Assistenz der Institutsleitung (w/m/d) (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

Zur Unterstützung unseres stark wachsenden Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt: Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Institut für Translational Immuno-Onkologie - Klinik I für Innere Medizin
TV-L 19,25 Std./Woche befristet bis zum 31. Dezember 2026 im Rahmen eines Drittmittelprojektes
Vergütung erfolgt nach TV-L bis EG 8 TV-L

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Institutsleitung organisatorisch (Überwachung von Projekt- und Haushaltsmitteln, Unterstützung der Planung und Kontrolle von Budgets, Personal und Ressourcen, Bestellungen).
• Sie verantworten die Terminorganisation und -überwachung.
• Sie übernehmen die Planung und Vorbereitung von Dienstreisen, Abrechnung.
• Sie koordinieren Besprechungen, Telefon- und Videokonferenzen, Tagungen.
• Sie unterstützen beim Erstellen und Aktualisierung von Projektunterlagen und Internetseite.
• Sie unterstützen die Rekrutierung und empfangen und betreuen nationale und internationale Mitarbeiter.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine Qualifikation als geprüfte Sekretärin / geprüfter Sekretär, Bürokauffrau / Bürokaufmann, Managementassistentin / Managementassistent, Fachkraft für Bürokommunikation, Fachwirtin / Fachwirt oder ähnliche Ausbildung (mindestens IHK Abschluss).
• Berufserfahrung und Buchhalterische Fachkenntnisse (SAP) sind von Vorteil.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office, Adobe Acrobat und Internet) werden vorausgesetzt.
• Sie verfügen über ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit und Organisationsgeschick.
• Sicherheit in der deutschen Sprache (schriftlich und mündlich) sowie gute Kenntnisse in Englisch runden Ihr Profil ab.

Ihre Vorteile

• Alles, außer gewöhnlich: Sie erwartet ein sicherer und sinnstiftender Job in einem anspruchsvollen Arbeitsumfeld, in dem Sie immer am Puls der Zeit sind.
• Job und Privatleben im Einklang: Durch das flexible Arbeitszeitkonto und Wunschdienstpläne haben Sie mehr Zeit für Hobbies, Familie und Freunde.
• Teamgeist in R(h)einkultur: Sie werden mit offenen Armen von einem interdisziplinären Team empfangen, das gegenseitige Wertschätzung und Hilfsbereitschaft großschreibt.
• Starke Perspektiven: Was andere über verschiedene Stationen an Erfahrungen sammeln, gibt es bei uns als einem der größten Arbeitgeber der Region unter einem Dach – so können Sie über sich hinauswachsen und neue Ziele ins Visier nehmen.

Ihre Zukunft im Detail

An unserer Klinik behandeln wir Patientinnen und Patienten mit verschiedenen internistischen Erkrankungen wie Krebserkrankungen, Infektionen immungeschwächter Patienten und HIV-Infektionen, Immundefekterkrankungen wie beispielsweise entzündliche rheumatoide Erkrankungen. Unsere Patientinnen und Patienten erhalten Therapien nach aktuellstem medizinischen Wissen und den neuesten Leitlinien. Innerhalb der verschiedenen Fachgebiete arbeiten Klinik und Forschung zu besonderen Schwerpunkten intensiv zusammen. Unsere wissenschaftlichen Erkenntnisse finden weltweit Anerkennung und fließen in nationale sowie internationale Behandlungsstandards ein.Die Translationale Immun-Onkologie entwickelt und validiert Immuntherapien gegen Leukämie-, Lymphom- und chronische Herpesviren für den klinischen Einsatz.
Menschen mit Behinderungen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt.

Kontakt

Ditte Schröder
Tel: +49 221 478-85076  
Universitätsklinikum Köln AöR
Geschäftsbereich Personal
Kerpener Str. 62
50937 Köln

Uniklinik Köln Karriere Bewerbungsfrist: 01.06.2025

Job-ID: cawwarss
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf Sie kennenzulernen!

NOTUS energy plant, baut und betreibt seit über 20 Jahren nationale und internationale Wind- und Solarparks. Unser motiviertes Team hat das Ziel, die Energiewende maßgeblich voranzutreiben.   Mit 465 Mitarbeitern in über 18 Ländern leisten wir täglich unseren Beitrag für eine ökologisch und ökonomisch sichere Zukunft.   Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort einen Sachbearbeiter (m/w/d) Internationales Vertragsmanagement am Standort Köln. Deine Aufgaben Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung sowie dem Projektteam im operativen Tagesgeschäft Unterstützung bei der Bearbeitung von Nutzungsverträgen Pflege der Projektdokumentation und Eigentümerübersicht sowie Sichtung relevanter Amtsblätter Bearbeitung und Priorisierung des Maileingangs, Terminplanung und Fristenmanagement  Unterstützung bei der Reise- und Veranstaltungsplanung sowie Spesenabrechnung Dein Profil Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte:r   Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im oben genannten Aufgabenbereich Selbstständige, lösungsorientierte und sorgfältige Arbeitsweise Ein ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent sowie eine hohe Auffassungsgabe Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen nach Frankreich Verhandlungssichere Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift  Sicherer Umgang mit MS-Office 365 Deine Benefits Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote in der NOTUS-Akademie NOTUS-Care: Betriebliche Krankenversicherung, Betriebsrente, Kita-Zuschüsse Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub NOTUS-Card: Monatlich 50 EUR zur freien Verfügung bei ausgewählten Partnern Dein persönliches NOTUS-Starterpaket Ein ergonomischer Arbeitsplatz mit moderner technischer Ausstattung Regelmäßige Mitarbeiter- und Teamevents Die genannten Benefits sind unternehmensabhängig und können je nach Position, Standort und Abteilung abweichen. Weitere Informationen Konntest du Dich mit den genannten Aufgaben und unserem Unternehmen identifizieren? Hast du Lust Dich in unserem Team für den Erfolg der Energiewende und gegen den Klimawandel einzusetzen? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Du möchtest noch mehr über die Arbeit bei NOTUS energy erfahren? Dann besuche unsere Homepage https://www.notus.de/

Über uns:
Mit uns finden Sie als Fachkraft, Quer- und Wiedereinsteiger, Berufsanfänger oder Student seit mehr als 25 Jahren schnell und unkompliziert den Job, der zu Ihnen passt - ob als professionelle Personalvermittlung oder als tarifgebundene Arbeitnehmerüberlassung.

Erfahren Sie mehr unter loewe-jobs.de/ueber-uns

Assistent (m/w/d) der Geschäftsführung

Standort: Köln
Anstellungsart(en): Vollzeit

Das erwartet Sie:
abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeiten mit Verantwortung

attraktive Vergütung bei einem TOP-Arbeitgeber

30 Urlaubstage (Vollzeit)

flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu anteiligem mobilen Arbeiten

Weiterbildungsangebote

Teamevents

sehr gute Verkehrsanbindung

Ihre Aufgaben:
Administrative und organisatorische Unterstützung des Kanzleimanagements im operativen Tagesgeschäft

Konzeption und Erstellung relevanter Dokumentationen, u.a. Präsentationsunterlagen, Sitzungsprotokolle etc. sowie Dokumentenmanagement

Koordination und Assistenz bei strategischen Projekten

Koordination interner Kommunikationsprozesse

Termin- und Reiseplanung

Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Das bringen Sie mit:
eine Assistenz-, kaufmännische oder ähnliche Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise bereits in einem Kanzleiumfeld und/oder auf Geschäftsführungsebene

ausgezeichnete Kenntnisse aller gängigen MS-Office-Programme

sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache (in Wort und Schrift)

zuverlässiges und verschwiegenes Organisationstalent mit ausgeprägtem Teamdenken, das Herausforderungen flexibel und schnell angeht

positive Arbeitseinstellung mit Gespür für die Priorisierung verantwortungs­voller Themenbereiche

sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

Bitte melden Sie sich unter:
Senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, vorzugsweise per Email oder per WhatsApp.

Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.

LÖWE HR Personalmanagement GmbH
Hauptsitz Hürth
Hans-Böckler-Straße 21A
50354 Hürth

Fon:+49 (0) 2233 377 85 83
Fax:+49 (0) 2233 376 20 49

[email protected]

www.loewe-jobs.de

https://www.loewe-jobs.de/datenschutz
Art(en) des Personalbedarfs: Neubesetzung

Über uns:
Mit uns finden Sie als Fachkraft, Quer- und Wiedereinsteiger, Berufsanfänger oder Student seit mehr als 25 Jahren schnell und unkompliziert den Job, der zu Ihnen passt - ob als professionelle Personalvermittlung oder als tarifgebundene Arbeitnehmerüberlassung.

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Assistent (m/w/d) der Geschäftsführung

Standort: Köln
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LÖWE HR Personalmanagement GmbH
Hauptsitz Hürth
Hans-Böckler-Straße 21A
50354 Hürth

Fon:+49 (0) 2233 377 85 83
Fax:+49 (0) 2233 376 20 49

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Art(en) des Personalbedarfs: Neubesetzung

Du bist ein echtes Organisationstalent, arbeitest selbstständig und
behältst auch in stressigen Momenten den Überblick? Du bist
kommunikativ und hast Spaß daran, die Geschäftsführung in allen
administrativen und organisatorischen Aufgaben zu unterstützen? Dann
bewirb dich jetzt als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)! Deine
Aufgaben Unterstützung der Geschäftsführung bei allen
administrativen und organisatorischen Aufgaben Planung und
Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Erstellung
von Präsentationen, Reports, Protokollen und Entscheidungsvorlagen
Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz sowie Kommunikation mit
internen und externen Partnern Vorbereitung und Nachbereitung von
Besprechungen und Veranstaltungen Organisation und Pflege von Daten
und Ablagesystemen Dein Profil Abgeschlossene kaufmännische
Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss, idealerweise ergänzt
durch eine Weiterbildung zur Managementassistenz Berufserfahrung in
einer ähnlichen Position, bevorzugt auf Geschäftsführungsebene
Fundierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Diskretion und exzellentes
Organisationstalent Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und
Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil Benefits Unbefristeter
Arbeitsvertrag Offene Kommunikation per Telefon, digital und vor Ort
Flache Hierarchien Umfassendes Onboarding für einen gelungenen
Einstieg Wertschätzende und vertrauensvolle Betreuung Die
Möglichkeit auf Home Office Präsenz im Büro: Regelmäßige
wöchentliche Büroanwesenheit zur Förderung von Teamarbeit und
Austausch Flexibilität: Unterstützung einer gesunden
Work-Life-Balance durch hybrides Arbeiten Attraktives Fixgehalt …
und viele weitere Vorteile Bei uns wird Ihr Berufsweg zum
persönlichen Walk of Fame – wir bieten Dir spannende Perspektiven
in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR
sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "direkt bewerben" klicken! Dein
Kontakt Frau Elisabeth Martens [email protected] DIS AG
Office & Management Habsburgerring 2 50674 Köln Telefon: +49 221
2773312

- Modernes Arbeitsumfeld und kollegiales Team
- Attraktive Vergütung und unbefristete Festanstellung

Firmenprofil
Sie sind ein Organisationstalent und möchten in einem dynamischen Umfeld mit vielseitigen Aufgaben arbeiten- Dann bewerben Sie sich bei uns, einer renommierten Unternehmensberatung in Köln, als Teamassistenz (m/w/d) und unterstützen Sie unser Team aus Partnern und Consultants!

Aufgabengebiet

Unterstützung der Partner und Consultants im Tagesgeschäft
-Organisation und Koordination von Terminen und Meetings
-Planung und Abrechnung von Reisen
-Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten und Angeboten
-Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern und internen Abteilungen
-Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
-Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzrolle, idealerweise in einer Unternehmensberatung oder Kanzlei
-Grundkenntnisse in Englisch sind ausreichend
-Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
-Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Organisationstalent
-Freundliches Auftreten und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Vergütungspaket

Einen modernen Arbeitsplatz im Zentrum von Köln
-Ein offenes und unterstützendes Team in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld
-Abwechslungsreiche Aufgaben mit eigenem Verantwortungsbereich
-Attraktive Vergütung und flexible Arbeitszeiten
-Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung

Sie haben bereits Erfahrung im administrativen Bereich, sind ein
wahres Organisationstalent und zeichnen sich durch Ihre kommunikative
Art aus? Sie bevorzugen die Arbeit im Team, haben ein starkes
Durchsetzungsvermögen und suchen nach einer neuen beruflichen
Herausforderung? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Bewerben Sie
sich jetzt als Kaufmännische Unterstützung im Backoffice (m/w/d) bei
einem unserer renommierten Kunden in Berlin im Rahmen der
Arbeitnehmerüberlassung! Deine Aufgaben Sie sind die zentrale
Ansprechperson für allgemeine Fragen und gewährleisten so einen
reibungslosen und professionellen Ablauf im Büroalltag. Sie
koordinieren und überwachen die Termine der Geschäftsführung und
tragen Verantwortung für deren effiziente Planung. Die Erstellung von
Präsentationen sowie die Aufbereitung und Auswertung von Statistiken
gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben. Sie übernehmen
eigenverantwortlich Projekte und sind für deren erfolgreiche
Umsetzung zuständig Zudem übernehmen Sie allgemeine
Bürotätigkeiten und unterstützen das Team bei administrativen
Aufgaben. Dein Profil Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene
kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie
bringen Erfahrung im Assistenzbereich mit und haben bereits in einem
vergleichbaren Umfeld gearbeitet. Zuverlässigkeit, Diskretion und ein
hohes Maß an Eigeninitiative zeichnen Sie aus. Sie sind sicher im
Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint. Sehr
gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab. - Sie
erhalten einen unbefristeten Arbeitsvertrag, der Ihnen langfristige
Planungssicherheit bietet. Freuen Sie sich auf zusätzliche Zahlungen,
um Urlaub und Weihnachten zu genießen. Wir bieten Ihnen die
Möglichkeit einer betrieblichen Altersvorsorge zur Unterstützung im
Rentenalter. Arbeiten in einem engagierten Team mit flachen
Hierarchien und wertschätzendem Umgang Wir unterstützen Sie mit
einem Coaching für Ihr erstes Vorstellungsgespräch beim Kunden, um
Sie optimal auf die neue Position vorzubereiten. Bei uns wird dein
Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten dir spannende
Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing,
Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "direkt bewerben"
klicken! Wir freuen uns über die Bewerbung von Menschen, die zur
Vielfalt unseres Unternehmens beitragen. Dein Kontakt Frau Elisabeth
Martens [email protected] DIS AG Office & Management
Habsburgerring 2 50674 Köln Telefon: +49 221 2773312

Ihre Aufgaben:

- Sie nehmen Kundenanfragen nach Ersatzteilen für den Großanlagenbau entgegen, dokumentieren diese und verfolgen die interne Abwicklung
- Sie unterstützen bei der Erstellung des kaufmännischen Teils von Angeboten (z. B. INCOTERMS, Zahlungsbedingungen) in enger Abstimmung mit der Technik
- Sie unterstützen zudem bei der Erstellung von Standardverträgen in Zusammenarbeit mit internen Juristen
- Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Vertrieb, der technischen Auftragsabwicklung, dem Einkauf und der Logistik
- Sie erstellen Rechnungen und kontrollieren Zahlungseingänge sowie das Mahnwesen
- Zudem erstellen Sie Akkreditive in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung

Ihre Qualifikationen:

- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung (bspw. als Industriekaufmann) oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen
- Sie kommunizieren verhandlungssicher sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch (Ihr Vorgesetzter wird englisch-sprachig sein)
- Sie bringen ein Interesse und Verständnis für technische Komponenten des Anlagenbaus mit
- Optimalerweise bringen Sie Kenntnisse über Incoterms und Akkreditive im internationalen Versand mit
- Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und SAP
- Sie zeichnen sich durch Ihre proaktive, eigenständige Arbeitsweise aus

Ihre Vorteile:

- Sie arbeiten in einem innovativen, auf Zukunftstechnologien ausgerichteten internationalen Industrieunternehmen
- Sie übernehmen schnell Verantwortung und arbeiten sehr eigenständig
- Ihre Tätigkeiten sind vielseitig durch die enge Kooperation mit verschiedensten Fachabteilungen
- Sie arbeiten in einem modernen, hellen Bürogebäude in einer 35-Std.-Woche

Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei.
Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.