Backoffice Manager in Teilzeit (m/w/d) | Personal & Administration | HomeOffice möglich (Büroassistent/in)

Stellenbeschreibung

 
Wir bei VAYS Ventures GmbH betreiben erfolgreiche Geschäftsmodelle in verschiedenen Branchen, unter anderem in der Logistik. Unser Team wächst – und wir suchen ab sofort eine motivierte Unterstützung im Backoffice, die mit Organisationstalent, Genauigkeit und guter Laune dafür sorgt, dass im Hintergrund alles läuft!

Als Teil unseres Backoffice-Teams unterstützt du uns insbesondere im Bereich Personalverwaltung, vorbereitende Buchhaltung und Mitarbeiterkommunikation.

Diese Teilzeitstelle eignet sich ideal für Werkstudenten, Berufseinsteiger oder Menschen, die nebenbei einen anspruchsvollen, aber flexiblen Job suchen.

--------------

📍 Nicht nur unser Team, sondern auch unsere Standorte wachsen - zukünftig wirst du flexibel vom Home-Office, aber auch an einem unserer Standorte in Speyer, Mainz oder Bingen arbeiten können.

Aufgaben

- Pflege von Mitarbeiterdaten in unseren HR-Systemen (z. B. Zeiterfassung, Personalakten)
- Unterstützung bei der vorbereitenden Lohnabrechnung, inklusive Aufbereitung von Arbeitszeiten, Zuschlägen und Bonuszahlungen
- Eigenständige Bearbeitung und Sortierung von Posteingängen, insbesondere von Krankenkassen, Behörden und im Bereich HR
- Strukturierte Ablage und Verwaltung wichtiger Dokumente in unseren digitalen Systemen
- Mitarbeit in der vorbereitenden Buchhaltung, u. a. Erfassung von Eingangsrechnungen
- Beantwortung von Mitarbeiteranfragen zu Themen wie Lohnabrechnung, Boni, Arbeitszeiten oder internen Regelungen
- Unterstützung im administrativen Onboarding neuer Mitarbeiter (z. B. Unterlagen anfordern, Systeme anlegen, erste Ansprechpartnerfunktion)
- Mitwirkung bei internen Audits und Qualitätsprüfungen, insbesondere durch die Aktualisierung und Prüfung von Personaldokumenten

Qualifikation

- Zuverlässigkeit und Genauigkeit: Du arbeitest sehr sorgfältig und verlierst auch bei vielen Details nicht den Überblick.
- Organisationstalent: Du kannst Aufgaben strukturiert planen, priorisieren und sauber dokumentieren.
- Selbstständiges Arbeiten: Du erkennst, was zu tun ist, und bringst Aufgaben eigenverantwortlich zum Abschluss.
- Kommunikationsfähigkeit: Du kannst freundlich und klar mit verschiedenen Ansprechpartnern (intern und extern) kommunizieren.
- IT-Affinität: Du fühlst dich sicher im Umgang mit digitalen Tools.
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten: Du weißt, wie wichtig Datenschutz und Diskretion im Umgang mit Personaldaten sind.
- Flexibilität und Teamgeist: Du unterstützt dein Team auch, wenn kurzfristig Aufgaben anfallen oder Prioritäten sich ändern.

Benefits

⏰ Flexible Arbeitszeiten – perfekt kombinierbar mit Studium oder privaten Verpflichtungen

🏡 Home-Office – flexibel nach Aufgabenbereich möglich

📚 Praxisnahe Einblicke – wertvolle Erfahrung im HR- und Verwaltungsbereich sammeln

🚀 Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten – Übernahme weiterer Aufgaben bei Interesse möglich

👫 Offenes und kollegiales Team – flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege

🖥️ Moderne digitale Arbeitsumgebung – Hochwertige Ausstattung (z.B. MacBook) und Tools wie Asana, Kenjo, Datev erleichtern deinen Alltag

🎉 Teamevents und Aktionen – wir feiern Erfolge gemeinsam

🛡️ Sicherer Arbeitsplatz – Teil eines wachsenden Unternehmens mit langfristiger Perspektive

Wenn du Lust hast, deine organisatorischen Stärken bei uns einzubringen und in einem dynamischen Unternehmen mitzugestalten, dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung!

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber: 
Grundkenntnisse: Abrechnung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Personalverwaltung, Personalwesen, Buchführung, Buchhaltung
Erweiterte Kenntnisse: Korrespondenz, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Postbearbeitung, Büro- und Verwaltungsarbeiten
Zwingend erforderlich: Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Internetkompetenz