Verwaltungsangestellte/r (m/w/d), Ref. Nr. 106/03 (Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung)

Die 1607 gegründete Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ist eine traditionsreiche Forschungsuniversität. Inspiriert von der Neugier auf das Unbekannte ermöglichen wir rund 26.500 Studierenden und 5.700 Beschäftigten, Wissenschaft für die Gesellschaft voranzutreiben. Gehen Sie zusammen mit uns neue Wege und schreiben Sie Erfolgsgeschichten – Ihre eigene und die der Universität.

Unterstützen Sie uns ab 01.04.2025 unbefristet in Vollzeit als

Verwaltungsangestellte/r (m/w/d)

Die Stelle ist dem Institut für Kunstpädagogik am Fachbereich Sozial- und Kulturwissenschaften zugeordnet. Bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-H.

Ihre Aufgaben im Überblick

- Allgemeine Verwaltungs- sowie Organisationsaufgaben am Institut für Kunstpädagogik (Dokumenten­verwaltung, Terminüberwachung, Krank- und Gesundmeldungen, Urlaubsanträge etc.)
- Mithilfe bei der Organisation und Durchführung von Tagungen und Kulturveranstaltungen
- Administrative Betreuung der Mitarbeiter(innen), Lehrbeauftragten und Hilfskräften
- Vorbereitung von personalbezogenen Anträgen an das Dekanat
- Überprüfung und Haushaltsführung der Konten des Instituts mittels SAP
- Einpflegen von Lehrveranstaltungen in das elektronische Vorlesungsverzeichnis, Noten- und Prüfungs­verwaltung (FlexNow, Stud.IP)
- Erledigung der anfallenden Korrespondenz; Sicherung der reibungslosen Kommunikation zwischen dem Institut, Verwaltung, Studierenden und Gästen

Ihre Qualifikationen und Kompetenzen

- Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Berufs­ausbildung
- Sie haben gute Kenntnisse in den Office-Programmen
- Sie sind bereit, sich intern weiterzubilden (Verwaltungssoftware u.a.)
- Sie beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift
- Sie verfügen über Organisationstalent, arbeiten eigenständig und strukturiert, sind aufgeschlossen und teamfähig

Unser Angebot an Sie

- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten
- Eine sehr kollegiale Atmosphäre in einem kunstinteressierten Team
- Die kostenlose Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (LandesTicket Hessen)
- Mehr als 100 Seminare, Workshops und E-Learning-Angebote pro Jahr zur persönlichen Weiterbildung sowie vielfältige Gesundheits- und Sportangebote
- Eine Vergütung nach TV-H, betriebliche Altersvorsorge, Kinderzulage sowie Sonderzahlungen
- Die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Zertifikat „audit familiengerechte hochschule“)

Für weitere Rückfragen steht Ihnen Herr Prof. Martin Schepers per E-Mail ([email protected] (https://mailto:[email protected]) ) gerne zur Verfügung.

Die JLU versteht sich als eine familiengerechte Hochschule. Bewerberinnen und Bewerber mit Kindern sind willkommen. Ehrenamtliches Engagement wird in Hessen gefördert. Soweit Sie ehrenamtlich tätig sind, wird gebeten, dies in den Bewerbungsunterlagen anzugeben, wenn das Ehrenamt für die vorgesehene Tätigkeit förderlich ist. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Eine Teilung der Stelle in zwei Halbtagsstellen ist nach dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz grundsätzlich möglich.

Sie wollen mit uns neue Wege gehen?

Bewerben Sie sich über unser Onlineformular (https://www.uni-giessen.de/de/ueber-uns/karriere/bewerbung) bis zum 11.02.2025 unter Angabe der Referenznummer 106/03. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Personalverwaltung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büroorganisation, Büromanagement

Die 1607 gegründete Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ist eine traditionsreiche Forschungsuniversität. Inspiriert von der Neugier auf das Unbekannte ermöglichen wir rund 26.500 Studierenden und 5.700 Beschäftigten, Wissenschaft für die Gesellschaft voranzutreiben. Gehen Sie zusammen mit uns neue Wege**** und schreiben Sie Erfolgsgeschichten – Ihre eigene und die der Universität.

Unterstützen Sie uns ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt befristet für die Dauer der Mutterschutzfrist und der sich daran anschließenden Elternzeit (voraussichtlich für 15 Monate) in Teilzeit (70 %) als

Verwaltungsangestellte/r (m/w/d)

mit Schwerpunkt im kaufmännischen Bereich

Die Stelle ist dem Institut für Geschichte, Theorie und Ethik der Medizin am Fachbereich Medizin zugeordnet. Bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-H.

Ihre Aufgaben im Überblick

- Finanzverwaltung und -planung, Rechnungsstellungen, Budgetüberwachungen und Drittmittelver­waltung
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben mit Korrespondenz in deutscher Sprache, einschließlich Termin­planung
- Mitarbeit bei der Personalverwaltung
- Erstellung von Reiseanzeigen und Übermittlungen, Reisekostenabrechnungen
- Mitarbeit bei der Administration in der Lehre, Notenübermittlung, Korrespondenz und Koordination mit den beteiligten Lehrenden und Studierenden
- Mitarbeit bei der Pflege der Instituts-Website und e-Learning-Plattform

Ihre Qualifikationen und Kompetenzen

- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder entsprechende Berufserfahrung aus dem Büro- und Verwaltungsbereich mit kaufmännischem Schwerpunkt
- Erfahrung in Organisation und Durchführung von allgemeinen Sekretariatsaufgaben
- Sehr gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Textverarbeitung (Word) und Tabellenkalkulation (Excel) und gängigen Verwaltungssoftwarepaketen sowie Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiter­bildung für die redaktionelle Betreuung und Weiterentwicklung der Website (Plone) und der digitalen Plattformen für e-Learning und Lehrveranstaltungsadministration (k-Med und Flex-Now) des Instituts
- Im besten Fall Erfahrung in der Drittmittelverwaltung an Universitäten oder sonstigen Forschungs­einrichtungen
- Eigeninitiative und -verantwortung, Zuverlässigkeit, Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Teamgeist und freundlicher Umgang mit Menschen sind für Sie selbstverständlich

Unser Angebot an Sie

- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten
- Die kostenlose Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (LandesTicket Hessen)
- Mehr als 100 Seminare, Workshops und E-Learning-Angebote pro Jahr zur persönlichen Weiterbildung sowie vielfältige Gesundheits- und Sportangebote
- Eine Vergütung nach TV-H, betriebliche Altersvorsorge, Kinderzulage sowie Sonderzahlungen
- Die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Zertifikat „audit familiengerechte hochschule“)

Für weitere Rückfragen steht Ihnen Herr Prof. Dr. Michael Knipper telefonisch (0641/99-47701) oder per E-Mail [email protected] (https://mailto:[email protected])   gerne zur Verfügung.

Die JLU versteht sich als eine familiengerechte Hochschule. Bewerberinnen und Bewerber mit Kindern sind willkommen. Ehrenamtliches Engagement wird in Hessen gefördert. Soweit Sie ehrenamtlich tätig sind, wird gebeten, dies in den Bewerbungsunterlagen anzugeben, wenn das Ehrenamt für die vorgesehene Tätigkeit förderlich ist. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Sie wollen mit uns neue Wege gehen?

Bewerben Sie sich über unser Onlineformular (https://www.uni-giessen.de/de/ueber-uns/karriere/bewerbung) bis zum 06.01.2025 unter Angabe der Referenznummer 751/11. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büroorganisation, Büromanagement, Microsoft Office