Office Administrator (m/w/d)

Du jonglierst Termine, während andere noch den Kalender suchen? Du bist gleichzeitig Orga-Talent, Kommunikationsprofi und die Ruhe im To-do-Sturm? Dann lies weiter. 

Wir sind VIRTUS – ein wachsendes Bauunternehmen mit klarer Kante, echten Werten und null Bock auf Konzern-Politik. Wir suchen keine Schreibkraft – wir suchen einen echten Sparringspartner (m/w/d) fürs Management und HR. 

Was du bei uns NICHT machen wirst: 

Kaffee kochen, Unterlagen lochen oder endlos Faxen. 

Was du stattdessen machst: 

Du bist das Rückgrat im Daily Business – vom Onboarding über Events bis zur Terminregie. Du hältst Fäden zusammen, bringst Struktur, kannst „Chef-E-Mails“ aufpolieren und bringst auch deine eigene Stimme ein. 



Was du mitbringen solltest: 

✓ Ausbildung oder Studium – Hauptsache, du bist organisiert, clever und digital fit 
✓ Erfahrung im Office- oder Assistenzbereich 
✓ Kommunikationsgeschick und Empathie 
✓ Bock auf Verantwortung, Gestaltungsfreiheit und ein echtes Team 

Was du bekommst: 

💼 40-Stunden-Vertrag, unbefristet 
🏋️ Firmenfitness, Events & Weiterbildung 
🚗 Dienstwagen-Option & Homeoffice 
💰 Gutes Gehalt + Extra-Benefits 

Klingt nach dir? Dann schick deinen Lebenslauf an [email protected] (https://mailto:[email protected]) – und erzähl uns, wann du starten kannst.

Wir freuen uns auf jemanden, der mitdenkt statt nur mitläuft.

Sind Sie eine detailorientierte, organisierte Person mit einer Leidenschaft zur Rationalisierung von Büroabläufen? Als Verstärkung unseres Teams sucht die FMD GmbH eine motivierte und engagierte Bürokraft. Dies ist eine großartige Gelegenheit für jemanden, der seine Verwaltungsfähigkeiten in einem schnelllebigen und innovativen Umfeld einbringen möchte.

Bei der FMD GmbH besteht unser Team aus qualifizierten Fachkräften, Ingenieuren und Branchenexperten, die sich dafür einsetzen, die Grenzen der Innovation zu erweitern. Wir fördern eine Kultur der Zusammenarbeit, Kreativität und kontinuierlichen Verbesserung und stellen so sicher, dass unsere Lösungen an der Spitze des technologischen Fortschritts und der besten Branchenpraktiken bleiben.

Unser Engagement für Exzellenz, gepaart mit einem unerschütterlichen Engagement für die Umweltverantwortung, positioniert FMD Gmbh als vertrauenswürdigen Partner für Schifffahrtsunternehmen, die nach bahnbrechenden Lösungen suchen, die betriebliche Effizienz mit ökologischer Nachhaltigkeit in Einklang bringen.

Da wir weiter wachsen, suchen wir einen Büroadministrator (m,w,d), der eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen täglichen Betriebs spielt.

Sie sind verantwortlich für:
• Alle organisatorischen und betrieblichen Prozesse des Büros
• Unterstützung bei der Organisation und Strukturierung von Projekten, vom Kundenkontakt bis zum Angebot und der Rechnungsstellung
• Unterstützung im operativen Geschäft, Marketing & Projekteinkauf
• Unterstützung der Buchhaltungsabteilung
• Veranstaltungs-/Messeplanung und Koordination vor Ort inklusive Reiseplanung und Hotelbuchungen

Was Sie anbieten können:
• Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel und Word) und Büromanagementsoftware.
• Nachgewiesene Erfahrung im Bereich Büroadministration
• Initiative und Durchsetzungsvermögen
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und Teamgeist
• Strukturierte und organisierte Arbeitsweise
• Fortgeschrittene oder fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich

Was wir Ihnen bieten können:
• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt
• Eine unbefristete Vollzeitstelle mit 35 Wochenstunden
• Freiheit bei der Gestaltung und Anpassung von Prozessen und Arbeitsabläufen
• Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben in maritimer Umgebung
• Einen anspruchsvollen Arbeitsplatz und Möglichkeiten, das Unternehmen mitzugestalten

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben an: [email protected].

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Are you a detail-oriented, organized individual with a passion for streamlining office operations? FMD GmbH is seeking a motivated and dedicated Office Administrator to join our team. This is a great opportunity for someone looking to contribute their administrative skills in a fast-paced and innovative environment.

At FMD GmbH, our team comprises skilled professionals, engineers, and industry experts dedicated to pushing the boundaries of innovation. We foster a culture of collaboration, creativity, and continuous improvement, ensuring that our solutions remain at the forefront of technological advancement and industry best practices.

Our commitment to excellence, combined with a steadfast dedication to environmental responsibility, positions FMD GmbH as a trusted partner for marine companies seeking pioneering solutions that balance operational efficiency with ecological sustainability.

As we continue to grow, we are seeking an Office Administrator to play a crucial role in ensuring smooth day-to-day operations. As the Office Administrator, you will be responsible for ensuring the smooth operation of our office and providing administrative support to the team.

You are responsible for
• All organisational & operational processes of the office
• Assisting project organisation & structuring, from customer contact to quotation & invoicing
• Support in the operative business, marketing & project purchasing.
• Supporting the accounting department
• Event/trade fair planning & on-site coordination including travel planning & hotel bookings.

What you can offer
• Proven experience within Office Administrator roles
• Proficiency in MS Office (especially Excel and Word) and office management software
• Initiative & assertiveness
• Strong communication skills & team spirit
• Structured & organised way of working
• Confident handling of the current MS Office products
• Advanced or fluent in German & English, both written and spoken essential

What we can offer you
• A competitive salary
• A full-time, permanent position with 35 hrs per week
• Freedom to design and adapt processes and workflows.
• Exciting and varied tasks in a maritime environment
• A challenging workplace & opportunities to help shape the company.

Please send your CV and cover letter to: [email protected].