Personalassistenz / Personalsachbearbeiter (m/w/d) - 426-12089 (Büroassistent/in)

BackOffice-Manager (m/w/d) im Center Management gesucht
Einstieg flexibel | Standort: Potsdam

Du liebst es, zu organisieren, den Überblick zu behalten und Kunden ein echtes Serviceerlebnis zu bieten? Dann haben wir genau den richtigen Platz für dich!

Wir sind ein professioneller Büroservice mit langjähriger Erfahrung – mitten in Potsdam und mittendrin im Geschehen! Neben der klassischen Bürovermietung und virtuellen Geschäftsadressen bieten wir unseren Kundinnen und Kunden maßgeschneiderte Dienstleistungen: von Telefonservice über vorbereitende Buchhaltung, Schreibdienste bis hin zur Organisation von Events.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als BackOffice-Manager (m/w/d) im Center Management – mit Leidenschaft für Büroorganisation, Kundenservice und betriebswirtschaftliches Arbeiten.

Was dich bei uns erwartet:

- Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit viel Eigenverantwortung
- Unterstützung bei der Einarbeitung und persönliche Weiterentwicklung
- Ein wertschätzendes Team, das zusammenhält
- Raum für eigene Ideen in einem modernen Arbeitsumfeld

Deine Aufgaben:

- Empfang und Betreuung unserer Kunden – persönlich und telefonisch
- Organisation von Büroabläufen & Verwaltungsprozessen
- Unterstützung im Bereich Buchhaltung, Marketing und Vertrieb
- Schriftverkehr, Dokumentenmanagement und Schreibarbeiten
- Betreuung virtueller Kunden & Telefonservice
- Mitgestaltung bei Events und Kundenaktionen

Das bringst du mit:

- Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, im Bereich Bürokommunikationoder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrungen im Bereich Büroorganisation, BWL oder Verwaltung
- Serviceorientierung, Organisationstalent & Teamspirit
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil

Worauf du dich freuen kannst:

- Flexible Einstiegsmöglichkeiten
- Persönliche Weiterentwicklung & berufliche Perspektiven
- Familiäres Miteinander mit professioneller Haltung
- Ein attraktiver Arbeitsplatz im Herzen von Potsdam


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Zahlungsverkehr, Abrechnung, Kalkulation, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Textverarbeitung, Social-Media-Kommunikation, Buchführung, Buchhaltung
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Textverarbeitung Word (MS Office), Postbearbeitung, Büroorganisation, Büromanagement

An der **Universität Potsdam**, **Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät**, ist am **Institut für Biochemie** **und Biologie** und am **Institut für Informatik**, zum **nächstmöglichen Zeitpunkt** folgende Stelle **unbefristet** zu besetzen:

**Assistent/-in der Professur (w/m/d)**

**Kenn-Nr. 33/2025**

Die Arbeitszeit umfasst 40 Wochenstunden (100 %); die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 der Entgeltordnung zum TV-Länder.

**Ihr Arbeitsbereich:**

Die Assistenz ist für die Erledigung der Sekretariatsgeschäfte der Professur für Bioinformatik am Institut für Biochemie und Biologie sowie der Professur für AI in Sciences am Institut für Informatik und Computational Science zuständig. ([https://www.uni-potsdam.de/de/ibb-bioinformatik/index](https://www.uni-potsdam.de/de/ibb-bioinformatik/index)). Die Professuren decken Forschung und Lehre in den angegebenen Bereichen ab. Das Team umfasst jeweils eine bunte Mischung von Studierenden, Doktorand/-innen1, technischen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden sowie Gäste aus dem In- und Ausland.  Wenn Sie gerne mit motivierten und offenen Menschen kommunizieren, meist in englischer Sprache, wenn Sie ein Organisationstalent sind, administrative Aufgaben nicht scheuen, abwechslungsreiche Aufgabenfelder mögen, selbständige Arbeit im Wissenschafts- und Lehrbetrieb in einem internationalen Umfeld schätzen oder darauf neugierig sind, dann sind wir die richtige Adresse für Ihre berufliche Zukunft.

**Ihr Aufgabengebiet umfasst:**

- eigenständiges Führen der Sekretariatsgeschäfte (u.a. Terminplanung, Korrespondenz, Postbearbeitung, Aktenablage, Planung und Vorbereitung der Abrechnung von Reisen, Bibliotheksangelegenheiten, Material-, und Gerätebestellungen, Wiedervorlagen)
- Unterstützung von Mitarbeitenden, Hilfskräften und Gästen
- Überwachung von Haushalts- und Drittmitteln (Erstellung von Beschaffungsanträgen, Kontrolle der Mittelabflüsse, Vorbereitung von Zahlungsverfügungen)
- Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Einstellungs- und Verlängerungsanträge, Vorbereitung von Lehraufträgen)
- Mitwirkung bei der Organisation von (auch größeren) Tagungen und Veranstaltungen
- Mitwirkung bei der Bearbeitung von wissenschaftlichen Texten und Vorbereitung von Publikationen
- administrative Unterstützung in Forschung, Lehre und Prüfung
- Gestaltung und administrative Verwaltung der Homepages

**Sie bringen Folgendes mit:**

- abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungs- oder Büroberuf oder vergleichbare Ausbildung und/oder erste Berufserfahrung in entsprechender Position, Quereinstieg nach abgeschlossener Ausbildung/Hochschulabschluss ggf. möglich
- Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
- Fähigkeit zu konzentrierter, gründlicher und selbstständiger Arbeit sowie zur Aufgaben Priorisierung; Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- freundliches und sicheres Auftreten im Publikumsverkehr und am Telefon
- sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit den Mitteln moderner Bürokommunikation (MS Office, insb. Word und Excel) und mit elektronischen Medien inkl. der Pflege von Datenbanken und der Gestaltung und Administration von Internetauftritten / Internetseiten
- sehr gute mündliche und schriftliche Kompetenzen in deutscher und englischer Sprache, sichere Orthographie
- **Darüber hinaus sind folgende Kompetenzen wünschenswert:**
- haushaltsrechtliche Grundkenntnisse

**Unser Angebot an Sie:**

Als Universität vereinen wir die Entwicklungsstärke einer Lehr- und Forschungseinrichtung mit den attraktiven Arbeitsbedingungen des öffentlichen Dienstes. Die Universität Potsdam ist eine zuverlässige Arbeitgeberin, die ihre Beschäftigten mit vielfältigen Angeboten und Leistungen unterstützt:

- Profitieren Sie von betrieblicher Altersvorsorge, einer Jahressonderzahlung und vermögenswirksamen Leistungen.
- Alle Standorte bieten eine gute Verkehrsanbindung. Sie können einen monatlichen Zuschuss zum ÖPNV-Jobticket erhalten und Campus-Fahrräder nutzen.
- Entwickeln Sie sich und Ihre Kompetenzen in verschiedenen Fortbildungsangeboten weiter; nutzen Sie die vielfältigen Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements und des Hochschulsports.
- Zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bietet die Universität Potsdam ihren Beschäftigten flexible Arbeitszeiten, anteilige mobile Arbeit (z.B. im Home-Office) sowie die Option zur Arbeit in Teilzeit an. Sie verfügen über 30 Urlaubstage im Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) und sind zusätzlich am 24.12. und 31.12. vom Dienst befreit. Unser Service für Familien berät Sie zu Fragen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Weitere Informationen zur Arbeitgeberin Universität Potsdam finden Sie unter [https://www.uni-potsdam.de/de/arbeiten-an-der-up/arbeitgeberin/uebersicht](https://www.uni-potsdam.de/de/arbeiten-an-der-up/arbeitgeberin/uebersicht)

**Ihre Bewerbung:**

Reichen Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, tabellarischem Lebenslauf und entsprechenden Qualifikationsnachweisen über das Online-Karriere-Portal der Universität Potsdam ein (**Kenn-Nr. 33/2025**). Bitte stellen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer zusammengefassten pdf-Datei bereit. Die **Bewerbungsfrist** endet am **06.05.2025**.

**Jetzt online bewerben**:

[https://spp.uni-potsdam.de/karriere](https://spp.uni-potsdam.de/karriere)

Sollten Sie Hochschulabschlüsse außerhalb der EU absolviert haben, reichen Sie bitte die deutsche Übersetzung und [die Bewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB)](https://www.kmk.org/zab/zeugnisbewertung.html) ein. Ersatzweise bitten wir Sie um Zusendung eines PDF-Auszuges aus der Datenbank zur [Anerkennung und Bewertung ausländischer Bildungsnachweise (ANABIN)](https://anabin.kmk.org/anabin.html).

Sollten Sie Berufsabschlüsse außerhalb Deutschlands abgeschlossen haben, senden Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Anerkennung in Deutschland mit. Informationen dazu finden Sie beim [Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB)](https://www.anerkennung-in-deutschland.de/html/de/fachkraefte.php).

Die Universität Potsdam schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen aus dem Ausland und von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Die Universität strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an; in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt (§ 7 Absatz 4 BbgHG). Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bei Eignungstests und Auswahlgesprächen werden individuelle Nachteilsausgleiche gewährt, die ihrer Behinderung angemessen sind. Sofern ein Mensch mit Behinderung individuelle Nachteilsausgleiche in Anspruch nehmen möchte, teilt er dies bitte im Bewerbungsanschreiben mit.

Für nähere Informationen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen der Inhaber der Professur „Bioinformatik“, Herr Prof. Dr. Zoran Nikoloski, per E-Mail: [[email protected]](https://mailto:[email protected]) und Telefon: +49 331 / 977 – 6305 sowie die Fakultätsgeschäftsführerin der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät, Frau Dr. Barbara Schneider, per E-Mail: [[email protected]](https://mailto:[email protected]) und Telefon: +49 331 / 977 - 2061, gerne zur Verfügung.

Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an [[email protected]](https://mailto:[email protected]) wenden.

Die R.O.M GmbH ist ein kommunales Dienstleistungsunternehmen, welches seit seiner Gründung 1990, sämtliche Dienstleistungen für Städte, Kommunen und private Auftraggeber erbringt. Mit inzwischen knapp 35 Beschäftigten im Bereich der Grünpflege, der Straßenreinigung und dem Winterdienst erbringen wir zusätzlich allumfängliche Serviceleistungen rund um die Immobilie und den öffentlichen Raum.
Durch fachlich gut ausgebildetes Personal, moderne und effiziente Technik sowie nachhaltige Planung tragen wir zur Effizienz, Gestaltung und Nachhaltigkeit unserer Region bei.

Wir suchen für die R.O.M. GmbH umgehend, zur weiteren Verstärkung des Teams, eine zuverlässige Bürokraft (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit!

Das haben wir zu bieten:

- eine unbefristete Festanstellung in Voll- oder Teilzeit
- eine attraktive und marktgerechte Vergütung, je nach Qualifikation und Erfahrung
- geregelte Arbeitszeiten von Montag - Freitag
- eine betriebliche Altersvorsorge
- kostenfreie Mitarbeiterparkplätze und eine sehr gute öffentliche Verkehrsanbindung
- individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsprogramme

Deine Aufgaben als Büroassistenz:

- Rechnungsbearbeitung, Nachkalkulation sowie allgemeine Buchhaltung
- du bist zuständig für Stellenausschreibungen und allgemeine Recherchearbeiten
- du bist erster Ansprechpartner für Kundentelefonate
- allgemeine Bürotätigkeiten und Büroverwaltung

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung und darauf dich persönlich kennenzulernen!
Sende uns deine Bewerbungsunterlagen ganz einfach über den Button "bewerben" oder per Mail an Frau Blümel, [email protected]

Alle Stellenausschreibungen richten sich stets an männliche, weibliche und diverse Bewerber, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion und Weltanschauung. Die Auswahl der Bewerber (m/w/d) erfolgt ausschließlich anhand von Qualifikationen.

WIR SIND:In Deutschland zählt BREMER zu den führenden Unternehmen im schlüsselfertigen Industrie- und Gewerbebau. Als ganzheitlicher Anbieter der Immobilien- und Bauwirtschaft begleiten wir unsere Kunden von der Projektentwicklung über die Fertigung in eigenen Werken bis zum schlüsselfertigen Bau und den Serviceleistungen für das Gebäude im laufenden Betrieb. Das 1947 gegründete Familienunternehmen agiert an fünfzehn deutschen und zwei polnischen Standorten und erwirtschaftet aktuell eine Betriebsleistung von gut 1.100 Mio. EUR. Rund 1400 Mitarbeitenden setzen sich täglich mit Leidenschaft für den Kundenerfolg ein. Ihr neuer Job – vielseitig und verantwortungsvoll: Sie sind ein Organisationstalent mit einem Faible für die Bauindustrie? Sie behalten auch in herausfordernden Situationen den Überblick und arbeiten strukturiert sowie vorausschauend? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) für den BREMER Standort in Potsdam, die neben klassischen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten auch Aufgaben in der Projektabwicklung übernimmt.

IHRE AUFGABEN:
• Unterstützung der Geschäftsleitung: Sie entlasten Ihren Vorgesetzten in operativen und administrativen Aufgaben, übernehmen die Terminkoordination und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor.
• Unterstützung in der Projektabwicklung: Sie dokumentieren und verfolgen Bauprojekte nach und unterstützen im Vertrags- und Rechnungswesen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen: Sie planen Meetings und bereiten Präsentationen und Unterlagen vor.
• Kommunikationsschnittstelle: Sie agieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kommunikation, koordinieren Informationen und fungieren als Bindeglied zwischen Geschäftsleitung und den Teams vor Ort.
• Vertrags- und Lieferantenmanagement: Sie verwalten Verträge, überwachen Fristen und pflegen Beziehungen zu externen Dienstleistern.
• Unterstützung im Controlling: Sie erstellen regelmäßig Berichte, Auswertungen und Präsentationen zur Unterstützung der Geschäftsstellenleitung.

IHR PROFIL:
• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung in der Bauindustrie
• Sie arbeiten strukturiert, lösungsorientiert und behalten auch bei komplexen Aufgaben den Überblick
• Sie zeigen einen sicheren und professionellen Umgang mit MS Office, ggf. auch ERP-Systemen sowie gängigen Softwarelösungen im Projekt- und Office-Management
• Sie zeichnen sich durch eine serviceorientierte und proaktive Arbeitsweise aus und bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung des Standorts ein

UNSER ANGEBOT:
• BREMER-Kultur: familiäres, faires Miteinander, gelebte Willkommenskultur, unternehmensweite Weihnachtsfeiern sowie Sommerfeste und weitere vielfältige Teamevents
• Verantwortung von Anfang an: herausfordernde, abwechslungsreiche Aufgaben sowie interne Perspektiven für alle Lebensphasen
• Lebenslanges Lernen: individuelle Weiterentwicklung in der BREMER Akademie sowie interne Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle, mobiles Arbeiten sowie die Möglichkeit zur Nutzung eines Lebensarbeitszeitkontos, Unterstützung in besonderen Lebenslagen (Kinderbetreuung, Pflegesituation)
• Weitere Benefits: betriebliche Altersvorsorge, Bike-Leasing auch für den Partner / die Partnerin, Firmenfitness bei einem nationalen Sport- und Wellnessnetzwerk sowie exklusive Mitarbeitervergünstigungen bei zahlreichen Partnern dank unseren Corporate Benefits

IHR KONTAKT:Denise Remitschka
Personalreferentin
0 52 51 / 770-0

Kompetent, persönlich und initiativ - das ist die top itservices AG. Wir beraten Unternehmen ganzheitlich in ihren IT-Projekten und unterstützen sie durch die professionelle Vermittlung von Fach- und Führungskräften. Für Festanstellungen, Projekte oder auf Zeit.
Sie suchen Ihre nächste Herausforderung? Dann suchen wir Sie!
Gemeinsam möchten wir einen signifikanten Mehrwert sowohl für Ihre individuelle Entwicklung als auch für den Erfolg unserer Kunden schaffen!

Nehmen Sie die Herausforderung an und besetzen Sie eine vakante Position bei einem führenden Unternehmen.

PERSONALASSISTENZ PMO (M/W/D)

Zu Ihren Aufgaben gehört
• Abstimmung und Kontrolle von Terminen sowie die Erstellung von Schriftverkehr
• Erstellung von Präsentationen, Gesprächsvermerken und Protokollen
• Organisation der Dokumentenablage und die Vorbereitung von Kundenbefragungen
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie die Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit
• Organisation von Dienstreisen sowie die Koordinierung des internen und externen
Besucherverkehrs

Ihr Profil
• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung / Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben und mit PMO-Aufgaben
• Routinierter Umgang in MS Office z. B. Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Hohe Team- und Kommunikationsfähigkeiten mit Feingefühl für vertraulichen Informationsaustausch
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir Ihnen bieten
• Vernetzung mit interessanten und renommierten Unternehmen
• Ortsungebunden und flexibel durch die Möglichkeit Remote zu arbeiten
• Vertrauensvolle & persönliche Begleitung zu jeder Zeit – Partnerschaftlichkeit ist die Basis unserer Zusammenarbeit
• Transparenter und schneller Bewerbungsprozess mit einer verbindlichen Rückmeldung binnen 14 Tagen

Bewerben
Erkennen Sie sich wieder? Dann senden Sie Ihre Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 426-12089 an [email protected]. Erste Informationswünsche und Fragen beantwortet Ihnen Markus Uhde gern telefonisch unter +49 30 2014497-25. Wir freuen uns bald von Ihnen zu hören!

Bewerben Sie sich direkt unter https://www.top-itservices.com/rd/135s1968q

Weitere interessante Stellenangebote finden Sie auch auf unserer Homepage: https://www.top-itservices.com/annoncen

*Erfolgt im Text zugunsten einer besseren Lesbarkeit keine explizite Differenzierung zwischen der weiblichen, männlichen und weiteren Formen, so sind dennoch stets alle gemeint.

Art der Stelle: Vollzeit oder Teilzeit (ab 30 Std/Woche)
 
Wir sind ein überregional tätiges Generalplanungsbüro mit Standorten in Hamburg und Potsdam/Berlin. Die Gibbins Architekten GmbH BDA plant und realisiert seit 1971 Wohn-, Gewerbe- und Verwaltungsbauten im Neubau und überwiegend denkmalgerechten Altbau.
 
Für unseren Potsdamer Standort suchen wir ab sofort eine*n Mitarbeiter*in für die Position **Büroassistenz / Mieterbetreuung (m/w/d).**
** 
In einem **geteilten Aufgabenfeld** sowohl im Architektenbüro als auch im Büro direkt vor Ort unserer Bauvorhaben ist die Vielfältigkeit der Aufgaben und ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag sicher.
 
*Das werden zukünftig Ihre Aufgaben sein:*

***Tätigkeitsfelder im Büro***

-          Empfang von Besuchern
-          Büroorganisation
-          Bearbeitung Postein- und ausgang
-          Erstellung der Unternehmens- und Geschäftsführungskorrespondenz
-          Controllingaufgaben
-          Weiterleitung Hausmeistertätigkeiten
 
**Tätigkeitsfelder in der Mieterbetreuung**
-          Kommunikation zwischen Mieter*innen, Verwaltung und Bauüberwachung
-          Erläuterung der Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahme nach Vorgaben der Planung
-          Klärung von Fragen des Mieters zum Bauvorhaben 
-          Abbau von Ängsten und Aufnahme von Mieterwünschen 
-          Steigerung der Mieterzufriedenheit durch begleitende Mieterbetreuung 
-          Mitwirkung bei der Berechnung von Modernisierungskosten und -umlagen  
-          Durchführung von technischen Begehungen mit der örtlichen Bauüberwachung
** 
*Das sollten Sie mitbringen:*
-          eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
-          sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
-          sehr gute EDV-Kenntnisse (z. B. MS-Office)
-          selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise
-          eine schnelle Auffassungsgabe und einen hohen Qualitätsanspruch
-          Kommunikationsgeschick und Teamfähigkeit
-          Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
-          Bereitschaft zur Weiterentwicklung
 
*Das können Sie erwarten:*
-          Interessante Projekte und vielseitige Aufgaben an einem sicheren Arbeitsplatz
-          flache Hierarchie in einem leistungsstarken, motivierten und kollegialen Team
-          gezielte und individuelle Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten – für eine langfristige Perspektive
-          div. Sozialleistungen und Teamevents
 
 
Sollten Sie sich angesprochen fühlen, bitten wir um Zusendung Ihrer aussagekräftigen Bewerbung an unsere Frau Thieme mit der E-Mail-Adresse **bewerbung@gibbins**.**de**

Kompetent, persönlich und initiativ - das ist die top itservices AG. Wir beraten Unternehmen ganzheitlich in ihren IT-Projekten und unterstützen sie durch die professionelle Vermittlung von Fach- und Führungskräften. Für Festanstellungen, Projekte oder auf Zeit.
Sie suchen Ihre nächste Herausforderung? Dann suchen wir Sie!
Gemeinsam möchten wir einen signifikanten Mehrwert sowohl für Ihre individuelle Entwicklung als auch für den Erfolg unserer Kunden schaffen!

Nehmen Sie die Herausforderung an und besetzen Sie eine vakante Position bei einem führenden Unternehmen.

Zu Ihren Aufgaben gehört
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten und Personalentwicklung
• Einkaufs- und Vertragsmanagement sowie die Betreuung des Datenschutzes und der Innenrevision
• Terminabstimmungen und Terminkontrolle sowie Finanzwesen und Controlling
• Organisation von Dienstreisen sowie die Koordinierung des internen und externen
Besucherverkehrs
• Erstellung von Schriftverkehr nach Themenvorgabe oder Diktat

Ihr Profil
• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung / Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrungen in Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben sowie in der Organisation, Finanzwesen und dem Controlling
• Routinierter Umgang in MS Office z. B. Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Hohe Team- und Kommunikationsfähigkeiten mit Feingefühl für vertraulichen Informationsaustausch
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir Ihnen bieten
• Vernetzung mit interessanten und renommierten Unternehmen
• Ortsungebunden und flexibel durch die Möglichkeit Remote zu arbeiten
• Vertrauensvolle & persönliche Begleitung zu jeder Zeit – Partnerschaftlichkeit ist die Basis unserer Zusammenarbeit
• Transparenter und schneller Bewerbungsprozess mit einer verbindlichen Rückmeldung binnen 14 Tagen

Bewerben
Erkennen Sie sich wieder? Dann senden Sie Ihre Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 426-12089 an [email protected]. Erste Informationswünsche und Fragen beantwortet Ihnen Markus Uhde gern telefonisch unter +49 30 2014497-25. Wir freuen uns bald von Ihnen zu hören!

Bewerben Sie sich direkt unter https://www.top-itservices.com/rd/135s1968q

Weitere interessante Stellenangebote finden Sie auch auf unserer Homepage: https://www.top-itservices.com/annoncen

*Erfolgt im Text zugunsten einer besseren Lesbarkeit keine explizite Differenzierung zwischen der weiblichen, männlichen und weiteren Formen, so sind dennoch stets alle gemeint.

Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen in den Bereichen Globaler Wandel, Klimafolgen und nachhaltige Entwicklung. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und Sozialwissenschaftler*innen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.

Im wissenschaftsunterstützenden Bereichdes Labs „Gesellschaftlicher Wandel und Wohlergehen“am PIK ist die Position

Teamassistenz (m/w/d)

(Stellenausschreibungsnummer:05-2025 Teamassistenz RD4 Lab)

zum 01.05.2025oder schnellstmöglich danach**** zu besetzen.

Die Stelle ist befristet bis zum 30.04.2027 mit Aussicht auf Verlängerung. Die Vergütung bemisst sich entsprechend der Vorgaben des Tarifvertrags der Länder (TV-L Brandenburg). Für diese Stelle ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 mit einer 20 Stunden/Woche (Teilzeit) vorgesehen.

Ihre Aufgaben umfassen:

- Eigenständige und zuverlässige Büroorganisation sowie Unterstützung der Lab-Leiterin in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten,
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache,
- Umfassende Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings,
- Administrative Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Workshops, Meetings) sowie Vorlesungen und Seminaren,
- Administration der Aufgaben der Lab-Leiterin an der Technischen Universität Berlin, wie Organisation der Lehrveranstaltungen und Seminare, Ansprechperson für Studierende, Protokollierung von Prüfungen und Dokumentationen,
- Unterstützung bei Berichtspflichten, z.B. Terminmonitoring sowie umfassende Unterstützung bei der Anfertigung von Zwischen- und Endberichten,
- Erstellung von wissenschaftlichen Präsentationsfolien,
- Texte in Deutsch und Englisch redigieren und editieren,
- Administrative Begleitung von Drittmittelprojekten in Zusammenarbeit mit der Abteilungs-Wissenschaftskoordination,
- Umsetzung von Personalprozessen und Unterstützung der Abteilungs-Wissenschaftskoordination, bspw. die Betreuung von Gästen und Praktikant*innen des Labs, Mithilfe bei Bewerbungs-, Einstellungs- und Checkoutprozessen des Labs, Beantwortung von Anfragen,
- Dienstreiseorganisation sowie Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen,
- Webseiten der Lab-Leiterin und des Labs pflegen.
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Sie verfügen über:
- eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Beruf sowie einschlägige Berufserfahrung,
- sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift,
- sicheren Umgang mit MS Office sowie in Pflege und Arbeit mit Internetseiten,
- Erfahrungen im Umgang mit Content-Management-Systemen ist von Vorteil,
- Berufserfahrungen in einem wissenschaftlichen oder universitären Umfeld sind wünschenswert.
****
Wir erwarten von Ihnen:
- hohe verbale Kompetenz in Wort und Schrift in deutscher sowie englischer Sprache,
- eine selbständige Arbeitsweise und Eigeninitiative,
- die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten,
- strukturiertes und zielorientiertes Denken,
- Kreativität und Offenheit für neue Lösungsansätze,
- Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation,
- Teamfähigkeit.
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Wir bieten:
- die Mitarbeit in einem engagierten und interdisziplinären Team,
- ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin,
- die Möglichkeit zeitlich flexibel und mobil (bis zu 50% der Arbeitszeit) zu arbeiten
- ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket oder zum Deutschland-Ticket Job.

Das PIK legt Wert auf Chancengleichheit und Vielfalt, daher begrüßen wir Bewerbungen ohne Foto. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung, Betreuungspflichten oder Alter. Das PIK strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in der Wissenschaft an und fordert daher Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Das PIK unterstützt die Rückkehr aus der Elternzeit.
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Bitte bewerben Sie sich bis zum 16.03.2025 direkt über unser Bewerbungsformular unter diesem Ausschreibungstext auf unserer Webseite (https://potsdam.pi-asp.de/bewerber-web/?xsrf=2295A70625F4DD52BD45D51A89066D88&company=PIK-FIRMA-ID&tenant=&lang=D&jobdesign=#position,id=de1ca5e1-0ed5-403e-bc57-e252c06b99b3,popup=y) . Das Ausschreibungsverfahren bleibt bis zur erfolgreichen Besetzung der Stelle offen. Die Vorstellungsgespräche sind für KW 12 und KW 13 vorgesehen.
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Für weitere inhaltliche Informationen oder Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Dr. Leonie Wenz (https://www.pik-potsdam.de/members/wenz/homepage) gern zur Verfügung.