Sachbearbeiter*in Aufgabenbereich Schülerfahrtkosten, Versicherungsangelegenheiten (m/w/d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)

Die Hansestadt Herford sucht für die Sparte Immobilien des Immobilien- und Abwasser-Betrieb Herford (IAB) zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Aufgabenbereich

„Verwaltung“

eine

Verwaltungskraft (m/w/d)

für allgemeine Verwaltungstätigkeiten in Teilzeit.

Das Aufgabengebiet umfasst:

·         Bearbeitung und Erfassen von Rechnungen, insbesondere Einpflege der Daten in die Facility-Management-Software „RIB“

·         weiterleiten und zuordnen von eingehenden Mahnbescheiden

·         Aufbau und Organisation eines Altaktenarchives

·         Organisation und Unterstützung im Bereich der Aktendigitalisierung

·         Verwaltung und Unterhaltung der Dienstfahrzeuge sowie Überprüfung der Fahrberechtigungen

·         Unterstützung im Bereich der Datenschutzangelegenheiten

·         Unterstützung der Teamleitung durch die eigenständige Vor- und Zuarbeit, einschließlich der Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen

·         Mitwirkung bei der Umsetzung der Umsatzsteuerpflicht

·         Schriftführung im Betriebsausschuss sowie Erstellung von Verwaltungsvorlagen in der Sitzungsmanagementsoftware „SD-net“

·         unterstützende Bürotätigkeiten für den Bereich der Hausmeister und Reinigungskräfte (u.a. Listen für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, Krankmeldungen etc.)

·         Stellvertretungstätigkeiten in der Miet- und Pachtverwaltung

Wir bieten

·         eine krisensichere und unbefristete Anstellung

·         ein kollegiales Umfeld, in dem großer Wert auf Beteiligung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gelegt wird

·         Jahressonderzahlung und Leistungsprämie

·         vermögenswirksame Leistungen und zusätzlich finanzierte Altersvorsorge

·         flexible Arbeitszeitmodelle und mobiles Arbeiten nach Absprache

·         Fortbildung zur Förderung der persönlichen und beruflichen Weiterbildung

Erforderlich sind folgende Kompetenzen:

·         Abschlussprüfung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Angestelltenlehrgang I

·         Teamfähigkeit, Eigeninitiative, Leistungsbereitschaft und Befähigung zum selbständigen Arbeiten werden erwartet

·         Sicherer Umgang mit MS-Office Produkten (Excel, Word, Outlook) sowie SD-net sind wünschenswert

·         Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Softwareprogramme wird vorausgesetzt

Einstufung:

Die Stelle wird nach der Besoldungsgruppe EG 9a TVöD ausgeschrieben. Die wöchentliche Arbeitszeit umfasst 19,50 Stunden.

Die Hansestadt Herford setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität unter Wahrung der rechtsstaatlichen Grundsätze. Die Hansestadt Herford möchte den Anteil von Frauen / Männern in den Bereichen, in denen sie unterpräsentiert sind, erhöhen.

Bei Interesse bitten wir Sie, Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum 09.03.2025 in das Bewerbungsportal der Hansestadt Herford unter https://karriere.herford.de (https://karriere.herford.de) einzustellen. Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen ausschließlich in dieser Form möglich sind und angenommen werden.

Für weitere Auskünfte stehen Ihnen in der Hochbauabteilung Herr Marin Krull (Tel. 05221-189-569) sowie Frau Özgül Özcan von der Haupt- und Personalabteilung (Tel. 05221-189-247) gerne zur Verfügung.

Bei der Hansestadt Herford ist in der Abteilung Bildung und Sport zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine**** unbefristete Vollzeitstelle als Verwaltungsfachkraft (m/w/d) im Aufgabenbereich der Schülerfahrtkosten, Versicherungsangelegenheiten und Schadensregulierung mit insgesamt 39 Wochenstunden zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

Wir suchen eine Kolleg*in (m/w/d), der/die Spaß an wechselnden Aufgabenstellungen hat und gerne im Team und in Zusammenarbeit mit anderen arbeitet, um ein gutes gemeinsames Ergebnis zu erreichen.
Wir bieten ein vielfältiges Team, eine gute Arbeitsatmosphäre, ein interessantes Aufgabenfeld und Offenheit für das Thema mobiles Arbeiten.

Aufgabenschwerpunkte:

Schülerfahrkosten nach der Schülerfahrkostenverordnung

- Eigenverantwortliche Bearbeitung incl. Entscheidungen der Anträge auf Schulwegtickets inkl. Schülerspezialverkehr
- EU-Ausschreibung der Sport- und Schwimmfahrten inkl. des Schwimmprojekts O!ben bleiben!; organisatorische Kommunikation mit der SVH, mit Busunternehmen und Schulen
- Weiterleitung und ggf. Beantwortung von Beschwerden zur Schülerbeförderung

Unterhaltung der Mensageräte

- Sicherstellung einer erlassgerechten Mittagsversorgung von Schüler*innen durch Kooperation mit Mensen-Betreibern, Planung, Unterhaltung, (Reparaturen, Wartungen) und ggf. Beschaffung von Mensageräten

Arbeitsschutz und Sicherheit in den Schulen

- Begleitung verschiedenster Sicherheitsbegehungen an Schulen sowie Erfassung von sicherheits-/ wartungsrelevantem Schulinventar; Beauftragung von Wartungen und Reparaturen
- Nationale und europaweite Ausschreibungen für Sicherheitsüberprüfungen und Wartungen in den Schulen und im Nachgang die Beauftragung der Reparaturen. (z.B. DGUV Elektroprüfungen, Jahreshauptuntersuchung der Schultafeln, Funktionsprüfungen und Prüfungen nach BetrSichV)

Fördermittelkalkulation und Mittelanforderung sowie Beantragung von damit im Zusammenhang stehenden Fördermitteln für das Landesprogramm Geld oder Stelle

- Überprüfung der Mittel aus dem Landesprogramm „Geld oder Stelle“ und Erstellung des Verwendungsnachweises
- Überprüfung der Verwendung der im Rahmen der Offenen Ganztagsschulen zur Verfügung stehenden Mittel an ausgewählten Schulen

Sachschäden und Versicherungsangelegenheiten

- Abwicklung von Schadensfällen (z.B. Vandalismus, Sachbeschädigung, Diebstahl von Fahrrädern) mit Beteiligung von Schüler/innen, Lehrkräften und Dritten an Schulen über den Kommunalen Schadensausgleich (KSA)
- Heranziehung von Eltern zum Schadensersatz;
- Beantragung von Mahnbescheiden beim Amtsgericht Hagen; sonstige Aufgaben

- Wahrnehmung der stellvertretenden Schriftführung im Schulausschuss
- Ermittlung und Beschaffung einer sächlichen bedarfsgerechten Ausstattung für Kindern mit Förderbedarfen
- Unterstützung der Abteilungsleitung durch selbstständige Erledigung von definierten Aufträgen
- Vertretung in E-Work als Controller (Kontierung und Freigabe der Rechnungen) für die Abteilung 3.3
- Materialbeschaffungen für die Abteilung
- Beratung der Kollegen/innen bei Archivierungen; Beauftragung der Entsorgung von Altakten für die Abteilung

Voraussetzungen:

Erforderlich sind folgende Kompetenzen:

- Abschlussprüfung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Angestelltenlehrgang I oder kaufmännischer Ausbildung mit Erfahrung
- sicherer Umgang mit der üblichen Standardsoftware insbesondere Outlook, Excel und Word
- gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Team- und Konfliktfähigkeit
- Kommunikationsgeschick und Entscheidungsfähigkeit im Umgang mit Eltern sowie mit schwierigem Publikum
- Bereitschaft zur Übernahme neuer Aufgaben im Team
- Engagement und Offenheit für die Weiterentwicklung und Umsetzung schulrelevanter Themen und Digitalisierung des Aufgabengebietes
- Kenntnisse im Haushalts- und Rechnungswesen (wünschenswert)
- Fähigkeit und Bereitschaft sich in technische und planerische Fragestellungen zu Schulbauten und deren Ausstattung einzuarbeiten
- Bereitschaft zur Einarbeitung in arbeitsplatzbezogene Software (z.B. eWork, newsystem Webauskunft, Schülerfahrkartensoftware (FreeRide und SFK 2.0), SD NET, kai)
- Positiver Umgang mit Veränderungsprozessen

Einstufung:
Die Stelle wird, je nach persönlichen Voraussetzungen, nach der Entgeltgruppe 9a ausgeschrieben.

Die Hansestadt Herford setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität unter Wahrung der rechtsstaatlichen Grundsätze. Die Hansestadt Herford möchte den Anteil von Frauen/ Männern in den Bereichen, in denen sie unterpräsentiert sind, erhöhen.

Die Ausschreibung richtet sich in gleicher Weise an Teil- und Vollzeitkräfte.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich gern über unser Bewerberportal, zu finden unter: https://karriere.herford.de (https://karriere.herford.de) . Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen ausschließlich in dieser Form möglich sind und angenommen werden. Bewerbungsende ist der 09.03.2025. Fragen zur Stellenausschreibung beantworten Ihnen gerne Frau Pahmeyer (Tel.: 05221 189 731) sowie Herr Wilkening (Tel.: 05221 189 395). Für Fragen zum Verfahrensablauf steht Ihnen gerne Frau Brune (Tel.: 05221 189 657) als Ansprechpartnerin aus der Personalabteilung zur Verfügung.

Der Kreis Herford bildet aus:

**Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d)**

Ausbildungsbeginn: 1. August 2025
Ausbildungsdauer: 3 Jahre
Anzahl der Ausbildungsplätze: 3

**Was erwartet dich?**

Du suchst eine Ausbildung im juristischen und wirtschaftswissenschaftlichen Bereich mit praktischer Berufserfahrung in einer modernen Behörde? Dann ist die Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bei uns genau das richtige Angebot für dich!

**Was erwarten wir von dir?**

- Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
- Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit
- Einfühlungsvermögen
- Interesse an der Arbeit für und mit Menschen

**Das bieten wir dir!**

- ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einer modernen Kreisverwaltung
- eine attraktive Ausbildungsvergütung
- Anspruch auf 30 Tage Urlaub in einem Kalenderjahr
- vermögenswirksame Leistungen
- flexible Arbeitszeiten
- Sportangebote, betriebliches Gesundheitsmanagement
- wöchentliches Azubifrühstück
- gemeinsame Unternehmungen mit der Jugend- und Auszubildendenvertretung

**Einstellungsvoraussetzungen:**

- Fachoberschulreife
- Mindestschulnote „ausreichend“ in den Fächern Deutsch und Mathematik bzw. Rechnungswesen (Maßgeblich sind die letzten beiden Schulzeugnisse. Sofern es sich in beiden Fällen um Berufsschulzeugnisse handelt, wird daneben auch das Zeugnis der zuletzt besuchten allgemeinbildenden Schule berücksichtigt.)

Weitere Informationen zu den Ausbildungsmöglichkeiten bei der Kreisverwaltung Herford erhältst du auf unserer Internetseite **www.kreis-herford.de/ausbildung.**

Die Kreisverwaltung Herford ist eine moderne Arbeitgeberin, bei der die Vielfalt der Beschäftigten ein wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung ist. Aus diesem Grund freuen wir uns, wenn sich auch Menschen mit Zuwanderungsgeschichte bei uns bewerben!

Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht. Wir werden diese nach Maßgabe des Schwerbehindertenrechtes bevorzugt berücksichtigen.

Für telefonische Auskünfte steht dir Marika Knollmann (Tel. 05221/13-18925) gerne zur Verfügung.

**Wie bzw. wo musst du dich bewerben?**

Bitte lass du uns deine vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnis deines höchsten Schulabschlusses und die letzten zwei aufeinander folgenden Schulzeugnisse) **bis zum 30.09.2024** über das Online-Bewerbungsportal auf unserer Internetseite zukommen.

**Wir freuen uns auf deine Bewerbung!**

Bei der Hansestadt Herford ist im Dezernat Bildung, Jugend und Soziales in der Abteilung Wohnen, Integration und Soziales zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Verwaltungsstelle im Bürgerzentrum Haus unter den Linden zu besetzen.

Aufgabenschwerpunkte:

- Koordination der Raumplanungen und –vergaben
- Abschluss von Nutzungsvereinbarungen und Rechnungsstellung
- Programmdurchführung und –begleitung
- Begleitung und Verwaltung von Kursen
- Kassenführung
- Abrechnungsverfahren für die Einrichtung
- Unterjähriges Controlling
- Mitwirkung bei der Finanzplanung
- Ansprechpartner*in für engagierte Ehrenamtliche des HudL
- Vertretung der Hausleitung bei Urlaub oder Krankheit
- Gelegentliche Durchführung und Betreuung von Veranstaltungen auch an Wochenenden oder am Abend. Es wird die Bereitschaft erwartet, die Arbeitszeit den beruflichen Erfordernissen anzupassen.

Voraussetzungen:

Erforderlich sind folgende Kompetenzen, die ggf. auch zu Beginn der Tätigkeit erworben bzw. erweitert werden können:

- Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes (ehemals allgemeiner mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. des Verwaltungslehrgangs I alternativ erfolgreicher Abschluss als Veranstaltungskauffrau/mann
- Sicherer Umgang mit der Standard-Software (insbesondere Word, Excel)
- Kenntnisse im Bereich des NKF
- Kenntnisse im Rechnungswesen und die Bereitschaft sich in das EDV – Programm eWork einzuarbeiten
- Verantwortungs- und Kooperationsbereitschaft
- selbstständiges Arbeiten, Eigeninitiative und Organisationstalent
- Fähigkeit zur Teamarbeit
- kommunikative Fähigkeiten
- Entscheidungsfreude und –fähigkeit
- Sicheres, selbstbewusstes und freundliches Auftreten

Für das Auswahlverfahren ist ein strukturiertes Interview geplant. Hierfür wird vorausgesetzt, dass die Bewerber*innen sich vorab Kenntnisse zu den Aufgabenschwerpunkten der Stelle aneignen. Hierzu werden im Vorstellungsgespräch Fachfragen gestellt und von der Auswahlkommission bewertet. Das Interview wird ca. 30 Minuten dauern.

Einstufung:

Die Stelle wird nach Besoldungsgruppe A 8 LBesG bzw. Entgeltgruppe EG 8 TVöD unbefristet ausgeschrieben.

Die Hansestadt Herford setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität unter Wahrung der rechtsstaatlichen Grundsätze. Die Hansestadt Herford möchte den Anteil von Frauen/Männern in den Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, erhöhen. Die Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Teil- und Vollzeitkräfte.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich gern bis zum 19.06.2024 über das Bewerber*innen Portal der Hansestadt Herford unter www.karriere.herford.de.

Für weitere Auskünfte zum Aufgabengebiet stehen Ihnen gern Judith Stallner (Tel. 05221/189-1011) oder Daniel Kastrup (Tel. 05221/189-417) und zum Verfahrensablauf Michaela Gröchtenmeier (Tel. 05221/189-761) zur Verfügung.

Zum 01.08.2025 sind bei der Hansestadt Herford mehrere Ausbildungsplätze in folgendem Beruf zu besetzen:

**• Verwaltungsfachangestellte/r (4 Plätze)**

Voraussetzung: Hauptschulabschluss oder Fachoberschulreife

Weitere Informationen zu den Ausbildungsberufen der Hansestadt Herford finden Sie auch noch unter **https://karriere.herford.de/ausbildung**.

Die Hansestadt Herford setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität. Die Hansestadt Herford möchte den Anteil von Frauen / Männern in den Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, erhöhen.

Die üblichen Bewerbungsunterlagen mit insbesondere einer Kopie des aktuellen Sommerzeugnisses und des letzten Halbjahreszeugnisses sowie von Abschluss- bzw. Abgangszeugnissen ggfs. vorher besuchter Schulen senden Sie bitte bis zum **31.07.2024** ausschließlich über das **Bewerbungsportal der Hansestadt Herford über den folgenden Link: https://karriere.herford.de/stellenangebote.**

Im Rahmen des Auswahlverfahrens der beiden Verwaltungsberufe wird der Eignungstest über ein Online-Testverfahren durchgeführt, bei welchem die Einladung ausschließlich per E-Mail erfolgt. Ich bitte daher unbedingt bereits in der Bewerbung um die Angabe einer **E-Mail-Adresse**, über die Sie sicher erreichbar sind.

Weitere Fragen beantwortet Ihnen gern Frau Dröge in der Haupt- und Personalabteilung unter der Tel.-Nr. 05221 / 189-791 oder per Mail an [email protected].

Das Informationsblatt nach Art. 13 und 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie im oben angegebenen Bewerbungsportal der Hansestadt Herford.