumfeld
- Sehr gute Bezahlung
- Ein respektvolles und freundliches Arbeitsklima mit Spaßfaktor
- 30 Tage Urlaub (Teilzeit entsprechend anteilig)

Interessiert?
Dann senden Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen an Frau Cornelia Murer ([email protected]). Bei Rückfragen erreichen Sie uns gerne unter +49 176 7093 5395. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie persönlich im Bewerbungsprozess zu begleiten.

Sprechen Sie uns auch auf unsere anderen Stellenangebote an, wenn Sie sich hier noch unsicher sind.

GREAT MINDS THINK ALIKE

Unser Kunde mit Sitz im schönen Ortsteil Sachsenhausen in Frankfurt am Main, ist ein wachsendes, internationales Unternehmen im Bereich des Textilrecyclings. Als Tochter eines börsennotierten Industriekonzerns entwickelt er eigene Technologien und arbeitet mit vielen tausend Mitarbeitern in weltweit über 30 Ländern täglich an innovativen und zukunftssichernden Lösungen.
Aufgrund des kontinuierlichen Wachstums suchen wir ja vielleicht gerade Sie im Bereich der Direktvermittlung! Bewerben Sie sich noch heute auf diese abwechslungsreiche und spannende Position, damit wir Ihnen mehr über die Aufgabe und das Unternehmen berichten können.
Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen.

Ihre Position als Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)*  mit Homeoffice-Anteil:

- Unterstützung zweier Bereichsleiter in administrativen und organisatorischen Belangen
- Terminkoordination und -überwachung sowie Outlook Kalender-Management
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Unterlagen
- Koordination und Vorbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Nachbereitung
- Kommunikationsschnittstelle zwischen der Bereichsleitung und anderen Abteilungen sowie externen Partnern
- Eigenständige Bearbeitung von Projekten und Sonderaufgaben
- Übernahme projektbezogener, administrativer Aufgaben

Ihre Qualifikation als Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)*  mit Homeoffice-Anteil:

- Kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Berufserfahrung in einer Assistenztätigkeit
- Verhandlungssicheres Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit den MS Office-Anwendungen
- Organisationsgeschick & Kommunikationsstärke
- Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit zur eigenverantwortlichen Arbeit
- Diskretion und Verschwiegenheit im Umgang mit vertraulichen Informationen

Sie möchten Teil einer bedeutenden Institution werden, die das Leben in Frankfurt aktiv mitgestaltet? Für eine renommierte öffentliche Behörde der Stadt Frankfurt, die auf kommunaler Ebene eine zentrale Rolle spielt, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenz (m/w/d) in Teilzeit.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen!

Ihre Position als Assistenz Backoffice (m/w/d)* in Teilzeit:

- Terminkoordination & Informationsrecherche
- Erledigung der Korrespondenz, Koordinierung und Vorbereitung von Gremien, Vorbereitung von Unterlagen, Aktenführung;
- Bearbeitung von Dienst –und Fortbildungsreisen
- Evaluation/Auswertung von Befragungs- und Erhebungsbögen, Datenerhebungen und Auswertungen
- Unterstützung der Regionalleitungen im Rahmen von Projekten

Ihre Qualifikation als Assistenz Backoffice (m/w/d)* in Teilzeit:

- abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung.
- Berufserfahrung Erfahrungen im Bereich Sekretariat
- Service- und Kundenorientierung,
- gute mündliche, telefonische und schriftliche Kommunikationsfähigkeit,
- Bereitschaft und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten
- Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit

LUNISA schafft Verbindungen und bringt zusammen, was zusammengehört. Wir kennen nicht nur den bundesweiten Arbeitsmarkt, sondern auch seine Besonderheiten und finden somit auch für Sie den passenden Traumjob!

Unser Kunde ist ein erfolgreiches Logistiknetzwerk mit Sitz in Frankfurt am Main und bietet Dienstleistungen rund um das Thema Transportlogistik an. Zur Entlastung der Geschäftsführung suchen wir im Rahmen einer Nachfolge eine engagierte und kommunikative Assistenz (m/w/d). Werden Sie Teil des Teams und bewerben Sie sich jetzt.
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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
ID: 2025/15
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Ihre Aufgaben:

- Büroorganisation: Verwaltung von Dokumenten, Ablagesysteme, Protokollführung
- Termin- & Reiseplanung: Koordination von Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen
- Kommunikation: Telefon- und E-Mail-Korrespondenz, Kundenempfang
- Unterstützung der Geschäftsführung: Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen, Recherchearbeiten
- Buchhaltung & Verwaltung: Spesenabrechnung, Materialbestellungen, Personalverwaltung und Eventmanagement
- Ansprechpartner für Kollegen und Kolleginnen sowie Schnittstelle und Bindeglied zu anderen Abteilungen

Ihr Profil:
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office sowie eine gewisse IT-Affinität
- Interesse an Themen wie Digitalisierung & KI wünschenswert
- Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
- Proaktive Arbeitsweise, hoher Qualitätsanspruch sowie die Fähigkeit über den Tellerrand zu blicken

Job Details:
- 40 Stunden / Woche
- Ca. 1- 2 Home-Office-Tage pro Woche möglich (nach Abstimmung mit der Geschäftsführung)
- 30 Urlaubstage

Das wird geboten:
- Flache Hierarchien und Gestaltungsfreiraum
- Anspruchsvolle, vielseitige Aufgabenstellung
- Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- kostenloses Obst und regelmäßige Firmenevents sowie Massagen

Mehr als nur dabei: Ihre Aufgaben

- Sie sind an der Seite der Geschäftsführerin und unterstützen sie eigenständig und aktiv. Dabei bereiten Sie Themen zur Entscheidungsreife vor.
- Sie sind die erste Anlaufstelle für unsere Mitglieder, denn die Mitgliederverwaltung, der Mitgliederservice und die Mitgliederkommunikation liegen in Ihrer Verantwortung.
- Sie managen eigene Projekte, darunter die Konzeption einer digitalen Lernplattform und Digitalisierungsprojekte. Dabei bringen Sie Ihre eigenen Ideen ein.
- Es macht Ihnen Spaß, Veranstaltungen zu konzeptionieren und zu organisieren, darunter Messeauftritte, Kongresse und Fortbildungsveranstaltungen.
- Die Rechnungsstellung und das Mahnwesen liegen in Ihren Händen.
- Sie haben ein gutes Gespür für Kommunikation, deshalb wirken Sie gerne an Marketingprojekten mit, vom gemeinsamen Brainstorming bis zur Umsetzung.

Das flexible Organisationstalent: Ihr Profil

- Idealerweise haben Sie ein abgeschlossenes Studium, alternativ eine abgeschlossene Berufsausbildung, ergänzt durch fachliche Fortbildung.
- Sie verfügen idealerweise über Berufserfahrung, auch aus anderen Branchen. Dabei sind sie ein echtes Allroundtalent.
- Sie haben Erfahrung mit MS 365 und Excel liegt Ihnen.
- Sie sind effizient, gut organisiert und arbeiten selbständig mit hoher Eigenmotivation.
- Sie haben eine Affinität zu medizinischen Themen, modernen Technologien und können digitale Tools souverän einsetzen.
- Sie blicken über den Tellerrand, denken unternehmerisch, sind neugierig und kommunikativ.
- Und Sie haben Spaß daran, eine Organisation zukunftsfähig zu machen.

Weil sich 10 Millionen Menschen auf uns verlassen: Warum wir?

- Wir sind ein kleines, motiviertes und kreatives Team, das mit Spaß viele Projekte umsetzt und einen intensiven Austausch pflegt.
- Wir bieten zahlreiche Möglichkeiten, um sich mit eigenen Ideen einzubringen. Und wir haben die Power, viel zu bewegen.
- Wir bieten flexible Arbeitszeiten und eine moderne Arbeitsumgebung in zentraler Lage.
- Eine wertschätzende Atmosphäre, Arbeit auf Augenhöhe und der offene Dialog gehören für uns immer dazu.
- Wir richten unseren Fokus auf Menschen, auf Innovationen, auf die wissenschaftliche Entwicklung und auf eine hohe Versorgungsqualität für Betroffene.
- Eigenverantwortung und persönliche Entfaltungsmöglichkeiten werden bei uns großgeschrieben.
- Eine angemessene Vergütung sowie eine unbefristete Anstellung sind selbstverständlich.