Assistent (m/w/d) der Geschäftsführung (Bürokaufmann/-frau)

Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik ist das weltweit größte Institut, das sich auf Einsteins Vermächtnis – die Allgemeine Relativitätstheorie und darüber hinaus – spezialisiert hat. Es beschäftigt rund 400 Mitarbeitende (Wissenschaftler:innen, Studierende, IT- und Verwaltungspersonal) an zwei Standorten: Potsdam und Hannover.

Am Standort Potsdam-Golm suchen wir in unbefristeter Anstellung eine:n
Verwaltungskoordinator:in

Unsere zentrale Verwaltung – bestehend aus den Bereichen Finanzen, Personal, Einkauf und Gebäudemanagement – arbeitet eng und serviceorientiert mit unseren Wissenschaftler:innen und technischen Teams zusammen. Ein kollegiales Miteinander, flache Hierarchien und eine lösungsorientierte „Can-do“-Mentalität prägen unsere Arbeitskultur.

In dieser vielseitigen Funktion sind Sie die verbindende Kraft zwischen unserem administrativ-technischen Service und der Wissenschaft. Sie unterstützen die Verwaltungsleitung direkt und übernehmen eigenverantwortlich bereichsübergreifende Koordinationsaufgaben und Projekte, die das gesamte Institut betreffen.

Ihre Aufgaben umfassen:

·         Projektkoordination und -management: Umsetzung und Steuerung diverser Projekte (z.B. Kantinenkommission, Zutrittskontrolle, Bauunterhalt)

·         Mittelverwendungskontrolle für Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen am Standort Potsdam

·         Exportkontrolle & Compliance: Prüfung exportrelevanter Sachverhalte im Bereich Personal & Gäste

·         Prozessentwicklung zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben

·         Schnittstellenmanagement: Koordination mit internen Abteilungen, der Generalverwaltung sowie externen Partnern und Dienstleistern, inklusive Problemlösungsentwicklung

·         Unterstützung der Verwaltungsleitung: Organisation und Nachverfolgung administrativer Prozesse, Meetings und die Pflege des Vertragsmanagementsystem

·         Betreuung des Intranets für die Verwaltung

Sie bringen mit:

·         Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder gleichwertig) in Betriebswirtschaft, oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungsbereich

·         Kenntnisse im Haushalts-, Arbeits-, Tarif-, Vergabe- und Zuwendungsrecht

·         Erfahrung im Projektmanagement (idealerweise in öffentlich geförderten Einrichtungen)

·         Kenntnisse im Außenwirtschaftsrecht und in der Exportkontrolle (Dual-Use-Verordnung) sind von Vorteil

·         Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift

·         Fähigkeiten zum selbständigen Arbeiten und ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit

·         Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Officeanwendungen

·         Teamfähigkeit

·         Hohe Sozial- und Kommunikationsfähigkeiten

·         Organisationsgeschick und Flexibilität

Unser Angebot:

Wir bieten Ihnen eine vielseitige Tätigkeit in einem international geprägten Arbeitsumfeld, umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein hervorragendes Arbeitsklima in einem freundlichen, engagierten und kollegialen Team. Flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind für uns selbstverständlich.

Die konkrete Eingruppierung erfolgt nach Maßgabe der tariflichen Bewertung der übertragenen Tätigkeit gemäß TVöD Bund. Die Sozialleistungen entsprechen den Regelungen des öffentlichen Dienstes.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Hautfarbe, Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Weitere Informationen über unser Institut finden Sie im Internet unter www.aei.mpg.de.

Weitere Informationen über unser Institut finden Sie im Internet unter www.aei.mpg.de. Für Rückfragen steht Ihnen unser kommissarische Verwaltungsleiter, Mike Rose, gerne zu Verfügung: [email protected]

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung bis zum 29.06.2025 (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse u.a. Nachweise) ohne Lichtbild, die Sie bitte in einem einzigen PDF-Dokument bündeln und ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal einreichen:

https://jobs.aei.mpg.de (https://jobs.aei.mpg.de)

  Bitte beachten Sie die Datenschutzbestimmungen unter: https://www.aei.mpg.de/515110/privacy-policy

Kompetent, persönlich und initiativ - das ist die top itservices AG. Wir beraten Unternehmen ganzheitlich in ihren IT-Projekten und unterstützen sie durch die professionelle Vermittlung von Fach- und Führungskräften. Für Festanstellungen, Projekte oder auf Zeit.
Sie suchen Ihre nächste Herausforderung? Dann suchen wir Sie!
Gemeinsam möchten wir einen signifikanten Mehrwert sowohl für Ihre individuelle Entwicklung als auch für den Erfolg unserer Kunden schaffen!

Nehmen Sie die Herausforderung an und besetzen Sie eine vakante Position bei einem führenden Unternehmen.

Aufgabenbeschreibung
• Überprüfung und Vergleich von Projektdaten in Excel mit IT-Systemdaten
• Datenübertragung aus alten Systemen ins neue EAM-System
• Bereinigung und Korrektur von Datenbeständen im neuen System
• Erstellung und Aktualisierung von Berichten und Übersichten
• Manuelle Übertragung von Werten zur Plausibilitätskontrolle

Ihr Profil
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Hohe Affinität zu Zahlen und Freude an Dateneingaben
• Routinierter Umgang in Excel sowie mit SAP IS-U und HANA
• Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte Arbeitsweise
• Gründlichkeit und Genauigkeit bei der Datenverarbeitung
• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Chance
• Vernetzung mit interessanten und renommierten Unternehmen
• Ortsungebunden und flexibel durch die Möglichkeit Remote zu arbeiten
• Vertrauensvolle & persönliche Begleitung zu jeder Zeit – Partnerschaftlichkeit ist die Basis unserer Zusammenarbeit
• Transparenter und schneller Bewerbungsprozess mit einer verbindlichen Rückmeldung binnen 14 Tagen

Bewerben
Erkennen Sie sich wieder? Dann senden Sie Ihre Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 221-9431 an [email protected]. Erste Informationswünsche und Fragen beantwortet Ihnen Isabella Timm gern telefonisch unter +49 221 272649-55. Wir freuen uns bald von Ihnen zu hören!

Bewerben Sie sich direkt unter https://www.top-itservices.com/rd/reaielii

Weitere interessante Stellenangebote finden Sie auch auf unserer Homepage: https://www.top-itservices.com/annoncen

*Erfolgt im Text zugunsten einer besseren Lesbarkeit keine explizite Differenzierung zwischen der weiblichen, männlichen und weiteren Formen, so sind dennoch stets alle gemeint.

Wir Suchen Sie!
Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung suchen wir für einen regionalen  öffentlichen Kunden  Bürokaufleute, Kaufmännische Angestellte, Referenten,  Sekretärin, Assistent der Geschäftsführung, Managementassistenz (m/w/d)

Die AlphaConsult-Gruppe bietet:

- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit Übernahmeoption bei Kunden
- Übertarifliche Bezahlung
- interessante Tätigkeit in einem spannenden Umfeld
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Bis zu 30 Tage Urlaub
- Prämien bei erfolgreichen Empfehlungen an Freunde und Bekannte
- Mitarbeitervergünstigungen bei namhaften Marken wie z.B. bei Adidas, About You, Jochen Schweizer oder Cinemaxx
- Jederzeit ein offenes Ohr für Ihre Anliegen, Wünsche und Probleme

Ihr Profil :

- Sicherheit im Umgang mit moderner Bürotechnik wie PC, Kopierer, Drucker, Telefon und Fax
- Beherrschung von PC-Programmen (alle gängigen Office-Programme, Verwaltungssoftware),SAP
- Exzellente Organisations- und Koordinierungsfähigkeiten
- Fähigkeit zur selbständigen, systematischen, sorgfältigen Arbeit
- Kommunikationsfähigkeit
- Herzliches, diskretes und professionelles Auftreten
- Hervorragendes Standing, gepflegte Erscheinung
- Talent für zwischenmenschliche Beziehungen
- Pünktlichkeit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit
- Flexibilität und Dynamik

Ihre Aufgaben:

- Telefonische und persönliche Betreuung  von Geschäftspartnern
- Terminkoordination
- Vorbereitung Sitzungen und Tagungen
- Protokollierung
- Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
- allgemeine Sachbearbeitung
- Erstellen von  Auswertungen und Aufbereitung von Kennzahlen
- Aufgaben der allgemeinen Büroorganisation

Überzeugt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung persönlich, telefonisch oder via E-Mail.

Kundenorientierung und Organisation sind Ihre Stärken? Dann kommen Sie in unser Team!

Für unseren Kunden, eine renommierte, internationale Unternehmensberatung, suchen wir am Standort Potsdam ab sofort einen Office Manager (gn).

Unser Angebot an Sie:

- Unbefristeter Arbeitsvertrag bei einem der weltweit größten Personaldienstleister
- Attraktives Arbeitsumfeld
- Umfassendes Mentoring & Onboarding
- Persönliche & fachliche Weiterentwicklung

Bei unserem Kunden erwartet Sie außerdem:

- Option auf Übernahme in eine Festanstellung
- Arbeit in einem weltweit führenden Unternehmen mit hochqualifizierten Kollegen und modernster Technologie
- Weiterbildungsmöglichkeiten und Karriereentwicklung in einem sich schnell entwickelnden Technologiebereich

Das sind Ihre Aufgaben:

- Erster Ansprechpartner für Kunden, Gäste und Mitarbeiter
- Zuteilung und Verwaltung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen
- Anwenden des internen Veranstaltungs-/Reservierungssystem (EMS), um Buchungsanfragen für Kunden-/Funktionsbesprechungsräume zu überwachen
- Bearbeiten aller lokalen Büroflächenreservierungsanfragen im System
- Vorbereitung von Besprechungsräumen in Absprache mit den Veranstaltungsorganisatoren
- Koordination von Dienstleistern und Dritten
- Postbearbeitung
- Erstellen von Reportings
- Büroorganisation und allgemeine administrative Aufgaben
- Sicherstellen der vorgegebenen Sicherheitsrichtlinien, Arbeitssicherheit etc.

Das bringen Sie mit:

- Kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Bereich Hotellerie oder Gastronomie oder vergleichbare Qualifikation
- Gute MS Office Kenntnisse
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Freundliches und serviceorientiertes Auftreten
- Spaß am Umgang mit Menschen
- Organisationstalent
- Teamfähigkeit

Interessiert?
Der schnellste Weg zu uns führt über den Bewerben-Button!
Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns deshalb natürlich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.
Alle personenbezogenen Formulierungen in der Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.

Wir suchen eine zuverlässige Person mit ausgeprägter Kommunikations-
und Teamfähigkeit für eine Position als Bürokauffrau (m/w/d) in
Potsdam. Dafür ermöglichen wir Ihnen eine Festanstellung mit guten
Sozialleistungen sowie Möglichkeiten zur beruflichen
Weiterentwicklung. Bewerben Sie sich jetzt online und profitieren Sie
von unserer Erfahrung und Kompetenz bei der Jobsuche. Randstad
unterstützt die Chancengleichheit und begrüßt Bewerbungen von
Menschen mit Behinderungen.

Das dürfen Sie erwarten

- flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu Homeoffice
- innovative Projekte und regelmäßige Teamevents
- Bezahlung nach Tarifvertrag Zeitarbeit der BAP/DGB
Tarifgemeinschaft
- Bis zu 30 Tage Urlaubsanspruch im Jahr, sowie Urlaubs- und
Weihnachtsgeld
- Entgeltabrechnungen, Urlaubsanträge und auf Wunsch auch
Abschlagszahlungen bequem per App einsehen und beantragen
- Weitere umfangreiche Sozialleistungen und ständig wechselnde
Mitarbeitervergünstigungen

Ihre Aufgaben

- unterstützende Aufgaben in der Abrechnung
- Assistenzaufgaben im allgemeinen und anwaltsspezifischen Bereich
- Rechnungen von Gerichtskosten schreiben
- Postbearbeitung
- Datenpflege und Bearbeitung der Daten in der Software

Unsere Anforderungen

- professionelles und serviceorientiertes Auftreten
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und technischen
Arbeitsmitteln
- Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein und eine systematische
Arbeitsweise
- Motivation und Bereitschaft sich in neue Themen einzuarbeiten
(dabei ist juristisches Vorwissen keine Voraussetzung)

Sie suchen einen sicheren Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen
Aufgaben und einem wertschätzenden Teamumfeld? Dann sind Sie bei uns
genau richtig! Für unseren Kunden in Potsdam suchen wir ab sofort
engagierte Verstärkung im Bereich Büroorganisation. Bringen Sie Ihre
Erfahrung ein – wir begleiten Sie auf Ihrem nächsten
Karriereschritt. Wir stehen für Chancengleichheit und begrüßen
ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Das dürfen Sie erwarten

- Überdurchschnittliche Vergütung je nach Qualifikation und
Erfahrung – gemäß BAP/DGB-Tarifvertrag
- Zusätzliche Sozialleistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen im Jahr
- Strukturierte Einarbeitung und ein wertschätzendes Team
- Mitbestimmung durch flächendeckenden Betriebsrat
- Zugang zu über 200 kostenfreien Online-Kursen (z. B. MS Office,
Soft Skills, SAP)

Ihre Aufgaben

- Unterstützung im Tagesgeschäft: Organisation und Administration
inklusive allgemeiner Korrespondenz
- Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und
Besprechungen
- Pflege und Fristenkontrolle von Verträgen über ein digitales
Vertragstool
- Selbstständige Betreuung und Überwachung projektbezogener
Sonderaufgaben
- Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Statistiken
- Postbearbeitung sowie Organisation von Büromaterialien und
Arbeitsmitteln

Unsere Anforderungen

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein
betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder
Bürotätigkeit
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel,
PowerPoint)
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie
Organisationstalent
- Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und hohe Zuverlässigkeit
- Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und kommunikative
Stärke
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Die Döpfer Gruppe ist seit über 25 Jahren auf die Aus- und Weiterbildungen im Gesundheitswesen spezialisiert. Über 750 motivierte Mitarbeiter (m/w/d) tragen mit ihren Ideen zu unserem Wachstum bei.

Standort Potsdam, 20 Stunden, Start schnellstmöglich, Homeoffice nur im geringen Umfang möglich (z. B. 1 Tag in der Woche)

Ihre Aufgaben

- Beratung und Betreuung von Studierenden und Lehrenden zu allen prüfungsrelevanten Themen
- Organisation und Durchführung prüfungsrelevanter Verwaltungsprozesse, insbesondere Vor- und Nachbereitung der Prüfungsphasen sowie Dokumentation und Archivierung von Prüfungen
- Pflege und Verwaltung prüfungsrelevanter Daten und Dokumente in unserem Campus-Management-System
- Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen und dem Prüfungsausschuss
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Prozesse und Abläufe im Prüfungswesen
- Bearbeitung von Anträgen und Erstellung von Bescheinigungen und Abschlussdokumenten

Unsere Anforderungen

- Abgeschlossenes Hochschulstudium und Berufserfahrung ODER abgeschlossene Ausbildung in Verbindung mit Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung
- Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und schnelle Auffassungsgabe
- Eigenverantwortliche, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen
- Sensibilität für den Umgang mit personenbezogenen Daten
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen sowie idealerwiese Erfahrung mit (Campus-)Management-Systemen
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

- Unbefristeter, abwechslungsreicher und verantwortungsvoller Arbeitsplatz
- Modernes Arbeitsumfeld in kollegialer Atmosphäre mit großem Mitgestaltungsspielraum
- Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Work Angebote
- Diverse Mitarbeiterrabatte, Warengutschein

Chancengleichheit und Familienfreundlichkeit sind der HSD sehr wichtig. Wir freuen uns auf die Bewerbung qualifizierter Bewerberinnen und Bewerber mit Kindern. Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte im PDF-Format in einer Datei (max. 10 MB) an [email protected] (https://mailto:[email protected]) .

Bürokauffrau (m/w/d)

Meine Benefits:

Ein sicheres Arbeitsverhältnis mit interessanten Aufgabenbereichen
Diverse Fort- und  Weiterbildungsmöglichkeiten
Attraktive Sonderzahlungen, wie Mitarbeiter werben Mitarbeiter, Weihnachts- und Urlaubsgeld etc.
Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
Langfristige und regionale Einsätze
Dienstfahrrad auch zur privaten Nutzung
Einen festen und zuverlässigen Ansprechpartner
Arbeitszeiten von Mo.-Fr.

Meine Aufgaben:

Bearbeitung von Kundenanfragen und -buchungen
Unterstützung bei der Planung und Organisation von Fahrten
Erstellung und Prüfung von Rechnungen inkl. Mahnwesen
Koordination von Terminen und Meetings
Allgemeine administrative Tätigkeiten im Büro

Mein Profil:

Abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation
Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook)
Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
Freundliches Auftreten und hohe Serviceorientierung

Darauf kann ich mich bei DIEPA verlassen:

Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung
Unbefristetes Arbeitsverhältnis als Bürokauffrau
Fahrrad-Leasing schon ab 14 EUR mtl.
Individuelle Qualifikations- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Zugang zu unserem Benefit-Portal mit vielen Rabatten namhafter Partner
Pünktliche und korrekte Lohnzahlung nach GVP-Tarif und den Branchenzuschlagstarifen
Übertarifliche Zulagen
Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, umfangreiches Prämienpaket
Sehr gutes Arbeitsklima
Persönliche Betreuung durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Interessante Einsätze als Bürokauffrau bei namhaften Unternehmen in meiner Nähe
Gute Chancen auf Übernahme durch unsere Kunden

Diese Stelle passt nicht ganz zu Ihnen?
Seit fast 30 Jahren sind wir als Personaldienstleister am Markt. Mit uns finden Sie Ihren neuen Job als Bürokauffrau ohne viel Papierkram. Wichtig sind uns Ihr Können und nicht Ihre Schulnoten. Jedes Jahr finden durch uns weit über 1.000 Menschen den Arbeitsplatz, der wie für sie gemacht ist. Vertrauen auch Sie auf Qualit&aumlt und Wertsch&aumltzung in unserer Dienstleistung.
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