Wir suchen eine Perle für unser Büro und eine Rechte Hand des Chefs (Sekretär/in)

Stellenbeschreibung

 
Die Bearbeitung der Büro- und Geschäftsprozesse erledigen Sie wie im Fluge und haben dabei für unsere Kunden auch unter Zeitdruck immer ein offenes Ohr und ein freundliches Wort übrig. Mit unseren internen und externen Partnern kooperieren Sie professionell und zuverlässig.

Details

Wir sind ein zukunftsorientiertes Unternehmen mit idealen Rahmenbedingungen in einem familiären, angenehmen Arbeitsumfeld. Konsequente Kundenorientierung ist ein Grundpfeiler unserer Unternehmenskultur.

Ihre Aufgaben und Tätigkeiten

- Sekretariats- und Assistenztätigkeiten
- Angebots- und Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung
- Verfassen von Briefen, E-Mails, Notizen und Protokollen
- Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen und Besprechungen
- Korrespondez mit Kunden (Beratung, Terminvereinbarung und Informationsbereitstellung)

Was wir Ihnen bieten

- einen unbefristeten und zukunftssicheren Arbeitsplatz
- eine kollegiale Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
- attraktives Gehalt
- flexible Arbeitszeitmodelle
- vielseitige Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
- firmeneigene Parkplätze direkt am Haus

Was wir von Ihnen erwarten

- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung
- sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen
- schnelle Auffassungsgabe, Zahlenaffinität und Flexibilität
- Team- und Dienstleistungsorientierung sowie ausgeprägter Servicebereitschaft
- Gewissenhafte, selbstständige sowie genaue Arbeitsweise

Aufgaben eines Assistenten der Geschäftsführung

Der Assistent der Geschäftsführung ist die rechte Hand eines oder mehrerer Geschäftsführer. Er unterstützt die Geschäftsführung bei allen Aufgaben, die mit bürokratischen und administrativen Tätigkeiten zusammenhängen. Dazu gehören die allgemeine Büroverwaltung, die Ablage von Dokumenten und Terminkoordination sowie die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern per E-Mail, Post oder Telefon. Der Assistent der Geschäftsführung bereitet außerdem Meetings und Messeauftritte vor und nach. Des Weiteren ist er für die Anfertigung von Präsentationen und Reden oder sonstigen wichtigen Unterlagen zuständig. Im Folgenden sind einige weitere wichtige Aufgaben dieses Berufsfeldes aufgeführt:

- Allgemeine Verwaltungsaufgaben
- Reiseplanung
- Vorbereitung von Unterlagen für Meetings
- Abrechnungsaufgaben
- Protokollführung während Sitzungen
- Analysen und Datenauswertung
- Außenkommunikation

Fähigkeiten und Qualifikationen eines Assistenten der Geschäftsführung

Assistenten der Geschäftsführung müssen vor allem belastbar sein und Organisationstalent besitzen. Sie sollten über ein abgeschlossenes Studium der Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Psychologie oder einem verwandten Fach verfügen und bestenfalls bereits Arbeitserfahrung vorweisen können. Assistenten der Geschäftsführung sind für unterschiedlichste Aufgaben zuständig und sollten Generalisten sein, eine rasche Auffassungsgabe besitzen, problemlos zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln können und belastbar sein. In Stresssituationen bleiben sie ruhig und fokussiert. Im Folgenden sind einige weitere wichtige Fähigkeiten und Qualifikationen von Assistenten der Geschäftsführung aufgelistet:

- Analysefähigkeit
- Genaue Arbeitsweise mit Blick für Details
- Menschenkenntnis
- Multitaskingfähigkeit
- Ausgezeichnete Arbeitsorganisation
- Gutes Zeitmanagement
- Belastbar und flexibel

Wir haben Sie überzeugt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!