Office Manager (m/w/d) 35 Wochenstunden (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

Du liebst es, den Überblick zu behalten und bist ein echter Teamplayer mit Herz und Verstand und lebst die Dienstleistung durch und durch?
Egal, ob du bereits Erfahrung hast als Assistentin oder als Quereinsteigerin aus der Hotellerie - bewirb dich jetzt!

Wir suchen dich als Teamassistentin  Assistenz  Office Managerin (mwd) in Teil - oder Vollzeit (30-40 Std.Woche), für unseren Kunden, in direkter Vermittlung, am Standort Köln.

Unser Kunde bietet dir:

- Flexible Arbeitszeiten für eine ausgewogene Work-Life-Balance
- Eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur, in der du dich entfalten kannst
- Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und die Chance, dich beruflich weiterzuentwickeln
- Angenehme Arbeitsatmosphäre in einem schönen und modernen Büro sowie ein engagiertes und dynamisches Team

Deine Aufgaben:

- Büromanagement: Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe
- Korrespondenz: Eigenverantwortliche Abwicklung eingehender und ausgehender Kommunikation ndash; schriftlich und telefonisch
- Vorbereitung von Präsentationen: Erstellung und Bearbeitung von Unterlagen, die überzeugen
- Gäste-Empfang: Freundlicher und professioneller Empfang und Betreuung von Gästen
- Telefonmanagement: Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate mit höchstem Serviceanspruch
- Bestellwesen: Organisation und Verwaltung von Bestellungen, damit immer alles reibungslos läuft

Dein Profil:

- Abgeschlossene Ausbildung, beispielweise als Hotelfachfrau  Kaufmann für Büromanagement (mwd)
- Eine dienstleistungsorientierte Einstellung und Freude am Umgang mit Menschen
- Organisationstalent und eine strukturierte sowie selbstständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office und ein gutes Auge für Details
- Quereinsteiger, zum Beispiel aus der Hotellerie, sind herzlich willkommen
- Kommunikationsstärke sowie ein freundliches und professionelles Auftreten

MÜDE VON LANGEN UND ZÄHEN PROZESSEN?

Dann schick uns noch heute deinen Lebenslauf, und wir garantieren dir eine schnellstmögliche und unkomplizierte Abwicklung.

Bitte beziehe dich bei deiner Bewerbung auf die Referenznummer 11723.

Wenn du dir nicht sicher bist, ob du alle Kriterien erfüllst, bewirb dich trotzdem sehr gerne. Wir freuen uns auf deine Bewerbung und bieten dir auch weitere spannende kaufmännische Vakanzen.
VORTEILE EINER VERMITTLUNG DURCH TRICONNECT:

- Kostenfreie  transparente Beratung bzw. Vermittlung zum Wunscharbeitgeber
- Steuerung und Beratung bei Vertrags- und Gehaltsverhandlungen
- Terminmanagement und Koordination aller Gespräche bei unserem Kunden
- Tipps und Tricks für das perfekte Vorstellungsgespräch
- Auf Wunsch die Begleitung zum Vorstellungsgespräch

MSIng ist ein führendes Ingenieurbüro für ganzheitliche Tragwerksplanung, Objektplanung von Ingenieurbauwerken und Gutachtertätigkeit bei Gebäudeschäden mit mehr als 25jähriger Erfahrung. Mit derzeit ca. 45 hochqualifizierten Ingenieuren m/w und Konstrukteuren m/w an vier Standorten decken wir weite Bereiche des Bauingenieurwesens ab. Für unseren Standort in Stuttgart suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine Verstärkung im Bereich Office-Management.

Ihre Aufgaben:

- Administrative und operative Aufgaben innerhalb des Unternehmens
- Sicherstellung des reibungslosen Arbeitsablaufs sowie die Gewährleistung der Kommunikation zu internen und externen Stellen
- Terminabsprachen, Reisemanagement, Betreuung von Besuchern sowie die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Erstellung von Bewerbungen für Projektausschreibungen
- Erfassung von Belegen
- Unterstützung bei der Postbearbeitung (Eingangs- und Ausgangspost)
- Bestellwesen
- Fuhrparkmanagement
- Organisation von internen Firmenevents
- Dokumentation/Erstellung von Protokollen
- Gestaltung von Präsentationen
- Betreuung unserer Website und des Intranets
- Betreuung und Überwachung des Qualitätsmanagements

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung für Büromanagement oder Berufserfahrungen im Bereich Sekretariat oder Assistenz
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen
- Freude an Büro- und Verwaltungstätigkeiten
- Adobe Design-Suite-Kenntnisse sind von Vorteil
- Eigenverantwortliche, strukturierte, ziel- und teamorientierte Arbeitsweise
- Organisationsgeschick, Flexibilität und Zuverlässigkeit
- Hohe Motivation und Einsatzbereitschaft

Wir bieten:

- Eine interessante, abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit in einem engagierten Team
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Leistungsgerechte Vergütung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Steuer- und sozialversicherungsfreier Sachgutschein
- Zuschuss zum Deutschlandticket, kostenlose Getränke, frisches Obst und regelmäßige Firmenevents
- Moderne und klimatisierte Büroräume
- Offenes und respektvolles Miteinander, gutes Arbeitsklima sowie Teamgeistgedanke
- Weitere Benefits: https://www.msing.gmbh/benefits

Für unseren Kunden suchen wir ab sofort

Mitarbeiter KundenDialogCenter  (m/w/d)

Inbound

Erledigung von Servicewünschen/-aufträgen
Unterstützung bei digitaler Selbstbedienung (z. B. Video, Chat, E-Mail)
Aktive Wahrnehmung von Vertriebschancen/Cross-Selling (z. B. Add-on-Ansprachen)

Outbound

Vereinbarung von Kundenterminen
Durchführung von Kundenbefragungen
Revitalisierung ruhender Kundenbeziehungen
Kundenrückgewinnung/Neukundengewinnung

Ihr Weg zum Traumjob:

Wir sind ein von der Bundesagentur für Arbeit anerkannter Personal- und Arbeitsvermittler. Wir legen jedes Jahr eine Prüfung vor der Dekra ab und werden anhand dessen zertifiziert.
Unsere Kollegen freuen sich darauf Sie kennenzulernen. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen direkt per Button oder an die unten angegebenen Kontaktdaten.

Kontaktdaten:

Jobnow

Große Ritterstraße 9
06780 Zörbig
034956 549053
[email protected]

Ihre Bewerbungsunterlagen werden zur Weiterverarbeitung elektronisch gespeichert. Ein Widerruf ist ohne Angabe von Gründen jederzeit möglich.

- Modernes Arbeitsumfeld mit guter Laune
- Unternehmen mit Option auf eine Festeinstellung

Firmenprofil
Seit über 27 Jahren steht das Unternehmen für exzellente Projektentwicklung in der Immobilienwirtschaft mit einem Schwerpunkt auf hochwertige Architektur und außergewöhnliche Projekte. Mit einem engagierten Team aus Spezialisten verschiedenster Fachrichtungen treiben sie Projekte voran, die Nachhaltigkeit und Digitalisierung in den Fokus stellen.

Aufgabengebiet

Empfang und Betreuung von Gästen sowie professionelle Kommunikation nach innen und außen
-Verantwortung für die Organisation der Büroabläufe, inklusive Bestellungen von Büro- und Verbrauchsmaterialien
-Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, wie z. B. Terminkoordination, Reisebuchungen und Dokumentenverwaltung
-Vor- und Nachbereitung von Besprechungsräumen, Organisation von Meetings und Unterstützung bei Events
-Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Dienstleistern, um effiziente Prozesse zu gewährleisten
-Aktive Unterstützung der Geschäftsleitung in projektbezogenen Aufgaben und bei Sonderprojekten

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
-Idealerweise erste Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
-Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
-Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit Organisationstalent
-Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
-Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft, sich in neue digitale Tools einzuarbeiten

Vergütungspaket

Eine spannende und vielseitige Position in einem zukunftsorientierten Unternehmen
-Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit Entwicklungspotenzial und Aufstiegsmöglichkeiten
-Ein modernes Büro in zentraler Lage
-Flache Hierarchien und ein kollegiales, offenes Team
-Die Chance, an innovativen Projekten in den Bereichen Nachhaltigkeit und Digitalisierung mitzuwirken
-Kindergartenzuschuss
-JobRad oder JobTicket

- Schnell & unkompliziert zum Traumjob
- attraktives, anregendes und modernes Arbeitsumfeld

Firmenprofil
Unser Kunde, ein attraktives Industrieunternehmen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/w/d). Hier sind flache Hierarchien großgeschrieben und das Unternehmen glänzt mit einer familiären Ader.

Aufgabengebiet

Du bist verantwortlich für alle anfallenden Büro- und Verwaltungstätigkeiten
-Du koordinierst das Facility Management
-Du übernimmst eigene Projekte wie z.B. Fuhrpark- und Versicherungsmanagement, Einführung Dokumentenmanagementsystem, Aufbau Intranet etc.
-Du verantwortest das Bestellwesen für Büroartikel, Arbeitskleidung und Verbrauchsmaterialien
-Die Begrüßung und Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden und Gästen liegt dir - denn Du hast immer und für jeden ein Lächeln übrig
-Du verantwortest mit deinem Front Office Team auch die Telefonzentrale
-Du trägst die Verantwortung für das allgemeine E-Mail-Postfach sowie auch den Postein- und ausgang

Anforderungsprofil

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
-Berufserfahrung im Bereich Office Management bringst Du idealerweise mit
-Du besitzt ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeiten
-Die stetige Entwicklung des Unternehmens aktiv mitzugestalten, Ideen einzubringen und diese umzusetzen ist für Dich ein leichtes Spiel
-Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Vergütungspaket

unbefristete Festanstellung
-attraktives Gehalt und Bonuszahlungen
-35 Stunden Woche, bei einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung
-Gute Verkehrsanbindung
-Familiäre Atmosphäre
-30 Tage Jahresurlaub
-Ausgewogene Work-Life- Balance

- Direktvermittlung, Internationales Unternehmen
- Tarifvertrag wird angewendet

Firmenprofil
Unser Klient ist ein führender Akteur in der Industrie- und Fertigungsbranche. Mit einer großen Belegschaft von engagierten Mitarbeitern hat das Unternehmen einen etablierten Standort im Raum Pforzheim.

Aufgabengebiet

Unterstützung des Geschäftsführers in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben
-Schnittstellenfunktion zu den verschiedenen Abteilungen
-Planung und Organisation von Vorstandssitzungen und -veranstaltungen
-Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten
-Koordination und Überwachung von Terminen und Fristen
-Korrespondenzmanagement in deutscher und englischer Sprache
-Reiseplanung und -abrechnung
-Allgemeine Büroorganisation

Anforderungsprofil
Ein erfolgreicher Vorstandsassistenz sollte folgende Qualifikationen mitbringen:

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
-Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
-Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
-Sicherer Umgang mit MS-Office
-Hohe Serviceorientierung und Diskretion
-Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise

Vergütungspaket

30 Tage Urlaub
-Ein attraktiver Arbeitsplatz im Raum Pforzheim
-Eine verantwortungsvolle Position in einem führenden Unternehmen der Industrie- und Fertigungsbranche
-Ein angenehmes Betriebsklima in einem engagierten Team

Wenn Sie sich in dieser Position wiederfinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

- Direktvermittlung, unbefristetes Arbeitsverhältnis
- abwechslungsreiche Tätigkeit

Firmenprofil
Unser Klient ist ein großes Organisation im Bereich Technologie und Telekommunikation, das sich auf die Bereitstellung innovativer Lösungen für seine Kunden konzentriert. Mit Hauptsitz in Karlsruhe ist das Unternehmen bekannt für seine umfassenden Dienstleistungen und sein Engagement für Qualität.

Aufgabengebiet

Unterstützung und Koordination des Geschäftsführungsteams
-Organisation und Planung von Terminen und Meetings
-Vorbereitung von Berichten und Präsentationen
-Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
-Verwaltung von Projekten und Initiativen
-Überwachung und Berichterstattung über den Fortschritt der Projekte
-Gewährleistung der Einhaltung von Richtlinien und Verfahren
-Kontinuierliche Verbesserung der administrativen Prozesse
-Unterstützung in HR Themen

Anforderungsprofil

Kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
-Starke organisatorische und Planungsfähigkeiten
-Exzellente Kommunikationsfähigkeiten
-Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten
-Kenntnisse in MS Office und anderen verwandten Software
-Leidenschaft für die Technologie- & Telekommunikationsbranche

Vergütungspaket

30 Tage Urlaub
-Ein unterstützendes Arbeitsumfeld, das Wert auf Teamarbeit und Innovation legt
-Möglichkeit zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
-Standort in Karlsruhe mit hervorragender Verkehrsanbindung

Nutzen Sie diese Chance und bewerben Sie sich jetzt für diese spannende Position als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in einem führenden Unternehmen in der Technologie- & Telekommunikationsbranche.

Gemeinsam (berufliche) Zukunft gestalten

Seit über 40 Jahren stehen wir bei der ZWP Ingenieur-AG für kosten- und ressourcenschonendes Bauen von morgen. Unsere über 400 Mitarbeiter:innen an 8 Standorten setzen mit maßgeschneiderten Lösungen neue und effektive Standards in der umweltgerechten Gebäudetechnik. Wir machen Bürogebäude und Einkaufszentren ebenso wie Museen, Schulen und Kliniken im In- und Ausland fit für die Zukunft – das eröffnet die vielfältigsten Aufgabenfelder von der Zertifizierung über die digitale Gebäudevernetzung bis hin zur Licht- oder Laborplanung. In mehr als 3.000 Erfolgsprojekten konnten wir unsere Philosophie des gegenseitigen Respekts, Vertrauens und der Transparenz perfektionieren – diese Erfolge treiben wir immer weiter voran, etwa durch regelmäßige Weiterbildungen oder attraktive Benefits und Arbeitsbedingungen, die zum Leben unserer Mitarbeiter:innen passen.

Grundstein Ihrer Aufgabe: Abwechslung

- Sie arbeiten jeden Tag eng mit dem Niederlassungsleiter zusammen und sind in alle Vorgänge involviert
- Sie unterstützen die Niederlassungsleitung in allen kaufmännischen und vertraglichen Angelegenheiten (Monats-, Quartals- und Jahresmeldungen an den Zentralbereich, Prüfung von Subunternehmer- und Lieferantenrechnungen etc.)
- Sie wirken aktiv bei der kaufmännischen Projektabwicklung mit (Fakturaplanung, Erstellung von Änderungsmeldungen, Budgetplanung, Rechnungsvorbereitung, Rechnungskontrolle, Forderungsmanagement, etc.)
- Sie unterstützen die Niederlassungsleitung in der Akquise (u.a. im öffentlichen Vergabeprozess) und erstellen Honorarangebote und -nachträge auf Grundlage der HOAI
- Sie erstellen verschiedene Arbeitsunterlagen, Besprechungsvorlagen, Präsentationen und Protokolle und betreuen die Telefonzentrale sowie den serviceorientierten Empfang von Besuchern
- Sie übernehmen die umsichtige und präzise Terminkoordination und halten dem Niederlassungsleiter durch ihr eigenverantwortliches und vorausschauendes Handeln den Rücken frei und sorgen für einen strukturierten Tagesablauf

Ihr Profil: Die perfekte Ergänzung unseres Teams

- Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im kaufmännischen Bereich mit Schwerpunkt Finanzen und Controlling oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sie verfügen über ein gutes mathematisches und technisches Verständnis sowie eine  exakte Arbeitsweise gepaart mit Termintreue und Zuverlässigkeit
- Sie sind service- und dienstleistungsorientiert, diskret, loyal und erfahren im Umgang mit vertraulichen Daten
- Sie runden Ihr Profil mit Ihrer Teamfähigkeit und Ihrem souveränen sowie freundlichen Auftreten ab
- Ihre MS Office-Kenntnisse sind sehr gut und Sie haben Erfahrung in der Anwendung von ERP-Systemen (z.B. Navision)
- Sie haben sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und beherrschen die Rechtschreibung sicher

Unser Standort in Stuttgart

- Gut an die S-Bahn angebundener Bürostandort mit modernen Arbeitsplätzen
- Viele Möglichkeiten für die Gestaltung der Mittagspause im Stuttgarter Engineering Park mit Essensmöglichkeiten, Kaffeebar, Fitnessstudio etc.
- Unmittelbare Anbindung an das S-Bahnnetz, Haltestelle Österfeld Linie S1, S2 und S3, keine 5 Minuten zu Fuß entfernt und P& R-Parkplatz in der Nähe

Vorteile bei ZWP: Chancen zum Wachsen, Gründe zum Bleiben

- Onboarding und Mentoring mit Herz und Leidenschaft ab dem ersten Tag
- Unbefristetes Anstellungsverhältnis
- 100 % flexible Vertrauensarbeitszeit, variable Teilzeitmodelle, mobiles Arbeiten
- Kostenloses Deutschlandticket
- Betriebliche Altersvorsorge mit bis zu 40% Zuschuss
- Finanzielle Unterstützung bei beruflich bedingtem Umzug
- Angebote im Rahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes wie z.B. Sehtest und Grippeschutzimpfung
- Umfangreiche Schulungs- und Förderprogramme
- Unternehmensbeteiligung durch Erwerb von Aktien
- Obst, Kaffee, Tee und Wasser werden kostenfrei gestellt
- 30 Tage Urlaub