Schulsekretärin (m/wd) (Sekretär/in)

Für unser kleines, schnell wachsendes Unternehmen suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die uns in allen Belangen der täglichen Organisation unterstützt.

Idealerweise bringst Du bereits Erfahrung als Teamassistenz oder in der Immobilienwirtschaft mit. Wichtiger als Deine Erfahrung sind uns aber Deine persönliche Einstellung, Deine Lernbereitschaft und Dein Wille, Dich stetig weiterzuentwickeln. Wir wollen uns und unser Unternehmen weiterentwickeln, mit Freude zur Arbeit gehen und gemeinsam unsere Ziele erreichen.

Du wirst bei uns ein modernes Arbeitsumfeld vorfinden, in dem Du selbst entscheidest, wann Du von zu Hause und wann im Büro arbeitest. Dabei sind - je nach Tätigkeit - auch 100 % Home-Office für uns kein Problem. Genauso finden wir es wichtig, den persönlichen Kontakt zwischen Kollegen zu pflegen. Daher freuen wir uns immer, wenn wir uns regelmäßig auch im Büro sehen. Natürlich ist bei Immobilien auch der persönliche Kontakt zu Eigentümern, Mietern und den Gebäuden unabdingbar, daher ist eine gewisse Vor-Ort-Präsenz notwendig.

Was wir uns von Dir wünschen? Dass Du mit hoher Eigentinitiative ans Werk gehst, Prozesse und Abläufe stetig weiterentwickelst und uns jeden Tag ein wenig besser machst.

Du willst selbst gestalten und nicht nur verwalten? Dann passen wir gut zusammen und freuen uns auf Deine Kontaktaufnahme!

Unser Angebot:

Abends schon auf morgens freuen? Bei Ihnen unvorstellbar? Lassen Sie uns das ändern und gemeinsam eine neue berufliche Herausforderung für Sie finden, die Sie glücklich macht.
Ein klarer Schwerpunkt der Orizon Niederlassung in Jena liegt auf der Vermittlung von Spezialisten in den Bereichen Feinwerk-, Optik-, Laser- und Medizintechnik.
Im Rahmen der Direktvermittlung suchen wir für unseren Mandanten im Raum  Jena einen Sekretär für die Geschäftsführung (m/w/d)  .
Neben abwechslungsreichen und fordernden Aufgaben  erwarten Sie folgende Benefits:

- Spannendes Tätigkeitsfeld in einem renommierten Unternehmen
- attraktive , dem Verantwortungsbereich entsprechende Vergütung, (Tarifvertrag IGM )
- jährliche, erfolgsabhängige Ergebnisbeteiligung
- 38 Stundenwoche und 30 Tage Jahresurlaub
- Arbeit in modernen Firmengebäuden
- flexible Arbeitsmodelle, Homeoffice nach Absprache
- Jobticket, Jobrad, City Card ( Shoppingcard)
- zusätzliche Benefits unter anderem im BGM und Corporate Benefits bei Rei

**Werden Sie Teil unseres Teams als Sekretärin (m/w/d) in der Klinik für Kinderchirurgie.**

Die Stelle ist ab sofort zu besetzen.

### Das sind Ihre Aufgaben:

- Erstellen von medizinischen Briefen, Berichten und Befunden
- Büroorganisation einschließlich Durchführung klassischer Sekretariatsaufgaben (Front- und Back-Office) inkl. vertrauensvoller Zusammenarbeit und Kommunikation mit Ärzten, Assistenten, Verwaltung, Patienten, Eltern und Zuweisern (m/w/d)
- Aktenmanagement für alle stationären Patient/innen der Klinik für Kinderchirurgie
- Anlegen, Kontrolle und Bearbeitung von Arztbriefen
- Schreiben nach Diktat
- Vorbereitung und Unterstützung der privatärztlichen Abrechnung
- Endkontrolle der Akten auf Vollständigkeit vor Archivierung
- Vertretung im Chefsekretariat

### Darauf kommt es uns an:

- abgeschlossene Berufsausbildung als staatlich geprüfte Sekretärin (m/w/d), als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung
- freundliches und wertschätzendes Auftreten
- exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- gute Englischkenntnisse sind wünschenswert
- sicherer Umgang mit Office-Software (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) und Adobe-Programmen; Erfahrung mit SAP wünschenswert
- Kenntnisse medizinischer Nomenklatur
- rasche Auffassungsgabe und Organisationsgeschick
- Fähigkeit zum eigenverantwortlichen, lösungsorientierten Arbeiten
- Empathie und Offenheit im verständnisvollen Umgang mit Kindern und Jugendlichen bzw. deren Sorgeberechtigten 

**Darauf können Sie zählen:**

- zukunftssicherer Arbeitsplatz
- Vergütung nach TV-L
- Betriebliche Altersvorsorge
- Vermögenswirksame Leistungen
- 30 Urlaubstage
- kostenlose Fort- und Weiterbildungen inklusive Freistellung
- individuelle Karriereplanung
- Familienbüro (flexible Arbeitszeitmodelle, Kinderbetreuung, etc.)
- Gesundheits- und Fitnessangebote (kostenlose Präventionskurse, Gesundheitssprechstunde, Stressmanagement, psychologische Mitarbeiterberatungen)
- Hilfe bei der Wohnungssuche
- exklusive Mitarbeiterrabatte bei namhaften Marken

Kennziffer: 352/2024

- Befristet für 2 Jahre mit Option auf Verlängerung.

Der Fachdienst Jugend und Bildung der Stadtverwaltung Jena sucht für die Schulverwaltung zur Absicherung des Schulbetriebes schnellstmöglich, zunächst befristet bis zum 30.06.2025, eine

SCHULSEKRETÄRIN (m/w/d)

LICHTSTADT JENA – MODERNE STRUKTUREN MIT ÜBERREGIONALER STRAHLKRAFT

JENA. Die traditionsreiche Lichtstadt eröffnet Chancen für Menschen, Wirtschaft und Wissenschaft. In Jena stimmt einfach alles: starke Unternehmen, innovative Forschung und ein lebendiges Kulturangebot in einer rundum familienfreundlichen Stadt mit gesicherter Kinderbetreuung und schulischer Bildungsvielfalt, eingebettet in einer atemberaubend schönen Landschaft mit zahlreichen Sport- und Freizeitmöglichkeiten.

STADTVERWALTUNG JENA. Für rund 110.000 Bürger:innen sowie zahlreiche Unternehmen und Institutionen sind wir der Leuchtturm, der ihnen täglich Orientierung und Lichtblicke zugleich bietet. Dieser Anspruch birgt vielseitige Aufgaben und weitverzweigte Dienstleistungen, die wir Tag für Tag gemeinsam in Angriff nehmen. So sichern wir das nachhaltige Wachstum unserer Kommune. Als familienfreundliche Arbeitgeberin – und eine der größten in der Region – investieren wir außerdem kontinuierlich in die Lebens- und Arbeitsqualität unserer rund 2.000 Mitarbeiter:innen.

Ihre AUFGABEN

- Unterstützung und Assistenz der Schulleitung in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben zur Aufrechterhaltung des Schulbetriebs
- Bearbeiten von Haushaltsangelegenheiten und Überwachung des Schulbudgets
- allgemeine Büroorganisation und -kommunikation
- Beschaffung von (Büro)Material und Ausstattungsgegenständen einschließlich Inventarisierung
- Ausstellen von Schulbescheinigungen, Schülerausweisen, Zeugnisbeglaubigungen sowie Mitwirkung im Schulanmeldeverfahren und Führen der Schülerakten
- Betreuung und Beratung aller am Schulleben beteiligten Personen als Kommunikations- und zentrale Anlaufstelle
- Mitwirkung bei der Bearbeitung von Sonderaufgaben im Rahmen außergewöhnlicher Ereignisse

Ihr PROFIL

- Abschluss als Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbar
- nachweisbare Erfahrungen in der Büroorganisation einer Bildungseinrichtung sind von Vorteil
- sehr gute, nachweisbare EDV-Kenntnisse in Office-Anwendungen
- anwendungsbereite Kenntnisse des Thüringer Schulgesetzes sowie des Gemeindehaushalts- und Kommunalrechts
- Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wünschenswert
- bestehender Impfschutz bzw. Nachweis über eine Immunität gegen Masern

Sie arbeiten strukturiert, pflegen einen selbstständigen Arbeitsstil, können Prioritäten setzen und verschiedene Aufgaben gleichzeitig koordinieren. Sie besitzen ein ausgeprägtes Organisationstalent und behalten in Stresssituationen stets den Überblick. Zudem verfügen Sie über rhetorisches Geschick sowie über ein sicheres und freundliches Auftreten, angepasst an die konkrete Situation.

Unser ANGEBOT AN SIE

- ein zunächst befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 30.06.2025 in Teil- bzw. Vollzeit
- eine Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD mit regelmäßigen Tariferhöhungen, einschließlich verschiedener Jahressonderzahlungen („Weihnachtsgeld“ und Leistungsprämie) und einer betrieblichen Altersvorsorge
- Unterstützung bei der fachlichen Qualifizierung und Weiterbildung sowie eine umfassende Einarbeitung
- ein vergünstigtes VMT-Jobticket, City Card bzw. teilweise Übernahme der Kindergartengebühren
- ein betriebliches Gesundheitsmanagement und die Möglichkeit auf Fahrradleasing

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf, Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation sowie Kopien von qualifizierten Dienst-/Arbeitszeugnissen/Beurteilungen, die nicht älter als drei Jahre sein sollten, bis spätestens 12.06.2024 über das Online-Bewerberportal (https://jobs.jena.de/rumqh) .

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Die Stadt Jena engagiert sich für Chancengleichheit.

Weitere Informationen finden Sie unter: karriere.jena.de


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Einkauf, Beschaffung, Haushaltsrecht
Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Microsoft Office

Das sind Ihre Aufgaben:

- Schreiben und Bearbeiten von OP-Berichten, ambulanten und stationären Arztbriefen nach Vorlage/Diktat
- Versand der verschiedenen Dokumente nach Freigabe online und/oder per Post
- Vertretungsregelung im Urlaubs- /Krankheitsfall im Chef- /Oberarztsekretariat
- Professionelle Erledigung interner und externer Korrespondenz und Telefonate, Unterstützung des Terminmanagements
- Bearbeiten von Anfragen durch den MDK und diversen Versicherungsträgern
- Organisatorische Aufgaben in der Klinik und Ambulanz


Darauf kommt es uns an:

- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung
- Sicherer Umgang mit der Bürosoftware (MS Office, Outlook)
- SAP-Kenntnisse und Grundkenntnisse in der medizinischen Terminologie von Vorteil
- Gute Schreibfähigkeiten (10-Finger-System nach Phonodiktat)
- Selbstständige, gewissenhafte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Sehr gute Organisations- und Teamfähigkeit
- Rasche Auffassungsgabe, Erkennen komplexer Zusammenhänge, sicheres Setzen von Prioritäten, hohe Motivation und höfliche Umgangsformen

Darauf können Sie zählen:

- Vergütung nach TV-L
- zukunftssicherer Arbeitsplatz
- Betriebliche Altersvorsorge
- kostenlose Fortbildungen
- Vermögenswirksame Leistungen
- 30 Urlaubstage
- Familienbüro
- Gesundheitsangebote
- Hilfe bei der Wohnungssuche
- Kantine
- exklusive Mitarbeiterrabatte bei namhaften Marken

Unser Angebot:

Abends schon auf morgens freuen? Bei Ihnen unvorstellbar? Lassen Sie uns das ändern und gemeinsam eine neue berufliche Herausforderung für Sie finden, die Sie glücklich macht.  
Ein klarer Schwerpunkt  der Orizon-Niederlassung in Jena liegt auf der Vermittlung von Spezialisten in den Bereichen Feinwerk-, Optik-, Laser- und Medizintechnik und angewandter Betriebswirtschaft.

Im Rahmen der Direktvermittlung suchen wir für unseren Mandanten  eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) .
Neben abwechslungsreichen und fordernden Aufgaben  erwarten Sie folgende Benefits:
- Spannendes Tätigkeitsfeld in einem renommierten Unternehmen
- attraktive Vergütung (Tarifvertrag IGM)
- 38 Stundenwoche und bis zu 30 Tage Jahresurlaub
- Arbeit in modernen Firmengebäuden
- flexible Arbeitsmodelle, Homeoffice nach Absprache
- zusätzliche Benefits unter anderem im BGM und Corporate Benefits bei Reisen, Shopping, Technik

Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Unser Mandant ist ein namhaftes, international agierenden Hochtechnologieunternehmen, dass an den Themen von Morgen arbeitet.  Ob in der Medizintechnik, der Halbleitertechnik oder im Automotive-Bereich- die Produkte unseres Partners finden sich in zahlreichen Anwendungen wieder.
Sie erwartet ein spannendes  und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld an modernen Arbeitsplätzen mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.

Ihre Aufgaben:

Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) gehören folgende Aufgaben zu Ihrem beruflichen Alltag:
- Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen und operativen Tagesgeschäft
- Büroorganisation und die selbstständige Übernahme und Durchführung der kompletten Terminkoordination und Reiseplanung
- Organisation von Meetings und Workshops
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Unterstützung bei der inhaltlichen Vor- und Nachbereitung
- Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Durchführung eigenständiger Recherchen und Auswertungen
- kompetenter Ansprechpartner für Fachbereiche, Projektteams und Kontakte
- Unterstützung bei der Aufbereitung und Bewertung von Kennzahlen
- Organisation und Mitwirkung bei Veranstaltungen und themenspezifischen Sonderprojekten

Ihr Profil:

Für diese abwechslungsreiche Aufgabe bringen Sie folgende Qualifikationen und Kenntnisse mit:
- erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Business Administration  oder einer vergleichbaren Studienrichtung
- alternativ kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung
-nachweisbare Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenztätigkeit
- äußerst sorgfältige Arbeitsweise, absolute Zuverlässigkeit und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Themen
-selbstsicheres, verbindliches  Auftreten und positive und sichere Ausstrahlung als kompetenter Ansprechpartner in Abwesenheit des Vorgesetzten
- Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten und Lust darauf, mit und für Menschen etwas zu bewegen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wünschenswert

Ihr Partner:

Sie sind auf der Suche nach Ihrem Wunschjob? Orizon unterstützt Sie dabei! Mit individueller Beratung und persönlicher Betreuung finden wir für Sie den Job, der am besten zu Ihnen passt.
Orizon gehört zu den fünfzehn größten Personaldienstleistern in Deutschland. Als einer der Marktführer für den deutschen Mittelstand überlassen und vermitteln wir Fach- und Führungskräfte aus allen Berufsfeldern an namhafte Unternehmen. Finden auch Sie mit uns Ihren Platz!

Bewerbung und Rückfragen:

Wir freuen uns auf aussagekräftige Bewerbungsunterlagen unter Angabe der ID-Nummer, gerne per Email über die angegebene Email-Adresse oder als Online-Bewerbung über den Bewerbungs-Button in dieser Anzeige.
Der richtige Job war noch nicht in unseren aktuellen Anzeigen? Wir nehmen auch gerne Initiativbewerbungen an. Wir melden uns, wenn ein Jobangebot passt.
Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst: www.orizon.de/datenschutzvereinbarungen

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzen-forschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversi-tären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

An der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät wird an der Professur für Organisation, Führung und Human Resource Management zum nächstmöglichen Termin ist eine Stelle als

Teamassistenz

in Teilzeit (20 Stunden / 50%) befristet bis zum 31.03.2026.

Sie unterstützen die Professur durch Ihre Tätigkeit in allen administrativen Belangen in Forschung und Lehre und tragen so maßgeblich zum Erfolg der Professur bei. Als zumeist erste:r Ansprechpartner:in für administrative und studentische Belange prägen Sie das Ansehen der Professur entscheidend mit.


Ihre Aufgaben:

• Finanz- und Sachmittelverwaltung (u.a. Überwachung von Haushalts- und Drittmittelkonten, Bearbeitung von Rechnungen, Veranlassen von Umbuchungen, Bedarfsermittlungen und Bestellungen, Lieferungs- und Rechnungskontrolle, Erstellung von Verwendungsnachweisen, Mittelanforderungen, Personalkostennachweisen)
• Unterstützung bei der Organisation und Koordination der Lehre und Studienangelegenheiten (u.a. Beantwortung bzw. Weiterleitung von Studierendenanfragen, Verwaltung von Prüfungsleistungen, Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von Exkursionen)
• Öffentlichkeitsarbeit, Organisatorische Vorbereitung und Begleitung von Beratungen, Tagungen, Workshops, Führungen, Ausstellungseröffnungen, Gastvorträgen
• Koordination von Personalangelegenheiten (u.a. Bearbeitung von Einstell- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Erfassung und Weitergabe von Krank- und Gesundmeldungen, Verwaltung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Führen und Kontrolle der Urlaubskartei)
• Administrative und verwaltungstechnische Organisation der Professur/en (u.a. Terminkoordination, Schreibarbeiten/Korrespondenz, allgemeine Auskunftserteilung, Dienstreiseorganisation, Ablageorganisation und Archivierung, Schriftgutverwaltung, Postverkehr)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
• Vertiefte Kenntnisse in Verwaltungsangelegenheiten und der Projektverwaltung
• Gute Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office-Programme
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Idealerweise Kenntnisse der Strukturen der Universität


Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Spannende/abwechslungsreiche/interessante Tätigkeitsfelder/eigenverantwortliches Arbeiten bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens/Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder mit Gestaltungsspielraum
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm / Wir unterstützen Sie bei individuellen Entwicklungs- und Qualifizierungsbedarfen
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Die ausgeschriebene Stelle ist befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung zu besetzen. Bei Bedarf und Eignung ist eine Weiterbeschäftigung möglich.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 29.01.2024 über unser Onlineformular

Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen

Du bist auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im Bereich der
Forschung und Bildung und hast bereits Erfahrung im Aufgabengebiet der
Verwaltung? Dann haben wir genau das Richtige für Dich! Für unseren
Kunden in Jena suchen wir Dich als Teamassistenz (m/w/d). Deine
Aufgaben Finanz- und Sachmittelverwaltung, einschließlich
Drittmittelkonten, Bedarfsermittlung, Bestellungen und Kontrolle von
Lieferungen und Rechnungen Koordination von Personalangelegenheiten,
wie Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Krankmeldungen
und Dienstreiseverwaltung Administrative Unterstützung für
Teammitglieder, darunter Raumbuchungen, Notenverbuchung und
Studierendenanfragen Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung
von Veranstaltungen Verwaltungstechnische Aufgaben wie
Schreibarbeiten, Korrespondenz, Ablage und Büroorganisation Dein
Profil Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder
gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen Kenntnisse im Haushalts-,
Kassen- und Rechnungswesen Erfahrung in Verwaltungsangelegenheiten und
Projektverwaltung Gute Anwendungskenntnisse in MS Office Idealerweise
Vertrautheit mit den Strukturen und Verwaltungsabläufen der
Universität Gute Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) Hohe
Kommunikations- und Teamfähigkeit Benefits Entgelt nach TV-L in
Entgeltgruppe 6 inklusive tariflicher Jahressonderzahlung
Abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder mit Gestaltungsspielraum
Familienfreundliches Umfeld mit Unterstützung durch das
Hochschul-Familienbüro und flexible Kinderbetreuung Betriebliche
Leistungen wie Vermögenswirksame Leistungen, Job-Ticket und
betriebliche Altersvorsorge 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr sowie
zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12 Bei uns wird Dein Berufsweg
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