Front Desk & Office Manager m/w/d) (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

- Unser Kunde ist ein erfolgreiches Unternehmen, das neben einer hervorragenden Positionierung auf dem Markt auf ein spannendes und dynamisches Arbeitsumfeld verweisen kann

Ihre Aufgaben:

- Übernahme von Aufgaben für das Marktsegment Secure Communications, sowie das Fachgebiet ECHO
- Terminverwaltung /-koordination für Team / Führungskraft und Sicherstellung reibungsloser Kommunikation per Teams / Mail / Telefon / Brief und persönlichem Kontakt für das zu betreuendem Team
- Übernahme des Office-Management inkl. Terminkoordination, sowie die Organisation von internen und externen Meetings
- Pflege verschiedener Kommunikationskanäle, z.B. Workzone sowie Erstellung von Auswertungen und Präsentationen
- Durchführung der Büro-Organisation (Post, Besprechungsraumverwaltung, Verwaltung und Pflege von Inventar)
- Bestellungen aller Art, sowie Überprüfung der Bestellvorgänge
- Administrative Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen des Fachgebiets (Korrekturen im Zeiterfassungssystem, Bearbeitung von Abwesenheitsmeldungen, Erfassung der Kommissionsstunden, Erstellung von Lieferscheinen, etc.)
- Travelmanagement: Planung und Organisation von Dienstreisen bis zur Reisekostenabrechnung sowie Planung und Begleitung von diversen internen und externen Veranstaltungen Erstellung von Auswertungen und Präsentationen sowie Gästebetreuung inkl. Raumkoordination und Bewirtung
- Administrative Koordination von Ein- und Austritten

Ihre Qualifikationen:

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung
- Ausgeprägte Erfahrung im Assistenzbereich und organisatorisches Geschick
- Sehr gute Anwenderkenntnisse im Umgang mit den MS Office-Anwendungen sowie SAP ERP, SharePoint und Confluence
- Eigenständige und systematische Arbeitsweise sowie Zeitmanagement
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Vorteile:

- Unterstützung und Transparenz während des gesamten Bewerbungsprozesses inkl. Bewerbungscoaching und Gehaltsvergleich
- Persönliche Betreuung während Ihrer Arbeit beim Kundenunternehmen
- Wir geben Sicherheit - attraktives Jahresgehalt, pünktliche Bezahlung, volle soziale Absicherung, Lohnfortzahlung bei Urlaub und Krankheit
- Betriebliche Altersvorsorge
- Corporate Benefits

Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei.
Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.

- Modernes Arbeitsumfeld mit guter Laune
- Unternehmen mit Option auf eine Festeinstellung

Firmenprofil
Seit über 27 Jahren steht das Unternehmen für exzellente Projektentwicklung in der Immobilienwirtschaft mit einem Schwerpunkt auf hochwertige Architektur und außergewöhnliche Projekte. Mit einem engagierten Team aus Spezialisten verschiedenster Fachrichtungen treiben sie Projekte voran, die Nachhaltigkeit und Digitalisierung in den Fokus stellen.

Aufgabengebiet

Empfang und Betreuung von Gästen sowie professionelle Kommunikation nach innen und außen
-Verantwortung für die Organisation der Büroabläufe, inklusive Bestellungen von Büro- und Verbrauchsmaterialien
-Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, wie z. B. Terminkoordination, Reisebuchungen und Dokumentenverwaltung
-Vor- und Nachbereitung von Besprechungsräumen, Organisation von Meetings und Unterstützung bei Events
-Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Dienstleistern, um effiziente Prozesse zu gewährleisten
-Aktive Unterstützung der Geschäftsleitung in projektbezogenen Aufgaben und bei Sonderprojekten

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
-Idealerweise erste Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
-Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
-Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit Organisationstalent
-Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
-Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft, sich in neue digitale Tools einzuarbeiten

Vergütungspaket

Eine spannende und vielseitige Position in einem zukunftsorientierten Unternehmen
-Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit Entwicklungspotenzial und Aufstiegsmöglichkeiten
-Ein modernes Büro in zentraler Lage
-Flache Hierarchien und ein kollegiales, offenes Team
-Die Chance, an innovativen Projekten in den Bereichen Nachhaltigkeit und Digitalisierung mitzuwirken
-Kindergartenzuschuss
-JobRad oder JobTicket

Wir sind…

die carpediem Personalberatung GmbH und mit mehreren hundert Mitarbeitern (m/w/d) DER bayrische Personaldienstleister. Mit Herz und Leidenschaft befriedigen wir an vier Standorten in Bayern Ihre Bedürfnisse im Bereich des Personalmanagements. Mit über 100-jähriger Erfahrung im Management bedienen wir sämtliche Branchen, u.a. Automotive, Maschinenbau, IT, Gesundheits- und Sozialwesen. Unsere Mitarbeiter (m/w/d) sind im gewerblichen und kaufmännischen Bereich, sowie in diversen Fachbereichen der Industrie tätig. Über die klassische Arbeitnehmerüberlassung hinaus, stehen wir Ihnen auch gerne bei Vakanzen im Bereich der Personalvermittlung, als auch bei der Implementierung von Individuallösungen zur Seite. Wir stehen für Professionalität, Qualität, Beständigkeit, Leidenschaft, Verlässlichkeit und Menschlichkeit in der Personaldienstleistungsbranche.

Für ein unterschiedliche Dienstleistungsunternehmen, suchen wir mehrere

Office Management Assistent (m/w/d)

Ihre Aufgaben

- Allgemeine Assistenztätigkeiten
- Reisemanagement sowie Reisekostenabrechnungen
- Office, Facility Datenbank - und Fuhrparkmanagement sowie Überwachung und Bestellung unserer Geschäftsausstattung
- Organisation von Meetings sowie Betreuung der Bewirtung der Gäste
- Kalendermanagement
- Unterstützung bei Abteilungsübergreifende Projekte
- Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents
- Unterstützung des Management Teams

Qualifikation

- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung verfügen oder entsprechende Berufserfahrung
- Sehr guter Umgang mit dem Microsoft Office Paket
- Sorgfältiges und verantwortungsbewusstes Handeln
- Sichere und klare Kommunikation
- Organisationstalent

Wir bieten:

- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Work Live Balance
- Bis zu 30 Tage Urlaub
- Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten nach strukturierter Einarbeitung in kollegialen und hochmotivierten Teams
- Zukunftssicherer, attraktiver und moderner Arbeitsplatz mit sehr guter öffentlicher Anbindung

Der beste Weg zur Bewerbung:

Wählen Sie den Weg zur Bewerbung, der Ihnen am besten entspricht.

Sie haben auf diesem Portal die Möglichkeit ein kurzes oder ausführliches Profil auszufüllen.

Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung per Email zu, die Kontaktdaten entnehmen Sie bitte dem Ende der Anzeige.

Bitte sehen Sie von Postbewerbungen ab bzw. haben Sie bitte Verständnis, dass wir Ihnen diese nicht zurücksenden.

- Eigenständiges Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum.
- Arbeiten in einem Unternehmen dessen Produkte das Leben von Menschen verbessern.

Firmenprofil
Unser Klient ist ein großes Life Science-Unternehmen mit Sitz in München. Sie sind bekannt für ihre hervorragenden Produkte und Dienstleistungen und haben eine starke Präsenz auf dem globalen Markt.

Aufgabengebiet

Organisation und Verwaltung von Büroabläufen
-Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben
-Planung und Organisation von Meetings
-Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung
-Erstellung und Bearbeitung von Berichten und Präsentationen
-Koordination von Reiseplanungen und -kosten
-Verwaltung von internen und externen Kommunikationsflüssen
-Koordination von Projekten und Events

Anforderungsprofil
Ein erfolgreicher Office Manager sollte über folgende Qualifikationen und Erfahrungen verfügen:

Einen Abschluss in Betriebswirtschaft, einer kaufmännische Ausbildung oder in weiteren Bereichen
-Erfahrung in einer ähnlichen Rolle, idealerweise in der Life Science-Branche
-Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details
-Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (C1+) und Englisch (B2+)
-Kenntnisse in MS Office und anderen Büroverwaltungs-Tools

Vergütungspaket

Attraktives Vergütungspaket
-30 Urlaubstage
-Wellbeingbudget
-Individuelles Weiterbildungsbudget
-Ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem engagierten Team
-Die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem großen Life Science-Unternehmen zu erweitern und zu vertiefen

Wenn Sie eine herausfordernde Position in einem globalen Life Science-Unternehmen in München suchen und über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, bewerben Sie sich liebend gerne.

- Schneller Jobeinstieg mit langfristiger beruflicher Perspektive
- Attraktive Vergütung in einem professionellen Arbeitsumfeld

Firmenprofil
Unser Klient ist eine gut etablierte Organisation im Bereich Business Services in München. Es ist eine mittelgroße Organisation, die für ihre erstklassigen Dienstleistungen bekannt ist und einen starken Fokus auf Qualität und Kundenzufriedenheit hat.

Aufgabengebiet

Verwaltung des Bürobetriebs und Sicherstellung eines effizienten Arbeitsumfelds
-Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Unterstützung der täglichen Arbeitsabläufe
-Durchführung von administrativen und organisatorischen Aufgaben
-Verwaltung von Lieferanten und Dienstleistern
-Nachbestellung von Büromaterial und Getränken
-Planung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen
-Termin-Koordination und Reisebuchungen

Anforderungsprofil
Ein erfolgreicher Office Manager (m/w/d) sollte über folgende Qualifikationen und Erfahrungen verfügen:

Erfahrung im Bereich Office Management oder Assistenz
-Starke administrative und organisatorische Fähigkeiten
-Gute Kenntnisse in MS Office und allgemeinen Büroverwaltungstools
-Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

Vergütungspaket

Attraktive Vergütung
-Flexible Arbeitszeiten und ein unterstützendes Arbeitsumfeld
-Schönes Büro mit schöner Lage
-Coole Team-Events

Wir ermutigen qualifizierte Kandidaten, sich für diese spannende Position als Office Manager (m/w/d) in München zu bewerben. Sie werden Teil eines dynamischen Teams in einer Organisation, die Wert auf Qualität und Kundenzufriedenheit legt

- Einzigartige Möglichkeit für Ihre Karriere
- Sie suchen einen Job mit Zukunft-!

Firmenprofil
Unser Klient ist eine angesehene Organisation in der Business Services Branche mit Sitz in München. Sie ist bekannt für ihr Engagement für Exzellenz und ihr Engagement für ihre Mitarbeiter.

Aufgabengebiet

Organisation und Koordination von Bürooperationen und -verfahren
-Verwaltung der Büroausstattung
-Unterstützung des Managementteams
-Personalverantwortung und -entwicklung
-Erstellung und Aktualisierung von Berichten
-Beaufsichtigung der administrativen Mitarbeiter
-Pflege von Büroeffizienz
-Gewährleistung der Einhaltung von Bürogesundheits- und sicherheitsrichtlinien

Anforderungsprofil
Eine erfolgreiche Office Managerin sollte folgende Qualifikationen haben:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
-Erfahrung in ähnlicher Funktion
-Sehr gute Kenntnisse in MS Office
-Organisationsgeschick und eine selbstständige Arbeitsweise
-Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Vergütungspaket

Ein attraktives Arbeitsumfeld in München
-Die Möglichkeit, in einem engagierten Team zu arbeiten
-Eine ausgewogene Work-Life-Balance

Wenn Sie eine herausfordernde Position mit Entwicklungsmöglichkeiten suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

- Werde Teil eines großartigen Unternehmens und unterstütze die Geschäftsführung
- Work - Life - Balance spielt hier eine wichtige Rolle! ⚖️

Firmenprofil
Für unseren Kunden, ein kreatives, innovatives und wachsendes Unternehmen, das als Marktführer in seiner Branche agiert, suchen wir eine engagierte, strukturierte und proaktive Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Aufgabengebiet

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und administrativen Bereich

Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen und Reports

Koordination und Organisation von Terminen, Reisen und Veranstaltungen

Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Mitarbeit bei strategischen Projekten und der Weiterentwicklung von Unternehmensprozessen

Übernahme von Sonderaufgaben und Recherchearbeiten nach Bedarf

Erstellen und Verwalten von wichtigen Dokumenten und Berichten

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium in einem relevanten Bereich

Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder in ähnlicher Position

Exzellente organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise

Hohe Kommunikationskompetenz und eine lösungsorientierte Denkweise

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationstools

Diskretion, Integrität und ein professionelles Auftreten

Vergütungspaket

Die Möglichkeit, in einem dynamischen, innovativen Unternehmen mit flachen Hierarchien zu arbeiten

Vielseitige und herausfordernde Aufgaben mit Raum für Eigeninitiative

Ein angenehmes und kreatives Arbeitsumfeld in einem motivierten Team

Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven

Flexible Arbeitszeiten und attraktive Zusatzleistungen

Ein modernes Büro in zentraler Lage

- Start zeitnah möglich
- Entwicklungsmöglichkeiten

Firmenprofil
Unser Kunde ist eine Organisation von beachtlicher Größe im Bereich Business Services mit Sitz in München. Sie legen großen Wert auf qualitativ hochwertige Dienstleistungen und streben stets danach, ihre Kundenbeziehungen zu stärken und auszubauen.

Aufgabengebiet

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
-Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Systemen
-Versenden diverser Schreiben, Mietverträge und Nachträge
-Checklisten erstellen und bearbeiten
-Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden
-Übernahme von Sonderprojekten nach Bedarf
-Unterstützung bei Kautionsabrechnungen

Anforderungsprofil
Ein erfolgreicher Kandidat für die Position der Teamassistenz (m/w/d) sollte folgende Qualifikationen und Erfahrungen mitbringen:

Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
-Organisatorische Fähigkeiten und Detailorientierung
-Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch
-Beherrschung der gängigen MS Office-Anwendungen
-Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten und eigenständig zu arbeiten

Vergütungspaket

Die Möglichkeit, in einem engagierten und professionellen Team zu arbeiten
-Ein angesehenes Unternehmen im Münchner Süden
-Teilzeit ca. 25 h die Woche (Wünschenswert Montag - Mittwoch)
-Eine Unternehmenskultur, die auf Zusammenarbeit und Respekt basiert

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung für die Position der Teamassistenz (m/w/d) in unserem Büro in München. Nutzen Sie die Chance, Teil eines engagierten Teams in der Business Services Branche zu werden!