Relocation Assistenz (m/w/d) JOB-ID 25/05 (Fremdsprachenkaufmann/-frau)

Das Leibniz-Institut für Alternsforschung - Fritz-Lipmann-Institut e.V. (FLI) in Jena ist eine von Bund und dem Bundesland Thüringen gemeinsam finanzierte Forschungseinrichtung in der Leibniz-Gemeinschaft. Die international beachteten, hochkompetitiven Forschungsaktivitäten des FLI sind auf die biomedizinischen Ursachen des Alterns ausgerichtet. Wissenschaftler/innen aus ca. 40 Ländern erforschen die molekularen Grundlagen des Alterns und der Entstehung von alternsassoziierten Erkrankungen. Ziel ist es, die Basis für neue Therapieansätze zu schaffen, um die Gesundheit im Alter zu verbessern (www.leibniz-fli.de (https://www.leibniz-fli.de/) ).

Als renommierte Leibniz-Forschungseinrichtung mit internationaler Ausrichtung begrüßen wir regelmäßig Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus aller Welt. Um ihnen einen reibungslosen Start zu ermöglichen, suchen wir eine engagierte Relocation Assistenz (m/w/d) in Teilzeit:

Relocation Assistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

- Unterstützung internationaler Forschender bei der Wohnungs- und Unterkunftssuche
- Beratung und Begleitung bei administrativen Prozessen (Behördengänge, Visa und Aufenthaltserlaubnis, Anmeldung, Bankkontoeröffnung etc.)
- Unterstützung beim Onboarding-Prozess und bei der Integration
- Zusammenarbeit mit Personalabteilung und Teamassistenzen der Forschungsgruppen
- Kommunikation mit Behörden, Vermietern etc.
- Aktualisierung der Informationen zu lokalen Gegebenheiten, Versicherungen und anderen relevanten Themen
- Organisation und Durchführung von Willkommensveranstaltungen und Informationsmeetings
- Pflege von Datenbanken und Dokumentation der Relocation-Prozesse
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Ihr Profil:
- Erforderlich ist eine Sozial- und Methodenkompetenz (Problemanalyse, konzeptionelle und lösungsorientierte Arbeitsweise, Arbeitsmethodik etc.) wie sie i.d.R. durch eine mind. 3 - jährige Ausbildung oder ein Bachelorstudium vermittelt wird, gekoppelt mit nachweisbarem Interesse an Verwaltungsprozessen und interkulturellem Management
- Erfahrung in der Betreuung internationaler Fachkräfte, idealerweise in einer Forschungseinrichtung oder Hochschule
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
- Interkulturelle Kompetenz und Freude am Umgang mit Menschen aus verschiedenen Kulturen
- Organisationsgeschick, eigenständige Arbeitsweise und hohe Serviceorientierung und Professionalität, sowie sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Datenbanken

Sie denken, Ihr Profil passt nicht? Weil Sie zum Beispiel Berufsanfänger/in sind? Beschreiben Sie uns Ihre Motivation und bewerben Sie sich trotzdem!
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Wir bieten:

- Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem motivierten Team, welches Sie bei der Einarbeitung optimal begleitet und unterstützt – sowie ein internationales Arbeitsumfeld, eingebettet in den Beutenberg Campus (https://www.beutenberg.de/home) in Jena
- Arbeitsvertrag entspr. dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) mit langfristiger Perspektive, Teilzeit 20 Wochenstunden, Arbeitszeitmodell 3 oder 4 Tage pro Woche ist möglich
- Vergütung entsprechend TV-L je nach Qualifikation und Erfahrung, zusätzliche Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld) 30 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr, zwei arbeitsfreie Tage am 24./31.12., Leistungsprämiensystem und attraktive betriebliche Altersvorsorge bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- Flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Mobile Arbeit je nach Tätigkeit, ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, welches eine gesunde Work-Life Balance ermöglicht, Betriebliches Gesundheitsmanagement und Dual Career Option (https://www.leibniz-fli.de/de/karriere-am-fli/familie-und-beruf/netzwerke-zu-beruf-und-familie)
- Talente zu fördern, ist uns ein Anliegen: Wir unterstützen bei verschiedenen Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Digitale Lernplattformen mit zahlreichen verschiedenen Online Kursen können genutzt werden

Bewerbung:

Bitte bewerben Sie sich online über unser Bewerbungsportal https://jobs.leibniz-fli.de/pyfwm (https://jobs.leibniz-fli.de/pyfwm)  bis zum 16.03.2025.

Die Auswertung eingehender Bewerbungen erfolgt auf Grundlage der fachlichen Qualifikation. Talente werden unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität bei der Einstellung berücksichtigt.

Das Max-Planck-Institut für Geoanthropologie, gegründet im Sommer 2022, ist eine dynamisch wachsende, hochgradig internationale und interdisziplinäre Forschungseinrichtung. Unsere Forschung konzentriert sich auf die Modellierung und Analyse der Wechselbeziehungen zwischen natürlichen und vom Menschen geschaffenen Systemen. Wir blicken in die tiefe Vergangenheit und in die ferne Zukunft, um zu untersuchen, wie die Menschheit die Entstehung des Anthropozäns vorangetrieben hat – die geologische Periode, in der menschliche Aktivitäten begannen, das Klima und die Ökosysteme unseres Planeten signifikant zu beeinflussen – und wie wir seinen Verlauf noch positiv beeinflussen können.

Die transdisziplinäre Forschung am MPI-GEA wird Forschungsbereiche zusammenführen, die in allen drei wissenschaftlichen Sektionen der MPG vertreten sind: Biologie und Medizin; Chemie, Physik und Technologie; Humanwissenschaften. Entsprechende inter- und transdisziplinäre Forschungsprojekte betreffen z.B. die planetarische Urbanisierung, das globale Nahrungsmittelsystem sowie die globalen Material-, Energie- und Informationsflüsse.

Zur Unterstützung der Arbeit in unseren Abteilungen und Forschungsgruppen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei

Teamassistenzen (w/m/d)

Wir suchen hochmotivierte und begeisterungsfähige Personen mit ausgeprägter Kommunikations- und Sozialkompetenz, die gerne Herausforderungen annehmen und an flexiblen Lösungen arbeiten. Sie werden Teil eines internationalen Teams von Kolleg*innen aus Wissenschaft und Verwaltung.

Sie unterstützen die Leiter*innen der wissenschaftlichen Abteilungen und Forschungsgruppen bei allen administrativen Aufgaben. Dazu zählen Verwaltungsaufgaben wie die Organisation von Sitzungen, Reisen und anderen Veranstaltungen sowie die Kommunikation mit den wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des Instituts. Das Institut bietet ein vielfältiges und multikulturelles Umfeld und empfängt Gäste aus aller Welt.

Diese Positionen sind ideal für Menschen mit ausgeprägtem Organisationstalent, die in der Lage sind, Arbeitsaufgaben effektiv zu priorisieren, kooperativ zu arbeiten und unterschiedliche Arten von Problemen souverän zu lösen.

Ihre Aufgaben:

Administrative, organisatorische und betriebswirtschaftliche Unterstützung der Leitung der Abteilungen und Forschungsgruppen bei einem breiten Spektrum von Aktivitäten und Planungsanforderungen:

• Organisation von Meetings, Workshops und Konferenzen

• Unterstützung bei der Organisation von Reisen

• grundlegende administrative Aufgaben, z.B. Beantwortung von E-Mails und Anfragen, Terminplanung, Versand von Mitteilungen, Buchung von Räumen, Verwaltung der Kalender und der Webseiten, Ablage und Organisation von Dateisystemen

• Unterstützung ausländischer Mitarbeiter*innen und Gäste bei der Wohnungssuche, der Erfüllung der Aufenthaltsbestimmungen sowie bei administrativen und verwandten Angelegenheiten in enger Zusammenarbeit mit dem Internationalen Büro des Instituts

• Bearbeitung von Kaufanfragen und Spesenabrechnungen

• Kleinere Übersetzungen (Deutsch/Englisch und Englisch/Deutsch)

• Vernetzung mit den wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des Instituts

• Erstellung detaillierter Meetingprotokolle in englischer und deutscher Sprache

Ihre Qualifikationen:

• Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär*in und/oder andere qualifizierende Berufsabschlüsse

• Erfahrung in den Bereichen Sekretariat, persönliche Assistenz, Büroleitung und Organisation

• verhandlungssichere Kenntnisse in Wort und Schrift sowohl in Englisch als auch in Deutsch

• sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

• gute Organisationsfähigkeiten, hohe Eigenmotivation und Teamorientierung

• absolute Zuverlässigkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Initiative zu ergreifen

• Offenheit und Interesse am Erlernen neuer Aufgaben und Fähigkeiten

• Fähigkeit zum Multitasking, zu kreativen Problemlösungen und zur Einhaltung von Fristen

Von Vorteil sind zusätzlich:

• frühere Erfahrungen in einem wissenschaftlichen Umfeld

• Kenntnisse lokaler Strukturen und Angebote

Unser Angebot:

Wir bieten Ihnen ein auf zunächst 2 Jahre befristetes Arbeitsverhältnis in Voll- oder Teilzeit (mindestens 25h/Woche) und ein attraktives Gehalt gemäß TVöD Bund entsprechend dem konkreten Aufgabenzuschnitt und Ihren persönlichen Voraussetzungen bis zur EG 8 sowie eine zusätzliche Jahressonderzahlung. Sie haben Anspruch auf 30 Tage Urlaub sowie arbeitsfrei am 24. und 31.12. Wir bieten außerdem attraktive und familienfreundliche Gleitzeit- und Home-Office-Regelungen an. Eine betriebliche Altersvorsorge (VBL), ein Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket, die Möglichkeit zur Weiterbildung sowie Sprach- und Gesundheitskurse runden unser Angebot ab.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Wir setzen uns für die Förderung von Vielfalt ein und treten aktiv gegen Vorurteile aufgrund von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Religion und anderen Komponenten der Identität ein. Für unser Engagement wurden wir 2023 erstmalig mit dem TOTAL E-QUALITY-Prädikat ausgezeichnet.

Die Max-Planck-Gesellschaft engagiert sich für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist nach dem Audit "berufundfamilie" zertifiziert.

Ihre Bewerbung:

Bitte nutzen Sie den folgenden Link, um Ihre Bewerbung bis zum 25.02.2025 abzuschicken:

https://bewerbermanagement.net/jobposting/537577e91f1ec2c1185218e59007ac98a9b97ce30 (https://bewerbermanagement.net/jobposting/537577e91f1ec2c1185218e59007ac98a9b97ce30)

Haben Sie weitere Fragen zu dieser Stellenausschreibung? Bitte wenden Sie sich ab 10.02.2025 an Yvonne Zeng-Salomon unter [email protected].

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Fremdsprachenkorrespondenz
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Dolmetschen, Übersetzen, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Kundenberatung, -betreuung