Executive Assistant (m/w/d) – Kassel (Sekretär/in)

Wir machen uns für das Handwerk in Nord-, Ost- und Mittelhessen stark. Für die 17 500 Mitgliedsbetriebe in der Region sind wir verlässlicher Partner und Dienstleister und vertreten ihre Interessen gegenüber Politik und Öffentlichkeit. Bei allen Fragen im Lauf einer Handwerkskarriere stehen wir Betrieben und Beschäftigten zur Seite: vom ersten Praktikum über die Ausbildung bis zum Meistertitel, von der Gründung über die Unternehmensführung bis zur Betriebsübergabe an die nächste Generation. Gemeinsam bringen wir das Handwerk in der Region voran. Dafür suchen wir Sie als kompetente Verstärkung.

Die Abteilung Berufsbildung besteht aus einem Team von Beratern, Projektmitarbeitern und Verwaltungs-fachkräften. Neben der Erfüllung hoheitlicher Aufgaben – wie das Führen des Verzeichnisses der Berufsausbildungsverhältnisse –  regeln, überwachen und fördern wir die Berufsausbildung durch die Unterstützung der an der Berufsbildung beteiligten Personen durch Beratung und Mitarbeit in Projekten sowie u. a. bei der Gewinnung von Auszubildenden und Besetzung freier Ausbildungsstellen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir unbefristet in Vollzeit

eine/n Mitarbeiter/in Sekretariat Berufsbildung (m/w/d).

Aufgabenbeschreibung:

- Inhaltliche Vor- und Nachbereitung sowie Assistenz, Terminplanung und Koordination - für die Abteilungsleitung Berufsbildung
- für den Berufsbildungsausschuss
Vorbereitung und Umsetzung von Beschlüssen, Anfertigen von Protokollen und Präsentationen
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen - Ausbildungsberatungsstatistik
- Geschäftsbericht der Abteilung Berufsbildung
- Planung, Organisation und Vorbereitung von Sitzungen, Seminaren und Schulungen
- Ausstellung von Zuerkennungen der fachlichen Eignung
- Ausstellung von Zertifikaten für Qualifizierungsbausteine
- Ausstellung von Verwarnungen bei Ordnungswidrigkeiten
- Erstellung von Power Point Präsentationen
- Erstellung von Rundschreiben
- Anlage und Pflege von Verteilern (Adressmanagement)
- Verwaltung von Ausbildungsverordnungen, Informationsmaterialien, Broschüren usw.
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben und administrative Tätigkeiten

Anforderungsprofil:
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung
- Wünschenswert sind Kenntnisse der Handwerksorganisation, des dualen Ausbildungssystems und der handwerklichen Berufsbilder
- Ausgeprägte kommunikative und schriftliche Fähigkeiten in deutscher Sprache
- Hohes Maß an Engagement, eigenständige Arbeitsweise sowie ein besonderes Organisations- und Koordinationsgeschick
- Schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität im Umgang mit unterschiedlichen Aufgaben und Verantwortungsbewusstsein
- Freundliche, zuverlässige und diskrete Persönlichkeit mit ausgeprägter Teamorientierung

Wir bieten Ihnen:
- Eine persönliche und wertschätzende Atmosphäre in einem kollegialen und engagierten Team
- Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten, ergänzt durch ein hybrides Arbeitsmodell
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vergütung nach dem Tarifvertrag TV-L EG 6 mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes (mitunter betriebliche Altersversorgung, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, 30 Tage Urlaubsanspruch, zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester, Fahrtkostenzuschuss)

Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an die Abteilungsleiterin Berufsbildung, Frau Sabine Aue, Telefon 0561 7888-122 bzw. [email protected] (https://mailto:[email protected]) .

Bitte nutzen Sie unser Bewerbungsportal unter www.hwk-kassel.de/ueber-uns/stellenangebote (http://www.hwk-kassel.de/ueber-uns/stellenangebote) um uns Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen zukommen zu lassen.

Bewerbungsschluss ist der 04. März 2025.

Bitte verzichten Sie auf die Übersendung von Bewerbungsmappen sowie von Originalunterlagen, da die Unterlagen nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet werden.

Kassel, 05.02.2025

Jürgen Müller                                      

Hauptgeschäftsführer

Handwerkskammer Kassel

Gemeinsam. Sicher. Mobil.

Mit 13.000 Kilometern Autobahn und rund 14.000 Mitarbeitenden ist die Autobahn GmbH des Bundes seit 2021 eine der größten Infrastrukturbetreiberinnen in Deutschland.
Jeder Autobahnkilometer muss am Schreibtisch finanziert, geplant und eingekauft sowie mit Personal versorgt und juristisch begleitet werden.
Als Arbeitgeberin bieten wir ein spannendes Umfeld, Raum für persönliche und berufliche Entfaltung sowie eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte. So machen wir sowohl für Privatpersonen als auch für den deutschlandweiten Warenfluss das Leben leichter und sicherer mit dem Produkt, für das wir alle arbeiten: Die Autobahn.
Werden Teil unseres Teams und gestalten mit uns gemeinsam die Zukunft der Autobahn!

Zur Unterstützung unserer Außenstelle in Kassel suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz der Außenstellenleitung (w/m/d).

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

- Im Fokus Ihrer Tätigkeit steht die Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung im administrativen Tagesgeschäft. Hierbei organisieren Sie unter anderem Dienstreisen, führen den Terminkalender und unterstützen bei der Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen.
- Außerdem obliegt Ihnen die Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Auswertung von Statistiken sowie die Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben.
- Sie organisiereren, koordinieren und protokollieren interne und externe Termine sowie Veranstaltungen und sind hierbei für die Vor- und Nachbereitung zuständig
- Die Übernahme von Korrespondenzen, Bearbeitung des Postein- und ausgangs für den Geschäftsbereich sowie Ablage sämtlicher Unterlagen runden Ihr Aufgabenspektrum ab

Das sollten Sie mitbringen:

- Optimale Voraussetzung bildet eine abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse, Fähigkeiten und entsprechende Berufserfahrungen
- Sie verfügen über erste Erfahrung als Assistenz sowie der Büroorganisation und sind versiert im Umgang mit MS-Office

Das wäre wünschenswert:

- hohe Organisationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung
- ausgeprägte Kommunikationsstärke

Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:

- Freude an der Arbeit im Team
- Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz
- Engagierte, zuverlässige, verantwortungsbewusste, selbstständige Arbeitsweise

Entgeltgruppe: E8
Die Vergütung erfolgt gemäß o.g. Entgeltgruppe entsprechend den tariflichen Eingruppierungsvorschriften des TV-Autobahn. Über die Anerkennung der Entgeltstufe wird entsprechend der individuellen Arbeitserfahrung entschieden.

Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal bis einschließlich 14.02.2025.
Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Kontakt:
Für Fragen im Zusammenhang mit der angebotenen Stelle bzw. Ihrer Bewerbung kontaktieren Sie gerne:
Amir Bahadory | E-Mail: [email protected]

Bei der ausgeschriebenen Position handelt es sich um eine solche in einem sensiblen (ggf. korruptionsgefährdeten) Arbeitsbereich. Die konkreten Maßnahmen zur Überprüfung der Zuverlässigkeit können in der Datenschutzinformation nachgelesen werden.

Das erwartet Sie bei uns:

Zukunft. Aktive Mitgestaltungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Unternehmen, abwechslungsreiche Tätigkeiten, deutschlandweite berufliche Perspektiven.

Familie & Freizeit. Mobiles Arbeiten/Telearbeit/flexible Arbeitszeitgestaltung - wo immer möglich, 30+1 Tage Urlaub, über 200 Standorte bundesweit, Unterstützung bei Kinderbetreuung oder Pflege.

Miteinander. Offene Kommunikation, konstruktive Fehlerkultur, Chancengleichheit, solidarische Unternehmenskultur, wertschätzender Umgang.

Fairness. Hauseigener Tarifvertrag, faire Vergütung nach Tätigkeit statt Formalqualifikation, Interessenvertretung durch Betriebsräte und Gewerkschaften.

Sicherheit.  Sicherer Arbeitsplatz durch 100% Bundeseigentum mit Elementen aus freier Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung, attraktive Altersvorsorge.

Haben Sie Fragen zu unseren Angeboten für Mitarbeitende? Dann lesen Sie diese gerne auf unserer Karriereseite nach oder sprechen uns an.

Gemeinsam Großes bewegen:
Ein respektvoller Umgang miteinander und Freude bei der Arbeit stehen für uns im Mittelpunkt. Wir glauben an den Erfolg von divers aufgestellten Teams mit unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven, Erfahrungen und Fähigkeiten. Daher begrüßen wir ausdrücklich alle Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht/ Geschlechtsidentität, Alter, Nationalität, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung. Dies schließt die besondere Berücksichtigung schwerbehinderter Menschen bei gleicher Eignung ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgaben

- Sie unterstützen eigenverantwortlich und selbstständig den Vorstand in allen organisatorischen sowie planerischen Aufgaben des Tagesgeschäfts. Hierzu zählen insbesondere die Terminkoordination und Organisation von Meetings und Geschäftsreisen.
- Sitzungen und Besprechungen werden von Ihnen vor- und nachbereitet und mit angemessener Korrespondenz zu den jeweiligen internen und externen Stakeholdern begleitet. Ergänzende Präsentationen, kurze Berichte und Protokolle werden terminunterstützend von Ihnen erstellt.
- Durch eine strukturierte und entlastende Prozessorganisation fördern und optimieren Sie den Informationsfluss zwischen Geschäftsführungen, Vorständen und Führungskräften (m/w/d).
- Sie bearbeiten gewissenhaft und eigeninitiativ administrative Bürotätigkeiten (Bestellungen, Aktenverwaltung, Post etc.) und unterstützen bei Bedarf bei Sonderaufgaben oder Projekten.

Ihr Profil

- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann / Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d), oder eine kaufmännische Ausbildung mit einem vergleichbaren Schwerpunkt, erfolgreich absolviert. Darüber hinaus verfügen Sie über eine abgeschlossene Weiterbildung zum/zur Management-Assistent/in (m/w/d) oder sind bereit, diese berufsbegleitend zu erwerben.
- Berufserfahrung in einer Sekretariats- oder Assistenzposition konnten Sie zuvor auf einer vergleichbaren Managementebene sammeln.
- Mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Powerpoint, Outlook, Excel, Teams) arbeiten Sie sicher und routiniert.
- Sie verfügen über eine ausgezeichnete und situationsentsprechende Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in deutscher Sprache, sowie wünschenswerterweise über konversationssichere Englischkenntnisse.
- Sich selbst würden Sie als äußerst zuverlässig, gewissenhaft und organisationsstark beschreiben. Ihre ergebnisorientierte und vorausschauende Arbeitsweise ermöglicht Ihnen die Vorbereitung eines strukturierten Arbeitsalltags, der dennoch Platz für kurzfristige Änderungen und Flexibilität lässt.
- Mit Ihrer freundlichen und dennoch verbindlichen Art schaffen Sie einen vertrauensvollen und diskreten Umgang mit Geschäftspartner, Vorgesetzten und Kollegen (m/w/d).

Unser Angebot

- Wir bieten Ihnen die Mitarbeit in einem leistungsfähigen, lokal verankerten Unternehmen sowie eine spannende Herausforderung in einem auf Nachhaltigkeit bedachten Konzern.
- Wir zahlen die branchenübliche Vergütung nach dem bei uns gültigen TV-V (Tarifvertrag für Versorgungsbetriebe).
- Wir fördern Sie mit einer maßgeschneiderten Weiterbildung - intern und extern.
- Wir unterstützen Sie bei einer guten Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit).
- Wir bieten eine teilweise vom Arbeitgeber mitfinanzierte betriebliche Altersversorgung.
- Wir haben außerdem für unsere Mitarbeiter (m/w/d) eine eigene Kantine, Parkplätze und die Möglichkeit, ein Jobticket zu nutzen.

Sie suchen eine neue Herausforderung! Wir suchen Sie!

Bewerben Sie sich jetzt online mit den üblichen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Gehaltsvorstellung).

Ihre Ansprechpartnerin für Rückfragen:
Lisa Merle
[email protected]
0561/782-2122

Wir suchen nach einer motivierten Sekretariatsassistenz (m/w/d) für die Region Kassel im Rahmen der Personalvermittlung.

Wenn Du ein Organisationstalent bist und Freude daran hast, administrative Abläufe zu unterstützen, laden wir Dich ganz herzlich dazu ein, Dich jetzt bei uns zu bewerben!

Wir bieten Dir die spannende Möglichkeit, deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld einzusetzen und aktiv zum Erfolg beizutragen.
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.

Sekretariatsassistenz (m/w/d) - hybrides Arbeiten (Remote & Präsenz)

Ihre Aufgaben:
• Planung und Koordination von Terminen
• Beschaffung und Auswertung von Informationen
• Betreuung des Telefonverkehrs (ein- und ausgehend)
• Organisation von Büromaterialien
• Organisation und Begleitung von Meetings inklusive Protokollierung
• Bearbeitung und Verwaltung der Post
• Verantwortung für die allgemeine Korrespondenz

Ihre Qualifikationen:
• Absolvierte kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung in dem genannten Bereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen, insbesondere Excel und PowerPoint
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Freundliches und souveränes Auftreten

Bei uns wird Dein Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame - wir bieten Dir spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat. Jetzt auf "Direkt bewerben" klicken!

Sie sprühen vor Energie und können es kaum erwarten, als Executive Assistant / Personal Assistant (m/w/d) unseren Auftraggeber (Inhaber/Geschäftsführer eines renommierten Familienunternehmens) in Kassel zu unterstützen? Sie verfügen bereits über Berufserfahrung als Executive Assistant / Personal Assistant und suchen eine neue berufliche Herausforderung? Dann suchen wir genau Sie!

Sie stehen als vertrauensvolle/r Ansprechpartner/in für unseren Auftraggeber mit Rat und Tat zur Seite. Außerdem sind Sie unter anderem verantwortlich für:

- Planen von Besprechungen, Veranstaltungen und Reisen
- Vorbereitung von Präsentationen für Meetings
- Planen von Teamevents
- Empfang und Bewirtung von Besuchern
- Abwicklung von internen Kommunikationen

Was wird Ihnen geboten?

- Einen unbefristeten Vertrag
- Einen einfachen und schnellen Einstieg
- Eine überdurchschnittliche Vergütung
- Gute Entwicklungsperspektiven
- Ein angenehmes Arbeitsumfeld
- Firmen-Laptop und iPhone

Was erwarten wir von Ihnen?
Als Executive Assistant / Personal Assistant (m/w/d) besitzen Sie ein gutes Gespür für den richtigen und wertschätzenden Umgang mit Menschen sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit. Eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise zeichnet Sie aus. Außerdem haben Sie eine positive, motivierte und serviceorientierte Arbeitseinstellung.

Darüber hinaus verfügen Sie über:

- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Sie haben fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erste Berufserfahrung als Personal Assistant
- Sie sind sicher im Umgang mit Microsoft Office

Es handelt sich hier um eine absolute Vertrauensstellung, daher sind Diskretion und Zuverlässigkeit erforderlich, der Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis und gleichwertige Berufserfahrung werden vorausgesetzt.

Die Position in Kassel ist nach Absprache zu besetzen.

Bei Interesse freuen wir uns über die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf mit Foto und Arbeitszeugnisse) vorzugsweise per E-Mail.

Team BUTLER FOR YOU