Administrative Assistenz (m/w/d) in der Paläoanthropologie (Fachwirt/in - Büro- und Projektorganisation)

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN) wurde 1817 gegründet und zählt zu den wichtigsten Forschungseinrichtungen rund um die biologische Vielfalt. An den zwölf Standorten in ganz Deutschland betreiben Wissenschaftler*innen aus über 40 Nationen modernste Forschung auf internationaler Ebene. Hauptsitz der Gesellschaft ist die Mainmetropole Frankfurt im Herzen Deutschlands. Hier befindet sich auch eine der bekanntesten Senckenberg-Einrichtungen, das Senckenberg Naturmuseum.

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung mit Hauptsitz in Frankfurt am Main sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Abteilung Paläoanthropologie am Standort Frankfurt eine

Administrative Assistenz (m/w/d) in der Paläoanthropologie

Teilzeit (80%)

Ihre Aufgaben

-  Allgemeine Büroorganisation, Terminkoordination und Kalendermanagement der Abteilungsleitung, Aktenführung, Ablagesystematik, inklusive Wiedervorlagen, Dienstreisen und Reisekostenabrechnung, Mithilfe bei Erstellung von Vertragsentwürfen, -laufzettel (z.B. Leihverträge, Kooperationsverträge)
- Unterstützung der Abteilung in allen anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben, u.a. Buchhaltung inklusive Überwachung und Abstimmung der Buchungen im Kernhaushalt sowie der Drittmittelkonten in SAP, Abteilungsbestellwesen, Recherchearbeiten und Angebotseinholung, Bearbeitung des Postein- und Postausganges
- Interne und externe Kommunikation, u.a. mit SGN zentralen Verwaltungseinheiten, Instituten und Abteilungen, insbesondere bei der Abwicklung von Projekten zwischen Projektleitung, Drittmittel- und Finanzabteilung.
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Tagungen und Besprechungen und die adäquate Erstellung von Arbeits- und Sitzungsunterlagen sowie Präsentationen
- Mitarbeit bei der infrastrukturellen Konzeption, Raum- und Arbeitsplatzplanung, Organisation und admin. Abwicklung von (internationalen) Forschungs- und Kooperationsprojekten, sowie Vortrags- und Veranstaltungsorganisation für (internationale) Fachtagungen, Besuchsprogramme und Workshops, englische Kommunikation mit internen und externen internationalen Institutionen und Personen
- Unterstützung bei strategischen Prozessen und Konzeptentwicklungen, Koordination/Terminierung der Abteilungssitzungen und anderen internen Arbeitsgruppen-Besprechungen
- Dokumentations- und Berichtswesen; Berichterstattung an den Zuwendungsgeber (BadZ): jährliche Zusammenstellung und Eingabe der übergeordneten Abteilungsdaten in die Datenbank
- Betreuung von Gästen, Gastwissenschaftlern, Ansprechpartnerin für Praktikanteninnen, Studierende, Doktoranden*innen und Postdocs (Beratung und Coaching in administrativen Angelegenheiten)

Ihre Qualifikationen
-  Berufsausbildung als Fachwirt*in für Büro- und Projektorganisation, eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, oder eine gleichwertige Ausbildung in Büro- oder Projektmanagement in wissenschaftlichen Einrichtungen oder Universitäten.
- Erfahrungen in der selbständigen Koordination von Projektprozessen in der Wissenschaft und Kommunikation.
- Gute Kenntnisse im Büromanagement mit Bezug in wissenschaftlichen Forschungsbetrieben oder universitären Einrichtungen.
- Bewusstsein im vertraulichen Umgang mit sensiblen naturkundlichen und kulturellen  Sammlungsobjekten.
- Gute Kenntnisse in der Anwendung von MS-Office, idealerweise auch SAP-Kenntnisse und die Bereitschaft sich in neue Software-Anwendungen im Bereich Administration und Datenbanken einzuarbeiten.
- Organisationstalent sowie Erfahrung, Affinität und Freude an administrativen Aufgaben.
- Ausgeprägte Sozialkompetenz, hohe Serviceorientierung, Vertrauenswürdigkeit, Organisationsgeschick, ein freundliches Auftreten und Teamfähigkeit, Erfahrung im gepflegten Umgang mit internationalen Gästen, Wissenschaftler*innen und Studierenden.
- Sehr gute Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Ein Führerschein der Klasse B ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.
- Flexibilität und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabenfelder, sowie dem gelegentlichen Einsatz außerhalb der üblichen Arbeitszeiten im Rahmen von Konferenzen, Workshops, Besuchen von Gästen aus dem In- und Ausland oder anderen Veranstaltungen (nach vorheriger Absprache, Zeitumfang von ca. 30 Stunden pro Jahr).
- Grundlegende Kenntnisse im Personalrecht sind ein Vorteil

Wir bieten
- Eine attraktive und herausfordernde Tätigkeit in einem motivierten Team
- Selbstständiges Handeln in einem internationalen und professionellen Umfeld
- Flexible Arbeitszeiten – mobiles Arbeiten - Unterstützung bei Kinderbetreuung oder bei der Pflege von Familienangehörigen (zertifiziert durch das „audit berufundfamilie“) - Dienstausweis in Verbindung mit kostenfreiem Eintritt in städtische Museen - Jahressonderzahlung - betriebliche Altersvorsorge

Ort:                                         Frankfurt

Beschäftigungsumfang:       Teilzeit (80%)

Vertragsart:                          Zunächst befristet für eine Dauer von 2 Jahren; eine Entfristung wird angestrebt  

Vergütung:                            E 8 - Tarifvertrag des Landes Hessen (TV-H)

Senckenberg setzt sich für Vielfalt ein. Wir profitieren von den unterschiedlichen Kompetenzen, Sichtweisen und Persönlichkeiten unserer Mitarbeiterinnen und freuen uns über jede Bewerbung von qualifizierten Bewerberinnen, unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer oder kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung. Bewerber*innen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Senckenberg unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legt großen Wert auf eine gleichberechtigte und inklusive Arbeitskultur.

Sie möchten sich bewerben?

Dann senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, detaillierter Lebenslauf, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse) in elektronischer Form (als zusammenhängende PDF-Datei) bitte unter Angabe der Referenz #01-25031 bis zum 15.05.2025 an [email protected] (https://mailto:[email protected]) oder bewerben Sie sich direkt auf unserer Homepage über das Online Bewerbungsformular.

Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung

Senckenberganlage 25

60325 Frankfurt a.M.

E-Mail: [email protected] (https://mailto:[email protected])

Unser Angebot:

- Attraktives Arbeitsumfeld mit guten Perspektiven
- Tarifliche Entlohnung nach iGZ/DGB Tarif zzgl. Branchenzuschlägen
- Persönliche Einsatzbegleitung und qualifizierte Beratung
- Unser Mitarbeiter-Benefit-Programm Orizon PlusPunkte
- Bis zu 30 Tage Jahresurlaub

Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Für unseren renommierten Kunden aus dem Bankenbereich und bargeldlosem Zahlungsverkehr suchen wir ab sofort einen qualifizierten Mitarbeiter (m/w/d) im Bereich der Projektsteuerung, verbunden mit allen administrativen Aufgaben. Die Position ist ab sofort im Rahmen  einer Elternzeitvertretung in Vollzeit für ein Jahr zu besetzen.  Die Stelle ist zentral in Frankfurt-West zu besetzen. Es erwartet Sie ein moderner Arbeitsplatz in einem kollegialen Team. Sie haben auch die Möglichkeit nach der Einarbeitung tageweise  vom Homeoffice aus zu arbeiten. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgaben:

- Mitwirkung in der Projekt- und Gremienarbeit sowie im gesamten Budgetprozess
- Erstellung und Auswerten von Statistiken sowie die Ableitung von sich daraus ergebenden Präventionsmaßnahmen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen, Vorträgen und Gremiensitzungen
- Erstellung und Durchführung von Präsentationen wie z. B. Anwender-Schulungen und Vorträge
- Unterstützung im Tagesgeschäft bei der Debit-Schadensbekämpfung
- Projektsteuerung über Jira und Confluence
- Entwicklung von Fachkonzepten und der dazugehörigen Implementierung von relevanten Geschäftsprozessen inkl. deren laufender Überprüfung
- Erarbeitung und Kommunikation neuer Anwendungsrichtlinien
- Analysierung von Anforderungen, die sich aus aufsichtsrechtlichen und gesetzlichen Bestimmungen, Markt- und Prüfstandards sowie IT-Erfordernissen ergeben
- Implementierung und Einhaltung der sich daraus ergebenden Maßnahmen

Ihr Profil:

- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sie verfügen über erste Berufserfahrung im Bereich Payment/Banken
- Auch haben Sie Kenntnisse und praktische Erfahrung im Projektmanagement
- Sie haben eine hohe IT-Software Affinität und sind bereit sich in neue Programme einzuarbeiten
- Sie sind versiert und routiniert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
- Idealerweise besitzen Sie Jira und Confluence Kenntnisse
- Sie zeichnen durch sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift aus
- Ihre Arbeitsweise ist geprägt von einer selbstständigen und strukturierten Vorgehensweise sowie einem ausgeprägten Organisationsvermögen
- Zu ihren weiteren Kompetenzen zählen Flexibilität und Belastbarkeit
- Sie sind kommunikativ, stressresistent und fallen durch eine hohe Kunden- und Serviceorientierung auf

Ihr Partner:

Sie sind auf der Suche nach Ihrem Wunschjob? Orizon unterstützt Sie dabei! Mit individueller Beratung und persönlicher Betreuung finden wir für Sie den Job, der am besten zu Ihnen passt.
Orizon gehört zu den fünfzehn größten Personaldienstleistern in Deutschland. Als einer der Marktführer für den deutschen Mittelstand überlassen und vermitteln wir Fach- und Führungskräfte aus allen Berufsfeldern an namhafte Unternehmen. Finden auch Sie mit uns Ihren Platz!

Bewerbung und Rückfragen:

Wir freuen uns auf aussagekräftige Bewerbungsunterlagen unter Angabe der ID-Nummer, gerne per Email über die angegebene Email-Adresse oder als Online-Bewerbung über den Bewerbungs-Button in dieser Anzeige.
Der richtige Job war noch nicht in unseren aktuellen Anzeigen? Wir nehmen auch gerne Initiativbewerbungen an. Wir melden uns, wenn ein Jobangebot passt.
Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst: www.orizon.de/datenschutzvereinbarungen

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Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

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- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen, Vorträgen und Gremiensitzungen
- Erstellung und Durchführung von Präsentationen wie z. B. Anwender-Schulungen und Vorträge
- Unterstützung im Tagesgeschäft bei der Debit-Schadensbekämpfung
- Projektsteuerung über Jira und Confluence
- Entwicklung von Fachkonzepten und der dazugehörigen Implementierung von relevanten Geschäftsprozessen inkl. deren laufender Überprüfung
- Erarbeitung und Kommunikation neuer Anwendungsrichtlinien
- Analysierung von Anforderungen, die sich aus aufsichtsrechtlichen und gesetzlichen Bestimmungen, Markt- und Prüfstandards sowie IT-Erfordernissen ergeben
- Implementierung und Einhaltung der sich daraus ergebenden Maßnahmen

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- Sie sind versiert und routiniert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
- Idealerweise besitzen Sie Jira und Confluence Kenntnisse
- Sie zeichnen durch sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift aus
- Ihre Arbeitsweise ist geprägt von einer selbstständigen und strukturierten Vorgehensweise sowie einem ausgeprägten Organisationsvermögen
- Zu ihren weiteren Kompetenzen zählen Flexibilität und Belastbarkeit
- Sie sind kommunikativ, stressresistent und fallen durch eine hohe Kunden- und Serviceorientierung auf

Ihr Partner:

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Unser Angebot:

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Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Für unseren renommierten Kunden aus dem Bankenbereich und bargeldlosem Zahlungsverkehr suchen wir ab sofort einen qualifizierten Mitarbeiter (m/w/d) im Bereich der Projektsteuerung, verbunden mit allen administrativen Aufgaben. Die Position ist ab sofort im Rahmen  einer Elternzeitvertretung in Vollzeit für ein Jahr zu besetzen.  Die Stelle ist zentral in Frankfurt-West zu besetzen. Es erwartet Sie ein moderner Arbeitsplatz in einem kollegialen Team. Sie haben auch die Möglichkeit nach der Einarbeitung tageweise  vom Homeoffice aus zu arbeiten. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgaben:

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- Erstellung und Auswerten von Statistiken sowie die Ableitung von sich daraus ergebenden Präventionsmaßnahmen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen, Vorträgen und Gremiensitzungen
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