Sachbearbeiter (m/w/d) (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

MSIng ist ein führendes Ingenieurbüro für ganzheitliche Tragwerksplanung, Objektplanung von Ingenieurbauwerken und Gutachtertätigkeit bei Gebäudeschäden mit mehr als 25jähriger Erfahrung. Mit derzeit ca. 45 hochqualifizierten Ingenieuren m/w und Konstrukteuren m/w an vier Standorten decken wir weite Bereiche des Bauingenieurwesens ab. Für unseren Standort in Stuttgart suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine Verstärkung im Bereich Office-Management.

Ihre Aufgaben:

- Administrative und operative Aufgaben innerhalb des Unternehmens
- Sicherstellung des reibungslosen Arbeitsablaufs sowie die Gewährleistung der Kommunikation zu internen und externen Stellen
- Terminabsprachen, Reisemanagement, Betreuung von Besuchern sowie die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Erstellung von Bewerbungen für Projektausschreibungen
- Erfassung von Belegen
- Unterstützung bei der Postbearbeitung (Eingangs- und Ausgangspost)
- Bestellwesen
- Fuhrparkmanagement
- Organisation von internen Firmenevents
- Dokumentation/Erstellung von Protokollen
- Gestaltung von Präsentationen
- Betreuung unserer Website und des Intranets
- Betreuung und Überwachung des Qualitätsmanagements

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung für Büromanagement oder Berufserfahrungen im Bereich Sekretariat oder Assistenz
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen
- Freude an Büro- und Verwaltungstätigkeiten
- Adobe Design-Suite-Kenntnisse sind von Vorteil
- Eigenverantwortliche, strukturierte, ziel- und teamorientierte Arbeitsweise
- Organisationsgeschick, Flexibilität und Zuverlässigkeit
- Hohe Motivation und Einsatzbereitschaft

Wir bieten:

- Eine interessante, abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit in einem engagierten Team
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Leistungsgerechte Vergütung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Steuer- und sozialversicherungsfreier Sachgutschein
- Zuschuss zum Deutschlandticket, kostenlose Getränke, frisches Obst und regelmäßige Firmenevents
- Moderne und klimatisierte Büroräume
- Offenes und respektvolles Miteinander, gutes Arbeitsklima sowie Teamgeistgedanke
- Weitere Benefits: https://www.msing.gmbh/benefits

Gemeinsam (berufliche) Zukunft gestalten

Seit über 40 Jahren stehen wir bei der ZWP Ingenieur-AG für kosten- und ressourcenschonendes Bauen von morgen. Unsere über 400 Mitarbeiter:innen an 8 Standorten setzen mit maßgeschneiderten Lösungen neue und effektive Standards in der umweltgerechten Gebäudetechnik. Wir machen Bürogebäude und Einkaufszentren ebenso wie Museen, Schulen und Kliniken im In- und Ausland fit für die Zukunft – das eröffnet die vielfältigsten Aufgabenfelder von der Zertifizierung über die digitale Gebäudevernetzung bis hin zur Licht- oder Laborplanung. In mehr als 3.000 Erfolgsprojekten konnten wir unsere Philosophie des gegenseitigen Respekts, Vertrauens und der Transparenz perfektionieren – diese Erfolge treiben wir immer weiter voran, etwa durch regelmäßige Weiterbildungen oder attraktive Benefits und Arbeitsbedingungen, die zum Leben unserer Mitarbeiter:innen passen.

Grundstein Ihrer Aufgabe: Abwechslung

- Sie arbeiten jeden Tag eng mit dem Niederlassungsleiter zusammen und sind in alle Vorgänge involviert
- Sie unterstützen die Niederlassungsleitung in allen kaufmännischen und vertraglichen Angelegenheiten (Monats-, Quartals- und Jahresmeldungen an den Zentralbereich, Prüfung von Subunternehmer- und Lieferantenrechnungen etc.)
- Sie wirken aktiv bei der kaufmännischen Projektabwicklung mit (Fakturaplanung, Erstellung von Änderungsmeldungen, Budgetplanung, Rechnungsvorbereitung, Rechnungskontrolle, Forderungsmanagement, etc.)
- Sie unterstützen die Niederlassungsleitung in der Akquise (u.a. im öffentlichen Vergabeprozess) und erstellen Honorarangebote und -nachträge auf Grundlage der HOAI
- Sie erstellen verschiedene Arbeitsunterlagen, Besprechungsvorlagen, Präsentationen und Protokolle und betreuen die Telefonzentrale sowie den serviceorientierten Empfang von Besuchern
- Sie übernehmen die umsichtige und präzise Terminkoordination und halten dem Niederlassungsleiter durch ihr eigenverantwortliches und vorausschauendes Handeln den Rücken frei und sorgen für einen strukturierten Tagesablauf

Ihr Profil: Die perfekte Ergänzung unseres Teams

- Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im kaufmännischen Bereich mit Schwerpunkt Finanzen und Controlling oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sie verfügen über ein gutes mathematisches und technisches Verständnis sowie eine  exakte Arbeitsweise gepaart mit Termintreue und Zuverlässigkeit
- Sie sind service- und dienstleistungsorientiert, diskret, loyal und erfahren im Umgang mit vertraulichen Daten
- Sie runden Ihr Profil mit Ihrer Teamfähigkeit und Ihrem souveränen sowie freundlichen Auftreten ab
- Ihre MS Office-Kenntnisse sind sehr gut und Sie haben Erfahrung in der Anwendung von ERP-Systemen (z.B. Navision)
- Sie haben sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und beherrschen die Rechtschreibung sicher

Unser Standort in Stuttgart

- Gut an die S-Bahn angebundener Bürostandort mit modernen Arbeitsplätzen
- Viele Möglichkeiten für die Gestaltung der Mittagspause im Stuttgarter Engineering Park mit Essensmöglichkeiten, Kaffeebar, Fitnessstudio etc.
- Unmittelbare Anbindung an das S-Bahnnetz, Haltestelle Österfeld Linie S1, S2 und S3, keine 5 Minuten zu Fuß entfernt und P& R-Parkplatz in der Nähe

Vorteile bei ZWP: Chancen zum Wachsen, Gründe zum Bleiben

- Onboarding und Mentoring mit Herz und Leidenschaft ab dem ersten Tag
- Unbefristetes Anstellungsverhältnis
- 100 % flexible Vertrauensarbeitszeit, variable Teilzeitmodelle, mobiles Arbeiten
- Kostenloses Deutschlandticket
- Betriebliche Altersvorsorge mit bis zu 40% Zuschuss
- Finanzielle Unterstützung bei beruflich bedingtem Umzug
- Angebote im Rahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes wie z.B. Sehtest und Grippeschutzimpfung
- Umfangreiche Schulungs- und Förderprogramme
- Unternehmensbeteiligung durch Erwerb von Aktien
- Obst, Kaffee, Tee und Wasser werden kostenfrei gestellt
- 30 Tage Urlaub

Ihre Aufgaben:

- Die Vorbereitung und Erstellung von Heiz- und Nebenkostenabrechnungen für die vermieteten Gebäude gehört zu Ihren Aufgaben
- Sie koordinieren den abteilungsübergreifenden Gesamtprozess der vertragskonformen und rechtssicheren Abrechnung
- Während der Abrechnungstätigkeit führen Sie Kostenvergleiche und Abweichungsanalysen durch und legen Nebenkostenvorauszahlungen neu fest
- Sie bearbeiten Mieteranfragen zu Abrechnungen

Ihre Qualifikationen:

- Sie haben ein Ausbildungsabschluss mit dem Schwerpunkt Immobilien
- Sie bringen gute Kenntnisse in der Betriebskostenabrechnung mit
- SAP RE-FX und gute Excel-Kenntnisse bringen Sie mit
- Sie arbeiten selbstständig, engagiert und mit hoher Präzision, sind teamfähig, haben ein technisches Verständnis sowie ein ausgeprägtes wirtschaftliches Denken und das Bewusstsein für Kosten und Risiken

Ihre Vorteile:

- Attraktive Vergütung
- Fachliche Weiterentwicklung und Karriereplanung
- Flexible Arbeitszeiten und bis zu 30 Tage Urlaub
- Finanzielle Sonderleistungen wie Mitarbeiterrabatte und Altersvorsorge
- Regelmäßige Firmenevents
- Wir betreuen Sie während des kompletten Bewerbungsprozesses und gewähren eine optimale Betreuung unserer Mitarbeitenden
- Die individuelle Beratung zu Stellenangeboten sowie die Vermittlung zu Ihrem Traumjob sind für Sie kostenfrei

Über Hays:

Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.

Bei einem unserer namhaften Kunden in Stuttgart, einem Automobilzulieferer, bietet sich diese interessante Perspektive im Rahmen der Personalvermittlung.
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.

Sachbearbeiter (m/w/d)

Ihre Aufgaben:
• Verwaltung der Ablage
• Erstellen von Angeboten an Kunden in Zusammenarbeit mit dem Vertrieb
• Erfassen der eingehenden Kundenbestellungen im ERP-System
• Mitwirken bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen für Kunden
• Aufbereiten von Unterlagen für Statistiken
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Büroleitung sowie der Vertriebs- und Servicemitarbeitenden im Tagesgeschäft
• Terminplanung
• Organisation und Abrechnung von Reisen
• Postbearbeitung
• Materialbeschaffung
• Durchführen von Inventuren
• Erteilen von telefonischen und schriftlichen Auskünften

Ihre Qualifikationen:
• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem technisch geprägten Unternehmen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Offene und vertrauenswürdige Art
• Organisationstalent
• Selbständige, sorgfältige sowie zuverlässige Arbeitsweise

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "direkt bewerben" klicken!

Bei einem unserer namhaften Kunden in Stuttgart-Vaihingen bietet sich diese interessante Perspektive im Rahmen der Personalvermittlung.
Die Stelle ist in Teilzeit ab 60% zu besetzen.
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.

Assistenz in der Zentrale Teilzeit (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Ihre künftigen Tätigkeitsschwerpunkte liegen in abwechslungsreichen, spannenden Bereichen wie Marketing, Administration und der Unterstützung des technischen Bereichs:
• Entgegennahme und kundenorientierte Bearbeitung auf der Zentral-Telefonnummer oder unter eingehender Anfragen
• Ableitung von Impulsen für interne Prozessverbesserungen
• Erster Ansprechpartner (m/w/d) für Besuchende und Lieferanten (m/w/d) am Verwaltungsstandort
• Sicherstellung der betrieblichen Abläufe durch gezieltes Ressourcenmanagement (Bürobedarf, Reinigungs-/Sanitär-/Küchenartikel)
• Erstellung von Statistiken und Pflege von Übersichten (z.B. Tarifierungsänderungen im Parkhaushandbuch und auf der Homepage)
• Durchführung von Reise-/Hotelreservierungen
• Weiterleitung postalischer/digitaler Informationen in der Organisation
• Inventarisierung/Bestellung von und Ausstattung der Mitarbeitenden mit Arbeitskleidung
• Fallabschließende Bearbeitung von routinemäßigen Ticketbestellungen
• Bestellung von Betriebsmitteln, ggfs. unter Freigabe durch die jeweilige Objektleitung
• Weisungsgemäße Erstellung von Schildern, Schreiben von Briefen gemäß Vorlage, Gestaltung/Überarbeitung von Formularen
• Erstellung von Auftragsbestätigungen, Ablage von Schriftverkehr/Geschäftsunterlagen
• Fallabschließende Bearbeitung/Verfolgung von Schadensfällen in enger Abstimmung mit dem kaufmännischen Bereich
• Gemäß Einzelabsprache definierte Assistenzaufgaben zur operativen Unterstützung der Objektleitung/Technischen Leitung
• Pflege und Kontrolle über papierhaften Schriftverkehr hinsichtlich Lieferscheine, Bestellungen, Wartungs-/Prüfberichten – Überführung ins digitale Archiv
• Inhaltlich abgegrenzte Projektbegleitung/-führung für Prozessoptimierungsvorgänge
• Punktuelle Unterstützung der Buchhaltung/Versicherungsmanagement
• Bearbeitung Eigentümerverwaltungen (m/w/d)
• Unterstützung der Dauerparkerabteilung
• Unterstützung der Geschäftsleitung

Ihre Qualifikationen:
• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Freundliche und kommunikativ starke Persönlichkeit
• Organisationsgeschick
• Ergebnisorientierte, selbstständige Arbeitsweise
• Eigeninitiative
• Fachrelevante Praxiskenntnisse
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Produkten
• Umgang mit internen unternehmensspezifischen Softwareprogrammen

• Betriebliche Altersvorsorge
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "direkt bewerben" klicken!

Bei einem unserer namhaften Kunden in Stuttgart-Vaihingen bietet sich diese interessante Perspektive im Rahmen der Personalvermittlung.

Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.

Assistenz in der Zentrale (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Ihre künftigen Tätigkeitsschwerpunkte liegen in abwechslungsreichen, spannenden Bereichen wie Marketing, Administration und der Unterstützung des technischen Bereichs:
• Entgegennahme und kundenorientierte Bearbeitung auf der Zentral-Telefonnummer oder unter eingehender Anfragen
• Ableitung von Impulsen für interne Prozessverbesserungen
• Erster Ansprechpartner (m/w/d) für Besuchende und Lieferanten (m/w/d) am Verwaltungsstandort
• Sicherstellung der betrieblichen Abläufe durch gezieltes Ressourcenmanagement (Bürobedarf, Reinigungs-/Sanitär-/Küchenartikel)
• Erstellung von Statistiken und Pflege von Übersichten (z.B. Tarifierungsänderungen im Parkhaushandbuch und auf der Homepage)
• Durchführung von Reise-/Hotelreservierungen
• Weiterleitung postalischer/digitaler Informationen in der Organisation
• Inventarisierung/Bestellung von und Ausstattung der Mitarbeitenden mit Arbeitskleidung
• Fallabschließende Bearbeitung von routinemäßigen Ticketbestellungen
• Bestellung von Betriebsmitteln, ggfs. unter Freigabe durch die jeweilige Objektleitung
• Weisungsgemäße Erstellung von Schildern, Schreiben von Briefen gemäß Vorlage, Gestaltung/Überarbeitung von Formularen
• Erstellung von Auftragsbestätigungen, Ablage von Schriftverkehr/Geschäftsunterlagen
• Fallabschließende Bearbeitung/Verfolgung von Schadensfällen in enger Abstimmung mit dem kaufmännischen Bereich
• Gemäß Einzelabsprache definierte Assistenzaufgaben zur operativen Unterstützung der Objektleitung/Technischen Leitung
• Pflege und Kontrolle über papierhaften Schriftverkehr hinsichtlich Lieferscheine, Bestellungen, Wartungs-/Prüfberichten – Überführung ins digitale Archiv
• Inhaltlich abgegrenzte Projektbegleitung/-führung für Prozessoptimierungsvorgänge
• Punktuelle Unterstützung der Buchhaltung/Versicherungsmanagement
• Bearbeitung Eigentümerverwaltungen (m/w/d)
• Unterstützung der Dauerparkerabteilung
• Unterstützung der Geschäftsleitung

Ihre Qualifikationen:
• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Freundliche und kommunikativ starke Persönlichkeit
• Organisationsgeschick
• Ergebnisorientierte, selbstständige Arbeitsweise
• Eigeninitiative
• Fachrelevante Praxiskenntnisse
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Produkten
• Umgang mit internen unternehmensspezifischen Softwareprogrammen

• Betriebliche Altersvorsorge
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "direkt bewerben" klicken!

Menschen und Technologien zu verbinden, den Perfect Match für unsere Kunden zu gestalten, immer die richtigen Expert:innen für die jeweilige Herausforderung zu finden - das ist unser Anspruch bei FERCHAU und dafür suchen wir dich: als ambitionierte:n Kolleg:in, der:die wie wir Technologien auf die nächste Stufe bringen möchte. Wir realisieren spannende Projekte für namhafte Kunden in allen Technologiebereichen und für alle Branchen und überzeugen täglich mit fundierter Expertise und fachlichem Know-how.

Team- und Projektassistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Dein Verantwortungsbereich

- Unterstützung in administrativen und organisatorischen Belangen
- Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
- Erstellung von Präsentationen, Reports und Analysen
- Pflege und Aktualisierung von Unternehmensdokumenten und -prozessen
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Allgemeine Büroorganisation und -managementaufgaben

Deine Benefits bei uns

- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Betriebliche Altersvorsorge
- Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Sonderurlaub für wichtige private Anlässe, z. B. Hochzeit, Umzug, Geburt
- Satte Rabatte mit Einkaufsvergünstigungen, z. B. bei Reisen, Elektronik oder Autos
- Spannende und abwechslungsreiche Projekte bei innovativen Unternehmen

Ihre Qualifikationen:

Dein Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Position von Vorteil
- Erste Erfahrung im oberen und mittleren Management sowie Berufserfahrung in vergleichbarer Position von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Unser Angebot ist wie für dich gemacht? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung - gern online oder per E-Mail unter der Kennziffer VA25-04054-S bei Frau Mediha Coskun. Wir matchen: dein Potenzial und unsere Möglichkeiten. Challenge accepted? Starten wir gemeinsam das nächste Level und entwickeln die Zukunft!

Ihre Aufgaben:

- Sachbearbeitung Datenmanagement
- Datenerfassung
- Datenkontrolle
- Erfasungstätigkeiten
- Stammdatenpflege

Ihre Qualifikationen:

- Der Umgang mit MS-Office ist für Dich selbstverständlich
- Du kannst Dich gut in neue Systeme, Techniken und Sachverhalte einarbeiten
- Gute rhetorische Kenntnisse in Wort und Schrift zeichnen Dich aus
- Du bist gewissenhaft, sorgfältig, flexibel und hast eine hohe Einsatzbereitschaft
- Du hast Lust eigenverantwortlich in einem Team zu Arbeiten und freust Dich darauf mitgestalten zu können
- Eine abgeschlossene Ausbildung

Ihre Vorteile:

- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima
- Flache Hierarchien
- Hoch moderner, top ausgestatteter Arbeitsplatz
- Homeoffice-Möglichkeit
- Spannendes Projekt

Über Hays:

Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.