Office Managerin | Teamassistentin (m|w|d) (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

Sie suchen einen neuen Job?
Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung sucht Experis Sie als Leiterassistenz (gn) für unseren Kunden in der Unternehmensberatung am Standort Köln.

Finden Sie mit Experis den richtigen Job! Nutzen Sie unsere Erfahrung und Beratung für Ihre bestmögliche Entwicklung. Als IT Spezialist bringen wir Sie mit namhaften Unternehmen zusammen.

Unser Angebot an Sie:

- Eine transparente Bezahlung ist uns besonders wichtig und erfolgt nach dem Tarifvertrag des GVP. Das Einstiegsgehalt liegt bei 4000EUR brutto/Monat
- Persönliche Betreuung wird bei uns gelebt: Wir kümmern und individuell und unkompliziert um Ihr Anliegen
- Flache Hierarchien und ein angenehmes Arbeitsklima sind für uns die Basis einer harmonischen Zusammenarbeit
- Sie erhalten kundenspezifische Benefits
- Selbstverständlich wird Ihre Bewerbung vertraulich behandelt
und Ihr Profil erst nach Rücksprache mit Ihnen bei unserem Kunden vorgestellt



Das sind Ihre Aufgaben als Leiterassistenz:

- Sie betreuen als Assistenz mehrere Vice Presidents und verantworten Kalender- und Terminkoordination, Reiseplanung und -buchungen
- Sie führen die interne wie externe schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
- Sie bereiten Meetings vor und begleiten diese
- Sie sind vertrauensvoller Ansprechpartner für die Mitarbeitenden und organisieren Teamevents und After-Work-Veranstaltungen
- Sie verwalten und bestellen Bürobedarf, Getränke und Snacks
- Sie koordinieren externe Dienstleister wie beispielsweise Caterer oder Handwerker


Damit überzeugen Sie uns:

- Sie verfügen über fundierte Berufserfahrung im Office Management oder als persönliche Assistenz auf C-Level
- Sie treten souverän und verbindlich auf
- Sie sind kommunikationsstark und verhandlungssicher in Deutsch und Englisch. Idealerweise bringen Sie zudem gute Französischsprachkenntnisse mit
- Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Belastbarkeit und Eigeninitiative aus
- Sie besitzen sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)


Konnten wir Sie überzeugen?
Der schnellste Weg zu uns führt über den Bewerben-Button!
Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns deshalb natürlich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.
Alle personenbezogenen Formulierungen in der Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.

Teamassistenz (m/w/d) Geschäftsführung

Standort: Köln
Anstellungsart(en): Vollzeit
Arbeitszeit: 38 - 40 Stunden pro Woche

Zweck und Ziel der Stelle
Als Joint Venture der Deutschen Bank und der ManpowerGroup besetzen wir seit 1998 erfolgreich Vakanzen in der Banken-, Finanz- und Versicherungsbranche. Wir schaffen Verbindungen und sind innerhalb dieser spezialisierten Branche bestens vernetzt. Profitieren Sie von unserem Netzwerk! Wir begleiten Sie bei Ihrem Wunsch nach einer beruflichen Veränderung und bieten Ihnen vielfältige Jobperspektiven.

Für unseren Kunden mit Sitz im Rheinauhafen suchen wir derzeit nach einer Teamassistenz (m/w/d) für die Geschäftsführung.

Ihre Aufgaben:
- Schriftliche Korrespondenz mit Kunden und Vertragspartnern (teilweise auf Englisch)
- Unterstützung bei Vertriebsaktionen
- Vorbereitung und Aktualisierung von Listen
- KYC-Überprüfung von Kunden und Erstellung von Reportings
- Versand von Dokumenten
- Überwachung und Prüfung von Fristen
- Aktenanlage und Aktenpflege
- Investorenbetreuung im Hinblick auf Datenaktualisierungen, Auskunftserteilung und sonstigen Anliegen

Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene kaufm. Ausbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium
- Berufserfahrung aus der Banken oder Immobilienbranche wünschenswert
- Erfahrung im Intensiven Datenmanagement, Dateneingabe, Pflege des CRM-Systems
- IT-Affinität (Microsoft, Sharepoint, Datenaustausch, etc)
- KYC/ AML Kenntnisse
- Erfahrung im Umgang mit Investoren
- Gute Englischkenntnisse

Arbeitgeberleistungen / Unternehmensangebot
- Voraussichtlicher Bruttomonatslohn je nach Berufserfahrung: 3.700 - 4.600 EUR
- Keine Wochenendarbeit
- Zeiterfassungssystem
- Anteiliges Homeoffice nach der Einarbeitung möglich
- Technik wird vom Kunden gestellt
- Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Corporate Benefit Plattform
- Übernahme Deutschlandticket oder Fahrtkostenzuschuss
- Übernahmeoption

Kontaktdaten für Stellenanzeige
Sie können sich im beschriebenen Profil wiedererkennen und/oder sind interessiert an einer beruflichen Veränderung? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen - idealerweise inklusive Ihrer Gehaltsvorstellung sowie Ihrer Verfügbarkeit.

Der schnellste Weg zu uns führt direkt über den Button "jetzt bewerben". Alternativ können Sie uns auch eine E-Mail an: [email protected] zukommen lassen.

Selbstverständlich behandeln wir Ihre Bewerbung mit absoluter Diskretion.

Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns deshalb auch über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.

Wir freuen uns auf Sie!

Abteilung(en): Administration und Sachbearbeitung
Art(en) des Personalbedarfs: Arbeitnehmerüberlassung
Tarifvertrag: BZA/DGB-Tarifvertrag
Entgeltgruppe: 4

Aufgaben: Im Sekretariatsbereich:
• Sie nehmen eingehende Telefonate freundlich und professionell entgegen und sind erste Ansprechperson für Besucher und Gäste
• Sie bearbeiten den Posteingang und -ausgang zuverlässig und termingerecht
• Sie übernehmen allgemeine Schreibarbeiten sowie die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sie koordinieren Termine, überwachen Fristen und sorgen für einen strukturierten Ablauf
• Sie kümmern sich um die Organisation und Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie gelegentlich um kleine Aufmerksamkeiten (z. B. Präsente)
• Sie pflegen gewissenhaft unsere Adressdatenbank
•

Im kaufmännischen Bereich:
• Sie unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung, prüfen ein- und ausgehende Rechnungen und veranlassen elektronische Überweisungen
• Sie behalten den Überblick über Projektzahlungsläufe und übernehmen die Erstellung von Angeboten und Rechnungen

Optional: Bereich Öffentlichkeitsarbeit (je nach Erfahrung und Interesse):
• Sie wirken an der Umsetzung einer Veröffentlichungsstrategie mit und betreuen unsere Homepage
• Sie unterstützen bei der Entwicklung von Ideen für unsere Präsenz in sozialen Medien
• Sie pflegen unsere interne Bild- und Materialdatenbank und sorgen für eine übersichtliche Struktur

- Modernes Arbeitsumfeld und kollegiales Team
- Attraktive Vergütung und unbefristete Festanstellung

Firmenprofil
Sie sind ein Organisationstalent und möchten in einem dynamischen Umfeld mit vielseitigen Aufgaben arbeiten- Dann bewerben Sie sich bei uns, einer renommierten Unternehmensberatung in Köln, als Teamassistenz (m/w/d) und unterstützen Sie unser Team aus Partnern und Consultants!

Aufgabengebiet

Unterstützung der Partner und Consultants im Tagesgeschäft
-Organisation und Koordination von Terminen und Meetings
-Planung und Abrechnung von Reisen
-Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten und Angeboten
-Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern und internen Abteilungen
-Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
-Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzrolle, idealerweise in einer Unternehmensberatung oder Kanzlei
-Grundkenntnisse in Englisch sind ausreichend
-Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
-Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Organisationstalent
-Freundliches Auftreten und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Vergütungspaket

Einen modernen Arbeitsplatz im Zentrum von Köln
-Ein offenes und unterstützendes Team in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld
-Abwechslungsreiche Aufgaben mit eigenem Verantwortungsbereich
-Attraktive Vergütung und flexible Arbeitszeiten
-Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung

Du bist ein Organisationsprofi und liebst es, wenn im Büro alles reibungslos läuft?
Dann bist du bei uns genau richtig!

Für unseren Kunden am Standort Köln suchen wir dich als Office Managerin  Teamassistentin (mwd) in direkter Vermittlung - mit Herz, Überblick und einem Faible für Struktur.

DEINE AUFGABEN:

- Du sorgst dafür, dass im Büro alles läuft - von der Post bis zum Gebäudemanagement. Du bist Ansprechpartner*in für Vermieter, Reinigungspersonal und Dienstleister
- Auch die Vorräte im Blick zu behalten, Bestellungen zu organisieren und für einen gepflegten Arbeitsplatz zu sorgen, gehören für dich selbstverständlich dazu
- Du verwaltest die Reiseportale, kümmerst dich um Hotel- und Flugbuchungen und verhandelst Firmenraten
- Du bist die Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen, Standorten, Lieferanten und Kunden - intern wie extern
- Du empfängst unsere Gäste herzlich, koordinierst Besprechungsräume und kümmerst dich um die Bewirtung
- Auch eingehende Anrufe landen bei dir in den besten Händen
- Du unterstützt in den Bereichen Health  Safety und Fuhrparkmanagement und bringst dich dort ein, wo du gebraucht wirst - vorausschauend und mit einem Lächeln

DAS BRINGST DU MIT:

- Eine abgeschlossene Ausbildung und idealerweise erste Erfahrung im Office Management, Sekretariat oder Hotelfach
- Du hast ein freundliches Auftreten, gute Umgangsformen und ein Auge fürs Detail
- Du bist organisiert, belastbar und übernimmst gern Verantwortung
- MS Office ist für dich ein gewohntes Toolset
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab

DEINE VORTEILE BEI UNS:

- Direkte Vermittlung in eine unbefristete Festanstellung beim Kunden in Köln
- 30 Urlaubstage plus Sonderurlaub an Karneval, Weihnachten  Silvester
- Überdurchschnittliches Gehaltspaket inklusive erfolgsabhängigem Bonus
- Deutschlandticket (vollständig bezahlt)  bezuschusstes Bike-Leasing
- Gesponserte Mitgliedschaft im Fitnessstudio  Wellnessangebote über EGYM
- Top Lage des Büros mit Parkplätzen für Auto  (E-)Bike sowie Kaffee, Obst  Snacks
- Corporate Benefits  umfangreiches Versicherungspaket
- Regelmäßige Team-Events wie Offsites, Weihnachtsfeiern  Cake Days
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten - ganz nach deinen Interessen

MÜDE VON LANGEN UND ZÄHEN PROZESSEN?

Dann sende uns jetzt deinen Lebenslauf und werde Teil eines engagierten Teams!
Bitte gib bei deiner Bewerbung die Referenznummer 11894 an.

Auch wenn du nicht jede Anforderung erfüllst - bewirb dich trotzdem sehr gerne. Wir beraten dich offen und transparent zu passenden Jobs und begleiten dich durch den gesamten Prozess.

VORTEILE EINER VERMITTLUNG DURCH TRICONNECT:

- Kostenfreie  transparente Beratung bzw. Vermittlung zum Wunscharbeitgeber
- Steuerung und Beratung bei Gehalts-  Vertragsverhandlungen
- Koordination  Terminmanagement aller Gespräche bei unserem Kunden
- Tipps und Tricks für das perfekte Gespräch
- Auf Wunsch Begleitung zum Vorstellungsgespräch

Zur Unterstützung unseres stark wachsenden Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt: Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Institut für Translational Immuno-Onkologie - Klinik I für Innere Medizin
TV-L 19,25 Std./Woche befristet bis zum 31. Dezember 2026 im Rahmen eines Drittmittelprojektes
Vergütung erfolgt nach TV-L bis EG 8 TV-L

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Institutsleitung organisatorisch (Überwachung von Projekt- und Haushaltsmitteln, Unterstützung der Planung und Kontrolle von Budgets, Personal und Ressourcen, Bestellungen).
• Sie verantworten die Terminorganisation und -überwachung.
• Sie übernehmen die Planung und Vorbereitung von Dienstreisen, Abrechnung.
• Sie koordinieren Besprechungen, Telefon- und Videokonferenzen, Tagungen.
• Sie unterstützen beim Erstellen und Aktualisierung von Projektunterlagen und Internetseite.
• Sie unterstützen die Rekrutierung und empfangen und betreuen nationale und internationale Mitarbeiter.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine Qualifikation als geprüfte Sekretärin / geprüfter Sekretär, Bürokauffrau / Bürokaufmann, Managementassistentin / Managementassistent, Fachkraft für Bürokommunikation, Fachwirtin / Fachwirt oder ähnliche Ausbildung (mindestens IHK Abschluss).
• Berufserfahrung und Buchhalterische Fachkenntnisse (SAP) sind von Vorteil.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office, Adobe Acrobat und Internet) werden vorausgesetzt.
• Sie verfügen über ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit und Organisationsgeschick.
• Sicherheit in der deutschen Sprache (schriftlich und mündlich) sowie gute Kenntnisse in Englisch runden Ihr Profil ab.

Ihre Vorteile

• Alles, außer gewöhnlich: Sie erwartet ein sicherer und sinnstiftender Job in einem anspruchsvollen Arbeitsumfeld, in dem Sie immer am Puls der Zeit sind.
• Job und Privatleben im Einklang: Durch das flexible Arbeitszeitkonto und Wunschdienstpläne haben Sie mehr Zeit für Hobbies, Familie und Freunde.
• Teamgeist in R(h)einkultur: Sie werden mit offenen Armen von einem interdisziplinären Team empfangen, das gegenseitige Wertschätzung und Hilfsbereitschaft großschreibt.
• Starke Perspektiven: Was andere über verschiedene Stationen an Erfahrungen sammeln, gibt es bei uns als einem der größten Arbeitgeber der Region unter einem Dach – so können Sie über sich hinauswachsen und neue Ziele ins Visier nehmen.

Ihre Zukunft im Detail

An unserer Klinik behandeln wir Patientinnen und Patienten mit verschiedenen internistischen Erkrankungen wie Krebserkrankungen, Infektionen immungeschwächter Patienten und HIV-Infektionen, Immundefekterkrankungen wie beispielsweise entzündliche rheumatoide Erkrankungen. Unsere Patientinnen und Patienten erhalten Therapien nach aktuellstem medizinischen Wissen und den neuesten Leitlinien. Innerhalb der verschiedenen Fachgebiete arbeiten Klinik und Forschung zu besonderen Schwerpunkten intensiv zusammen. Unsere wissenschaftlichen Erkenntnisse finden weltweit Anerkennung und fließen in nationale sowie internationale Behandlungsstandards ein.Die Translationale Immun-Onkologie entwickelt und validiert Immuntherapien gegen Leukämie-, Lymphom- und chronische Herpesviren für den klinischen Einsatz.
Menschen mit Behinderungen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt.

Kontakt

Ditte Schröder
Tel: +49 221 478-85076  
Universitätsklinikum Köln AöR
Geschäftsbereich Personal
Kerpener Str. 62
50937 Köln

Uniklinik Köln Karriere Bewerbungsfrist: 01.06.2025

Job-ID: cawwarss
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf Sie kennenzulernen!

NOTUS energy plant, baut und betreibt seit über 20 Jahren nationale und internationale Wind- und Solarparks. Unser motiviertes Team hat das Ziel, die Energiewende maßgeblich voranzutreiben.   Mit 465 Mitarbeitern in über 18 Ländern leisten wir täglich unseren Beitrag für eine ökologisch und ökonomisch sichere Zukunft.   Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort einen Sachbearbeiter (m/w/d) Internationales Vertragsmanagement am Standort Köln. Deine Aufgaben Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung sowie dem Projektteam im operativen Tagesgeschäft Unterstützung bei der Bearbeitung von Nutzungsverträgen Pflege der Projektdokumentation und Eigentümerübersicht sowie Sichtung relevanter Amtsblätter Bearbeitung und Priorisierung des Maileingangs, Terminplanung und Fristenmanagement  Unterstützung bei der Reise- und Veranstaltungsplanung sowie Spesenabrechnung Dein Profil Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte:r   Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im oben genannten Aufgabenbereich Selbstständige, lösungsorientierte und sorgfältige Arbeitsweise Ein ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent sowie eine hohe Auffassungsgabe Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen nach Frankreich Verhandlungssichere Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift  Sicherer Umgang mit MS-Office 365 Deine Benefits Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote in der NOTUS-Akademie NOTUS-Care: Betriebliche Krankenversicherung, Betriebsrente, Kita-Zuschüsse Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub NOTUS-Card: Monatlich 50 EUR zur freien Verfügung bei ausgewählten Partnern Dein persönliches NOTUS-Starterpaket Ein ergonomischer Arbeitsplatz mit moderner technischer Ausstattung Regelmäßige Mitarbeiter- und Teamevents Die genannten Benefits sind unternehmensabhängig und können je nach Position, Standort und Abteilung abweichen. Weitere Informationen Konntest du Dich mit den genannten Aufgaben und unserem Unternehmen identifizieren? Hast du Lust Dich in unserem Team für den Erfolg der Energiewende und gegen den Klimawandel einzusetzen? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Du möchtest noch mehr über die Arbeit bei NOTUS energy erfahren? Dann besuche unsere Homepage https://www.notus.de/

Über uns:
Mit uns finden Sie als Fachkraft, Quer- und Wiedereinsteiger, Berufsanfänger oder Student seit mehr als 25 Jahren schnell und unkompliziert den Job, der zu Ihnen passt - ob als professionelle Personalvermittlung oder als tarifgebundene Arbeitnehmerüberlassung.

Erfahren Sie mehr unter loewe-jobs.de/ueber-uns

Assistent (m/w/d) der Geschäftsführung

Standort: Köln
Anstellungsart(en): Vollzeit

Das erwartet Sie:
abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeiten mit Verantwortung

attraktive Vergütung bei einem TOP-Arbeitgeber

30 Urlaubstage (Vollzeit)

flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu anteiligem mobilen Arbeiten

Weiterbildungsangebote

Teamevents

sehr gute Verkehrsanbindung

Ihre Aufgaben:
Administrative und organisatorische Unterstützung des Kanzleimanagements im operativen Tagesgeschäft

Konzeption und Erstellung relevanter Dokumentationen, u.a. Präsentationsunterlagen, Sitzungsprotokolle etc. sowie Dokumentenmanagement

Koordination und Assistenz bei strategischen Projekten

Koordination interner Kommunikationsprozesse

Termin- und Reiseplanung

Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Das bringen Sie mit:
eine Assistenz-, kaufmännische oder ähnliche Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise bereits in einem Kanzleiumfeld und/oder auf Geschäftsführungsebene

ausgezeichnete Kenntnisse aller gängigen MS-Office-Programme

sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache (in Wort und Schrift)

zuverlässiges und verschwiegenes Organisationstalent mit ausgeprägtem Teamdenken, das Herausforderungen flexibel und schnell angeht

positive Arbeitseinstellung mit Gespür für die Priorisierung verantwortungs­voller Themenbereiche

sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

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Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.

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Art(en) des Personalbedarfs: Neubesetzung