Office Manager / Projektassistenz (intern) - (w/m/d) (Projektassistent/in)

Ihre Aufgaben

Sie sind ein Organisationstalent, besitzen eine sorgfältige Arbeitsweise und behalten auch in einem dynamischen Umfeld stets den Überblick- Dann geben Sie Ihrer Karriere den nächsten Impuls und bewerben Sie sich bei Brunel. Als Teil des Niederlassungsteams in Düsseldorf bilden Sie die Schnittstelle zwischen Ihren Kolleg:innen im Vertrieb, unseren Projektmitarbeitenden, unseren Bewerber:innen und dem Headquarter.Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unsere internes Team in Düsseldorf einen Office Manager / Projektassistenz (w/m/d).

- Auf Sie wartet ein Aufgabenbereich mit viel Abwechslung und unterschiedlichen administrativen Aufgaben sowie der Büroorganisation.
- Sie verantworten die Erstellung und Abwicklung von Arbeits-, Dienst- und Werkverträgen sowie die Erfassung und Pflege von Stundennachweisen, Urlaubs- und Fehlzeiten im Rahmen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
- Als Schnittstelle zur Hauptverwaltung, zum Bewerber:innenmanagement und zu den Mitarbeitenden vor Ort sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss.
- Auch bei HR-relevanten Fragestellungen - etwa zur Zeiterfassung oder Gehaltsabrechnung - stehen Sie unterstützend zur Seite.
- Darüber hinaus werden Sie schrittweise in projektbezogene Aufgaben eingebunden, z. B. in die Vorbereitung von Abrechnungen, die Pflege von Projektdokumentationen, die Erstellung von Auswertungen und Präsentationen sowie die Unterstützung bei der Budgetüberwachung.

Ihre Qualifikationen

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Einschlägige Berufserfahrung
- Digitale Kompetenz mit beispielsweise MS-Teams oder anderen Office-Anwendungen, v. a. Excel
- Teamgeist, Kommunikationssicherheit sowie eine gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise

Ihre Vorteile

- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Ver.di Haustarifvertrag zzgl. einer Jahressonderzahlung
- 30 Tage Jahresurlaub
- Exklusive Büroräume
- Kostenfreier Parkplatz vor Ort
- Surface und iPhone
- Fahrradleasing
- Betriebliche Altersvorsorge
- Vermögenswirksame Leistung
- Mitarbeiter:innenrabatte über Corporate Benefits
- Duz-Kultur

Dafür steht Brunel

Arbeiten bei Brunel bedeutet: Attraktive Arbeitsaufgaben, außergewöhnliche Karriereperspektiven, die Sicherheit eines expandierenden Ingenieurdienstleisters und die ganze Vielfalt des Engineerings und der IT. Allein in der DACH-CZ Region verfügen wir über 45 Standorte und Entwicklungszentren mit akkreditiertem Prüflabor und weltweit über 100 Standorte mit mehr als 12.000 Mitarbeiter:innen in über 40 Ländern. Mehr als 45 Jahre international erfolgreich und über 25 Jahre in Deutschland. Stillstand bedeutet Rückschritt - mit Brunel können Sie etwas bewegen!

Ihre Aufgaben:

- Unterstützung im Projektmanagement und in der Projektkoordination
- Konzeptualisierung und Operationalisierung von Projektmanagementstrukturen und Routinen
- Überwachen von Status- und Fortschrittsberichtsverfahren
- Zusammenstellung relevanter Dokumente für Management-Sitzungen und Ausschüsse
- Sicherstellen der Qualität der zu erbringenden Leistungen und deren Dokumentation
- Einführung, Pflege und Überprüfung von Projektmanagementstandards, -methoden und -prozessen
- Planung, Vorbereitung und Moderation von Projektbesprechungen
- Agieren als Schnittstellenfunktion zwischen internen und externen Projektverantwortlichen

Ihre Qualifikationen:

- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium abgeschlossen
- Sie kommunizieren fließend auf Deutsch und auf Englisch
- Sie haben optimalerweise bereits in der Projekt-Assistenz, als PMO oder PM in einem Industrieunternehmen gearbeitet

Ihre Vorteile:

- Sie arbeiten in einem international tätigen, sehr zukunftsfähig aufgestellten Konzern
- Sie haben die Möglichkeit, in Düsseldorf sowie teilweise remote zu arbeiten
- Sie haben eine langfristige Perspektive im Unternehmen

Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei.
Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.

Ihre Aufgaben:

- Administrative und organisatorische Unterstützung unserer Berater*innen bei der Durchführung und Steuerung der Beratungsprojekte
- Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro sowie Erstellung von Rechnungen, Auswertungen etc.
- Terminkoordination inklusive Reiseorganisation
- Unterstützung im Bewerbermanagement
- Erstellung vertraulicher Berichte in deutscher und englischer Sprache
- Allgemeine Büroorganisation, inklusive Empfang unserer Besucher*innen
- Aktive Mitarbeit bei vertrieblichen Projekten
- Pflege unserer unternehmenseigenen Datenbank

Ihre Qualifikationen:

- Kaufmännische Ausbildung und/oder relevantes Studium mit Bachelor-Abschluss
- Erfahrung im Assistenzbereich/Backoffice - idealerweise bei einer
- Personalberatung, im Dienstleistungsbereich oder in einem Industrieunternehmen
- Stilsichere Deutsch- und fließende Englischkenntnisse
- Routinierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und digitalen Tools wie Zoom, Teams, XING, LinkedIn, idealerweise Erfahrung mit DATEV Unternehmen online
- Selbstbewusste, gewinnende Persönlichkeit, die mitdenkt, selbstständig arbeitet, Prioritäten richtig setzt und entsprechend handelt
- Effiziente Arbeitsweise, organisatorisches Geschick und Teamgeist

Ihre Vorteile:

- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen

Über Hays:

Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.

Möchten Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einem renommierten
Unternehmen einbringen? Wir suchen engagierte Projektassistenten
(m/w/d), die ihre Expertise in einer abwechslungsreichen Position
einsetzen möchten. Bewerben Sie sich und profitieren Sie von unserer
professionellen Betreuung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Ihre
Aufgaben Sie unterstützen das Projektteam bei administrativen
Aufgaben wie Postein- und -Ausgang, Dokumentenverwaltung,
Vertragsausfertigung und -nachverfolgung sowie der Erstellung und
Erfassung von Rechnungen. Sie koordinieren Termine, überwachen
Fristen und erstellen Präsentationen. Sie wirken bei der Organisation
von Baustellenfesten und Marketingevents mit. Als kommunikativer
Ansprechpartner nehmen Sie Anrufe entgegen und leiten diese an die
richtigen Stellen weiter. Ihr Profil Abgeschlossene kaufmännische
Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Sicherer Umgang mit MS
Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint Gute
Englischkenntnisse in Wort und Schrift Zuverlässigkeit,
Teamfähigkeit und eine selbstständige Arbeitsweise Ihre Benefits Sie
werden ein wertvoller Teil eines dynamischen Teams und können Ihre
Fähigkeiten gezielt weiterentwickeln. Durch Ihre Unterstützung
tragen Sie maßgeblich zum Erfolg der Projekte bei. In einem
renommierten Unternehmen erwarten Sie langfristige Perspektiven und
eine sichere, zukunftsorientierte Anstellung.Bei uns wird Ihr
Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame - wir bieten Ihnen spannende
Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat. Jetzt auf
"Direkt bewerben" klicken! Wir freuen uns über die Bewerbung von
Menschen, die zur Vielfalt unseres Unternehmens beitragen. Dein
Kontakt Frau Fabienne Lange [email protected] DIS AG
Office & Management Johannstr. 1 40476 Düsseldorf Telefon: +49
211/1792980

Was dich erwartetBegleite uns bei spannenden Neubauprojekten!
Du findest die Koordination eines großen Neubauprojektes vom Vertriebsstart bis zum Notartermin spannend? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir suchen eine engagierte Projektassistenz Immobilien (m/w/d), die unser Team tatkräftig unterstützt und zum Projekterfolg wesentlich beiträgt.
• Du begleitest die spannenden Phasen des Neubauprojektes mit allen damit einhergehenden verschiedenen Aufgaben
• Du agierst als wichtige Schnittstelle zwischen Vertrieb, Marketing und Projektentwicklern
• Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Kunden und Geschäftspartner – ob telefonisch, per E-Mail oder persönlich
• Du steuerst das Terminmanagement für unsere Kunden und den Vertrieb
• Du erfasst und aktualisierst Projekt- und Immobiliendaten in unseren CRM-Tools
• Zudem erstellst du das Projektcontrolling inklusive Auswertung der KPIs

Was du mitbringst
• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Immobilienbezug oder im Projektmanagement
• Organisation ist deine Stärke – Du arbeitest gerne im Team, bist dabei agil und strukturiert zugleich
• Der sichere Umgang mit MS Office und CRM-Systemen ist für dich selbstverständlich – digitales Arbeiten eine vertraute Routine
• Du bist eine offene und agile Persönlichkeit, die den gemeinsamen Erfolg mitgestalten will.

Was wir dir bieten
• Dich erwartet eine spannende und verantwortungsvolle Aufgabe in der Immobilienprojektsteuerung
• Ein motiviertes Team, das gemeinsam an einem Strang zieht und sich über deine Unterstützung freut
• Persönliche und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, um gemeinsam zu wachsen

Über unsDie BÖCKER-Wohnimmobilien GmbH, hat sich als Immobilienunternehmen in zweiter Generation, zu den führenden Anbietern in der Immobilienvermarktung entwickelt.
In Düsseldorf, Duisburg, Essen und der gesamten Rhein-Ruhr Region sind wir der zuverlässige Partner, wenn es um die Verwirklichung von Wohnträumen geht! Tradition und Innovation verbinden wir, um individuelle Lösungen zu schaffen, die genau auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind.
Wachse mit uns! Werde Teil unseres Teams und trage dazu bei, den Erfolg unserer Kunden zu sichern und die Zukunft der Immobilienbranche aktiv mitzugestalten.

Ihre Aufgaben

Sie sind ein Organisationstalent, besitzen eine sorgfältige Arbeitsweise und behalten auch in einem dynamischen Umfeld stets den Überblick- Dann geben Sie Ihrer Karriere den nächsten Impuls und bewerben Sie sich bei Brunel. Als Teil des Niederlassungsteams in Düsseldorf bilden Sie die Schnittstelle zwischen Ihren Kolleg:innen im Vertrieb, unseren Projektmitarbeitenden, unseren Bewerber:innen und dem Headquarter.Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unsere internes Team in Düsseldorf einen Office Manager / Projektassistenz (w/m/d).

- Auf Sie wartet ein Aufgabenbereich mit viel Abwechslung und unterschiedlichen administrativen Aufgaben sowie der Büroorganisation.
- Sie verantworten die Erstellung und Abwicklung von Arbeits-, Dienst- und Werkverträgen sowie die Erfassung und Pflege von Stundennachweisen, Urlaubs- und Fehlzeiten im Rahmen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
- Als Schnittstelle zur Hauptverwaltung, zum Bewerber:innenmanagement und zu den Mitarbeitenden vor Ort sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss.
- Auch bei HR-relevanten Fragestellungen - etwa zur Zeiterfassung oder Gehaltsabrechnung - stehen Sie unterstützend zur Seite.
- Darüber hinaus werden Sie schrittweise in projektbezogene Aufgaben eingebunden, z. B. in die Vorbereitung von Abrechnungen, die Pflege von Projektdokumentationen, die Erstellung von Auswertungen und Präsentationen sowie die Unterstützung bei der Budgetüberwachung.

Ihre Qualifikationen

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Einschlägige Berufserfahrung
- Digitale Kompetenz mit beispielsweise MS-Teams oder anderen Office-Anwendungen, v. a. Excel
- Teamgeist, Kommunikationssicherheit sowie eine gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise

Ihre Vorteile

- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Ver.di Haustarifvertrag zzgl. einer Jahressonderzahlung
- 30 Tage Jahresurlaub
- Exklusive Büroräume
- Kostenfreier Parkplatz vor Ort
- Surface und iPhone
- Fahrradleasing
- Betriebliche Altersvorsorge
- Vermögenswirksame Leistung
- Mitarbeiter:innenrabatte über Corporate Benefits
- Duz-Kultur

Dafür steht Brunel

Arbeiten bei Brunel bedeutet: Attraktive Arbeitsaufgaben, außergewöhnliche Karriereperspektiven, die Sicherheit eines expandierenden Ingenieurdienstleisters und die ganze Vielfalt des Engineerings und der IT. Allein in der DACH-CZ Region verfügen wir über 45 Standorte und Entwicklungszentren mit akkreditiertem Prüflabor und weltweit über 100 Standorte mit mehr als 12.000 Mitarbeiter:innen in über 40 Ländern. Mehr als 45 Jahre international erfolgreich und über 25 Jahre in Deutschland. Stillstand bedeutet Rückschritt - mit Brunel können Sie etwas bewegen!

Ihr Profil

- Ein erfolgreich abgeschlossenes Studium der Betriebswissenschaften, Rechtswissenschaften oder eine kaufmännische Berufsausbildung z.B. als Bürokauffrau, Kauffrau Büromanagement, Kauffrau Bürokommunikation, Industriekauffrau, Sekretärin, Büroassistenz, Managementassistenz oder eine ähnliche Qualifikation
- Sie haben Erfahrung in der Zusammenarbeit mit hochrangigen Führungskräften und Vorstandsmitgliedern
- Eine ausgeprägte Fähigkeit zur effizienten Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen, hohe Kommunikationsfähigkeit und Diskretion sowie ein hohes Maß an Strukturiertheit, Eigeninitiative, und Lösungsorientierung zeichnen Sie aus
- Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft sowie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab

Ihr Einsatz

- Ihre Hauptaufgabe umfasst die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen sowie der entsprechenden Beschlüsse
- Sie sind maßgeblich an der Einführung und Unterstützung von kontinuierlichen Verbesserungen von Prozessen und Systemen im Corporate-Office-Umfeld beteiligt
- Die Mitwirkung an den jährlichen Finanzberichten im Auftrag des Aufsichtsrats fällt ebenfalls in Ihren Verantwortungsbereich
- Sie beraten die verschiedenen Funktionen unseres Unternehmens bei der Entwicklung und Verabschiedung von konzernweiten Richtlinien und tragen zur Aktualisierung des Organisationshandbuchs bei

Ihre Benefits

- Beachten Sie, dass die Position eine flexible Arbeitsweise ermöglicht, bei der Sie bis zu 80% Ihrer Arbeitszeit im Homeoffice und 20% vor Ort, insbesondere bei Vorstandssitzungen in Düsseldorf, tätig sind
- Sichern Sie sich ein attraktives Gehalt, das Ihre Kompetenzen und Ihren Einsatz würdigt
- Steigen Sie ein in ein renommiertes Energieunternehmen und nehmen Ihre Karriereentwicklung in die eigene Hand
- Mit einem Budget fürs Homeoffice-Equipment stellen wir sicher, dass Sie gut aufgestellt sind
- Erleben Sie die Einkaufsvorteile unserer Partnerschaft mit ausgewählten Marktführern
- Freuen Sie sich auf übertariflichen Urlaub, der Ihrem Wohlbefinden zugutekommen
- Nutzen Sie vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten, um Ihre Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern

Wir bringen Leistung. Zusammen.

Arbeitsort: Düsseldorf
Job-ID: 11051
25 Wochenstunden

Die BPS Personalmanagement GmbH ist eine moderne Personal- und Coachingagentur. Wir suchen im Auftrag unserer Kunden engagierte Mitarbeiter:innen, die ihre Karriere auf das nächste Level heben möchten.

Ihre Benefits

- Gehalt: 34.000 - 38.000 EUR p. a.
- Flexibles Arbeiten
- Homeofficemöglichkeit
- Jobticket
- Coaching
- Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlungen

Ihr Aufgabengebiet

- Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit dem neuen Dienstleister und stellen sicher, dass alle Anforderungen der Gehaltsabrechnung erfüllt werden
- Sie gewährleisten eine fehlerfreie Datenübermittlung und betreuen die technische Implementierung sowie Pflege der Schnittstellen zwischen internen Systemen und dem externen Payroll-Dienstleister
- Zu Ihren Aufgaben gehört die Organisation rund um die Gehaltsabrechnung, und Sie stehen als Ansprechpartner für administrative Fragen zur Verfügung
- Neben dem Payroll-Projekt unterstützen Sie das HR-Team in administrativen Prozessen wie Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und weiteren operativen HR-Aufgaben

Ihr Profil

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in HR-Positionen, wie beispielsweise als Personalreferent oder Personalsachbearbeiter, ist vorteilhaft
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie hervorragende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Lohnabrechnungsdienstleistern
- Sie bringen praktische Kenntnisse in der Anwendung von HR-Systemen, insbesondere Workday und SAP, mit
- Sie arbeiten strukturiert und teamorientiert

Wir freuen uns auf Ihre digitalen Bewerbungsunterlagen. Gerne melden wir uns im Anschluss so schnell wie möglich bei Ihnen zurück.