Verwaltungskraft (Teilzeit)

**Zu den Aufgaben gehören:**

- Finanzbuchhaltung für Konto und Handkasse unseres Vereins:
- Annehmen, Ordnen, Scannen und Ablegen von Belegen,
- Führung der laufenden Buchhaltung mit der Buchhaltungssoftware Campai
- Aufteilung der Personalkosten auf die jeweiligen Fördermittelgeber*innen und Zuarbeiten zum externen Lohnabrechnungsservice
- Verwaltung der Bankkonten: Prüfung von Ein- und Ausgängen, Überweisungen
- Erstellen von Rechnungen und Überwachung der Zahlungseingänge
- Büroorganisation: Bearbeitung der Post und des allgemeinen E-Mail-Accounts der Beratungsstelle, Telefondienst und Terminvereinbarungen
- Mitarbeitenden-Verwaltung: Abfordern der eAUs, rechnerische Überprüfung der Arbeitszeitnach­weise, Nachhalten der Krank- und Urlaubstage
- Zuarbeit bei der Erstellung von Fördermittelanträgen und Verwendungsnachweisen

**Wir erwarten:**

- Ausbildung, Studium oder Berufserfahrung im Bereich (Finanz-) Buchhaltung, Rechnungswesen, Lohnsachbearbeitung und/oder Büroassistenz
- Arbeitserfahrung mit Buchhaltungssoftware
- Arbeitserfahrung im Bereich gemeinnütziger Vereine ist von Vorteil
- Genaue und zuverlässige Arbeitsweise
- Eigeninitiative zur Einarbeitung, Team- sowie Kommunikationsfähigkeit
- Identifikation mit dem Menschenbild, den Zielen und der Haltung der Aidshilfe
- Eine akzeptierende Grundhaltung gegenüber vielfältigen Lebens- und Liebensweisen

**Wir bieten:**

- 15 h/Wo ab dem 01.02.2025 oder früher

- Vorbehaltlich der Zusage des Fördermittelgebers
- Tariforientierte Bezahlung nach TVL, Entgeltgruppe abhängig von der jeweiligen Qualifikation

- Ein aufgeschlossenes und engagiertes Team

Die weimar GmbH ist die Marketinggesellschaft der Stadt Weimar und vereint drei Schwerpunkte: Das congress centrum weimarhalle mit Tagungen, Kongressen und Kultur, die Tourist Information Weimar mit dem kompletten Service für Weimars Gäste sowie Destinationsentwicklung und Marketing mit allen Medien- und Außenauftritten.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine(n) engagierte(n) Mitarbeiter*in (m/w/d) in Vollzeit und für die unbefristete Tätigkeit als Assistenz im Sekretariat der Geschäftsführung.

Ihre Aufgaben:

- Führung des Sekretariats und Übernahme aller klassischen Sekretariatsaufgaben als Officeexperte/in
- Mitwirkung bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und bei laufenden Projekten
- Unterstützung der Geschäftsführung und der Abteilungsleiter als Teamassistenz
- Vorbereitung und Organisation der Gremienarbeit
- Datenrecherche zu verschiedenen Themenstellungen, Datenauswertungen und Erstellung von Berichten, Aktenführung und -verwaltung
- Erstellung von Aufträgen und Angeboten
- Mitwirkung bei der Zusammenstellung von Antragsunterlagen im Rahmen von Förderprogrammen
- Begleitung von Sonderaufgaben und Projekten
- Unterstützung und Mitwirkung bei der Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsmaßnamen

Ihre Voraussetzungen:

- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich, idealerweise im Tourismus- oder Kongressgeschäft, im Tourismus- oder Destinationsmanagement oder Marketing
- gute Kommunikations- Organisations- und Teamfähigkeit
- sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere in den MS-Office-Anwendungen und eine Affinität zur digitalen Weiterentwicklung des Aufgabenbereichs

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit, ein tolles Team, Gestaltungsfreiheit und Platz für Ideen, vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und nachhaltige Annehmlichkeiten wie Bike-Leasing.

Fragen zum Aufgabenbereich und Anforderungsprofil sowie die Bewerbungsunterlagen mit Ihren Gehaltsvorstellungen und dem möglichen Arbeitsbeginn richten Sie bitte an

weimar GmbH Gesellschaft für Marketing, Kongress- und Tourismusservice
Veronika Krey
UNESCO-Platz 1
99423 Weimar
Tel. 03643 745801
[email protected]

Wir, die Menschen im edu-sharing.net e.V., sind ein gemeinnütziger Verein, der sich aus Fördermitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (kurz BMBF) finanziert. Uns vereint die Liebe zu OER und Open-Source und wir tragen mit unseren Forschungen und Lösungen dazu bei, die Bildung offener, vernetzter und für alle Menschen zugänglicher zu gestalten.

Verstärke unser Team aus erfahrenen Bildungs-, IT- und UX-Expert*innen! Erzähle uns in deiner Bewerbung von dir. Lass uns wissen, welche unserer Aufgabengebiete dich besonders interessieren - wo deine Expertise uns unterstützen kann.

Wir suchen eine Teamassistenz  (m/w/d), die unser Projektteam  bei der Organisation und Koordination seiner täglichen Arbeit unterstützt.

Deine Aufgaben:

Allgemeine Bürotätigkeiten wie Terminorganisation und Organisation des Empfangs in unserem virtuellen Bürohaus
Organisation interner Prozesse und Büroabläufe als wertvolle Unterstützung für unsere Team- und Projektleitung
Unterstützung bei Planung und Koordinierung interner und externer Veranstaltungen
Dokumentationsaufgaben und Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Projektunterlagen, Berichten und Präsentationen
Unterstützung bei der Beschaffung von Ressourcen und Budgetüberwachung
Durchführung von Recherchetätigkeiten
Feel Good Management
Kommunikation mit Partnern


Das solltest du mitbringen:
eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrungen in der Team- oder Projektassistenz
Lust anzupacken, Verantwortung zu übernehmen und zuverlässig deine Aufgaben im Blick zu haben
ein Auge für Lösungen, eins für Sorgfalt und ein Händchen zum Organisieren
Spaß an Austausch und Miteinander
Und wenn du dann auch noch souverän deine Themen vertrittst, freitags flache Witze verträgst und dich für einen freundlichen Menschen hältst, bist du bei uns genau richtig

Was du davon hast
Du arbeitest mit einem starken Team mit Herz und starker Verbundenheit. Wir pflegen eine ehrliche, vertrauensvolle Atmosphäre und achten aufeinander. Wir haben Spaß an der gemeinsamen Arbeit. Dazu laden wir dich ein.
Wir bieten dir eine berufliche Heimat mit Wohlfühlfaktor und Flexibilität für Familie und Hobbies.
Das Team ist deutschlandweit verteilt, aber kommt mehrfach im Jahr persönlich zusammen. Unser Verein sitzt in Weimar und bietet unseren Teams aus der Region die Möglichkeit, vor Ort an eigenen Arbeitsplätzen zu arbeiten. Je nachdem wo du wohnst, kannst du das flexibel nutzen. In jedem Fall gilt: Die nötige Ausrüstung für deine tägliche Arbeit erhältst du selbstverständlich von uns.
Wir lernen stetig dazu und fördern eine offene Lernkultur, in der wir uns gegenseitig unterstützen. Auch regelmäßige Coachings stehen zur Verfügung.
Wir sind flexibel in der Veränderung unserer Prozesse. Wenn du dich einbringen möchtest, erhältst du viele Freiheiten und Gestaltungsmöglichkeiten.
Unser Team und unsere Community sind fachlich stark und wir können auf ein breites Expert*innen-Wissen zurückgreifen -  wodurch du jede Hilfe erhältst, die du benötigst oder dich selbst als Ansprechpartner*in  etablieren kannst.
In geförderten, weltverändernden Innovationsprojekten des Vereins erhältst du eine befristete Anstellung oder im edu-sharing Open-Source-Entwicklungsteam eine Festanstellung (auch in Kombination möglich).
Du erhältst eine faire Entlohnung angelehnt an Vergütungen im öffentlichen Dienst
Wir kommen regelmäßig zusammen und organisieren für uns und unsere Community Wohlfühl-Events und Austauschformate. Hier kannst du jede Menge Spaß haben. Neben den fachlichen Workshops reichen die Angebote  vom Kochen kulinarischer Köstlichkeiten bis hin zum gemeinsamen Musizieren in unserer OER-Band.

Die expertum Gruppe bietet technischen und kaufmännischen Fach- und Führungskräften attraktive Aufgaben und Karrierechancen in der Industrie. Für unsere Mitarbeiter sind wir ein zuverlässiger und fairer Partner - gehen Sie mit expertum den Weg zu neuen beruflichen Herausforderungen bei namhaften und wertschätzenden Kunden!

HIER WERDEN SIE ARBEITEN:
Sie wollen karrieretechnisch „auf den Brettern, die die Welt bedeuten surfen“ und bei einem der innovativsten und attraktivsten Arbeitgeber sichere Produkte für die Welt von morgen entwickeln? Perfekt! ?

Unser Kunde R. STAHL gehört zu den attraktivsten Arbeitgebern mit seinen Produkten made in Waldenburg für die Welt und bieten Ihnen neben attraktiven Arbeitsplätzen und Entlohnungsmodellen eine ganze Palette an spannenden Benefits auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft. Bei uns als exklusiver Partner gibt es spannende Stellen sowohl am Stammsitz in Waldenburg als auch im bundesweiten Raum und der Welt. Wir suchen Sie als Kaufmännische Assistenz (m/w/d) in Direktvermittlung.

DIES SIND IHRE AUFGABEN:

   - Zu Ihrem Aufgabengebiet gehört sowohl die methodische als auch die organisatorische Unterstützung des Business Unit-Leiters.
   - Sie sind zuständig für die Erstellung und Umsetzung von Konzept- und Projektarbeiten wie Meetingvor- und Nachbearbeitung, Protokollführung und Kalendermanagement.
   - Die Erstellung von Auswertungen aus SAP sowie der Aufbau und die Pflege von Datenstrukturen gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenfeld.
   - Zudem sind Sie zuständig für das Erstellen von Präsentationen und Grafiken sowie für das Schreiben von Berichten in deutscher und englischer Sprache.
   - Sie organisieren und überwachen Termine, sind zuständig für das Reisemanagement und die Betreuung von Besuchern sowie externen Partnerfirmen.
   - Ebenfalls organisieren Sie interne und externe Veranstaltungen wie z.B. Kundenevents, Mitarbeiterveranstaltungen und führen diese durch.
   - Sie fungieren zudem als Vertretung für alle Sekretariat-Aufgaben am Standort.


DAS BRINGEN SIE MIT:

   - Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich mit mehrjähriger Berufserfahrung.
   - Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit SAP, IRIS Verify sowie über die gängigen MS-Office-Anwendungen.
   - Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus.
   - Zudem bringen Sie eine selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise mit.


WIR GARANTIEREN IHNEN:

   - Sie erwartet eine direkte Festanstellung bei unserem wertschätzenden Kunden.
   - Um Sie bestmöglich bei unserem Kunden zu präsentieren, optimieren wir gemeinsam Ihre Bewerbungsunterlagen und bereiten Sie gründlich auf das Vorstellungsgespräch im Unternehmen vor.
   - Damit Sie zu den besten Konditionen eingestellt werden, stehen wir Ihnen im Voraus zur Verhandlung Ihres Arbeitsvertrags beratend zur Seite.
   - Darüber hinaus beraten wir Sie auch gern kostenfrei zu weiteren passenden Karrieremöglichkeiten.
Diese attraktiven Benefits bietet Ihnen unser Kunde außerdem:
   - Gute Verkehrsanbindung
   - Corporate Benefits
   - Vielseitiges Weiterbildungsangebot


LEBENSLAUF GENÜGT:
Die Online-Bewerbung bei expertum dauert nur wenige Minuten. Laden Sie einfach Ihren Lebenslauf hoch, überprüfen Sie die übernommenen Daten und schicken Sie die Bewerbung ab - fertig. Alternativ können Sie uns Ihre Bewerbung auch per E-Mail zukommen lassen. Wir freuen uns auf Sie!