Sekretärin (m/w/d) (Sekretär/in)

Ihre Aufgaben:

- Bearbeitung der organisatorischen und administrativen Aufgaben im Abteilungssekretariat
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz (intern/extern) unter Anwendung von Fremdsprachen
- Dokumentation von operativen Geschäftsvorgängen
- Bestellung von Arbeitsmaterialien etc., strukturierte Ablage von Abteilungsunterlagen, Bearbeitung Ein-/Ausgangspost
- Termin- und Reiseplanung
- Reservierung von Besprechungsräumen und Abstimmung mit Schnittstellen zur Terminfindung
- Koordination des Terminkalenders des Abteilungsleiters, Abrechnung von Dienstreisen, Pflege und Auswertung der Zeitkonten in SAP
- Begleitung der Planung, Organisation, Umsetzung von Fachaufgaben (auch unter Anwendung von Fremdsprachen): z.B. Durchführung, Aufbereitung von Recherchen und Auswertungen, Erstellung von Präsentationen und Vorträgen nach Vorgaben, Schreiben von Berichten nach Vorlagen, Einholen fehlender Informationen, unterschriftsreife Vorlage der Schriftstücke
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen: Einladung der Teilnehmer und Erstellung der Agenda nach Vorgabe, Bestellung der Bewirtung, Protokollierung
- Organisation von Teamevents und Rahmenprogrammen, Bestellung von Geschenken, Begleitung Organisation Abteilungslaufwerk, Schlüsselverwaltung, Übersetzen von Texten aus/in Fremdsprachen o.ä.

Ihre Qualifikationen:

- Abgeschlossene Ausbildung mit dem Schwerpunkt Administration/Verwaltung
- Fundierte  Berufserfahrung
- Einfache Entwicklungstätigkeiten
- Grundkenntnisse in Standardsystemen notwendig
- Regelmäßige Kommunikation- Zusammenarbeit und Abstimmung

Ihre Vorteile:

- Vergütung nach einem der attraktivsten Tarifverträge der Branche (iGZ)
- Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
- Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
- Bezuschussung einer Direktversicherung (als betriebliche Altersvorsorge)
- Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
- Jährliche Mitarbeiterveranstaltungen

Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei.
Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.

Randstad ist einer der weltweit führenden Personaldienstleister mit
dem Ziel, so spezialisiert und so fair zu werden wie kein anderes
Unternehmen in der Welt der Arbeit. Durch die Unternehmensstrategie
„partner for talent” finden, fördern und verbinden wir
spezialisierte Talente mit Unternehmen – weltweit, vor Ort und immer
mit hoher Geschwindigkeit. Wir schaffen leistungsfähige, vielfältige
und agile Teams und unterstützen jeden Einzelnen dabei, eine
erfolgreiche Karriere mit gleichen Chancen zu erreichen.

Randstad Professional ist eine der vier Spezialisierungen von
Randstad und konzentriert sich auf die Vermittlung von Fach- und
Führungskräften in den Zukunftsbranchen IT, Engineering, Life
Science und Office.

Für einen Geschäftspartner in Weissach suchen wir derzeit
einen Office Manager. Ein sicheres und faires Einkommen und gute
Sozialleistungen sind Ihnen genauso wichtig wie eine
verantwortungsvolle Tätigkeit und eine langfristige Perspektive bei
einem familiengeführten Unternehmen aus der Automobilbranche? Dann
kommen Sie zu uns – Ihre Zufriedenheit ist unser Ziel! Bewerben Sie
sich jetzt direkt online! Wir legen Wert auf Chancengleichheit und
begrüßen die Bewerbung von Menschen mit Behinderung, deren Inklusion
uns ein besonderes Anliegen ist.

- Führung telefonischer und schriftlicher Korrespondenzen unter
Anwendung von Fremdsprachen
- Dokumentation von operativen Geschäftsvorgängen
- Bestellung von Arbeitsmaterialien
- Ablage von Abteilungsunterlagen sowie Bearbeitung der
Ein-/Ausgangspost
- Organisation von Terminen/Reisen, inkl. Reservierung von
Besprechungsräumen
- Koordination des Terminkalenders des Abteilungsleiters
- Abrechnung von Dienstreisen, inkl. Pflege und Auswertung der
Zeitkonten in SAP
- Durchführung bzw. Aufbereitung von Recherchen und Auswertungen
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, inkl. Erstellung
der Agenda nach Vorgabe, Bestellung der Bewirtung und Protokollierung
- Erstellung von Präsentationen und Vorträgen nach Vorgaben
- Organisation von Teamevents und Bestellung von Geschenken
- Organisation des Abteilungslaufwerks und Schlüsselverwaltung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare
Qualifikation
- Berufserfahrung im Sekretariat oder Office Management, idealerweise
in einer ähnlichen Rolle
- Sicherer Umgang mit MS Office und SAP
- Sehr gute Deutsch- und Fremdsprachenkenntnisse, z.B. Englisch
- Organisationstalent und eine sorgfältige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, Diskretion
und Serviceorientierung
- Attraktives Gehaltspaket mit Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Erstattung von Fahrtkosten
- Bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
- Offene Unternehmenskultur
- Mehr als 200 kostenlose Online-Kurse, z.B. Französisch,
Italienisch oder Spanisch
- Zugriff auf Wellfit - das kostengünstige Wellbeing-Netzwerk mit
Online- und Offline-Angeboten