Verwaltungsmitarbeiter:in Projektcontrolling Drittmittelbereich (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation)

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzen-forschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversi-tären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Am Institut für Physikalische Chemie der Chemisch-Geowissenschaftlichen Fakultätist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Verwaltungsmitarbeiter:in

in Vollzeit (100% / 40 Wochenstunden) befristet bis zum 31.03.2026 zu besetzen.

Das Institut für Physikalische Chemie ist ein Spektroskopie-orientiertes Forschungsinstitut mit dem Fokus auf der Entwicklung, Anwendung und theoretischen Beschreibung innovativer Analyseverfahren, in dessen Verwaltungsbereich Sie eingebunden werden und für ein internationales Team aus Forscher:innen und Dozent:innen zuständig sind.

Ihre Aufgaben:

- Sie entlasten die Institutsleitung und die Projektleiter:innen von Organisationsaufgaben und Aufgaben des Projektcontrollings (u. a. Finanz- und Sachmittelverwaltung wie Bewirtschaftung von Drittmittel- und Haushaltskonten, Überwachung der Mittelbestände, Auslösen von Bestellungen, Bearbeitung von Rechnungen, Reklamationen)
- Sie unterstützen bei der internen und externen Projektdokumentation (u. a. Koordination von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen)
- Die Koordination von Personalangelegenheiten gehört zu Ihren Arbeitsaufgaben (u. a. Bearbeitung von Einstell- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Unterstützung von internationalen Mitarbeitern bei der Klärung von Einreisemodalitäten)
- Empfang von (inter-)nationalen Forschenden und Gästen auch in englischer Sprache
- Sie steuern und stimmen interne und externe Kommunikation ab
- Teilweise selbstständige Schreibarbeiten und Korrespondenzen
- Verwaltungstechnische Organisation des Arbeitsbereiches

Ihr Profil:
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohe Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit, sowie soziale Kompetenz
- Selbstständige, proaktive, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- Fundierte Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
- Souveräne Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office-Programme (insbesondere Excel)
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im nationalen und internationalen Bestellwesen gemäß den gültigen Vergaberichtlinien sind wünschenswert, können aber auch im Rahmen der Tätigkeit erlernt werden
  
Unser Angebot:
- Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9a inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung (falls zutreffend!)
- eigenverantwortliches Arbeiten bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens mit abwechslungsreichen Tätigkeitsfeldern
- Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
- Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12

Die Einstellung erfolgt befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung.

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 28.02.2025 über unser Onlineformular.                                                            

Online Bewerbung (https://jobs.uni-jena.de/1b2sb)

Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen (https://www.uni-jena.de/stellenmarkt?info=1)

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzen-forschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversi-tären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit über 17.000 Studierenden und mehr als 10.000 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

In der Abteilung Finanzsteuerung ist im Rahmen einer Nachfolge im Bereich Drittmittelverwaltung zum
nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als  

Verwaltungsmitarbeiter:in Projektcontrolling Drittmittelbereich

in Vollzeit (40 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

Das Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung ist für die Verwaltung der der Friedrich-Schiller-Universität Jena zur Verfügung stehenden Haushalts- und Drittmittel, den zentralen Einkauf, das Rechnungswesen und die Finanzberichterstattung für alle wissenschaftlichen und verwaltenden Einrichtungen der Universität Jena zuständig.

Ihre Aufgaben:

- Sie verwalten Förderprojekte verschiedener Mittelgeber (z.B. insbesondere DFG, BMBF und Stiftungen) unter der Berücksichtigung der jeweiligen Bewilligungsbedingungen.
- Sie führen die Projektakten (Verträge, Nebenbestimmungen, Schriftverkehr u. ä.) und pflegen die Stammdaten.
- Sie arbeiten eng mit den jeweiligen Projektleiter:innen zusammen und beraten diese fachlich.
- Sie überwachen die Projektausgaben und -einnahmen.
- Sie erstellen bedarfsgerechte Mittelabforderungen.
- Sie erstellen die projektbezogenen Verwendungsnachweise.
- Sie organisieren und begleiten Prüfungsvorgänge durch die Mittelgeber:innen bzw. andere Prüfinstanzen.

Ihr Profil:

- Sie haben erfolgreich eine kaufmännische Berufsausbildung oder eine Ausbildung im Verwaltungsbereich absolviert oder verfügen über vergleichbare Fachkenntnisse durch mehrjährige Berufserfahrung.
- Sie bringen einschlägige praktische Erfahrung im kaufmännischen Rechnungswesen mit.
- Sie haben gute, anwendungsbereite Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere fortgeschrittene Excel-Kenntnisse.
- Erfahrungen im kameralen Rechnungswesen sowie im Projektcontrolling und im Zuwendungsrecht sind wünschenswert.
- Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung in der Anwendung von SAP (4HANA).
- Sie zeichnen sich durch eine selbständige und serviceorientierte Arbeitsweise aus und verfügen über eine hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit.
- Wir setzen ein Sprachniveau von mindestens C1 in Deutsch voraus, um die Kommunikation im Arbeitsumfeld sicherzustellen.

Unser Angebot:

- **** Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
- Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder mit Gestaltungsspielraum
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
- Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
- Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12

**** Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeit-wunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Bewerben Sie sich jetzt: Auch wenn Sie noch nicht alle Anforderungen mitbringen, zählt Ihre Motivation für uns! Bitte bewerben Sie sich bis zum 28.02.2025 über unser Onlineformular.            

Online Bewerbung (https://jobs.uni-jena.de/3xcbd)



Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen (https://www.uni-jena.de/stellenmarkt?info=1)

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzen-forschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversi-tären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit über 17.000 Studierenden und mehr als 10.000 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

An der Professur für Angewandte Ethikist zum 01.04.2025 eine Stelle als

Teamassistenz

in Teilzeit (50% / 20 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

Als Teamassistenz an der Professur für Angewandte Ethik/Bereich Ethik in den Wissenschaften/Ethikzentrum unterstützen Sie das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Durch Ihre Tätigkeit sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf am Lehrstuhl und tragen durch eine effiziente Verwaltung und Entlastung des Teams zu einem produktiven Arbeitsumfeld bei. Zudem ermöglichen Sie durch Ihre Arbeit den Austausch zwischen Studierenden, Forschenden und externen Fachkundigen, was Lehre und Forschung im Bereich der Angewandten Ethik fördert. Der Lehrstuhl ist eng mit dem Institut für Geschichte, Theorie und Ethik der Medizin verzahnt. Die Bereitschaft zur Einarbeitung in Aufgaben dieses Instituts wird erwartet.

Ihre Aufgaben:

- Allgemeine Büroorganisation: Sie sichten und leiten Post sowie E-Mails weiter, nehmen Anrufe entgegen und geben Auskünfte. Sie erledigen Schreibarbeiten, Korrespondenz und organisieren Termine in Deutsch und Englisch. Zudem führen Sie die Urlaubskartei, erfassen Krankmeldungen und erledigen Kopier- sowie Scanaufgaben. Sie unterstützen das Team bei der Organisation von Dienstreisen, von der Buchung bis zur Einpflege in SAP.
- Verwaltungstechnische Mitarbeit in Lehre und Forschung: Sie übernehmen unter anderem die vorbereitenden Arbeiten für die Einstellung und Weiterbeschäftigung von Mitarbeitenden, indem Sie Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträge ausfüllen, zusammenstellen und an die Personalabteilung weiterleiten. Außerdem sind Sie für die Betreuung der Assistentinnen und Assistenten zuständig. Sie stellen sicher, dass alle relevanten Dokumente korrekt und fristgerecht bearbeitet werden.
- Verwaltung Finanzmittel / Rechnungswesen / Beschaffung: Sie verwalten die Finanzmittel und überwachen die Haushaltsmittel sowie die Drittmittelkonten. Sie prüfen Rechnungen, stellen die erforderlichen Unterlagen zusammen und kontrollieren das Budget. Zu Ihren Aufgaben gehören auch die Bedarfsermittlung, Bestellung und Kontrolle der Lieferungen sowie die Inventarverwaltung.

Ihr Profil:

- Erfahrung in administrativen und organisatorischen Aufgaben erforderlich
- Fundierte Kenntnisse der Angewandten Ethik, idealerweise durch ein entsprechendes Studium/ Weiterbildung, z. B. in Philosophie
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Nachweis über B2 und höher bzw. Muttersprache), sicher im Umgang mit fachspezifischen Begriffen in beiden Sprachen
- Erfahrung mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) notwendig; Erfahrung mit SAP und SPSS von Vorteil

Unser Angebot:

- Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
- Die Chance, in einer modernen und zugleich traditionsreichen Volluniversität zukunftsweisende Entwicklungen mitzugestalten
- Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
- Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 28. Februar 2025 über unser Onlineformular.                                                

Online Bewerbung (https://jobs.uni-jena.de/ubonm)



Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen (https://www.uni-jena.de/stellenmarkt?info=1)

So beginnst Du mit uns bei Akzent:
Umstieg, Einstieg oder Wiedereinstieg, Ausbildung, befristete Jobs oder unbefristete Festanstellung in Teilzeit oder Vollzeit – wir machen viel mehr möglich, als Du vielleicht erwartet hast.

Kaufmännischer Angestellter (m/w/d)

Standort: Jena
Anstellungsart(en): Vollzeit

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Apolda, Jena, Weimar oder Rudolstadt und Umgebung suchen wir Dich als kaufmännischer Angestellter (m/w/d)



Freu Dich auf:  

- Jobwechsel! Übernahme deines alten Urlaubsanspruches, sowie Verkürzung der Probezeit auf 3 Monate
- exklusive Mitarbeiterrabatte in verschiedenen Kategorien
- Weiterbildung und Qualifizierung über unseren Partner BBQ
- bei ehrenamtlicher Tätigkeit 2 Tage extra Urlaub im Jahr
- kein PKW? Wir bieten Dir ein Jobbike!



Deine Aufgaben:

- Allgemeine Büroaufgaben erledigen
- Schriftverkehr mit Kunden, Postein- und ausgang, Ablage verwalten
- Kenntnisse in der Sachbearbeitung, Fakturierung und Büroorganisation



Was Dich auszeichnet:

- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder adäquate Berufserfahrung
- sicherer Umgang mit MS-Office
- selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise





Jetzt fehlt nur noch ein Schritt – bewirb Dich gleich per Mail oder telefonisch unter 03641-3470235.

Gerne kannst Du uns mit deinen Bewerbungsunterlagen in unserer Niederlassung besuchen, auch ohne Termin.



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Franziska Neumann

Personalberaterin

Akzent Personaldienstleistungen GmbH
Markt 2
07743 Jena

Tel: 03641 3470235

Mobil: 0157 737 37 299
[email protected]
www.akzent-personal.de

Abteilung(en): Kaufmännisch
Art(en) des Personalbedarfs: Neubesetzung
Tarifvertrag: BAP
Entgeltgruppe: ab 4

Für unser Unternehmen in Jena suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n zuverlässige/n und motivierte/n Kaufmann/-frau für Bürokommunikation (m/w/d).

Ihre Aufgaben umfassen die typischen Bereiche:

- Büro- und Verwaltungsarbeiten
- Büroorganisation
- Korrespondenz
- Telefon- und Kundenempfang
- Auftragserfassung/-verwaltung

Zu unseren Hauptanforderungen zählen Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei verschiedenen, gleichzeitig zu bearbeitenden Aufgaben stets den Überblick zu behalten.

Es handelt sich um eine unbefristete Arbeitsstelle, die idealerweise in Vollzeit besetzt werden soll. Sofern Sie jedoch eine Arbeitsstelle in Teilzeit suchen, ist dies ebenfalls möglich. Die Arbeitszeiten können zudem individuell abgestimmt werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail ([email protected]) oder postalisch.

Für unser Unternehmen in Jena suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Sachbearbeiter/in für die Auftragsbearbeitung im Vertriebsinnendienst (m/w/d) in Vollzeit oder auch Teilzeit.

Ihre Aufgaben umfassen die folgenden Bereiche:

- Auftragserfassung
- Auftragsnachkontrolle
- Anlage und Verwaltung Kundendatenbank

Idealerweise zählt Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei verschiedenen, gleichzeitig zu bearbeitenden Aufgaben stets den Überblick zu behalten zu Ihren Stärken.

Es handelt sich um eine unbefristete Arbeitsstelle, die idealerweise in Vollzeit besetzt werden soll. Sofern Sie jedoch eine Arbeitsstelle in Teilzeit suchen, ist dies ebenfalls möglich. Die Arbeitszeiten können zudem sehr individuell abgestimmt werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail ([email protected]) oder postalisch.

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzen-forschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversi-tären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit über 17.000 Studierenden und mehr als 10.000 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Im Personalrat der Friedrich-Schiller-Universität Jenaist zum 01.03.2025 eine Stelle als

Teamassistenz

in Vollzeit (40 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

Der Personalrat nimmt die Anliegen und Interessen der Beschäftigten auf kollektiver Ebene gegenüber der Dienststellenleitung wahr. Er ist Repräsentant der Gesamtheit aller Universitätsbeschäftigter (außer UKJ).

Ihre Aufgaben:

- Front Office des Personalrates (Erstkontakt für Personen, die sich an den Personalrat wenden)
- verwaltungstechnische Organisation der Arbeitsbereiche (u. a. Schreibarbeiten/Korrespondenz, allgemeine Auskunftserteilung, Ablage, Büroorganisation, Terminplanung)
- Unterstützung der Vorstandsarbeit
- Finanz- und Sachmittelverwaltung
- Planung und Abrechnung von Dienst- und Weiterbildungsreisen
- Organisatorische Vorbereitung und Begleitung von Beratungen, Veranstaltungen (Raum- und Terminorganisation, Erstellen u. Versenden von Einladungen, Zusammenstellen der Unterlagen)
- Protokollführung während der wöchentlichen Sitzungen
- Mitwirkung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit (u.a. Homepagebetreuung, Newsletter, Info-Material, Präsentationen)
- Unterstützung der Jugend- und Auszubildendenvertretung sowie des Assistentenrates
- Mitwirkung und Unterstützung bei den Wahlen zur Jugend- und Auszubildendenvertretung und zur Personalvertretung

Ihr Profil:

- abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (bspw. als Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement) bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- hohe Einsatzbereitschaft und Lernfähigkeit in einem sich wandelnden Aufgabengebiet
- grundlegende Kenntnisse in Verwaltungsangelegenheiten
- Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
- sehr gute Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Officeprogramme (Word, Excel, PowerPoint)
- praktische Kenntnisse des universitären ERP-Systems (SAP) und des universitären Bewerbungsportal BITE
- Kenntnisse in der Gestaltung/Pflege von Webseiten
- sehr gute Kenntnisse der Strukturen der Universität
- Kommunikations- und uneingeschränkte Teamfähigkeit
- freundliches und professionelles Auftreten
- Engagement, Flexibilität und Freude am Mitdenken
- Zuverlässigkeit, Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion

Unser Angebot:

- Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12
- Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm und individuelle Entwicklungs- und Qualifizierungsmaßnahmen
- Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)

Ihre Einstellung erfolgt unbefristet.

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden).

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 10.01.2025 über unser Onlineformular.

Online Bewerbung (https://jobs.uni-jena.de/8nfvm)


Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen (https://www.uni-jena.de/stellenmarkt?info=1)

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzen-forschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Die Universität prägt maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Im Präsidium der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist zum nächstmöglichen Termin eine Stelle als

Teamassistenz

in Vollzeit (100% / 40 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

Im Team der Vizepräsidentin für Universitätskultur und Engagement und des Vizepräsidenten für Forschung und Innovation haben Sie die Chance, an der Weiterentwicklung der größten Universität Thüringens mitzuwirken!

In enger Zusammenarbeit mit engagierten Kolleg:innen aus der Universitätsleitung, den Fakultäten und Dezernaten sowie Partner:innen aus Politik, Kultur und Wirtschaft gestalten Sie die Zukunft der Spitzenforschung und Universitätskultur aktiv mit. Sie tragen dazu bei, die Forschungsaktivitäten der Universität weiter auszubauen und die vielfältigen Netzwerke für Innovation und Engagement zu stärken.

Ihre Aufgaben:

Werden Sie ein unverzichtbares Mitglied unseres Teams und übernehmen Sie abwechslungsreiche Aufgaben:

- Terminmanagement: Halten Sie den Überblick und koordinieren Sie reibungslos alle Termine.
- Organisation von Besprechungen und Events: Ob Einladungen, Videokonferenzen oder Teilnehmermanagement – Sie sind die Schaltzentrale der Organisation.
- Gremienunterstützung: Begleiten Sie die Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und halten Sie die Kommunikation auf Kurs.
- Assistenz- und Sekretariatsaufgaben: Von der Büroorganisation bis zur Reiseplanung und -abrechnung: Sie sorgen dafür, dass alles rund läuft.
- Finanzverwaltung im SAP: Behalten Sie die Übersicht über Haushalts- und Drittmittel und sorgen Sie für die nötige Materialbeschaffung.
- Personalangelegenheiten: Von Krankmeldungen bis zur Urlaubskartei – Sie unterstützen uns in allen personalrelevanten Themen.
- Dokumentenmanagement und digitale Ablage: Sorgen Sie für eine gut organisierte Aktenstruktur – sowohl digital als auch physisch – und gewährleisten Sie einen reibungslosen Informationsfluss.
- Betreuung der Webseite und Unterstützung bei Präsentationen: Pflegen Sie Inhalte auf der Webseite und unterstützen Sie bei der Erstellung und Gestaltung von Präsentationen für interne und externe Veranstaltungen.

Ihr Profil:

- Eine abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich, z. B. als Fachkraft für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse und grundlegende Englischkenntnisse
- Erfahrungen in der Finanzmittelverwaltung, idealerweise SAP-Kenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS-Office und Videokonferenztools
- Hohe Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Belastbarkeit
- Eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Unser Angebot an Sie:

- Tarifgebundene Vergütung: Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), Entgeltgruppe 6 entsprechend den persönlichen Voraussetzungen inkl. Jahressonderzahlung. Entwicklungsmöglichkeit für höhere Entgeltgruppen bei Übernahme entsprechender Tätigkeiten.
- Abwechslungsreiche Aufgaben: Erleben Sie täglich neue Herausforderungen und spannende Projekte.
- Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung: Bringen Sie Ihre Ideen ein und gestalten Sie Ihre Arbeit mit.
- Attraktiver Arbeitsort: Arbeiten Sie in der Lichtstadt Jena mit exzellentem Freizeit- und Erholungswert.
- Umfangreiche Sozialleistungen: Vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge und vieles mehr.

Vielfalt und Chancengleichheit sind uns wichtig! Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 10.01.2025 über unser

Onlineformular.

Online Bewerbung (https://jobs.uni-jena.de/w7k1h)

Für Rückfragen können Sie sich gerne per E-Mail an [email protected] wenden.

Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen