Chefsekretär/in für die Geschäftsleitung in 63450 Hanau gesucht. Wir brauchen DICH jetzt! (Sekretär/in)

Die Vasa-Fit GmbH ist seit fast 20 Jahren als Familienunternehmen weltweit tätig. Unser Schwerpunkt liegt auf dem Handel, Vertrieb und der Herstellung von Epoxidharzen, Gipsen, Whirlpools, Wandpaneelen und LED-Beleuchtung. Seit kurzem haben wir auch Bagger und Gabelstapler im Sortiment und darüber hinaus selbstverständlich jegliches Zubehör für unsere Hauptartikel.
Unser stätiges Gespür für neue Trends garantieren ein stetiges Wachstum und damit auch sichere Arbeitsplätze.

Als Mitarbeiter bist du unverzichtbar für unseren Unternehmenserfolg mitverantwortlich. Derzeit suchen wir Verstärkung für unser Team am Standort in 63450 Hanau.

Unser Arbeitsbeginn ist ab 6:00Uhr bis 20:00Uhr, wobei sie  in einem Zeitfenster aus 9 Stunden Arbeitszeit arbeiten (wobei sie  auch darüber hinaus erreichbar sein sollten), mit der Mittagspause zwischen 12:00Uhr und 13:00Uhr.

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Hauptaufgaben:

- In dieser Position übernehmen Sie klassische Assistenz- und Verwaltungsaufgaben der Geschäftsleitung wie Stundenbuchungen, Monatsabschlüsse, Budgetverwaltung, Rechnungsprüfung, Überweisungen, Beschaffungsmanagement und sorgen dafür das alle Unterlagen auf dem Schreibtisch vom Chef immer bearbeitet werden den Weg zur Ablage finden 😉
- Sie koordinieren und verwalten Termine, Meetings, Reisen sowie Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf
- Darüber hinaus gehört die Pflege und Aktualisierung von Datenbanken ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten, Konzepten und Präsentationen
- Als Chefsekretär/in verantworten Sie die internationale Korrespondenz und erstellen Auswertungen und Analysen
- Sie sind Ansprechpartner für die Büroorganisation sowie für die Planung und Abwicklung von Dienstreisen, einschließlich der Beschaffung von VISA

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Qualifikation:

- Als Chefsekretär/in bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Studium, idealerweise mit Weiterbildung im Office Management sowie langjähriger Berufserfahrung
- Sie verfügen über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse, idealerweise auch über eine zweite Fremdsprache
- Der sichere Umgang mit MS-Office ist für Sie selbstverständlich
- Bestenfalls haben Sie Erfahrung im Umgang von Unternehmen aus dem internationalen Handel
- Ihre strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Ihre ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation zeichnen Sie aus
- Kommunikationsstärke, ein hohes Maß an Abstimmungsfähigkeit und Teamgeist
- Loyalität sowie ein gepflegtes, selbstbewusstes und freundliches Auftreten

·       Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit

- Belastbar und stresserprobt

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Benefits:

1.        Alles was wir verkaufen, gibt es fast zum EK für Mitarbeiter und Familienmitglieder von den Seiten: dipoxy.de, color-tree.de, King-spa.de, usw…
2.        Gelegentliche Reisen mit dem Chef ins Ausland (China, USA, …)
3.     Unsere familiäre Atmosphäre im Team, in einer sicheren, inhabergeführten Firma

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Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann schicken Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf mit Lichtbild und Zeugnisse) direkt an: [email protected]

Anforderungen:
1.    Deutsch auf sehr hohem Niveau (C1/C2) in Wort und Schrift.
2.    Russisch auf hohem Niveau (C1+) für Aufgaben des täglichen Lebens.
3.    Englisch auf einfachem Niveau in Wort und Schrift (B1+)
4.    Gute PC Kenntnisse wie MS Windows, Word, Excel, Powerpoint
5.    Erfahrung im Umgang mit Bürogeräten und -management
6.    Erfahrungen im Reisemanagement
7.    Basiskenntnisse in Rechnungswesen

Aufgaben:
-    Begleitung von russischen Ansiedlern im Raum Hanau für alle täglichen Aufgaben (Ämter, Wohnung, Arzt, Kfz, Versicherung, …)
-    Annahme und Führung von Telefonaten auf Deutsch, Russisch und Englisch
-    Kommunikation und Erstellung von Dokumenten (Emails, Briefe, Flyer, Rechnungen, etc.) auf Deutsch, Russisch und Englisch
-    Vorbereitung, Durchführungsbegleitung vom Büro aus und Nachbearbeitung von Reisen der russischsprachigen Servicemitarbeiter (Hotels, Mietwagen, Flüge, Abrechnungen, …)
-    Büromanagement, bspw. Betreuung technischer Geräte, rechtzeitiger Einkauf von Verbrauchsmaterialien, Besucherbetreuung inkl. einfacher Verköstigung, etc.


Was wir bieten:
-    Kleines wachsendes Unternehmen des Maschinenbaus und -service mit familiärem Umfeld
-    Internationales Team und Kunden
-    Renommierte Marken und Kunden
-    Detaillierte Einarbeitung und weitere Betreuung
-    Freundliches, respektvolles und menschliches Arbeitsklima

Vergütung:
-    3.000 EUR brutto
-    individuelle Extras
-    4 Wochen Urlaub p. a.