Assistent in der Auftragsabwicklung (m/w/d) (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

Dein Job bei unsDu bist eine aufgeschlossene Persönlichkeit, die ihr Können in unserer Gemeinschaft einbringen und entfalten will? Du suchst einen Arbeitgeber, der Dich dabei unterstützt, neben Deiner fachlichen Expertise auch Deine individuellen Stärken weiterzuentwickeln?
Als “law firm built around people” legen wir seit jeher großen Wert auf den Menschen hinter dem Beruf. Ob als Anwält:in oder in unseren Business Services: Es sind der Austausch von Expertenwissen und innovativen Ideen sowie die Verknüpfung unserer individuellen Talente, die es uns ermöglichen, hervorragende Arbeit für unsere Mandant:innen zu leisten.

Wir suchen eine:n Assistent:in (m/w/d) in Vollzeit für unser Büro in Düsseldorf .

Was Du bei uns machst
• Du erstellst und bearbeitest gerichtlichen und außergerichtlichen Schriftverkehr in Deutsch und Englisch
• Du koordinierst Termine und Dienstreisen und behältst den Überblick über anstehende Meetings
• Du bereitest Dokumente vor und nach und unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen
• Du übernimmst allgemeine Assistenzaufgaben wie das Dokumenten- und Fristenmanagement und hältst unsere Datenbank auf dem aktuellsten Stand
• Du führst selbstständig die Mandatsakten und erstellst die Abrechnung der Mandate

Was Du mitbringst
• Idealerweise bringst Du mind. 3 Jahre Berufserfahrung als Assistant mit
• Du hast eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Tourismus/Hotelwesen abgeschlossen
• Neben der deutschen Sprache beherrschst Du fließend die englische Sprache
• Du bist ein Organisationstalent und arbeitest gerne selbstständig, zuverlässig und genau
• Last but not least: Du hast Freude daran, Dich und Dein Können für unseren gemeinsamen Erfolg einzubringen

Was wir Dir bieten
• Es erwarten Dich abwechslungsreiche Aufgaben sowie flache Hierarchien
• Du arbeitest eigenverantwortlich in einem innovativen und aufgeschlossenen Umfeld
• Du wirst Teil eines Teams, in dem gegenseitige Unterstützung und ein freundschaftliches Miteinander gelebt werden
• Neben einem attraktiven Gehaltspaket und dem Deutschlandticket erwarten Dich weitere Benefits in unserem modernen Büroumfeld
• Flexible Arbeitszeiteinteilung sowie die Möglichkeit fester Home-Office Tage sind für uns selbstverständlich

Über unsFieldfisher ist eine internationale Wirtschaftskanzlei mit marktführender Praxis in den dynamischsten Sektoren der Welt. Bei uns findest Du eine einzigartige Gemeinschaft: von Hamburg über Berlin, Düsseldorf und Frankfurt am Main bis nach München – und in unseren Büros weltweit. Gemeinsam beraten wir unsere Mandant:innen klar, auf den Punkt und oft an der Schnittstelle zu neuen Entwicklungen und Technologien. Wir suchen die Herausforderung. Wir kämpfen für das richtige Ergebnis und pflegen dabei unseren Fieldfisher-Spirit – geprägt durch Offenheit, Wertschätzung und Zusammenhalt.

- Werden Sie Teil eines modernen und wegweisenden Logistikunternehmens|Gestalten Sie unsere Exportprozesse mit Ihrer engagierten Arbeitsweise

Firmenprofil
Unser Kunde ist ein führendes Logistikunternehmen aus Düsseldorf, das sich auf die weltweite Distribution und Lagerung von Waren spezialisiert hat. Mit einem Fokus auf modernste Technologien und effiziente Prozesse setzt unser Kunde Maßstäbe in der Logistikbranche. Das Unternehmen bietet seinen Kunden maßgeschneiderte Lösungen und engagiert sich für eine kontinuierliche Verbesserung der Logistikdienstleistungen.

Unser Kunde ist ein dynamisches und international tätiges Unternehmen und bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem hochinnovativen Umfeld zu arbeiten und an spannenden Projekten mit namhaften Kunden weltweit mitzuwirken. Wenn Sie Leidenschaft für Logistik und Exportprozesse mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig.

Aufgabengebiet

Abwicklung und Koordination von Exportvorgängen
-Erstellung und Prüfung von Exportdokumenten
-Überwachung der Zollabwicklung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
-Kommunikation mit Kunden, Spediteuren und Behörden
-Kontrolle und Pflege von Exportdaten in unserem System
-Unterstützung bei der Optimierung der Exportprozesse
-Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Partnern

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
-Berufseinsteiger willkommen, erste Erfahrungen im Exportbereich von Vorteil
-Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
-Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
-Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
-Teamfähigkeit und ein freundliches Auftreten
-Zuverlässigkeit und hohe Serviceorientierung

Vergütungspaket

Langfristige Perspektive in einem wachstumsorientierten Logistikunternehmen
-Spannende Karriereperspektiven im dynamischen und zukunftsweisenden Bereich der Logistik
-Angenehmes und kollegiales Betriebsklima
-Geregelte Arbeitszeit, 38,5 Wochenstunden
-Homeoffice möglich
-Gympass
-Corporate Benefits

- Werden Sie Teil eines innovativen und zukunftsorientierten Logistikunternehmens|Optimieren Sie unsere Importprozesse aktiv

Firmenprofil
Unser Kunde ist ein führendes Logistikunternehmen aus Düsseldorf, das sich auf die weltweite Distribution und Lagerung von Waren spezialisiert hat. Mit einem Fokus auf modernste Technologien und effiziente Prozesse setzt unser Kunde Maßstäbe in der Logistikbranche. Das Unternehmen bietet seinen Kunden maßgeschneiderte Lösungen und engagiert sich für eine kontinuierliche Verbesserung der Logistikdienstleistungen.

Unser Kunde ist ein dynamisches und international tätiges Unternehmen und bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem hochinnovativen Umfeld zu arbeiten und an spannenden Projekten mit namhaften Kunden weltweit mitzuwirken. Wenn Sie Leidenschaft für Logistik und Importprozesse mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig.

Aufgabengebiet

Abwicklung und Koordination von Importvorgängen
-Erstellung und Prüfung von Importdokumenten
-Überwachung der Zollabwicklung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
-Kommunikation mit Lieferanten, Spediteuren und Behörden
-Kontrolle und Pflege von Importdaten in unserem System
-Unterstützung bei der Optimierung der Importprozesse
-Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Partnern

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
-Berufseinsteiger willkommen, erste Erfahrungen im Importbereich von Vorteil
-Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
-Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
-Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
-Teamfähigkeit und ein freundliches Auftreten
-Zuverlässigkeit und hohe Serviceorientierung

Vergütungspaket

Langfristige Perspektive in einem wachstumsorientierten Logistikunternehmen
-Spannende Karriereperspektiven im dynamischen und zukunftsweisenden Bereich der Logistik
-Angenehmes und kollegiales Betriebsklima
-Geregelte Arbeitszeit, 38,5 Wochenstunden
-Homeoffice möglich
-Gympass
-Corporate Benefits

- Familien­geführten, mittelständischen Unter­nehmen mit ca. 400 Beschäftigten|Um gemeinsam den Wandel zu gestalten, brauchen wir Mut und Kreativität

Firmenprofil

Sie sind der erste Ansprechpartner für Kunden und Geschäftspartner und sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Empfang

Aufgabengebiet

Du bist erster Ansprechpartner am Empfang für Gäste, Kunden und Mitarbeiter
-Du betreust die Telefonzentrale und kümmerst Dich um eingehende E-Mails
-Du übernimmst die Postsortierung und -weiterleitung
-Du kümmerst dich um die allgemeine Büroorganisation

Anforderungsprofil

Dein kompetentes und herzliches Auftreten gegenüber unseren Gästen ist für Dich selbstverständlich
-Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbar
-Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Ähnliches und verfügst über einschlägige Berufserfahrung im Vertriebsumfeld
-Deine Freundlichkeit ist unschlagbar, du gehst gern auf Menschen zu und verlierst die Bedürfnisse deines Gegenübers nicht aus den Augen
-Gute Umgangsformen und Erscheinungsbild sind für Dich selbstverständlich

Vergütungspaket

eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sehr netten, professionellen und internationalen Team
-angenehmes, wertschätzendes und familiäres Arbeitsklima mit flachen Hierarchien
-faire und rechtzeitige Dienst- und Urlaubsplangestaltung
-Arbeitszeitkonto mit Freizeitausgleich
-größtmöglichen Handlungsspielraum, um dein Talent und Initiative zu zeigen
-onboarding
-Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
-Mitarbeiterverpflegung mit ausgewogenen und frisch zubereiteten Speisen
-Mitarbeiterfeste wie Sommer- und Winterfeste

- Internationales Unternehmen im Bereich der Bankensoftware
- Renommierte Finanzinstitute gehen gemeinsam mit dem Unternehmen in eine digitale Zukunft
- Leistungsfähige Software-Lösungen und die dazugehörigen Dienstleistungen stehen auf der Tagesordnung

Ihre Aufgaben:

- Bereitstellung verschiedener Dienstleistungen im Bereich Kontoverwaltung für deutsche Bankoperationen
- Erfolgreiche Implementierung von Dienstleistungen für die Kontoeröffnung, -pflege und -schließung
- Unterstützung des Teams bei der Verbesserung der Funktionalitäten der Kernbankplattform sowie der dazugehörigen operativen Prozesse zur Steigerung der Effizienz und zur Verringerung betrieblicher Risiken
- Unterstützung des Teams bei Projekten und Tests neuer Funktionen oder regelmäßiger Releases

Ihre Qualifikationen:

- Arbeitserfahrung im Bereich Banking Operations, z.B. Kontoverwaltungsdienste
- Teamgeist, Engagement und ein hohes Maß an Qualitätsbewusstsein
- Schnelles Denken, exzellente Kommunikationsfähigkeiten und eine praktische Herangehensweise
- Positives Charisma, hohe Serviceorientierung und organisatorische Fähigkeiten
- Gute Englischkenntnisse, fließend in Deutsch
- Aufgeschlossen, teamfähig, gewissenhaft und eigenständig
- Solide analytische und problemlösende Fähigkeiten

Ihre Vorteile:

- 30 Tage Urlaub
- Hohe Flexibilität hinsichtlich der Möglichkeit im Home Office zu arbeiten
- Überdurchschnittliches Einkommen
- Moderne u. gut erreichbare Büroräume in Berlin (Kurfürstendamm)
- Entlohnung und Förderung unabhängig von Herkunft, Alter, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder Religion

Über Hays:

Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.

- Schneller Einstieg in ein spannendes Unternehmen|Ihr nächster Lebensabschnitt wartet auf Sie.

Firmenprofil
Unser Kunde ist ein renommiertes Unternehmen in der Fashion-Branche, das für hochwertige Designs, Kreativität und Exklusivität steht. Mit einem internationalen Kundenkreis und einem globalen Netzwerk ist unser Unternehmen eine führende Marke im Modebereich. Zur Verstärkung unseres Empfangsteams suchen wir eine kommunikative und serviceorientierte Rezeptionistin (m/w/d) mit ausgezeichneten Sprachkenntnissen, die einen professionellen ersten Eindruck vermittelt und sich in einem internationalen Umfeld wohlfühlt.

Aufgabengebiet

Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste sowie Geschäftspartner
-Professionelle und freundliche Entgegennahme von Telefonaten in mehreren Sprachen
-Organisation und Koordination von Terminen und Konferenzräumen
-Bearbeitung von E-Mail-Anfragen
-Administrative Tätigkeiten wie die Bestellung von Büromaterialien und die Pflege von Besucherlisten
-Unterstützung bei internen Veranstaltungen, Meetings und Events
-Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Marketing, Vertrieb und Verwaltung
-Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs am Empfang und allgemeiner Büroorganisation

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Empfangs- oder Dienstleistungsbereich, idealerweise in der Fashion- oder Luxusbranche
-Mehrsprachigkeit: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachen wie Französisch, Italienisch oder Spanisch sind von Vorteil)
-Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, SAP) und Telefonanlagen
-Ausgeprägte Serviceorientierung und freundliches Auftreten
-Organisationsgeschick und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
-Gepflegtes, modisches Erscheinungsbild passend zur Branche
-Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit auch in stressigen Situationen
-Freude am Umgang mit internationalen Gästen und Kunden

Vergütungspaket

Einen modernen Arbeitsplatz in einem renommierten Unternehmen der Fashion-Branche
-Ein internationales Arbeitsumfeld mit spannenden Kontakten
-Flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur
-Attraktive Mitarbeiterrabatte und weitere Benefits
-Geregelte Arbeitszeiten mit fairer Vergütung
-Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung

- spannendes, internationales Umfeld|zentrale Lage in Düsseldorf

Firmenprofil
Unser Kunde, eine renommierte internationale Wirtschaftskanzlei, sucht eine engagierte und zuverlässige Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit. Mit einem globalen Netzwerk und einem modernen Arbeitsumfeld bietet die Kanzlei eine spannende und dynamische Arbeitsatmosphäre. Werden Sie Teil eines hochprofessionellen Teams und unterstützen Sie die tägliche Arbeit in einem internationalen Kontext!

Aufgabengebiet

Administrative Unterstützung: Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen
-Korrespondenz: Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
-Dokumentenmanagement: Erstellung, Formatierung und Bearbeitung von juristischen Dokumenten, Präsentationen und Berichten
-Datenpflege: Pflege und Verwaltung von Daten in internen Systemen
-Teamorganisation: Unterstützung bei internen Projekten, Planung von Veranstaltungen und allgemeine Büroorganisation
-Rechnungsstellung: Unterstützung bei der Vorbereitung und Bearbeitung von Mandantenabrechnungen

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung in einer Kanzlei oder einem Beratungsumfeld
-Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem internationalen Umfeld
-Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
-Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
-Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
-Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
-Freundliches Auftreten und Teamgeist

Vergütungspaket

Ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem internationalen und professionellen Umfeld
-Attraktive Vergütung und flexible Arbeitszeiten (max. 25 Stunden/Woche)
-Möglichkeit, eigenständig zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen
-Modern ausgestattetes Büro in zentraler Lage
-Weiterbildungsmöglichkeiten und Teamevents
-Parkplatz oder Deutschlandticket
-Möglichkeit für hybrides Arbeiten

Ihre Aufgaben

Sind Sie auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und haben bereits umfangreiche Erfahrungen in internationalen Unternehmen gesammelt- Sie sind versiert in der Reisebuchung, im Kalendermanagement, in der Eventplanung sowie in der Organisation von Meetings- Dann haben wir die perfekte Position für Sie! Unser Kunde, ein weltweit führender Hersteller von Hightech-Kunststoffen, sucht aktuell eine Executive Assistance (w/m/d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Sie übernehmen das Management des Kalenders sowie die Organisation und Buchung von Reisen, einschließlich der Vorbereitung und Abrechnung von Reisekosten

- Sie sind verantwortlich für die Planung und Durchführung von Meetings, Workshops und Events, sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache, sowie deren Vor- und Nachbereitung
- Im Bereich der Beschaffung unterstützen Sie, indem Sie Bestellanforderungen im SAP-System anlegen und die Rechnungsprüfung übernehmen
- Sie lösen eigenständig auftretende administrative Probleme und bearbeiten Anfragen
- Sie unterstützen erfolgreich unterschiedliche Stakeholder und gehen neuen sowie unbekannten Themen mit Offenheit und Neugierde entgegen

Ihre Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

- Zudem bringen Sie mehrere Jahre fundierte Berufserfahrung in einer ähnlichen Position mit
- Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch Selbstständigkeit und Gewissenhaftigkeit aus
- Sie sind kommunikativ, teamorientiert und gehen offen auf Kolleg:innen zu
- Ihre ausgezeichneten Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie Ihre hohe Proaktivität, Flexibilität und Teamfähigkeit überzeugen uns

Ihre Vorteile

Einen unbefristeten Arbeitsvertrag

- 30 Tage Urlaub im Jahr
- Eine flexible Arbeitszeitregelung
- Zugang zu exklusiven Corporate-Benefits
- Regelmäßige Feedbackgespräche zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
- Individuelle Fortbildungs- und Trainingsmöglichkeiten
- Abwechslungsreiche Stammtische für den Austausch und das Miteinander

Dafür steht Brunel

Arbeiten bei Brunel bedeutet: Attraktive Arbeitsaufgaben, außergewöhnliche Karriereperspektiven, die Sicherheit eines expandierenden Ingenieurdienstleisters und die ganze Vielfalt des Engineerings und der IT. Allein in der DACH-CZ Region verfügen wir über mehr als 40 Standorte und Entwicklungszentren mit akkreditiertem Prüflabor und weltweit über 120 Standorte mit mehr als 12.000 Mitarbeitern in über 40 Ländern. Mehr als 45 Jahre international erfolgreich und über 25 Jahre in Deutschland. Stillstand bedeutet Rückschritt - mit Brunel können Sie etwas bewegen!