Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt Sekretariat und Empfang (min. 30 h/Woche) (Sekretär/in)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Sekretär:in / Büroassistenz / Officemanagerer:in (m w d)

Vollzeit / Teilzeit (mind. 75%)

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

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Wir sind ein erfolgreiches mittelständiges Architekturbüro mit Sitz in Karlsruhe. Für unsere öffentlichen und privaten Auftraggeber bearbeiten wir vielfältige und interessante Projekte im Sanierungs- und Neubaubereich.

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit, ein sehr gutes Betriebsklima in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld, geregelte Arbeitszeiten mit flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten und eine leistungsgerechte Bezahlung.

Aufgaben

- Selbständige Erledigung von administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Assistenz der Geschäftsleitung
- Kommunikation mit Auftraggebern und Handwerkern
- Projektunterstützende Aufgaben
- Termin und Fristenmanagement
- Personalverwaltung
- Vorbereitende Buchführung
- Rechnungswesen

Qualifikationen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder entsprechende Berufserfahrung
- Mehrjährige Berufserfahrung
- Sicherer Umgang mit MS Office Programmen
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Selbständigkeit, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- Organisationsstärke
- Teamfähigkeit
- Sicheres, kompetentes und serviceorientiertes Auftreten

Interesse? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per E-Mail an unser Büro.

Kontakt:
Lohr Architekten
Auer Str. 1
76227 Karlsruhe
T (+49) 721 354803 - 0
F (+49) 721 354803 – 29
[email protected] (https://mailto:[email protected])
www.lohr-architekten.de

Wir bieten:

- Herausfordernde Aufgaben und Entfaltungsmöglichkeiten in einem innovativen und internationalen Umfeld
- Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und somit das Office Management weiter voran zu treiben
- Einen unbefristeten Arbeitsplatz in einer außerordentlich positiven Arbeitsatmosphäre
- Modern ausgestattete Büros mit guter Verkehrsanbindung durch die zentrale Lage am Karlsruher Hauptbahnhof
- 30-Tage-Urlaub, Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, ein Obstkorb und kostenlose Getränke sind für uns selbstverständlich

Ihre Aufgaben:

- erster Ansprechpartnerin für Anrufende und Besuchende
- Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
- Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsführung, sowie deren Vertretung in Abwesenheit
- Unterstützung der Bereichsleitung bei Sonderaufgaben und Projekten
- Erledigung klassischer Assistenzaufgaben:
- Planung und Buchung von Dienstreisen sowie Freigabe der Reisekostenabrechnung
- Buchung von Poolfahrzeugen und Unterstützung bei der Betreuung des Fuhrparks
- Terminplanung und -koordination sowie die Organisation von Besprechungen
- Bearbeiten des Posteingangs und –ausgangs und Übernahme der Telefonzentrale
- Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Überwachung der Ordnung und Sauberkeit in unseren Büros
- Optimierung von Abläufen und Prozessen im Sekretariat

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Bereich Office Management, Sekretariat oder am Empfang
- strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft
- Hohe Kommunikationsfähigkeit gepaart mit einem freundlichen Auftreten
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

Sie sind ein echtes Organisationstalent und behalten stets den Überblick? Idealerweise bringen Sie bereits erste Erfahrung als Sekretärin (m/w/d) mit und sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Starttermins bevorzugt per E-Mail.

Das dürfen Sie von uns erwarten:

- Sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- Attraktives Gehaltspaket nach BAP-Tarif
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Langfristiger Einsatz in einem renommierten Unternehmen der Region
- Persönliche Betreuung durch unser kompetentes Team
- Übertarifliches Gehaltspaket und Zuschläge
- Konkrete Chance auf Übernahme

Ihre Aufgaben:

- Telefonzentrale
- Bearbeitung des Postein- und Postausgangs
- Kundenbetreuung
- Vertragserstellung
- Vertragsverwaltung
- Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Büromanagement, im Sekretariat oder am Empfang von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke
- Stressresistent
- Freundliche und kommunikative Art

ACTIEF Personalmanagement wurde 1989 gegründet und steht seither für eine professionelle Personalberatung und zielgerichtete Personalbesetzung. Als einer der führenden Personaldienstleister in Deutschland agieren wir sehr erfolgreich in den Bereichen der Arbeitnehmerüberlassung, der Personalvermittlung und als Provider für Interim-Manager. Namhafte Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen vertrauen auf unsere Erfahrung und professionelle Abwicklung aller Personalangelegenheiten.

Wir bringen passgenaue Kandidaten und Mitarbeiter mit attraktiven Unternehmen zusammen, eben PEOPLE IN ACTION.

Als Teamassistenz sorgen Sie dafür, dass alles im Office reibungslos
abläuft. Hier sind Organisationsgeschick und eine hohe
Kommunikationsstärke gefragt. Sie arbeiten gerne im Team zusammen und
überzeugen durch Ihr souveränes Auftreten? Dann suchen wir Sie als
Teamassistenz (m/w/d) für unseren Kunden in Karlsruhe (m/w/d. Diese
Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung zu besetzen. Wir freuen uns
darauf Sie kennenzulernen! Ihre Aufgaben Sie sind die erste
Anlaufstelle für das gesamte Office-Team Sie übernehmen die
allgemeine Kommunikation sowie die externe Korrespondenz Sie
unterstützen die Mitarbeiter im Team bezüglich Terminkoordination
und Telefonkommunikation Sie übernehmen unterstützend alle
administrativen Aufgaben des Managements Sie erstellen Präsentationen
und pflegen Dokumentationslisten Sie unterstützen bei internationalen
Projekten Ihr Profil Sie bringen ein erfolgreich abgeschlossenes
Studium oder eine abgeschlossene Ausbildung mit Sie sprechen
verhandlungssicher Deutsch und Englisch (und verfügen idealerweise
noch über weitere Sprachkenntnisse) Sie sind fit im Umgang mit
MS-Office Sie sind motiviert und leistungsbereit -Sie möchten ein
dynamisches Team unterstützen und schätzen gute Zusammenarbeit Ihre
Benefits Unbefristeter Arbeitsvertrag Attraktives Fixgehalt
Vermögenswirksame Leistungen Urlaubs- und Weihnachtsgeld Flexible
Arbeitszeiten/ Home Office Sicherer Arbeitsplatz …und vieles mehr
Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir
bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz &
Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt
auf "direkt bewerben" klicken! Dein Kontakt Frau Katarina Cale
[email protected] DIS AG Office & Management
Frühlingstraße 10 76131 Karlsruhe Telefon: +49 721/9335810

Für unseren Kunden aus Karlsruhe suchen wir schnellstmöglich Unterstützung für sein Sekretariat.

Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Starttermins bevorzugt per E-Mail.

Das dürfen Sie von uns erwarten:

- Sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- Konkrete Chance auf Übernahme
- Attraktives Gehaltspaket nach BAP-Tarif
- Persönliche Betreuung durch unser kompetentes Team vor Ort
- Langfristiger Einsatz in einem renommierten Unternehmen der Region

Ihre Aufgaben:

- Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen
- Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs
- Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
- Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen
- Korrespondenz bzgl. der Auftragsverwaltung mit den Kunden
- Überwachen und Nachhalten von Fristen
- Mitarbeit bei der Erstellung von Verträgen

Ihr Profil:

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung als Sekretär/in ist wünschenswert
- Gute MS Office-Kenntnisse
- Kenntnisse moderner Kommunikationstechniken
- Gutes Zeit- und Selbstmanagement

ACTIEF Personalmanagement wurde 1989 gegründet und steht seither für eine professionelle Personalberatung und zielgerichtete Personalbesetzung. Als einer der führenden Personaldienstleister in Deutschland agieren wir sehr erfolgreich in den Bereichen der Arbeitnehmerüberlassung, der Personalvermittlung und als Provider für Interim-Manager. Namhafte Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen vertrauen auf unsere Erfahrung und professionelle Abwicklung aller Personalangelegenheiten. Wir bringen passgenaue Kandidaten und Mitarbeiter mit attraktiven Unternehmen zusammen, eben "PEOPLE IN ACTION"

Sie sind ein echtes Organisationstalent und behalten stets den Überblick? Idealerweise bringen Sie bereits erste Erfahrung als Sekretärin (m/w/d) mit und sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Starttermins bevorzugt per E-Mail.

Das dürfen Sie von uns erwarten:

- Sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- Attraktives Gehaltspaket nach BAP-Tarif
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Langfristiger Einsatz in einem renommierten Unternehmen der Region
- Persönliche Betreuung durch unser kompetentes Team
- Übertarifliches Gehaltspaket und Zuschläge
- Konkrete Chance auf Übernahme

Ihre Aufgaben:

- Telefonzentrale
- Bearbeitung des Postein- und Postausgangs
- Kundenbetreuung
- Vertragserstellung
- Vertragsverwaltung
- Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Büromanagement, im Sekretariat oder am Empfang von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke
- Stressresistent
- Freundliche und kommunikative Art

ACTIEF Personalmanagement wurde 1989 gegründet und steht seither für eine professionelle Personalberatung und zielgerichtete Personalbesetzung. Als einer der führenden Personaldienstleister in Deutschland agieren wir sehr erfolgreich in den Bereichen der Arbeitnehmerüberlassung, der Personalvermittlung und als Provider für Interim-Manager. Namhafte Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen vertrauen auf unsere Erfahrung und professionelle Abwicklung aller Personalangelegenheiten.

Wir bringen passgenaue Kandidaten und Mitarbeiter mit attraktiven Unternehmen zusammen, eben PEOPLE IN ACTION.

Du suchst einen neuen Job als Assistenz Sekretariat (m/w/d) in Vollzeit?

Dann haben wir im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung in Karlsruhe den passenden Job für Dich!

Unsere Benefits für Dich

- Flexible Arbeitszeiten
- Sehr gute Übernahmechancen
- Übertarifliche Bezahlung
- Entlohnung gemäß iGZ-DGB-Tarifwerk (GVP)
- Langfristiger Einsatz im Kundenunternehmen
- Prämien
- Sicherer Arbeitsplatz
- Abschlagszahlungen
- Ein freundliches und sympathisches Team als Ansprechpartner vor Ort
- Vorteile durch unsere langjährige Erfahrung am Markt

Deine Aufgaben

- Sekretariatsarbeiten
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Allg. Bürotätigkeiten
- Telefonieren
- Dokumentenablage und -verwaltung

Bringst Du folgende Qualifikationen mit?

- Akten, Schriftgut verwalten
- Büroorganisation, Büromanagement
- Sekretariat

Mit diesen persönlichen Stärken überzeugst Du uns

- Kommunikationsfähigkeit
- Organisationsfähigkeit
- Sorgfalt/Genauigkeit
- Zuverlässigkeit

Freue Dich auf eine attraktive Vergütung: 14,50 € bis 15,50 € pro Stunde!

Deine Chance zum neuen Job, bewirb Dich jetzt!
Im Bereich Büromanagement erwarten Dich abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem modernen Unternehmen. Wir melden uns im Anschluss an Deine Bewerbung umgehend bei Dir! Falls Du noch Fragen an uns hast, kannst Du uns von Montag bis Donnerstag von 08:00 bis 17:00 Uhr und am Freitag von 08:00 bis 15:00 Uhr telefonisch unter 07 21 / 9 84 75 - 0 oder per Mail an [email protected] erreichen.

Mit Deiner Bewerbung erklärst Du Dich mit den Datenschutzrichtlinien der Firma ARWA Personaldienstleistungen GmbH einverstanden. Diese findest Du auf unserer Homepage www.arwa.de unter dem Punkt “Datenschutz”.

Für die Abteilung Wohnen suchen wir zum nächstmöglichen Termin eineAbteilungsassistenz (w/m/d) in Teilzeit (25,0 Wochenstunden).Ihre Aufgaben:Sie beraten unsere studentischen Bewohner und Bewerber sowie privaten Vermieter zum studentischen Wohnraumangebot mit viel Geduld und EinfühlungsvermögenOb am Telefon, per E-Mail oder persönlich – Sie bleiben immer im Kontakt mit unseren, teils auch internationalen StudierendenSie sind für die Sekretariatstätigkeiten der Wohnheimverwaltung und andere bürowirtschaftliche Tätigkeiten (z. B. Beschaffung, Schadensbearbeitung, Mietkalkulation etc.), u. a. für die Abteilungsleitung, zuständig und behalten immer den ÜberblickSie unterstützen unsere Auszubildenden bei ihrem Einsatz in unserer AbteilungIhre Qualifikation:Idealerweise verfügen Sie über eine Berufsausbildung bzw. Erfahrungen im kaufmännischen BereichSie können sicher auf Deutsch und Englisch mit unseren Studierenden kommunizierenSie arbeiten strukturiert und sorgfältig und sind sensibel für die Anliegen unserer StudierendenSie sind erfahren im Umgang mit MS-Office und motiviert, sich in unsere Verwaltungssoftware tl1 einzuarbeitenAuch als Quereinsteiger*in sind Sie bei uns herzlich willkommenIhre Vorteile:Einen sicheren und zukunftsorientierten Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit einem vielseitigen Aufgabenspektrum und hoher sozialer VerantwortungFamilienfreundliche und flexible Arbeitszeiten (in Teilen auch mobiles Arbeiten möglich) mit 30 Tagen Urlaub pro JahrEine unbefristete Stelle in Teilzeit mit einer fairen Vergütung nach Tarifvertrag (TV-L)Attraktive Arbeitgeberleistungen, wie z.B. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und vergünstigtes Mittagessen in unseren MensenZentrale Lage in Karlsruhe mit sehr guter Anbindung an die öffentlichen VerkehrsmittelDie Vergütung richtet sich nach dem TV-L, Entgeltgruppe 8. Für Rückfragen steht Ihnen Herr Schuster unter Tel.: 0721/6909-149 zur Verfügung. Bei Interesse bewerben Sie sich bitte bis zum 22.10.2023 online. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.Über uns:Das Studierendenwerk Karlsruhe betreut im Auftrag des Landes Baden-Württemberg in Karlsruhe und Pforzheim ca. 42.000 Studierende in allen Fragen rund um das Studium. Die Hochschulgastronomie des Studierendenwerks Karlsruhe ist ein professioneller Dienstleistungsbereich mit dem Schwerpunkt der Studierendenverpflegung. Wir betreiben an den Standorten Karlsruhe und Pforzheim drei Mensen und elf Cafeterien. Über 18.000 anspruchsvolle Gäste besuchen täglich unsere Einrichtungen.