Teamassistenz HR (m/w/d) (Bürokaufmann/-frau)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Kaufmännischen Allrounder (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit am Standort Quickborn.

Aufgaben:

- Planung und Terminierung von Wartungsterminen
- Koordination und Anmeldung der Wartungs- und Servicetermine mit unseren Kunden
- Vorbereitung der Wartungsanlagen für die Servicetechniker
- Betreuung der Wartungen und Unterstützung der Servicetechniker vom Büro aus
- Kontrolle der Wartungsberichte und vorbereiten zur Rechnung und zur Angebotserstellung bei Mängeln
- Erstellung von Wartungsverträgen
- Betreuung von Wartungsvertragskunden
- Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen

Ihr Profil:

- Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, gerne in einem Handwerksbetrieb
- Selbständige, organisierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Teamgeist, Loyalität und Flexibilität
- Schnelle Auffassungsgabe und technisches Verständnis
- Eine gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit dem PC und gute MS-Officekenntnisse
- Eine hohe Dienstleistungs- und Kundenorientierung und ein freundliches, zugewandtes Auftreten
- Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen

Benefits:

- Betriebliche Krankenzusatzversicherung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Jobrad mit Übernahme der gesamten Kosten (bis 4.000,-€ Kaufpreis)
- gutes Arbeitsklima
- kollegialer Umgang
- Weiterbildungen / Schulungen
- 40 Stunden-Woche (VZ), 30 Stunden-Woche (TZ)


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Produktionsplanung, Reklamationsbearbeitung, Projektmanagement
Erweiterte Kenntnisse: Büromaterialverwaltung, Sachbearbeitung
Expertenkenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Kundenberatung, -betreuung

Ihre Benefits

- Sichern Sie sich ein attraktives Gehalt, das Ihre Kompetenzen und Ihren Einsatz würdigt
- Steigen Sie ein in ein renommiertes Energieunternehmen und Nehmen Sie Ihre Karriereentwicklung in die eigene Hand
- Mit einem Budget fürs Homeoffice-Equipment stellen wir sicher, dass Sie gut aufgestellt sind
- Wenn Sie gerne einkaufen, dann sind Sie bei uns richtig: Entdecken Sie die Shoppingdiscounts bei ausgewählten Partnern auf unserem Unternehmensportal
- Freuen Sie sich auf übertariflichen Urlaub, der Ihrem Wohlbefinden zugutekommen
- Nutzen Sie vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten, um Ihre Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern

Ihr Einsatz

- Sie werden ein wichtiges Teammitglied, das nicht nur im Vertragsmanagement sondern auch als erste Anlaufstelle für bestehende Wärmekunden und deren Vertragsthemen dient
- Zu Ihren Kernaufgaben gehören die effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen, Widersprüchen und Beschwerden sowohl via E-Mail als auch postalisch
- Weiterhin übernehmen Sie die Recherche, erstellen Neuverträge und bearbeiten Vertragsänderungen sowie Kündigungen
- Ebenso agieren Sie als verbindendes Glied zwischen den Abteilungen für Kundengewinnung und der Abrechnung

Ihr Profil

- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung beispielsweise zum Industriekaufmann, Bürokaufmann, Kaufmann Bürokommunikation/Büromanagement, Kaufmann Dialogmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrungen in der Energiebranche sind von Vorteil
- Sie sollten umfassende Erfahrungen in der Betreuung von Aufträgen und Verträgen vorweisen können
- Ein sehr sicherer Umgang mit Microsoft Office, vorzugsweise mit Kenntnissen in Microsoft Dynamics und NTS Suite, wird vorausgesetzt
- Zudem legen wir Wert auf eine starke Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache, sowohl mündlich als auch schriftlich

Ihre Tätigkeiten:

- Koordination von Bewerbungsgesprächen, inklusive Organisation und Raumbuchung, Empfang und Bewirtung von Bewerbern und Gästen, Information des Empfangs über anstehende Termine sowie telefonische und schriftliche Einladung der Bewerber; dabei enge Abstimmung im Team zur effizienten Ablaufkoordination.
- Pflege des Onboardingtools, um Aktualität und Vollständigkeit der Daten sicherzustellen.
- Unterstützung im Zeugnisprozess durch Erstellung qualifizierter Arbeitszeugnisse mit vorgegebenen Textbausteinen sowie Nachverfolgung der Zeugnisanforderungen.
- Mitwirkung bei der Erstellung und Bearbeitung administrativer Schreiben und Korrespondenzen.
- Überwachung der Teamorganisation, beispielsweise durch Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterialien, Nachbestellung bei Bedarf sowie Bearbeitung von Posteingang und -ausgang.
- Dokumentenmanagement, einschließlich Abstimmung mit Assistenzen der Geschäftsführung und des Vorstands, Einholung von Unterschriften sowie Pflege digitaler Personalakten.

Das gesuchte Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrungen im Personalwesen oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle von Vorteil
- Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Präzise und sorgfältige Arbeitsweise, auch bei parallelen Aufgaben
- Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
- Sicherer Umgang mit MS-Office, idealerweise ergänzt durch Kenntnisse in Personalmanagement-Systemen

Bitte beachten Sie die folgenden Anforderungen:

- Selbstständige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Hohe Motivation und Leistungsbereitschaft
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse