Managementassistentin (m/w/d) (Managementassistent/in)

ACT NOW! Bei ENGIE Deutschland Erneuerbare GmbH dreht sich alles um erneuerbare Energien. Windparks, PV-Anlagen, Speicher- und Wasserkraftwerke sind unsere Expertise.

Wir planen zukunftsorientierte Lösungen rund um Wind-, Solar-, Wasser- und Speicheraktivitäten, entwickeln diese und setzen sie um.

Dafür suchen wir Kolleg:innen wie Sie, die unsere operativen Bereiche unterstützen. Denn talentierte Menschen suchen wir immer. Wir sind bereit – und arbeiten heute schon an der Zukunft von morgen. Sind Sie es auch?

Werden Sie Teil unseres Erfolges und verstärken Sie unser #TeamZeroCarbon als

Assistenz der Bereichsleitung Erneuerbare (m/w/d)

Standort: Berlin
Kennziffer: 44102
Vertragsart: befristet für 2 Jahre

Als Assistenz der Bereichsleitung unterstützen Sie den Bereich Projektumsetzung administrativ und übernehmen Aufgaben in den Themen Kommunikation sowie Schnittstellen-, Team- und Office-Management.
Diese Stelle ist als Elternzeitvertretung für 2 Jahre befristet.

ACT NOW! – das sind Ihre Aufgaben:

- Terminkoordination, Reiseplanung und -abrechnung für die Bereichsleitung
- Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung sowie Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Reports
- Dokumentenmanagement und Pflege interner Systeme (z. B. SharePoint, DocuWare, Salesforce, SAP)
- Erste Ansprechperson für interne und externe Partner am Standort
- Enge Zusammenarbeit mit zentralen Abteilungen wie HR, Finanzen, Einkauf und IT, z.B. bei der Betreuung des Onboardings neuer Teammitglieder
- Organisation standortbezogener Team-Events, Workshops und Meetings sowie Unterstützung bei standortübergreifender Kommunikation und Projektkoordination

Ihr Profil – das sollten Sie mitbringen:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Industriekaufmann / -frau
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem projektgetriebenen Umfeld
- Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Hohe Eigenverantwortung und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit Tools wie MS Sharepoint sowie Salesforce von Vorteil
- Kommunikationsstärke in Deutsch (C1-Level) und Englisch (B2-Level)

Wir leben Vielfalt
ENGIE Deutschland hat viele Gesichter. Über 5.900 Menschen an über 50 Standorten handeln gemeinsam für eine nachhaltige und klimaneutrale Zukunft. Mitarbeiter:innen unterschiedlicher Herkunft und Prägung bereichern unsere Teams und unser Unternehmen. Das sorgt für mehr Kreativität und Innovationsstärke.

Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen, die zur Vielfalt unseres Unternehmens beitragen.

#ActwithENGIE Sie möchten Ihre Energie bei uns einbringen, aber erfüllen die Anforderungen der Stelle nicht zu 100%? Gar kein Problem – Zusammen laufen wir über die Ziellinie.

Unsere Benefits:

- NACHHALTIG ANKOMMEN: Den Energiewandel gestalten Sie bei ENGIE mit. Und nachhaltig ist auch Ihre Anreise zur Arbeit. Wir geben bis zu 50,00 € zu Ihrem Ticket dazu.
- NACHHALTIGES WISSEN: Unsere ENGIE Akademie lädt Sie immer weiter auf – mit frischem Wissen zu Fremdsprachen, Teamführung, Kommunikation und vielem mehr.
- ELEKTRISIERENDE EXTRAS: Ob E-Bikes, elektronische Hardware oder Rabatte – beim Durchstöbern der ENGIE Plattform für unsere Mitarbeiter:innen gibt es jede Menge Produkte, Dienstleistungen und Preisvorteile namhafter (Online-) Shops zu entdecken.
- ZUKUNFT? ABGESICHERT!: Wir blicken auch bei Ihrer Lebensplanung voraus. Mit Zuschüssen für die betriebliche Altersvorsorge und speziellen Angeboten für Berufsunfähigkeitsversicherungen.
- FAMILIE UND BERUF VEREINEN: Bei ENGIE gehen wir gemeinsame Richtung Zukunft. Wir schaffen für Sie mehr Spielraum, indem wir Ihre Familie mit einem Zuschuss bis 150,00 € für den Kita- oder Kindergartenbeitrag fördern.
- ENGIE FIT: Damit Sie flexibel Sport treiben und Wellness genießen können, zahlt Engie für Sie mit, wenn Sie Mitglied bei Urban Sports Club werden.


ACT NOW!
Werden auch Sie Teil des #TeamZeroCarbon mit exzellenten Karriereperspektiven und hoher Anerkennung. Gestalten Sie zusammen mit uns den Übergang zur Klimaneutralität. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.

Ihr Kontakt:
Karolin Knobbe
Talent Acquisition Partner

Managementassistentin (m/w/d)

Herzlich willkommen bei JobImpulse!

Wir sind ein erfahrener internationaler Personaldienstleister, der seit Gründung 2006 eine außergewöhnliche Erfolgsgeschichte vorweisen kann. Heute unterhalten wir über 55 Standorte in 14 Ländern und beschäftigen weltweit mehr als 9.300 Mitarbeiter.

Wir suchen eine/n Managementassistentin (m/w/d) für unseren Kunden in Berlin.

Werden Sie Teil des JobImpulse-Teams und profitieren Sie von vielen Vorteilen.

Wir für Sie:

- Eine faire Vergütung mit Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Zusätzlich erhalten Sie übertarifliche Zulagen und Prämien
- 300 € Willkommens-Prämie nach dreimonatiger Betriebszugehörigkeit
- Ein großes Portfolio an Kundenbetrieben mit dem perfekten Match für Sie
- Gute Übernahmemöglichkeiten bei unserem Kunden
- Ein unkomplizierter Bewerbungsprozess: Wir benötigen kein Anschreiben und melden uns umgehend zurück
- Unsere Mitarbeiter (m/w/d) stehen bei uns jederzeit im Mittelpunkt - nach unserem Anspruch und Motto „Wir bringen Menschen ans Ziel“

Ihre Aufgaben:

- Koordinierung von Meetings und Pflege eines dynamischen Kalenders
- Vorbereitung und Koordination interner Meetings – virtuell EMEA-weit und persönlich am Standort Berlin
- Durchführung von Inlands- und Auslandsreisevorbereitungen, einschließlich Planung von Flugreisen und Bodentransfers, Festlegung von
- Reiserouten, Reservierung von Hotels und Konferenzräumen etc.
- Unterstützung bei der Beschaffung von Reisedokumenten (Visa, Reisepässe, Einladungsschreiben)
- Spesenabrechnungen für die Vizepräsidenten erstellen und einreichen
- Erstellung von Geschäftspräsentationen, Diagrammen sowie Berichten
- Unterstützung bei Sonderprojekten oder -anforderungen
- Logistik von Abteilungsveranstaltungen und -aktivitäten koordinieren (bei Bedarf)
- Büromaterial warten und bestellen

Sie für uns:

- Hochschulabschluss erforderlich
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und fließende Englischkenntnisse, weitere Sprachen willkommen
- Kompetenter Umgang mit Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word usw.) sowie gute Computerkenntnisse
- Führung übernehmen und vorausschauend handeln sind für Sie kein Problem
- Selbstständiges Arbeiten sowie Teamfähigkeit
- Freundliches Auftreten
- Detailorientiert und gewissenhaft

Interesse geweckt? Wir freuen uns auf eine Nachricht.

Haben Sie noch Fragen? Dann rufen Sie uns einfach an: +49 30 338501570 oder melden Sie sich gerne direkt per WhatsApp:

Whats-App: 0174-2780912 (https://wa.me/491742780912)

Ihr/e Ansprechpartner/in
JobImpulse Nord GmbH NL Tegel
Amina Crnovrsanin
Scharnweberstraße 14
13405 Berlin
Telefon: +49 30 338501570
Mail: [email protected]

Sie sind ein echtes Organisationstalent, behalten stets den Überblick
und begeistern mit Ihrem Engagement? Dann nutzen Sie diese Chance, um
Ihre Fähigkeiten optimal einzubringen! Für unseren Kunden, ein
modernes und wachsendes Dienstleistungsunternehmen in
Berlin-Adlershof, suchen wir eine motivierte Assistenz der
Geschäftsführung. Hier erwartet Sie eine abwechslungsreiche Rolle,
in der Sie die Geschäftsführung aktiv im operativen Tagesgeschäft
unterstützen und zum Erfolg des Teams beitragen können. Jetzt ist
der perfekte Moment für Ihre Bewerbung – unkompliziert, schnell und
direkt online!

Vielfalt und Chancengleichheit sind für uns selbstverständlich. Wir
freuen uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.
Denn bei uns zählt nicht nur, was Sie können, sondern auch, wer Sie
sind!

Das dürfen Sie erwarten

- Wir bezahlen Sie fair nach Tarifvertrag Zeitarbeit der BAP/DGB
Tarifgemeinschaft.
- Umfangreiche Zusatzleistungen, wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld,
sind für uns selbstverständlich.
- Sie werden durch einen flächendeckenden Betriebsrat vertreten.
- Sie bekommen Ihre Gehaltsabrechnung direkt auf Ihr Handy –
schnell und bequem.
- Sehr gute fachliche und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten
stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Ihre Aufgaben

- Sie übernehmen eigenverantwortlich die Unterstützung der
Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen
Belangen.
- Die Erstellung von Präsentationen und Reports fällt in Ihren
Aufgabenbereich, dabei sorgen Sie stets für einen professionellen
Auftritt.
- Sie begleiten und unterstützen bei spannenden Projekten und
übernehmen die Koordination von Geschäftsreisen, einschließlich der
Buchung von Flügen und Hotels.
- Die Büroorganisation und anfallende Korrespondenz für die
Geschäftsführung und den Standort Berlin-Adlershof meistern Sie
souverän.
- Sie sind für die Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
zuständig, sodass alles reibungslos abläuft.
- Teilnahme an Messen sowie die Organisation von Webinaren und
Schulungen runden Ihr vielfältiges Aufgabengebiet ab.

Unsere Anforderungen

- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine
vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz, idealerweise auf
Geschäftsführungsebene.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte
Arbeitsweise.
- Sicherer Umgang mit MS Office (PowerPoint, Excel, Word) und
idealerweise Erfahrung mit modernen Kollaborationstools.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie zeichnen sich durch eine proaktive und eigenverantwortliche
Arbeitsweise aus und behalten auch in hektischen Situationen stets
einen kühlen Kopf.

Die Initiative Musik ist die zentrale Fördereinrichtung des Bundes für Popularmusik und Jazz. Künstler:innen und ihre Musik stehen im Mittelpunkt der kulturwirtschaftlichen Arbeit. Durch gezielte Programme und Aktivitäten bietet sie Raum für künstlerische Weiterentwicklung und wirtschaftliches Wachstum. Die Initiative Musik setzt sich für eine vielfältige Musiklandschaft mit zukunftsfähigen ökonomischen Strukturen und einem klaren Bekenntnis zu ökologischer Nachhaltigkeit und sozialer Gerechtigkeit ein. Sie unterstützt Künstler:innen, die Livemusikszene sowie Musikunternehmen in ganz Deutschland bei der Umsetzung ihrer Projekte und fördert Netzwerk- und Infrastrukturen. Als Veranstalterin von drei Musikpreisen – POLYTON, Deutscher Jazzpreis und APPLAUS Award – fördert die Initiative Musik herausragende Talente und Spielstätten und trägt zu ihrer Sichtbarkeit bei. Durch den German Music Export stärkt sie Musikschaffende bei ihrer Internationalisierung und positioniert den Musikstandort Deutschland sowohl im In- als auch im Ausland

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, für unsre Geschäftsstelle in Berlin eine Person (x/w/m) in Vollzeit für das

Projektmanagement der Geschäftsleitung mit Schwerpunkt Organisation und Finanzen

Deine Aufgaben:

·       Konzeption neuern Prozesse sowie Evaluation und Neugestaltung bestehender Prozesse, Leitfäden und Vorlagen im Bereich der Geschäftsleitung, ggf. in Zusammenarbeit mit der Projektleitung Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement

·       Organisation und Entwürfe in den Bereichen Zuwendung und Berichtswesen (Entwerfen von Anträgen, Finanzierungsplänen, und Verwendungsnachweisen, Abstimmung mit den Teams, Weiterentwicklung der Prozesse und auch Koordination mit externen Dienstleister:innen wie Steuerbüro oder Wirtschaftsprüfung)

·       Konzeption und Durchführung eines effizienten und umfassenden Berichtswesens gegenüber Aufsichtsrat, Zuwendungsgeber:innen und anderen Stellen

·       Unterstützung der Geschäftsleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen

·       Prüfung von Unterlagen und Erstellung sowie Abstimmung von Entwürfen für Rechtsgeschäfte im Bereich der Geschäftsleitung und Verwaltung (z. B. Versicherungen, Rahmenverträge mit Dienstleister:innen, Rechtsangelegenheiten und notarielle Angelegenheiten, Controlling der Verträge und Prozesse)

·       Unterstützung bei Vergaben nach Bundeshaushaltsordnung im Bereich Geschäftsleitung oder Bearbeitung von Anfragen aus den Teams (Klärung der Verfahrensart, Vorbereitung von Unterlagen, Organisation der Ausschreibung/Angebotseinholung, Dokumentation in Form von Vergabevermerken, Vorbereitung Zuschlag und Vertragsunterlagen, wenn Standardvertrag, Abwicklung und Abrechnung)

·       Verfassen von Protokollen und weiteren Schriftsätzen

·       Verantwortung des allgemeinen Büromanagements der Geschäftsleitung (Terminkoordination, Kontaktmanagement, Vorbereitung von Dienstreisen, kleine Beschaffungen)

·       Vorbereitende Buchhaltung für die Geschäftsleitung (Kontierung von Rechnungen und Belegen, Abstimmung von Kostennachweisen etc.)

·       Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Durchführung von Projekten in anderen Bereichen

·       Organisation von Klausuren, Workshops oder bereichsübergreifenden Veranstaltungen im Aufgabenbereich der Geschäftsleitung

Dein Profil:

·       Du verfügst über ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor), z. B. im Bereich Verwaltungswissenschaften, Projektmanagement, Veranstaltungsmanagement oder hast gleichwertige Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen mit hoher Passgenauigkeit auf diese Stelle

·       Du warst schon Projektmanager:in oder Assistent:in auf Geschäftsleitungsebene oder ähnlicher Führungsebene und hast das nötige Verständnis für den Aufgabenbereich und bis zuverlässig und diskret

·       Erfahrung im Umgang mit Aufgaben im Bereich z. B. in der Arbeit mit Vorständen oder mit Gremien wie Aufsichtsräten

·       Du hast Erfahrung im Bereich öffentlich finanzierte Einrichtungen und/oder der öffentlichen Verwaltung

·       Selbstständigkeit, Organisationsfähigkeit und eine sehr strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich aus

·       Deine Arbeit basiert auf einem konstruktiven, wertschätzenden und teamorientierten Arbeitsstil mit hoher Kommunikationskompetenz

·       Du bist sicher im Umfang mit MS-Office und (v.a. Word, Excel. Outlook) und Du hast Erfahrung mit Projektmanagementsoftware

·       Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Sprachkenntnisse in Englisch

Wir bieten:

·       Ein vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem kollegialen Arbeitsumfeld in einem Großraumbüro in Berlin Mitte, mit wertschätzender und respektvoller Unternehmenskultur innerhalb der Kulturbranche Musik

·       Eine hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, die Einrichtung mitzugestalten

·       Vergütung und Jahressonderzahlung in Anlehnung an den Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD Bund), EG 9b bei Vorliegen der notwendigen Qualifikation

·       Ein unbefristeter Vertrag

·       Flexible Arbeitszeitgestaltung mit der Möglichkeit von bis zu 11 Tagen mobilem Arbeiten pro Monat, auch im EU-Ausland

·       30 Tage Urlaub pro Jahr und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.

·       Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten

·       Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen

·       Diverse Teamevents

·       Ökologische Nachhaltigkeit ist uns ein Anliegen, deshalb bieten wir allen Mitarbeiter:innen einen Zuschuss zum Jobticket an

Uns ist bewusst, dass jede Vita ihren eigenen Weg geht, daher setzen wir nicht zwingend voraus, dass Du alle oben genannten Kriterien jetzt schon erfüllst.

Wir befinden uns zudem in einem kontinuierlichen Prozess des Kulturwandels und streben an, die gesellschaftliche Vielfalt (Diversität) auch innerhalb des Teams widerzuspiegeln. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Personen mit Diskriminierungserfahrung (z. B. Personen mit Behinderung, BIPoC, LGBTQIA*, ältere Personen).

Anerkannt schwerbehinderte Personen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte sende uns entsprechende Nachweise mit. Gerne kommen wir mit Dir darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen. Rückfragen zur Barrieresituation in Verbindung mit Deiner Bewerbung beantwortet gerne unsere Personalabteilung in enger Zusammenarbeit mit unserer Ansprechperson für Barrierefreiheit.

Bitte gib im Sinne der allgemeinen Gleichbehandlung in Deiner Bewerbung bis auf Deinen vollständigen Namen und Deine Kontaktinformationen keine personenbezogenen Daten (z.B. Foto, Familienstand, Geburtsort und -datum, Nationalität, Geschlecht oder sexuelle Orientierung) an.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung in einer PDF-Datei inkl. Einstiegstermin an: personal(at)initiative-musik.de.

Die Bewerbungsfrist läuft bis zum 23. März 2025. Wir behalten uns vor, bereits vor Fristablauf erste Gespräche zu führen


Nur schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Personen

Das Unternehmen bietet ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Mitarbeitende profitieren von einem kollegialen Team, sicheren Arbeitsbedingungen und flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten. Die Arbeit an zukunftsweisenden Projekten ermöglicht individuelle Entwicklung und fördert Innovation sowie Nachhaltigkeit. Gleichzeitig bietet die Tätigkeit spannende Einblicke an der Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Politik und eröffnet die Möglichkeit, die Branche aktiv mitzugestalten.

Benefits:

- ein sehr gutes Gehaltspaket
- flache Hierarchie und eine Geschäftsführung, die Ihnen bei Fragen immer zur Seite steht
- Möglichkeit zu 40% mobilem Arbeiten
- ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet
- freie Entfaltungsmöglichkeiten
- Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen

Aufgaben:

- Büroorganisation und rechte Hand der Geschäftsführung
- Vorbereitung, Organisation und Einstellen von Briefen, Notizen, Rund­schreiben, Vortrags­manuskripten und sonstigen Dokumenten und Präsentationen  
- Koordinierung von Terminen, Sitzungen, Veranstaltungen und Dienst­reisen inkl. Reise­kosten­abrechnung und die gesamte Vor- und Nach­bereitung
- Korrektorat und Lektorat von Dokumenten
- Elektronische Aufbereitung von Daten sowie kontinuierliche Pflege von Daten­banken
- Kommunikation mit internen / externen Ansprech­partner*innen (Telefon, E-Mail), Kontakte mit Ministerbüros etc.
- Unterstützung in Finanzen und HR: Onboarding Prozess neuer Mitarbeitenden, Vertragsangelegenheiten
- Unterstützung bei rechtlichen Angelegenheiten

Profil:

- Abgeschlossene Berufsausbildung oder akademische Ausbildung
- Berufserfahrung als Office Manager:in oder Assistenz einer Abteilungsleitung oder vergleichbaren Führungsebene
- Interesse an wirtschaftlichen und politischen Themen
- Sicherer Umgang mit den einschlägigen Office-Programmen
- Spaß daran, ein Team zu motivieren und zu unterstützen
- Eine selbstständige Arbeitsweise
- Hohes Engagement, Flexibilität und Teamgeist

Bewerben Sie sich ganz unkompliziert über unser Onlineportal unter Angabe der Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins.
Für erste Fragen steht Ihnen auch gerne Frau Wilhelmine Lüderitz unter der
030 88 48 32 0 zur Verfügung.

Du bist engagiert, zuverlässig und suchst nach einer neuen Herausforderung? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir suchen eine Managementassistenz, die unser Team tatkräftig unterstützt. In dieser vielseitigen Rolle bist du die rechte Hand der Geschäftsleitung und trägst maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unserer täglichen Geschäftsprozesse bei. Wenn du über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügst, gerne Verantwortung übernimmst und in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Was erwartet dich?

- Du koordinierst und bereitest Termine vor.
- Du erstellst Protokolle und Präsentationen.
- Du unterstützt die Geschäftsleitung in strategischen, operativen und vertrieblichen Belangen im Tagesgeschäft.
- Du betreust die Marketingkommunikation des Unternehmens u.A. die Social Media Kanäle.
- Du unterstützt das Team der “Kundenberatung” im Back Office.
- Du erledigst allgemeine Büro- und Sekretariatstätigkeiten.
- Du führst Internetrecherchen durch und pflegst Datenbanken.

Was bieten wir dir?

- eine Teilzeitstelle/Vollzeitstelle in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis
- mobiles Arbeitsmodell (Hybrid bis zu 60 %)
- 28 Tage Urlaub zzgl. Sonderurlaubstage
- flexible Arbeitszeiten, unter Berücksichtigung der Kernarbeitszeit
- Arbeitsplatz mit interessanten und abwechslungsreichen Aufgaben
- Onboarding mit erfahrenen Kolleg:innen vor Ort
- Ein hilfsbereites, ambitioniertes Team, das mit Herzblut die besten Lösungen für täglich neue Herausforderungen unserer Kund:innen findet.
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- gute Verkehrsanbindung unseres Office, egal, ob mit Bahn oder Auto
- ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem modernen Büro an der Spree
- Einkaufsmöglichkeiten mit Supermärkten in der näheren Umgebung (z.B. für die Mittagspause)
- keine Wochenendarbeit

Was solltest du mitbringen?

- Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder erste Berufserfahrung im Bereich Assistenz.
- Du hast Freude an Kommunikation, daran Texte zu schreiben und gehst proaktiv auf Menschen zu.
- Du arbeitest strukturiert und systematisch.
- Du verfügst über gute Umgangs- und Ausdrucksformen, sowie hohe Motivation zur engagierten Mitarbeit im Team.
- Du beherrschst moderne Bürotechnik inklusive aller MS-Office-Programme sicher.
- Erfahrung im Media- und Werbebereich wäre von Vorteil, ist aber kein Muss.

Wir sind eine kleine, familiäre Vermögensverwaltung mit Schwerpunkt auf Immobilienverwaltung, Ankauf und Verkauf. Zum Februar 2026 verabschieden wir unsere langjährige und erfahrene Mitarbeiterin in den Ruhestand. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, suchen wir ab sofort eine engagierte, flexible und kompetente Persönlichkeit, die bereit ist, ihre Nachfolge in Vollzeit anzutreten.

In unserem Team ist Verlässlichkeit besonders wichtig. Daher suchen wir jemanden, der das Büro täglich besetzt und eine Schlüsselrolle im Unternehmen übernimmt.

Ihre Aufgaben:

1. Administrative Tätigkeiten

- Organisation und Strukturierung des Büroalltags (Dokumentenmanagement, Kommunikation, Verwaltung von Personalunterlagen)
- Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben (z. B. Reiseplanung, private Korrespondenz, Führung von Objektlisten)
- Vorbereitende Buchhaltung und enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
- Überwachung von Bankkonten, Zahlungen und Terminen

2. Immobilienmanagement

- Betreuung der Immobilienobjekte inkl. Erstellung und Verwaltung von Mietverträgen
- Mängelmanagement und Koordination von Reparaturen
- Verwaltung von Mieterkonten und Kautionskonten sowie Mahnwesen
- Erstellung von Betriebskostenabrechnungen
- Bearbeitung von Versicherungsschäden

3. Unterstützung bei Finanzierungen & steuerlichen Belangen

- Vorbereitung von Unterlagen für Immobilienkäufe und Finanzierungen
- Zusammenarbeit mit Steuerberatern bei Jahresabschlüssen und steuerlichen Themen
- Zusammenstellung von Unterlagen für Finanzinstitute

Ihr Profil:

- Berufserfahrung in der Immobilienverwaltung und/oder Assistenz der Geschäftsführung von Vorteil
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Zuverlässigkeit, Diskretion und hohes Verantwortungsbewusstsein
- Organisationsgeschick, eine strukturierte Arbeitsweise und Teamgeist
- Englisch: Grundkenntnisse

Unser Angebot:

- Umfassende und schrittweise Einarbeitung durch unsere langjährige Mitarbeiterin
- Eine vielseitige, verantwortungsvolle Position in einem kleinen und familiären Team
- Ein sicherer und langfristiger Arbeitsplatz in einem stabilen Unternehmen


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Mahn- und Klagewesen, Reiseorganisation
Erweiterte Kenntnisse: Facility-Management, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Zahlungsverkehr, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Immobilienkauf, Immobilienverkauf, Immobilienverwaltung, Immobilienmanagement

Du suchst nicht einfach einen Job, sondern eine Mission?
Du möchtest aktiv gestalten, statt nur mitzuschwimmen? Willkommen bei Haake Textilpflege GmbH & Co. Wäscherei, dem modernen Dienstleister in der Textilreinigung mit Innovationsgeist und einem Herz für Nachhaltigkeit. Gemeinsam mit unserem geschäftsführenden Gesellschafter führst Du das Unternehmen in die Zukunft – und zwar nicht nur sauber, sondern mit Stil.

Was wir Dir bieten:

- Flache Hierarchien, großes Vertrauen: Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen und kannst Deine Ideen wirklich umsetzen.
- Zukunft mitgestalten: Digitalisierung, Prozessoptimierung und Nachhaltigkeit – sei ein Teil unserer Modernisierung.
- Flexible Arbeitszeiten: Deine Work-Life-Balance ist uns wichtig.
- Entwicklungsmöglichkeiten: Wir fördern Dein Potenzial mit Weiterbildungen und individuellen Karriereschritten.

Deine Aufgaben:

- Assistenz auf Augenhöhe: Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen und operativen Entscheidungen.
- Organisation ist Deine Stärke: Du managst Termine, koordinierst Projekte und behältst den Überblick über alle Prozesse.
- Kommunikation im Fokus: Du bist die Schnittstelle zwischen Team, Kunden und externen Partnern.
- Impulse setzen: Bringe frische Ideen ein, sei es in der Digitalisierung oder bei nachhaltigen Initiativen.

Das bringst Du mit:

- Teamgeist und Eigeninitiative: Du bist ein kreativer Kopf, der auch selbstständig Projekte vorantreibt.
- Organisationstalent: Multitasking und Prioritäten setzen sind für Dich kein Problem.
- Digitale Skills: Du fühlst Dich in der digitalen Welt zuhause und hast Spaß an neuen Tools und Technologien.
- Empathie und Kommunikationsgeschick: Du kannst mit Menschen umgehen, sei es im Team oder mit Kunden.

Warum Du zu uns passt:

Wir suchen Persönlichkeiten, die Lust haben, Verantwortung zu übernehmen und gemeinsam mit uns neue Wege zu gehen. Unser Unternehmen ist nicht nur ein Arbeitsplatz – es ist ein Ort, an dem Deine Ideen gehört und geschätzt werden.

So bewirbst Du Dich:

Zeig uns, wer Du bist!
Ob klassisch mit Lebenslauf oder kreativ mit einem kurzen Video – wir freuen uns auf Deine Bewerbung.

Kontakt:
Mesut Cevik
[+49 30 762 399 640]
[[email protected]]

Arbeitsort:
[Berlin-Reinickendorf]


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Büromaterialverwaltung, Phonotypie, Präsentationsunterlagen erstellen, Dokumentation (Archiv, Bibliothek)
Erweiterte Kenntnisse: Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Auskünfte erteilen, Kunden-, Besucherempfang, Postbearbeitung, Ablage, Registratur, Telefondienst
Expertenkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büroorganisation, Büromanagement, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Korrekturlesen
Zwingend erforderlich: E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz