Teamassistent (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation)

Für unsere Beratungsstelle für junge Menschen und Familien in Waiblingen suchen
wir Sie zum frühestmöglichen Zeitpunkt als

Teamassistent (m/w/d)

unbefristet | bis 100 % | bis EG 6 TVöD-VKA

Entscheiden auch Sie sich für unser modernes Landratsamt als Arbeitgeber.
Gemeinsam engagieren wir uns für die Menschen, die hier leben. Wir arbeiten
daran, unseren Landkreis noch lebenswerter zu machen. Und wir sind offen für
Veränderungen und neue Themen. Bei uns können Sie an interessanten Projekten
mitwirken. Prozesse mitgestalten. Individuell mitwachsen. Freuen Sie sich auf
einen Arbeitsplatz mit idealen Bedingungen, die mehr als amtlich sind!

MEHR BEWIRKEN KÖNNEN:

- durch klientenbezogene Tätigkeiten wie Aufnahme und Bearbeitung von
Anmeldungen und Anfragen
- durch direkten Klientenkontakt beim Empfang
- durch die Verwaltung von Klientenunterlagen (Handakte und elektronische
Akte mit der Software EFB Assistent)
- durch direkte Zuarbeit für die Leitung und Fachkräfte der Beratungsstelle
und aktive Teilnahme an der Teamsitzung
- durch eigenständig ausgeführte organisatorische Tätigkeiten (wie z. B.
Bewirtung bei Veranstaltungen organisieren und Materialbeschaffung)

MEHR ALS AMTLICHE VORTEILE:

- sinnvolle Aufgaben für das Gemeinwohl
- moderne Arbeitsstrukturen
- familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
- E-Learning Plattform für alle Mitarbeitende
- Zuschuss zum Deutschlandticket

MEHR MÖGLICH MACHEN:

- mit Ihrer abgeschlossenen Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten
(m/w/d), zum Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder einer vergleichbaren
rechts- bzw. verwaltungsorientierten Ausbildung bzw. einer abgeschlossenen
kaufmännischen Ausbildung
- mit Ihrer Berufserfahrung im oben genannten Bereich (wünschenswert)
- mit Ihrer Bereitschaft, an Fortbildungen und Supervisionen teilzunehmen
- mit Ihren sehr guten Kenntnissen der MS-Standard-Software
- mit Ihrer Kommunikationsfähigkeit und Ihrem professionellen und
freundlichen Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern
- mit Ihrer Organisationsfähigkeit und Ihrer Zuverlässigkeit sowie Ihrer
Belastbarkeit
- mit Ihrer Freundlichkeit, Teamfähigkeit und Kundenorientierung
- mit Ihrer guten und schnellen Auffassungsgabe, Ihrem hohen
Verantwortungsbewusstsein und Ihrer eigenständigen Arbeitsweise

Diese Position ist in Vollzeit (Teilzeit möglich) in der Beratungsstelle für
junge Menschen und Familien im Kreisjugendamt in Waiblingen zu besetzen. Die
Stelle ist grundsätzlich teilbar. Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung den
gewünschten Beschäftigungsumfang an. Freuen Sie sich auf eine unbefristete
Anstellung im Beschäftigtenverhältnis bei Vorliegen der tariflichen und
persönlichen Voraussetzungen mit einer Vergütung bis Entgeltgruppe 6 des
Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA).

Wir setzen uns für die Chancengleichheit im Beruf ein und ermuntern Menschen
jeglicher Herkunft, mit anerkannter Behinderung sowie jeden Geschlechts, sich
zu bewerben.

MEHR FRAGEN BEANTWORTET IHNEN GERNE:

Frau Eva Hoffmann
Fachbereichsleiterin Beratungsstelle für junge Menschen und Familien Waiblingen
07151 501-1505

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, zur Kennziffer 88/25/51, bis zum 1. Juni
2025. Bitte bewerben Sie sich über unsere Website.

Landratsamt Rems-Murr-Kreis
Fachbereich Personal und Organisationsentwicklung

Jetzt bewerben!

www.rems-murr-kreis.de

Sekretärin Tätigkeitsbeschreibung

Ihre Aufgaben:

- Telefonate qualifiziert und koordiniert bearbeiten
- Eingangs- und Ausgangspost bearbeiten, zuteilen und notwendige Terminsachen überwachen
- Begleitende kaufmännische Abwicklung unserer Projekte
- Abrechnungen inkl. aller Anlagen und Dokumentationen erstellen
- Disposition unserer Mitarbeiter und Fremdgewerke
- Führen und Unterweisen von Kollegen /Kolleginnen sowie der Auszubildenden
- Allgemeine Büroorganisation mit tiefgehenden EDV-Tätigkeiten
- Elektronische Kommunikation (E-Mails überwachen, weiterleiten, schreiben und versenden)
- Dokumente und Eingangspost scannen und elektronisch weiterleiten
- Korrespondenz, Berichte, Aktenvermerke und Protokolle nach Diktat, Manuskript,
- Stichworten oder selbstständig schreiben.  
- Prozesse begleiten und Niederschreiben
- Büroorganisation erstellen und festlegen und Niederschreiben
- Spülmaschine einordnen und ausräumen
- Kaffeemaschine auffüllen (Wasser/Kaffee)
- Seminare vorbereiten
- Telefongespräche entgegennehmen und weiterleiten sowie Telefonate selbstständig führen
- Terminkalender für Chef und für die Abteilung führen
- Sitzungen und Veranstaltungen vorbereiten, organisieren und betreuen
- Protokollführung in Sitzungen und bei Veranstaltungen
- Reisen organisieren – Reisekostenabrechnungen erstellen
- Sekretariatsablage selbstständig führen, vertrauliche Akten verwalten
- Informationen aus dem Internet beschaffen, auswerten und so weit wie nötig weiterleiten
- Präsentationsfolien für Chef und evtl. Mitarbeiter anfertigen (Power Point)
- Statistiken anlegen, führen und interpretieren
- Büromaterial und Werbegeschenke verwalten, teilweise auch beschaffen
- Bei Sachgebieten und Spezialaufgaben mitarbeiten oder Aufgaben selbstständig erledigen
- Dem Chef assistieren
- Bewirtung und Betreuung von Gästen, Chef und Mitarbeitern
- Sozial - Media Bereich Pflegen
- Newsletter erstellen
- Web-Seite Pflegen und News auf die Seite Implementieren
- Exposé s erstellen
- Immobilien Buchhaltung erstellen an den Steuerberater weiterleiten
- Unterlagen ins CMS einpflegen
- CRM verwalten und Pflegen/ Kundenbriefe / Serienbriefe erstellen / Controlling Kundendaten (Geburtstag, Jahrestage usw..).
- Unterlagen Erstellung und Beschaffung
- Ordnerverwaltung
- Erstellung von Demografie berichten.
- Termine festlegen organisieren und 1 Tag vorher anrufen und Termin bestätigen lassen.

Ihr Profil:

- gepflegtes Äußeres
- sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
- Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse

Wir bieten:

- Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- Angenehmes Arbeitsumfeld
- Flexible Arbeitszeiten
- Weiterbildungsmöglichkeiten


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büro- und Verwaltungsarbeiten, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz
Expertenkenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement