Sekretariat (m/w/d) (Sekretär/in)

Ein Job, wo Ihre Arbeit den Unterschied macht!

Wir suchen aktuell: Sekretariat (m/w/d)

Wir, die RWS Gebäudeservice GmbH, sind als mittelständisches Unternehmen in großen Teilen Ostdeutschlands tätig. Seit über 30 Jahren agieren wir als zuverlässiger und kompetenter Partner für soziale Einrichtungen, Behörden, Verwaltungen und Industrieunternehmen. Unser Fokus liegt auf werterhaltender Reinigung und Pflege von Gebäuden und Außenanlagen sowie Hausmeisterleistungen und Wirtschaftsdienste.

Sie lieben es abwechslungsreich, führen gern Ihr eigenes Team und Kundenkontakt ist Ihnen wichtig?

Wir suchen nicht "Human Resources" sondern Menschen, mit denen wir gemeinsam die Zukunft gestalten. Werden Sie ab sofort als Sekretariat (m/w/d) (20h/Woche, ab November ist eine Anpassung auf 30h/Woche möglich) Teil unseres Teams in der Niederlassung in Chemnitz.

Egal ob Profi oder Quereinsteiger, bei uns sind Sie richtig.

Ihre Aufgaben

- telefonische Kommunikation mit Kunden, Niederlassungen, Mitarbeitern
- Korrespondenzbearbeitung
- Pflege und Ablage von Vertragsbestände
- Eingabe von Einsatzaufträgen und Änderungen
- Bearbeitung von Vertragsänderungen
- Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Damit begeistern Sie uns

- Sie übernehmen gerne Verantwortung, haben Freude im Umgang mit Menschen und besitzen eine abgeschlossene Berufsausbildung.
- Das Führen von Mitarbeitern fällt Ihnen leicht und Sie gehen lösungsorientiert mit neuen Situationen um
- Sie sind ein Organisationstalent und sind mit den gängigen MS-Office Programmen vertraut
- Sie besitzen einen Führerschein der Klasse B.

Passt doch nicht?!?

Sie möchten sich gern beruflich verändern und trotzdem Ihre langjährige Berufserfahrung nutzen? Wir suchen Quereinsteiger mit Ihrer Erfahrung. Um Ihre weitere Qualifizierung kümmern wir uns!

Damit begeistern wir Sie

- Langfristige Zusammenarbeit ist uns wichtig, deswegen erhalten Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
- Sie werden erwartet von wertschätzenden und unterstützenden Kollegen/innen, die Wert auf eine offene Kommunikation legen.
- Damit Sie bei uns im Team gut ankommen, nehmen wir uns die Zeit, Sie intensiv einzuarbeiten.
- flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub unterstützen Ihre Work-Life-Balance.
- Unser Wachmacher-Kaffee weckt all Ihre Sinne - und das Wasser Ihre Lebensgeister.
- Mit unserer betrieblichen Altersvorsorge unterstützen wir Sie auch in Ihrer Zukunft.
- Wir legen Wert auf ein gutes Betriebsklima. Deshalb sind uns gemeinsame Mitarbeiterveranstaltungen wie zum Beispiel Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Sportevents wichtig.
- Bleiben Sie neugierig und entwickeln Sie sich weiter: Wir unterstützen Sie aktiv in Ihrer persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung durch unsere RWS Akademie.

So geht's weiter

Bewerben Sie sich einfach online mit Ihrem Lebenslauf. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung und nach Sichtung Ihrer Unterlagen informiere ich Sie, wie es weiter geht. Sie haben Fragen? Rufen Sie mich einfach an unter 0341- 9170321 oder schreiben Sie mir eine Nachricht an [email protected].

www.rws-gruppe.de/karriere-jobs

Wir, die World Wide Job Agency, sind eine private Arbeitsvermittlung und agieren seit 2002 auf dem Arbeitsmarkt.

Die World Wide Job Agency vermittelt nicht in Zeitarbeit!

Sie benötigen, für die nachstehende Stellenausschreibung, keinen Vermittlungsgutschein der Agentur für Arbeit / Jobcenter! Unser Auftraggeber zahlt die Vermittlungsprovision! Für Sie ist die Vermittlung kostenfrei!!

Für eine Steuerkanzleien in Chemnitz suchen wir eine Sekretär m/w/d in Vollzeit

Der Stelleninhaber trägt die Verantwortung für die eingehenden Telefongespräche in der Kanzlei. Zusätzlich dazu ist er/sie für Schriftverkehr und Zuarbeiten sowie die allgemeine Ordnung im Büro verantwortlich.
Empfangstätigkeit / Repräsentanz in der Kanzlei am Empfang

Ihre Aufgaben:

-          Annahme eingehender Telefongespräche und Weiterverbinden der Gespräche bzw. Koordination der notwendigen Kommunikation mit den Mandanten. Dokumentation der eingehenden Telefonate.
-          Archivierung sämtlicher Dokumentenarten im Dokumentenmanagementsystem (DMS – papierarmes Büro).
-          Systemeintragung von Fristen und Terminen. Pflege der Wiedervorlage.
-          Erledigung von Schriftverkehr und Posteingang sowie Zuarbeiten (Bilanzen binden, Ordner anlegen, Musterordner bevorraten), Koordinierung vom Unterlagen- und Belegfluss zwischen Mandanten, Kanzlei und Finanzbehörden
-          Erledigen von Mandantenkorrespondenz (z.B. Beleganforderungen, Rückfragen, Kurzmitteilungen, Rücksendungen) .
-          Sicheres Tastaturschreiben
-          Nach Möglichkeit Diktierfähigkeit (Textübernahme aus Diktiergerät)
-          Verantwortlichkeit für die allgemeine Ordnung im Büro und separater Küche, Ein-/Ausräumen der Geschirrspülmaschine, Verantwortung für die allgemeine Pflege des Besprechungsraums und Bewirtung von Mandanten. Koordinierung der Büroreinigung.
-          Pflege der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
-          Terminvergabe mit Hilfe der MS-Outlook – Kanzleikalender unter Beachtung der Regeln für die Terminvergabe.
-          Kopierarbeiten, Anlegen von Akten, Bestellung und Pflege des Büromaterialbestands. Überwachung und ggf. Austausch von Kopier- und Druckertoner sowie Papier.
-          Mitarbeit in der Überwachung des Prozessablaufs „Neumandatsannahme“ mit Hilfe von Datev Softwaretools (Vollmachten, Verträge u.a.).
-          Erstellung von Sammelschreiben an Mandanten aus dem Datenbestand der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
-          Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Kanzlei z.B. in den Bereichen Prozessabläufe, Qualitätsstandards.

Ihr Profil

-          Kaufmännische und/oder serviceorientierte Ausbildung.
-          Freundlicher Auftritt am Telefon und in der Kanzlei.
-          Organisatorische Fähigkeiten, Hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.
-          Kenntnisse in den MS-Office Produkten (Word, Excel,..) sowie Affinität zu komplexen EDV Spezialprogrammen (DATEV).
-          Freundlicher Auftritt am Telefon und in der Kanzlei

Geboten wird:

-          Unbefristeter Arbeitsvertrag
-          Modernes Arbeitsumfeld
-          Sehr gute Entlohnung
-          Verschiedene Benefits
-          Freundliches und kompetentes Team

Sollten Sie sich von der Stellenausschreibung angesprochen fühlen, dann senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen / Lebenslauf an die angegebene Mailadresse zu (siehe Kontaktdaten).

Sie haben auch die Möglichkeit unseren Personalfragebogen (Ihr „Wunschzettel“) auf unserer Homepage (siehe (http://www.wwja.de) Angaben zur Bewerbung) auszufüllen und die Datenschutzerklärung zu bestätigen. Klicken Sie einfach dazu auf der Startseite den Button „Jetzt bewerben“.

Nach Erhalt dieser Unterlagen, setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung und führen mit Ihnen ein Gespräch, wo wir Ihnen auch unseren Kunden benennen.

Sollten Ihrerseits Fragen entstehen, können Sie jederzeit Herrn Baumgartl unter den angegebenen Rufnummern (siehe Kontaktdaten) kontaktieren.

Bezüglich der besseren Lesbarkeit verzichten wir auf die geschlechtsspezifische Gleichstellung. Alle Personenbezeichnungen gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Die Technische Universität Chemnitz hat sich als innovative Wissenschafts- und Bildungseinrichtung etabliert, die sich den Herausforderungen im Wettbewerb zwischen den Hochschulen bewusst stellt. Sie bietet Persönlichkeiten mit ausgewiesener fachlicher Kompetenz, die konstruktiv an der innovativen Weiterentwicklung mitwirken möchten, attraktive Arbeitsplätze.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist an der Fakultät für Maschinenbau, Professur Produktionssysteme und -prozesse eine Stelle als vollbeschäftigte/-r

Verwaltungsangestellte/-r/Sekretär/-in (m/w/d)

(100 %, Entgeltgruppe 6 TV-L)

zunächst befristet bis 21.02.2025 im Rahmen einer Vertretung mit der Option auf befristete Weiterbeschäftigung zu besetzen. Die Auswahl erfolgt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Technische Universität Chemnitz ist bemüht, Frauen besonders zu fördern und bittet qualifizierte Frauen daher ausdrücklich, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder Gleichgestellte nach Maßgabe des SGB IX vorrangig berücksichtigt. Der Arbeitsplatz ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Bei entsprechenden Bewerbungen erfolgt die Überprüfung, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.

Zum Aufgabenbereich zählen insbesondere:

- Büromanagement (E-Mail-/Postbearbeitung, Korrespondenz, Terminkontrolle und -planung, Raumverwaltung, Protokollführung bei Teamsitzungen, Betreuung von Gästen)
- Bearbeitung verwaltungs- und finanztechnischer Angelegenheiten (Kostenstellenverwaltung von Haushalt und Drittmittel, Bestellungen und Projektabrechnungen, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen)
- Unterstützung bei der Erfüllung lehrtechnischer Angelegenheiten und Aufgaben, sowie Betreuung von Studierenden (insbesondere Organisation im Rahmen von Prüfungen, Kolloquien, Unterstützung bei der Semesterstundenplanung)
- Organisatorische Betreuung von Promovenden
- Generelle Unterstützung der Professur bei der Wissenschaftsorganisation (Erledigung verschiedentlich anfallender Schreibarbeiten, Arbeitsmaterialienvorbereitung durch Kopien und Scans, Assistenz bei Bibliographiedatenbanken und bei Fachliteraturbeschaffung)

Voraussetzungen:

•    mindestens erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungssektor bzw. eine vergleichbare Qualifikation und Eignung aufgrund vorliegender Fachkenntnisse und einschlägiger Erfahrungen im Bereich Sekretariat/ Verwaltung

•    sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

•    sicherer Umgang mit Office-Software und Internetanwendungen

•    hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Serviceorientierung

•    ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie Organisationstalent

•    hohes Maß an Loyalität und Diskretion

•    Erfahrungen auf dem Gebiet des Hochschulwesens wünschenswert

Bitte sehen Sie unbedingt von der Einsendung von Originalunterlagen ab, da Ihre schriftlichen Unterlagen nicht zurückgesendet, sondern unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet werden. Wünschen Sie eine Rücksendung, legen Sie Ihrer Bewerbung bitte einen ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlag bei.

Bewerbungen sind unter dem Stichwort »PSP-Sekr.« mit den üblichen Unterlagen bis 01.01.2025 elektronisch oder postalisch an u. a. Adresse zu richten. Bitte beachten Sie, dass aus sicherheitstechnischen Gründen keine elektronischen Bewerbungen bzw. Anhänge von Bewerbungen im Stellenbesetzungsverfahren berücksichtigt werden können, welche über Verknüpfungen (Hyperlinks) zu Dritten zum Download zur Verfügung gestellt werden.

Technische Universität Chemnitz

Fakultät für Maschinenbau

Professur Produktionssysteme und -prozesse

Ansprechpartner: Prof. Dr.-Ing. Martin Dix

09107 Chemnitz

E-Mail: psp@mb.@tu-chemnitz.de (https://psp@mb.@tu-chemnitz.de)

Die entsprechenden Informationen zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie unter https://www.tu-chemnitz.de/verwaltung/personal/public/Datenschutz/dse_dp.html (https://www.tu-chemnitz.de/verwaltung/personal/public/Datenschutz/dse_dp.html) .

Bürosekretärin

mit kaufm. Grundkenntnissen
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WORD, EXCEL sowie gängige Bürosoftware