Büroassistenz (w/m/d) (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation)

Stellenbeschreibung

 
Für die Forschungsabteilung Plankton- und Mikrobielle Ökologie des IGB am Standort Neuglobsow am Stechlinsee suchen wir zum 01.02.2024 oder zum frühestmöglichen späteren Zeitpunkt eine Büroassistenz als Elternzeitvertretung. In dieser Funktion führen Sie das Abteilungssekretariat und unterstützen die Abteilungsleitung sowie die etwa 50 Mitarbeitenden und Gäste am Standort Stechlin. Sie sind erste Ansprechperson in allen administrativen Fragen und bilden die Schnittstelle zur zentralen Verwaltung in Berlin.

Ihre Aufgaben
Führung des Abteilungssekretariats in deutscher und englischer Sprache
Erledigung von Korrespondenz, Termin- und Dienstreisemanagement und Ablage für die Abteilungsleitung
Betreuung und administrative Unterstützung der Mitarbeitenden der Abteilung (u.a. Behördenkontakte, Ein- und Austritte, An- und Abwesenheiten)
Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Seminaren mit internationaler Beteiligung, einschließlich der Betreuung der Gäste
Raummanagement am Standort, Kassenführung, Büromaterialverwaltung, Sachbearbeitung für den Betrieb des Gästehauses
Ihr Profil
Fachliche Voraussetzungen

Ausbildung als Fremdsprachenassistent/in, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder gleichwertige Qualifikation
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
Relevante Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation und Erfahrung in einer internationalen Arbeitsumgebung oder einem Forschungsumfeld von Vorteil
Persönliche Voraussetzungen

Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement
Serviceorientierung und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
Eigeninitiative, Engagement und Flexibilität
Unser Angebot
Sie werden nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) bezahlt und profitieren von Leistungen wie flexiblen Arbeitszeiten, einer 39-Stunden-Woche, 30 Tagen Urlaub, einer betrieblichen Altersvorsorge und einem Zuschuss zu den öffentlichen Verkehrsmitteln. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden und ist bis zum 31.05.2026 im Rahmen der Elternzeitvertretung befristet.

Wir fördern Ihre berufliche Entwicklung durch Qualifikations- und Weiterbildungsangebote und unterstützen aktiv die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Das IGB engagiert sich für Vielfalt. Wir freuen uns über jede qualifizierte Bewerbung, unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Herkunft, Nationalität, Religion, Welt­anschauung, gesundheitlichen und körperlichen Beeinträchtigungen, Alter oder sexueller Orientierung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Interessiert?
Dann bewerben Sie sich bis zum 07.01.2024 mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe der Referenznummer 59/2023 ausschließlich über unsere Rekrutierungsplattform unter: <a href="www.igb-berlin.de/stellenangebote" target="_blank" rel="nofollow">www.igb-berlin.de/stellenangebote</a>.

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Dietlind Sydow telefonisch (+49 33082 699 10) oder per E-Mail (<a href="[email protected]" target="_blank" rel="nofollow">[email protected]</a>) zur Verfügung.

„Forschen für die Zukunft unserer Gewässer" ist der Auftrag des IGB – Deutschlands größtem und einem der international führenden Forschungszentren für Binnengewässer. Um verschiedene Aspekte von Gewässerökosystemen und ihren Lebensgemeinschaften zu untersuchen, vereinen wir ein breites Spektrum an Disziplinen und verstehen Forschung als Gemeinschaftsleistung. Mit mehr als 350 Mitarbeitenden und Gästen aus aller Welt forschen wir an vier Standorten in Berlin und am Stechlinsee (Brandenburg). Das IGB ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und ein Institut des Forschungsverbunds Berlin e. V. <a href="www.igb-berlin.de" target="_blank" rel="nofollow">www.igb-berlin.de</a>