Assistenz der Geschäftsleitung mit Schwerpunkt Personal (w/m/d)

Willkommen an der Hochschule Osnabrück, der größten Fachhochschule Niedersachsens! An drei Standorten bieten wir rund 100 Studiengänge mit Praxisbezug, eine beeindruckende Lehr- und Forschungsstärke sowie individuelle Entfaltungsmöglichkeiten. Unsere Studierenden profitieren von der wissenschaftlichen und beruflichen Expertise der Lehrenden, unserer internationalen Vernetzung und einem modernen Hoch-schulmanagement. Zur Unterstützung suchen wir Menschen, die innovativ handeln und ein Leben lang neugierig bleiben wollen.

Die Hochschule Osnabrück sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz für das Präsidialbüro

Das Präsidialbüro koordiniert die Sitzungen der zentralen Hochschulorgane Präsidium, Senat, Stiftungsrat und Strategieforum und bereitet die Beschlüsse vor. Es ist erster Ansprechpartner für ressortübergreifende Fragestellungen und Informationen. Im Präsidialbüro werden alle Termine des Präsidenten und des Hauptberuflichen Vizepräsidenten sowie deren Mitwirkung in den externen Gremien und Ausschüssen vor- und nachbereitet.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

· Frontoffice für Präsidentin und hauptberuflichen Vizepräsident*in (HVP) sowie Unterstützung des gesamten Präsidiums

· Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und größeren Veranstaltungen

· Budgetüberwachung der Kostenstellen des Präsidiums

· Organisation von Dienstreisen

· Stellvertretende Leitung des Wahlbüros

· Auswahl und Koordination der studentischen Hilfskräfte des Präsidialbüros

· Übernahme und Weiterentwicklung der vielfältigen, administrativen und organisatorischen Verwaltungsaufgaben

· Mitwirkung an Projekten, z B. Digitalisierung von Arbeitsabläufen

Einstellungsvoraussetzungen:

· einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung im verwaltenden oder kaufmännischen Bereich

· Erfahrung in einem oder mehreren der oben genannten Aufgabengebiete

· sicherer Umgang mit IT-gestützter Bürokommunikation

· gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache sowie gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch

· ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit

· zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung

· Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten

· Bereitschaft, engagiert und mit Begeisterung vielfältige Aufgaben zu übernehmen

Wir erwarten eine freundliche Person mit exzellenten Umgangsformen sowie einem sicheren und verbindlichen Auftreten mit der Fähigkeit, in unserem Team serviceorientiert, zuverlässig und umsichtig zusammenzuarbeiten sowie zielgruppengerecht zu kommunizieren.

Es handelt sich um eine unbefristete Teilzeitbeschäftigung mit 75 % der regelmäßigen Arbeitszeit.

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a des TV-L. Die Hochschule Osnabrück behält es sich vor, die Auswahlgespräche in Präsenz oder online durchzuführen.

Wir freuen uns auf eine motivierte Persönlichkeit, die uns bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Hochschule unterstützen möchte. Spannende Aufgaben, aktive Studierende und engagierte Kolleg*innen warten auf Sie!

Auch das dürfte Sie interessieren:

Die Hochschule Osnabrück fördert Frauen im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten und tritt für Geschlechtergerechtigkeit und personelle Vielfalt ein. Unsere Hochschule fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf unter anderem durch sehr flexible Arbeitszeitmodelle. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten finden Sie unter folgendem Link: https://www.hs-osnabrueck.de/stellenangebote (https://www.hs-osnabrueck.de/stellenangebote)

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen - (bei Übersendung per Mail nur als eine Datei im PDF-Format) - werden bis zum 12.05.2025 unter Angabe der Kennziffer ZH 05-2025 erbeten an:

Präsident der Hochschule Osnabrück

Postfach 1940, 49009 Osnabrück

[email protected]

www.hs-osnabrueck.de


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Textverarbeitung Word (MS Office), E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Reiseorganisation, Korrespondenz, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement

coffee perfect ist mit über 300 Mitarbeitern in Deutschland, Österreich und Dänemark ein „Hidden Champion“ im Bereich Kaffee-, Wasser- und Snackautomatenaufstellung. Unser Schwerpunkt bildet die professionelle Kaffee-Versorgung von Büros und Betrieben, um tagtäglich Mitarbeiter:innen Kaffee in hunderten Varianten genießen zu lassen. Mit über 25.000 Kunden und einer internationalen Produktpalette verbinden wir das Beste aus den Welten Konzern und Mittelstand: Ein aufstrebendes, stark wachsendes Unternehmen mit vielen Chancen gepaart mit schnellen Entscheidungswegen und hoher Agilität am Markt.

coffee perfect - beyond standard.

Du möchtest deine organisatorische Brillanz und dein Talent für effektive Kommunikation  kombinieren?

Dann werde jetzt Teil unseres Teams als:

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

in unserer Unternehmenszentrale in Osnabrück

Deine Aufgaben:

- Persönliche Unterstützung des CEO‘s im operativen und administrativen Tagesgeschäft
- Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Abteilungsübergreifende Kommunikation
- Erstellung von Präsentationen und Reports
- Projektleitung von fachübergreifenden strategischen Projekten
- Identifikation und Implementierung von Optimierungspotenzialen
- Übernahme von Sonderprojekten der Geschäftsführung

Dein Profil:

- Erfolgreich abgeschlossenes Studium und erste Erfahrungen in einer ähnlichen Aufgabe
- Führungserfahrung ist von Vorteil
- Verhandlungs-, Kommunikations- und Präsentationsstärke
- Empathische sowie vertrauensvolle Persönlichkeit
- Ein hohes Maß an Eigeninitiative und Belastbarkeit
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere PowerPoint
- Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Deine Benefits:

- Highlights: Büro oder mobiles Arbeiten – die Mischung entscheidest Du, Wochenarbeitszeit wahlweise 35- oder 40- Stunden-Woche, optional
verschiedene Modelle z. B. 4-Tage-Woche, 31 Tage Urlaub, Vertrauensarbeitszeit, unbefristeter Arbeitsvertrag
- Entgeltbestandteile: individuelle Entgeltentwicklung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Provisionsmöglichkeiten
- Offene Unternehmenskultur: Duz-Kultur auf allen Ebenen, flache Hierarchien, legerer Kleidungsstil, transparente Kommunikation, regelmäßige
Firmenevents
- Persönliche Benefits: mobiles Arbeiten möglich, JobRad – Option für Leasing von zwei Fahrrädern, Vergünstigung für Fitnessstudio, Rabatte
für Mitarbeiter inkl. corporate benefits, Zuschuss zum Mittagessen, Obstkorb und Getränkeflat, Kindernotfallbetreuung
- Moderne Ausstattung: moderne & klimatisierte Büroräume im industrial Design, ergonomische Arbeitsplätze, State of the Art Hardware, hoher
Digitalisierungsstandard (bzgl. Urlaub & Reisekosten), Paketservicestation am Standort, kostenfreie Parkplätze
- Personalentwicklung: regelmäßige Feedbackgespräche, Förderung von Talenten in Form von Karrieregesprächen und Präferenzanalysen
- Onboarding: individueller Einarbeitungsplan, Einblick in alle Unternehmensbereiche, Schulung unserer Systeme
- Betriebliche Sozialleistungen: betriebliche Altersvorsorge, Unfallversicherung, Vermögenswirksame Leistungen

Wir freuen uns auf Deine Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse & Verfügbarkeit, sowie Gehaltsvorstellung).

Einfach direkt über unser Karriereportal (https://hr.coffee-perfect.de/de/jobs/30638/assistenz-der-geschaftsfuhrung-mwd-in-unserer-hauptzentrale-im-hafen-von-osnabruck?_gl=1*sb7ftr*_swag_ga_ga*MTIyMDkyMDM0OC4xNjk5MTEyMzAz*_swag_ga_ga_3KGRM12QS2*MTczODc1NDA5MC4yNDguMS4xNzM4NzU0MDk0LjU2LjAuMA..*_gcl_au*MTMzMDcyNjEwMi4xNzMyODY4MDU4*_ga*MTgxNjQ4NzU4OC4xNjk5MTEyMjk3*_ga_3KGRM12QS2*MTczODc1NDA5MS4yNzIuMS4xNzM4NzU0MDk2LjU1LjAuMA..) hochladen und den nächsten Schritt gehen.


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Projektmanagement, Informations- und Kommunikationsmanagement
Erweiterte Kenntnisse: Microsoft 365

Die Zender Germany GmbH ist ein internationaler Automobilzulieferer und produziert für führende Automobilhersteller hochwertiges Interieur und Exterieur aus dem Textil-, Kunststoff- und Carbonbereich.

Als Verstärkung für unser Team suchen wir in Voll- oder Teilzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Geschäftsleitung mit Schwerpunkt Personal (w/m/d)


Deine Aufgaben:
- Unterstützung: Du unterstützt die Geschäftsleitung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Planung: Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen, Sitzungen und Unterlagen
- Anfertigung: Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Entscheidungsvorlagen
- Büroorganisation: Du übernimmst die Verantwortung für die Organisation unseres Büros und stehst als Ansprechpartner für Partner, Lieferanten und Mitarbeiter zur Verfügung.
- Personalarbeit: Personalsachbearbeitung mit vorbereitender Lohnbuchhaltung
- Vertragsmanagement: Erstellen von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Zeugnissen
- Mitarbeitermanagement: Von Mitarbeitergesprächen bis zur Gestaltung des Bewerbungsverfahrens – du trägst Verantwortung für personalbezogene Prozesse.

Deine Qualifikationen:
- Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bestenfalls eine für die Position relevante Weiterbildung.
- Berufserfahrung: Du hast erste Erfahrung in der Personalsachbearbeitung
- Motivation: Du arbeitest eigenverantwortlich und hast eine hohe intrinsische Motivation.
- Flexibilität: Du bist flexibel, anpassungsfähig und bereit, unterschiedliche Aufgaben zu übernehmen.
- Kommunikationsfähigkeiten: Gute Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend, da du als Ansprechpartner für Partner, Lieferanten, Mitarbeiter und die Geschäftsführung agierst.
- Organisationstalent: Du bist in der Lage, Büroprozesse effizient zu organisieren und zu koordinieren. Eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise zeichnet dich aus.
- IT-Kenntnisse: Du bist sehr fit im Umgang mit den Microsoft Office Produkten

Das bieten wir:
- Vielseitig: Eine vielseitige Tätigkeit in einem international agierenden Unternehmen
- Kultur: Eine transparente Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
- Flexibel: Hybride Arbeitsmodelle möglich (mobiles Arbeiten & vor Ort)
- Familie: Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Vorsorge: Eine betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen mit überdurchschnittlichen, attraktiven Arbeitgeberzuschüssen
- Gesundheit: Betriebliches Gesundheitsmanagement sowie eine Betriebliche Krankenversicherung
- Mobilität: JobRad
- Ausstattung: Einen ergonomischen Arbeitsplatz und modernste Technik
- Rabatte: Firmenrabatte bei Corporate Benefits
- Kostenlose Versorgung: Kaffee- und Wasserspender und Obstkorb

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!
Bitte sende Deine Unterlagen per E-Mail mit Angabe Deiner Gehaltsvorstellung sowie des frühestmöglichen Eintrittstermins an: [email protected]

Zender Germany GmbH I Personalabteilung I Wersener Landstraße 80 I 49076 Osnabrück