Assistent* Bürgermeister (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation)

Stellenbeschreibung

 
Öffentliche Stellenausschreibung (08/2025)
Für unsere Stadtverwaltung Mittenwalde suchen wir zum nächstmöglichen
Zeitpunkt einen
Assistent* in Bürgermeister (m/w/d)
Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle.

Ihre Aufgabenschwerpunkte sind:

- Unterstützung des Bürgermeisters in administrativen, organisatorischen und
inhaltlichen Aufgaben
- Eigenständige Bearbeitung des Postein- und –ausgangs
- Telefonmanagement
- Terminmanagement (Überwachung und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen des
Bürgermeisters an Fachbereiche und externe Stellen
- Koordinieren, verwalten und überwachen aller Termine des Bürgermeisters
- Pflege der Wiedervorlagen: Sie stellen sicher, dass Fristen eingehalten
warden, erinnern an ausstehende Rückmeldungen und behalten auch langfristige
Aufgaben im Blick
- Korrespondenz, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen
- Haushaltsplanung und Bewirtschaftung der Haushaltsmittel
- Koordination interner und externer Anfragen
- Betreuung der Städtepartnerschaften sowie Vorbereitung und Begleitung
entsprechender Veranstaltungen und Delegationen (Förderanträge stellen)
- Erstellung von Präsentationen, Reden und Vorlagen
- Öffentlichkeitsarbeit (Jubiläen, Presseanfragen verwalten)
- Protokollführung
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Wahlen
- Öffentlichkeitsarbeit und Mitwirkung bei der Planung von Veranstaltungen

Änderungen und Ergänzungen im Aufgabengebiet und in der Aufgabenzuweisung
bleiben ausdrücklich vorbehalten.
Übernahme von Diensten auch zu ungünstigen Zeiten, wie in den Abend- und
Nachtstunden bzw. bei Sondereinsätzen auch an Sonn- und Feiertagen nach
Absprache.

Sie bringen folgende Kompetenzen mit:

- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung, z. B.
als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar
- Berufserfahrung in Assistenzfunktionen, idealerweise im kommunalen Bereich
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Diskretion und Kommunikationsstärke
- Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
- Selbstständige, strukturierte und teamorientierte Arbeitsweise
- Interkulturelle Kompetenz und Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen im
Rahmen der Städtepartnerschaften von Vorteil
Außerfachliche Anforderungen
- Teamorientierte Sozialkompetenz
- Konstruktive Konfliktfähigkeit
- Loyalität
- selbstständige Arbeitsweise mit Durchsetzungsfähigkeit und Flexibilität
- hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Kommunikations- und Teamfähigkeit
- sicherer Umgang mit den gängigen Office- Produkten (Outlook, Word, Excel)
- Empathie
- Organisationstalent
- Fähigkeit komplexe Sachverhalte auch unter Zeitdruck entscheidungsrelevant
und adressatengerecht aufzubereiten, zu vermitteln und zu präsentieren

Wir bieten:

- bei Vorliegen der Voraussetzungen ist die Eingruppierung in die EG 6 TVöD
VKA vorgesehen
- vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- betriebliche Altersvorsorge
- Jahressonderzahlung
- leistungsorientiertes Entgelt
- Firmenfitness Egym

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer
und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter bzw.
sexueller Orientierung und Identität. Zur Gewährleistung der beruflichen
Gleichstellung von Frauen und Männern freuen
wir uns im Besonderen auf Bewerbungen von Frauen. Schwerbehinderte Menschen
werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt.
Den Bewerbungsunterlagen ist für die Rücksendung ein frankierter Briefumschlag
beizufügen.
Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung stehen, werden nicht erstattet.
Bitte senden Sie uns Ihre aussagekräftige und vollständige Bewerbung unter
Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum01.06.2025 an die
Stadt Mittenwalde
Personalamt
Rathausstraße 8, 15749 Mittenwalde
oder per E- Mail in einer Datei im pdf- Format an: <a href="mailto:[email protected]" rel="nofollow">[email protected]</a>
(es erfolgt keine automatische Eingangsbestätigung)
Bitte beachten Sie die Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten
durch die Stadt Mittenwalde gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO).