Sekretär/ Sekretärin (m/w/d) (Sekretär/in)

Stellenausschreibung

Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500
Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Termin

einen Sekretär (m/w/d)

In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren
Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die
Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

Führung des Sekretariats

- Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft
- Vor- und Nachbereiten von Meetings inkl. Bewirtungs- und
Verpflegungsorganisation
- Empfang und Betreuung von Besuchern
- Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge, Beurteilung der Bedeutung
(Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate
- Verteilung und Organisation interner Umläufe
- Erledigung der Korrespondenz - Briefe und E-Mails – nach Diktat, Vorlage
- Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage)
- Rechnungseingange digital erfassen und an zuständige Fachbereiche
weiterleiten
- Führung der Handkasse
- Führung und Organisation der Ablage
- Organisation von Veranstaltungen/ Sitzungen/ Arbeitsberatungen
- Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen
- Übernahme kleinerer Rechercheaufträge

Aufgaben im Sitzungsdienst

- Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der
verschiedenen Gremien
- Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen
- Fristensetzung und Fristenüberwachung
- Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien
- Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben
- Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der
Beschlusskontrolle
- Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen

Ihr Profil:

- abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder zum Kaufmann
für Büromanagement oder kaufmännische Ausbildung mit Berufspraxis im
Aufgabengebiet,
- wünschenswert Erfahrung im Sekretariat oder Terminmanagement,
- idealerweise Kenntnisse der Fachanwendung HKR oder SD.Net,
- sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen,
- sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse,
- gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift,
- Belastbarkeit und Organisationsgeschick,
- ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum
selbständigen Arbeiten,
- Kommunikations- und Konfliktfähigkeit,
- Führerschein Klasse B.

Unser Angebot:

- ein befristetes Beschäftigungsverhältnis (Abwesenheitsvertretung) mit einer
wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden,
- eine leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu EG
6 TVöD-VkA,
- zuzüglich der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (30 Tage
Erholungsurlaub, 6 Entwicklungsstufen in der Entgeltgruppe,
Jahressonderzahlung, jährliches Leistungsentgelt, vermögenswirksame Leistungen,
betriebliche Altersversorgung bei dem kommunalen Versorgungsverband),
- ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet,
- ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an
einbindet und unterstützt,
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im
Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung,
- zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
- kostenlose Pkw-Parkplätze.

Ihre schriftliche Bewerbung (mit tabellarischem Lebenslauf,
Tätigkeitsnachweis(en) und sonstigen aussagekräftigen Unterlagen) richten Sie
bitte

bis zum 06. Januar 2025 an das

Amt Odervorland

- Der Amtsdirektor -
Bahnhofstraße 3 - 4
15518 Briesen (Mark)

oder per E-Mail an [email protected].

Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von
Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei
gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Von einer Zusendung in Heftern oder Bewerbungsmappen ist abzusehen, da
Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden.

Bewerber, die nicht berücksichtigt werden, erhalten eine schriftliche
Information.

Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der
Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen
Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf
unserer Internetseitewww.amt-odervorland.deunter dem Stichwort
Datenschutzerklärung.

gez.
Dirk Meyer
Amtsdirektor

Stellenausschreibung

Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500
Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Termin

einen Sekretär (m/w/d)

In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren
Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die
Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.


Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:


Führung des Sekretariats


- Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft
- Vor- und Nachbereiten von Meetings inkl. Bewirtungs- und
Verpflegungsorganisation
- Empfang und Betreuung von Besuchern
- Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge, Beurteilung der Bedeutung
(Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate
- Verteilung und Organisation interner Umläufe
- Erledigung der Korrespondenz - Briefe und E-Mails – nach Diktat, Vorlage
- Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage)
- Rechnungseingange digital erfassen und an zuständige Fachbereiche
weiterleiten
- Führung der Handkasse
- Führung und Organisation der Ablage
- Organisation von Veranstaltungen/ Sitzungen/ Arbeitsberatungen
- Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen
- Übernahme kleinerer Rechercheaufträge


Aufgaben im Sitzungsdienst


- Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der
verschiedenen Gremien
- Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen
- Fristensetzung und Fristenüberwachung
- Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien
- Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben
- Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der
Beschlusskontrolle
- Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen


Ihr Profil:


- abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, zum Kaufmann für
Büromanagement oder Abschluss eines AI-/BI-Lehrgangs (veraltete
Berufsbezeichnungen von Büroberufen stehen dem gleich)
- idealerweise Erfahrung im Sekretariat oder Terminmanagement
- sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
- gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
- sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen
- Belastbarkeit und Organisationsgeschick
- ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum
selbständigen Arbeiten
- Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
- Führerschein Klasse B


Unser Angebot:


- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit einer wöchentlichen
Arbeitszeit von 39 Stunden
- eine leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu EG
6 TVöD-VkA
- zuzüglich der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (30 Tage
Erholungsurlaub, 6 Entwicklungsstufen in der Entgeltgruppe,
Jahressonderzahlung, jährliches Leistungsentgelt, vermögenswirksame Leistungen,
betriebliche Altersversorgung bei dem kommunalen Versorgungsverband)
- ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet
- ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an
einbindet und unterstützt
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im
Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
- zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- kostenlose Pkw-Parkplätze


Ihre schriftliche Bewerbung (mit tabellarischem Lebenslauf,
Tätigkeitsnachweis(en) und sonstigen aussagekräftigen Unterlagen) richten Sie
bitte


bis zum 06. Februar 2024 an das

Amt Odervorland
- Der Amtsdirektor -
Bahnhofstraße 3 - 4
15518 Briesen (Mark)


oder per E-Mail an [email protected].

Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von
Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei
gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Von einer Zusendung in Heftern oder Bewerbungsmappen ist abzusehen, da
Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden.

Es erfolgt keine schriftliche Eingangsbestätigung.

Bewerber, die nicht berücksichtigt werden, erhalten eine schriftliche
Information.


Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der
Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen
Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf
unserer Internetseitewww.amt-odervorland.deunter dem Stichwort
Datenschutzerklärung.


gez.

Marlen Rost

Amtsdirektorin

Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden
und rund 10.500 Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Termin einen

Sekretär (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 h. Vergütung Entgeltgruppe EG6 TVöD-VkA, zuzüglich der im öffentlichen
Dienst üblichen Leistungen.

Alle weiteren Informationen, Termine zur Stellenausschreibung finden Sie im Internet unter www.amt-odervorland.de
unter Stellenangebote
Rost, Amtsdirektorin