Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) (Sekretär/in)

IHRE AUFGABEN

- Sie stehen unseren internen Fachbereichen und externen Geschäftspartnern als kompetente:r Ansprechpartner:in zur Seite
- Die vorbereitende Buchhaltung in den Bereichen Debitoren-, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung gehört zu Ihren Kernaufgaben
- Sie übernehmen die Prüfung und Vorbereitung von Buchungsvorgängen für die Weiterverarbeitung durch die zentrale Buchhaltung
- Kontoauszüge und Zahlungsverkehr bereiten Sie gewissenhaft auf und stellen die erforderlichen Unterlagen zusammen
- Im Mahnwesen unterstützen Sie durch die Erfassung relevanter Daten und die Vorabstimmung offener Posten
- Durch Ihre Mitarbeit im Berichtswesen tragen Sie zur Transparenz und Optimierung der Prozesse bei
- Sie pflegen und aktualisieren Kunden- und Lieferantendaten in den Systemen SAP und Kathago
- Bei vielfältigen Projekten und Sonderaufgaben leisten Sie wertvolle Unterstützung

IHR PROFIL

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Ein gutes Gespür für Zahlen und wirtschaftliche Zusammenhänge
- Gute Kenntnisse im MS-Office Paket
- Grundkenntnisse in SAP und Kathago sind von Vorteil
- Proaktives Arbeiten und Einbringen eigener Ideen.
- Genauigkeit und Zuverlässigkeit in der täglichen Arbeit.
- Fähigkeit, auch bei vielen Aufgaben den Überblick zu behalten.
- Pünktlichkeit und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen.

IHRE VORTEILE

- Als Mitarbeiter:in der VINCI Facilities Solutions GmbH werden Sie Teil unserer VINCI Familie – eines international wachsenden und zukunftsorientierten Konzerns, welcher Ihnen ermöglicht, bereits nach kurzer Einarbeitungszeit eigenverantwortlich zu arbeiten, Entscheidungsspielräume zu nutzen und eigene Ideen einzubringen
- Die Sicherheit, Nachhaltigkeit sowie Karrieremöglichkeiten eines großen Konzerns
- Umfassende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, u.a. über die VINCI Akademie
- Ein angenehmes Betriebsklima und ausgeprägter Teamgeist sind für uns von besonderer Bedeutung: Sie werden ab dem ersten Tag bei VINCI Energies Teil eines hochmotivierten und qualifizierten Teams, welches Hand in Hand die täglichen Herausforderungen meistert
- Darüber hinaus bieten wir u. a.:
- Flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
- Beteiligung am konzerneigenen Aktienprogramm und Förderung der betrieblichen Altersvorsorge
- Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten, Gesundheitsangebote, Bike-Leasing u. v. m.

EINE GRUPPE, VIELE MÖGLICHKEITEN

VINCI Energies liefert maßgeschneiderte Komplettlösungen auf dem Gebiet der Building Solutions. Unsere Unternehmen erbringen Leistungen in den Bereichen Design & Build, technische Instandhaltung sowie Gebäudemanagement und decken somit den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes ab. VINCI Facilities Solutions ist Teil dieses Netzwerkes. Wir bieten unseren Kunden das komplette Dienstleistungsportfolio an, sei es für den öffentlichen Sektor (ÖPP) oder den Privatbereich. Dies von der Planung über den Bau, dem Betrieb und Instandhaltung von Liegenschaften, bis hin zur maßgeschneiderten Finanzierung.
Wir suchen Menschen, die gemeinsam mit uns die Zukunft gestalten. Zur Erreichung dieser Ziele stehen bei uns Ihre Potentiale und Fähigkeiten im Fokus! Daher fördern wir die Vielfalt und Gleichberechtigung und freuen uns über jede Bewerbung gleichermaßen.

Innerhalb der Abteilung Allergologie (ALG) suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen Sachbearbeiter/in (m/w/d) dezentrale Verfahrenssteuerung (DVS) Wir, das Paul-Ehrlich-Institut, sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft. Ihre Aufgaben Die Abteilung Allergologie ist für die Zulassung, Bewertung und Chargenprüfung von Allergenprodukten für die ln-vivo-Diagnostik und die Allergen-spezifische Immuntherapie inklusive rekombinanter Allergene verantwortlich. Sie beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter/innen und besteht aus fünf Fachgebieten (Bewertung Klinik, Bewertung Qualität, Produktprüfung Allergene, Zentrale Methodenentwicklung, Forschung Allergologie). Für den neugegründeten Bereich der dezentralen Verfahrenssteuerung (DVS) von zulassungsbezogenen Verfahren in der Abteilung suchen wir eine engagierte Mitarbeiterin/einen engagierten Mitarbeiter (m/w/d). Zum Aufgabengebiet gehören folgende Tätigkeiten: 1. Selbständige Koordination, Terminüberwachung und formale Prüfung der regulatorischen Verfahren und Wahrnehmung der entsprechenden Kommunikation innerhalb des Instituts sowie mit den Antragstellern 2. Anlage und Pflege von Vorgängen im internen Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) und Übernahme entsprechender Veraktungen 3. Pflege, Aktualisierung und Auswertung der Vorgangs-Datenbanken der Abteilung 4. Prüfung der Anträge auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit. Überwachung der sachgerechten, pünktlichen und vorschriftsmäßigen Bearbeitung und Prüfung der Zulassungsanträge und Änderungsmitteilungen 5. Vorbereitung von regulatorischen Dokumenten (z.B. Bescheide) 6. Organisation inkl. Vor- und Nachbereitung von Beratungsgesprächen sowie internen Peer Review Verfahren 7. Allgemeine Verwaltungsaufgaben (u. a. Literatur- und Materialbestellungen, Betreuung von internen und externen Mailboxen (Sichtung, Weiterleitung relevanter Mails, Ablage) 8. Beteiligung an der Ausbildung von Kaufleuten für Büromanagement, medizinischen Dokumentaren und Betreuung von Praktikanten Unsere Anforderungen Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Berufsausbildung oder Weiterqualifikation im Bereich der medizinischen Dokumentation (z. B. medizinische/r Dokumentar/in, Dokumentationsassistent/in) oder vergleichbare Ausbildung Berufserfahrung, insbesondere in Organisation und Planung sowie im Außenkontakt ist wünschenswert Bereitschaft zur Übernahme neuer Aufgaben im Bereich der dezentralen Verfahrenssteuerung Sicherer Umgang mit Informations- und Kommunikationstechniken (z.B. Microsoft Office-Standardanwendungen, moderne Datenkommunikation) Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift Kenntnisse der medizinischen Terminologie sind wünschenswert Freundliche Umgangsformen im internen sowie externen Kundenkontakt, gute Kommunikations- und Teamfähigkeit Bereitschaft, sich in neue Sachverhalte/Hintergründe selbständig einzuarbeiten Gute Auffassungsgabe und Konzentrationsfähigkeit Selbständige, sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie effiziente, abschlussorientierte Arbeitsorganisation Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, Engagement und Einsatzbereitschaft Unser Angebot ist ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung. Das Beschäftigungsverhältnis ist auf 3 Jahre befristet. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Der Dienstposten ist nach E9a TVöD Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, Homeoffice, keine Kernarbeitszeiten), Kindergartenplätze und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement und die Bezuschussung des Jobtickets runden das Angebot ab. Ihre aussagekräftige Bewerbung übermitteln Sie bitte bis zum 14.01.24 ausschließlich über unser Bewerberportal (blauer Button unterhalb der Anzeige) unter Angabe der JobID 1168. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an Frau Julia Hofmann (E-Mail: [email protected], Telefon: 06103-77-1119).

Für unseren Kunden, ein Unternehmen aus der Chemiebranche in Langen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Sie als
Backoffice Assistant (m/w/d)

Ihre Benefits:
- Internationales Team
- Modernes Arbeitsumfeld
- Abwechslungsreiche Aufgaben

Ihre Aufgaben:
- Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen
- Erstellen von Statistiken
- Korrespondenz mit Kunden
- Bestellwesen
- Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Office-Administration und Verwaltung
- Gute Kenntnisse in MS Office und idealerweise Navision
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Kundenorientiertes, unternehmerisches Denken und Handeln
- Teamfähigkeit



Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Seminarplanung, Rechnungsprüfung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Kundenberatung, -betreuung, Büro- und Verwaltungsarbeiten

Ihr Job bei der DFS
Die DFS ist ein besonderes Unternehmen. Rund 5.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgen für die Sicherheit im deutschen Luftraum. Dabei setzen wir auf Vielfalt, ein faires Miteinander und Flexibilität.

Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung in einer innovativen Branche und Sie schätzen eigenverantwortliches Arbeiten? Sie sind engagiert, organisiert und haben eine aufgeschlossene, freundliche Art und ein sicheres und serviceorientiertes Auftreten?

Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Zur Verstärkung unseres Teams im Bereich Operational Performance & Development suchen wir aktuell eine Assistenz* der Bereichsleitung. Hier sind Sie maßgeblich am Unternehmenserfolg beteiligt, denn der Bereich umfasst fünf Abteilungen mit den Aufgabenschwerpunkten Operational Staffing und Development, Projects, Performance Management, Data Services und Analytics.

Werden Sie Teil unserer Zukunftsstrategie und bewerben Sie sich jetzt!
Ihre Aufgaben
Sie halten der Bereichsleitung den Rücken frei, indem Sie verantwortungsvoll und situativ kanalisieren, was wichtig oder dringend ist. Hier arbeiten Sie einerseits in enger Abstimmung mit allen, die ein Anliegen an die Bereichsleitung haben, andererseits aber auch sehr autark
Dazu gehört die umfassende Unterstützung durch allgemeine Verwaltungsaufgaben wie z.B. Terminkoordination, als auch eigenverantwortliches Aufbereiten sowie anforderungs- und termingerechte Zurverfügungstellung von Unterlagen
Zudem zählen Erfassen und Pflegen von Daten und Informationen zur weiteren Verwendung sowie das Erstellen dazugehöriger Auswertungen zu Ihren Hauptaufgaben
Sie wirken bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen mit und sind verantwortlich für die Vorbereitung von Besprechungen inklusive der Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen
Im Rahmen Ihrer Tätigkeit arbeiten Sie Präsentationen in deutscher und englischer Sprache aus und unterstützen beim Nachhalten von Kennzahlen, Statistiken und der Budgetplanung
Die Organisation und Entwicklung von Abläufen und Geschäftsprozessen wird von Ihnen mitgestaltet. Sie kümmern sich darüber hinaus um die Erstellung von Dokumentationen und Ergebnisvermerken
Das zeichnet Sie aus
Sie sind in der Lage, sich täglich neu auf die anspruchsvolle Organisation und Koordination eines reibungslosen Ablaufs einzustellen, während Sie den Bedürfnissen der Bereichsleitung Rechnung tragen
Sie bringen ein abgeschlossenes Studium oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung mit
Zudem haben Sie Fachkenntnisse im Sekretariatsbereich, z.B. in der Büroorganisation und in der Abbildung und Beschreibung von Prozessen
MS-Office beherrschen Sie sicher und SAP-Kenntnisse wären ein Plus
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Kompetenzprofil ab

* Geschlecht (w/m/d) egal, Hauptsache luftfahrtbegeistert