Kaufmännische Assistenz (w/m/d) (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

- Familien­geführten, mittelständischen Unter­nehmen mit ca. 400 Beschäftigten|Um gemeinsam den Wandel zu gestalten, brauchen wir Mut und Kreativität

Firmenprofil

Sie sind der erste Ansprechpartner für Kunden und Geschäftspartner und sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Empfang

Aufgabengebiet

Du bist erster Ansprechpartner am Empfang für Gäste, Kunden und Mitarbeiter
-Du betreust die Telefonzentrale und kümmerst Dich um eingehende E-Mails
-Du übernimmst die Postsortierung und -weiterleitung
-Du kümmerst dich um die allgemeine Büroorganisation

Anforderungsprofil

Dein kompetentes und herzliches Auftreten gegenüber unseren Gästen ist für Dich selbstverständlich
-Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbar
-Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Ähnliches und verfügst über einschlägige Berufserfahrung im Vertriebsumfeld
-Deine Freundlichkeit ist unschlagbar, du gehst gern auf Menschen zu und verlierst die Bedürfnisse deines Gegenübers nicht aus den Augen
-Gute Umgangsformen und Erscheinungsbild sind für Dich selbstverständlich

Vergütungspaket

eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sehr netten, professionellen und internationalen Team
-angenehmes, wertschätzendes und familiäres Arbeitsklima mit flachen Hierarchien
-faire und rechtzeitige Dienst- und Urlaubsplangestaltung
-Arbeitszeitkonto mit Freizeitausgleich
-größtmöglichen Handlungsspielraum, um dein Talent und Initiative zu zeigen
-onboarding
-Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
-Mitarbeiterverpflegung mit ausgewogenen und frisch zubereiteten Speisen
-Mitarbeiterfeste wie Sommer- und Winterfeste

- Internationales Unternehmen im Bereich der Bankensoftware
- Renommierte Finanzinstitute gehen gemeinsam mit dem Unternehmen in eine digitale Zukunft
- Leistungsfähige Software-Lösungen und die dazugehörigen Dienstleistungen stehen auf der Tagesordnung

Ihre Aufgaben:

- Bereitstellung verschiedener Dienstleistungen im Bereich Kontoverwaltung für deutsche Bankoperationen
- Erfolgreiche Implementierung von Dienstleistungen für die Kontoeröffnung, -pflege und -schließung
- Unterstützung des Teams bei der Verbesserung der Funktionalitäten der Kernbankplattform sowie der dazugehörigen operativen Prozesse zur Steigerung der Effizienz und zur Verringerung betrieblicher Risiken
- Unterstützung des Teams bei Projekten und Tests neuer Funktionen oder regelmäßiger Releases

Ihre Qualifikationen:

- Arbeitserfahrung im Bereich Banking Operations, z.B. Kontoverwaltungsdienste
- Teamgeist, Engagement und ein hohes Maß an Qualitätsbewusstsein
- Schnelles Denken, exzellente Kommunikationsfähigkeiten und eine praktische Herangehensweise
- Positives Charisma, hohe Serviceorientierung und organisatorische Fähigkeiten
- Gute Englischkenntnisse, fließend in Deutsch
- Aufgeschlossen, teamfähig, gewissenhaft und eigenständig
- Solide analytische und problemlösende Fähigkeiten

Ihre Vorteile:

- 30 Tage Urlaub
- Hohe Flexibilität hinsichtlich der Möglichkeit im Home Office zu arbeiten
- Überdurchschnittliches Einkommen
- Moderne u. gut erreichbare Büroräume in Berlin (Kurfürstendamm)
- Entlohnung und Förderung unabhängig von Herkunft, Alter, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder Religion

Über Hays:

Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.

- Schneller Einstieg in ein spannendes Unternehmen|Ihr nächster Lebensabschnitt wartet auf Sie.

Firmenprofil
Unser Kunde ist ein renommiertes Unternehmen in der Fashion-Branche, das für hochwertige Designs, Kreativität und Exklusivität steht. Mit einem internationalen Kundenkreis und einem globalen Netzwerk ist unser Unternehmen eine führende Marke im Modebereich. Zur Verstärkung unseres Empfangsteams suchen wir eine kommunikative und serviceorientierte Rezeptionistin (m/w/d) mit ausgezeichneten Sprachkenntnissen, die einen professionellen ersten Eindruck vermittelt und sich in einem internationalen Umfeld wohlfühlt.

Aufgabengebiet

Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste sowie Geschäftspartner
-Professionelle und freundliche Entgegennahme von Telefonaten in mehreren Sprachen
-Organisation und Koordination von Terminen und Konferenzräumen
-Bearbeitung von E-Mail-Anfragen
-Administrative Tätigkeiten wie die Bestellung von Büromaterialien und die Pflege von Besucherlisten
-Unterstützung bei internen Veranstaltungen, Meetings und Events
-Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Marketing, Vertrieb und Verwaltung
-Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs am Empfang und allgemeiner Büroorganisation

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Empfangs- oder Dienstleistungsbereich, idealerweise in der Fashion- oder Luxusbranche
-Mehrsprachigkeit: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachen wie Französisch, Italienisch oder Spanisch sind von Vorteil)
-Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, SAP) und Telefonanlagen
-Ausgeprägte Serviceorientierung und freundliches Auftreten
-Organisationsgeschick und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
-Gepflegtes, modisches Erscheinungsbild passend zur Branche
-Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit auch in stressigen Situationen
-Freude am Umgang mit internationalen Gästen und Kunden

Vergütungspaket

Einen modernen Arbeitsplatz in einem renommierten Unternehmen der Fashion-Branche
-Ein internationales Arbeitsumfeld mit spannenden Kontakten
-Flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur
-Attraktive Mitarbeiterrabatte und weitere Benefits
-Geregelte Arbeitszeiten mit fairer Vergütung
-Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung

- spannendes, internationales Umfeld|zentrale Lage in Düsseldorf

Firmenprofil
Unser Kunde, eine renommierte internationale Wirtschaftskanzlei, sucht eine engagierte und zuverlässige Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit. Mit einem globalen Netzwerk und einem modernen Arbeitsumfeld bietet die Kanzlei eine spannende und dynamische Arbeitsatmosphäre. Werden Sie Teil eines hochprofessionellen Teams und unterstützen Sie die tägliche Arbeit in einem internationalen Kontext!

Aufgabengebiet

Administrative Unterstützung: Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen
-Korrespondenz: Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
-Dokumentenmanagement: Erstellung, Formatierung und Bearbeitung von juristischen Dokumenten, Präsentationen und Berichten
-Datenpflege: Pflege und Verwaltung von Daten in internen Systemen
-Teamorganisation: Unterstützung bei internen Projekten, Planung von Veranstaltungen und allgemeine Büroorganisation
-Rechnungsstellung: Unterstützung bei der Vorbereitung und Bearbeitung von Mandantenabrechnungen

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung in einer Kanzlei oder einem Beratungsumfeld
-Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem internationalen Umfeld
-Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
-Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
-Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
-Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
-Freundliches Auftreten und Teamgeist

Vergütungspaket

Ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem internationalen und professionellen Umfeld
-Attraktive Vergütung und flexible Arbeitszeiten (max. 25 Stunden/Woche)
-Möglichkeit, eigenständig zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen
-Modern ausgestattetes Büro in zentraler Lage
-Weiterbildungsmöglichkeiten und Teamevents
-Parkplatz oder Deutschlandticket
-Möglichkeit für hybrides Arbeiten

Ihre Aufgaben

Sind Sie auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und haben bereits umfangreiche Erfahrungen in internationalen Unternehmen gesammelt- Sie sind versiert in der Reisebuchung, im Kalendermanagement, in der Eventplanung sowie in der Organisation von Meetings- Dann haben wir die perfekte Position für Sie! Unser Kunde, ein weltweit führender Hersteller von Hightech-Kunststoffen, sucht aktuell eine Executive Assistance (w/m/d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Sie übernehmen das Management des Kalenders sowie die Organisation und Buchung von Reisen, einschließlich der Vorbereitung und Abrechnung von Reisekosten

- Sie sind verantwortlich für die Planung und Durchführung von Meetings, Workshops und Events, sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache, sowie deren Vor- und Nachbereitung
- Im Bereich der Beschaffung unterstützen Sie, indem Sie Bestellanforderungen im SAP-System anlegen und die Rechnungsprüfung übernehmen
- Sie lösen eigenständig auftretende administrative Probleme und bearbeiten Anfragen
- Sie unterstützen erfolgreich unterschiedliche Stakeholder und gehen neuen sowie unbekannten Themen mit Offenheit und Neugierde entgegen

Ihre Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

- Zudem bringen Sie mehrere Jahre fundierte Berufserfahrung in einer ähnlichen Position mit
- Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch Selbstständigkeit und Gewissenhaftigkeit aus
- Sie sind kommunikativ, teamorientiert und gehen offen auf Kolleg:innen zu
- Ihre ausgezeichneten Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie Ihre hohe Proaktivität, Flexibilität und Teamfähigkeit überzeugen uns

Ihre Vorteile

Einen unbefristeten Arbeitsvertrag

- 30 Tage Urlaub im Jahr
- Eine flexible Arbeitszeitregelung
- Zugang zu exklusiven Corporate-Benefits
- Regelmäßige Feedbackgespräche zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
- Individuelle Fortbildungs- und Trainingsmöglichkeiten
- Abwechslungsreiche Stammtische für den Austausch und das Miteinander

Dafür steht Brunel

Arbeiten bei Brunel bedeutet: Attraktive Arbeitsaufgaben, außergewöhnliche Karriereperspektiven, die Sicherheit eines expandierenden Ingenieurdienstleisters und die ganze Vielfalt des Engineerings und der IT. Allein in der DACH-CZ Region verfügen wir über mehr als 40 Standorte und Entwicklungszentren mit akkreditiertem Prüflabor und weltweit über 120 Standorte mit mehr als 12.000 Mitarbeitern in über 40 Ländern. Mehr als 45 Jahre international erfolgreich und über 25 Jahre in Deutschland. Stillstand bedeutet Rückschritt - mit Brunel können Sie etwas bewegen!

- Sicherer Arbeitsplatz in einem eingespielten Team|Abwechslungsreicher Aufgabenbereich im Office Management

Firmenprofil
Unser Kunde ist ein internationales Handelsunternehmen mit flachen Hierarchien und einer Duz-Kultur. Das eingespielte Team am Standort Düsseldorf besteht aus ca. 30 KollegInnen und legt großen Wert auf ein vertrauensvolles Miteinander. Das Arbeitsumfeld ist geprägt durch ein hohes Maß an Wertschätzung u. Unterstützung in allen Bereichen.

Aufgabengebiet

-Unterstützung der Teams u. Standortleitung
-Korrespondenz mit externen Ansprechpartnern
-Bestellwesen für den täglichen Bürobedarf
-Reiseplanung bzw. Buchung
-Vorbereitung von Präsentationen & Meetings
-Unterstützung bei abwechslungsreichen Projekten

Anforderungsprofil

-Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
-Relevante Berufserfahrung als Assistenz im Office Management
-Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen, Zuverlässigkeit u. Motivation
-Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen
-Konversationsfähige Englisch Kenntnisse in Wort u. Schrift

Vergütungspaket

-Ein sicherer Arbeitsplatz in einem internationalen Unternehmen
-Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem eingespielten Team
-Eine leistungsgerechte Vergütung bei flexiblen Arbeitszeiten und 30 Urlaubstagen
-Attraktive Mitarbeitervorteile wie z B frisches Obst, Fitnesscenter, Ticket-ÖVM / Firmenparkplatz

- familiäre Officekultur|modernes Büro im Zentrum Düsseldorfs

Firmenprofil
Unser japanischer Kunde produziert und vertreibt Schmierstoffe. Das moderne Büro ist mitten im Zentrum gelegen und bietet im obersten Stockwerk einen fabelhaften Ausblick über die Stadt Düsseldorf. Die kleine Niederlassung mit ca. 20 Mitarbeitern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Zuge einer Nachbesetzung eine Office Managerin (m/w/d).

Aufgabengebiet

-Postbearbeitung
-Entgegennahme von eingehenden Anrufen an der Zentrale
-Bestellung Büromaterialien
-Erstellung von Präsentationen
-Buchung von Reisen sowie Unterkünften
-Ansprechpartner für Mitarbeiter, Kunden sowie für den Niederlassungsleiter
-Vorbereiten von Meetingräumen
-Empfang von Gästen und Kunden
-Organisation von Events

Anforderungsprofil

-abgeschlossene Ausbildung zur Bürokauffrau (m/w/d) oder ähnliche Qualifikation
-erste Berufserfahrung in ähnlicher Funktion wünschenswert
-guter Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen Voraussetzung
-gute Englischkenntnisse (mündlich sowie schriftlich)
-erste Erfahrung mit dem SAP-System wünschenswert
-freundliches Auftreten

Vergütungspaket

-attraktive Leistungsvergütung
-offene, familiäre Unternehmenskultur
-modernes Büro in zentraler Lage
-gute Erreichbarkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
-Dutz-Kultur
-langfristige Perspektive

Assistent in der Auftragsabwicklung (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

-Kaufmännische Unterstützung bei der Abwicklung von Aufträgen mit Gutschriftverfahren
-Es handelt sich um sehr strukturierte Prozesse auf den Portalen von Großkunden mit sehr großen Volumenmengen: Eingabe von Montagestunden etc. in die Portale (Grundlage für die Berechnung der Kunden-Gutschrift), nach Erstellung der Gutschriften durch die Kunden, Prüfung und Anlegen von Aufträgen sowie Berechnung im SAP
-Kaufmännische Unterstützung in der Ersatzteil-Auftragsabwicklung (In- und Ausland)
-Auftragsprüfung & Auftragsanlage in SAP (inkl. Ausstellen der Auftragsbestätigung)
-Berechnung der Aufträge nach Freigabe durch die Fachabteilung

Ihre Qualifikationen:

-Kaufmännische Ausbildung / Kenntnisse in der kaufm. Auftragsabwicklung

-Administratives, strukturiertes Arbeiten
-Fließend Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

-Windows-Microsoft-Office (Excel, Word, …)

-SAP-S4 HANA Kenntnisse (SD & PS)

-Eigenständiges/ -verantwortliches Arbeiten im Team

Ihre Vorteile:

-Wir bieten eine herausfordernde Tätigkeit in einem teamorientierten Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und großen Freiräumen für Ihre Ideen und Ihre Mitgestaltung bei einem international erfolgreich tätigen Unternehmen auf Expansionskurs.

Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei.
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