Sachbearbeiter Personalrat/Sekretär (m/w/d) (Bürokaufmann/-frau)

Der im Südosten Brandenburgs idyllisch gelegene Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa ist durch seine einzigartigen Naturräume und die gelebte Sprache und Kultur der Sorben/Wenden überregional bekannt. Wachsende Wirtschafts- und Industriestandorte sowie sichere Arbeitsplätze sind in dem zukunftsfähigen Landkreis eingebettet in bestehende moderne Infrastruktur. Aktiv trägt die Kreisverwaltung zum Ausbau und Erhalt der Attraktivität und Vielfalt von Spree-Neiße bei und begleitet langfristig die erfolgreiche Realisierung des Strukturwandelprozesses in der Lausitz.

Im **Büro Landrat** ist eine Vollzeitstelle als

**Springer Sekretariate (m/w/d)**

zum nächstmöglichen Zeitpunkt dauerhaft zu besetzen.

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**Wir suchen Sie für folgende Aufgabenbereiche:**

**Allgemeine und unterstützende Sekretariatstätigkeiten**

·                Planung und Gestaltung der Arbeitsabläufe bzw. Anwendung der vorhandenen Arbeitsabläufe in den Sekretariaten

·                Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung

·                Büromittelverwaltung und -beschaffung

·                Kopier- und Scannarbeiten, Aktenablage, bei Bedarf bzw. Erfordernis Archivierung

·                allgemeine Sekretariatsaufgaben (Terminverwaltung/-koordinierung, Schreibarbeiten, Wiedervorlagen, Terminkontrollen, etc.)

·                Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit der Organisationseinheit, d. h. Annahme eingehender Anrufe und (Informations-) Weitergabe gem. Zuständigkeit (ggf. Anfertigung von Gesprächsnotizen)

·                Organisation von Dienstreisen inkl. Dienstreiseaufträge, Fahrzeuganmeldung

**Beratungs- und Sitzungsdienst, vor- und nachbereitende, einfache Aufgaben zur Gremienarbeit**

·                Organisation, Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Beratungen und Gremiensitzungen

·                Zusammenstellung (Sortieren) der vorbereiteten Unterlagen

·                fachgerechte Protokollführung in den Beratungen und Protokollaufbereitung

·                Nachbereitung der Beratungen/Gremien (z. B. Dokumentenablage, Vervollständigung der Unterlagen, ggf. Herausfiltern von Aufgaben für die jeweilige Organisationseinheit aus der Niederschrift, Kontrolle über den Eingang von Zuarbeiten aus den Bereichen)

·                Betreuung/Bearbeitung/Verwaltung des Sitzungsmanagements „Session 5“

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**Die Aufgaben als Springer (m/w/d) Sekretariate werden überwiegend in den Sekretariaten der Fachbereichsleitungen absolviert. Darüber hinaus kann u. a. auch der temporär hilfsweise Einsatz in den Sekretariaten der Dezernate oder z. B. in der Stabstelle erfolgen.**

**Wir bieten Ihnen:**

·                attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) – Entgeltgruppe 5

·                Jahressonderzahlungen sowie vermögenswirksame Leistungen

·                kostenlose PKW-Stellplätze sowie Zuschuss zum ÖPNV

·                betriebliche Altersvorsorge (ZVK)

·                verschiedene Qualifikations- und Weiterbildungsangebote

·                gute Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben (flexible Arbeitszeiten)

·                30 Tage Erholungsurlaub im Jahr

·                sicherer Arbeitsplatz in der Region

·                teambildende Maßnahme (Teamtag)

**Wir erwarten von Ihnen:**

·                erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

·                Kenntnisse von ablauforganisatorischen Zusammenhängen

·                sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik

·                Beherrschung des Maschinenschreibens

·                sicher Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint, etc.)

·                Telefonerstkontakt und Publikumsverkehr in den jeweiligen Organisationseinheiten

**Wünschenswert:**

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·                mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat

·                Führerschein Klasse B

**Persönliche Kompetenzen:**

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·                hohe Flexibilität/schnelle Auffassungsgabe, Belastbarkeit und Stresstoleranz

·                Fähigkeit zum ganzheitlichen Denken und Handeln

·                erhöhte Eigeninitiative und Eigenmotivation

·                Entscheidungsfähigkeit im Aufgabengebiet

·                Teamfähigkeit und Organisationsfähigkeit

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße werden Bewerbungen von Personen befürwortet, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.

Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt.

Vollständige und aussagefähige Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte **bis zum 28.11.2024** an den

**Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa**

**Haupt- und Personalverwaltung**

**Heinrich-Heine-Straße 1**

**03149 Forst (Lausitz)/Baršć (Łužyca)**

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oder per E-Mail in einer zusammengefassten Datei im pdf-Format mit einer Größe von max. 10 MB unter Angabe des Adressaten Haupt- und Personalverwaltung an

**[email protected]**

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**Hinweis:**

Auf den Gebrauch von Bewerbungsmappen und auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet. Es wird empfohlen, eine Behinderung/Gleichstellung zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen und nachzuweisen.

Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischennachrichten wird abgesehen. Aus Kostengründen werden Bewerbungsunterlagen in Papierform nur zurückgesendet, soweit ein adressierter und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.

Bei Fragen zum Verfahren steht Frau Reichan als Ansprechpartnerin telefonisch unter der Nummer +49 3562 986-11123 zur Verfügung. Bei fachspezifischen Fragen gibt Frau Rademacher Auskunft, telefonisch zu erreichen unter +49 986-10001.

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**Hinweise zum Datenschutz**

Persönliche Daten werden im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage der einschlägigen Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und den Regelungen des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes (BbgDSG) verarbeitet. Für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erhalten die beteiligten Personen und Gremien (z. B. Fachführungskräfte bzw. Fachverantwortliche, Personalvertretung, Gleichstellungsbeauftragte oder Schwerbehindertenvertretung) Einsicht in Ihre Bewerbungsunterlagen.

Wir sind seit über 30 Jahren eines der führenden Personal-Dienstleistungs-Unternehmen in Berlin und Brandenburg. Gut ausgebildete, motivierte und zuverlässige Mitarbeiter brachten uns einen zufriedenen Kundenkreis, der uns zu ständiger Weiterentwicklung und neuen Aufgaben fordert.

Wir suchen für unseren Kunden in Forst / Lausitz eine Sekretärin oder einen Sekretär m/w/d für den Fachbereich Kinder, Jugend und Familie bis voraussichtlich 31.12.2024.

Zu den Hauptaufgaben im Sekretariat des Fachbereiches Kinder, Jugend und Familie gehören folgende Tätigkeiten:

- Bearbeitung der analogen Posteingänge sowie Postausgänge für den gesamten Fachbereich
- selbstständige Planung und Gestaltung der Arbeitsabläufe im Sekretariat
- Bearbeitung der digitalen Posteingänge sowie Postausgange
- Annahme und Bearbeitung der eingehenden Anrufe
- Vorbereitung und Weitergabe der Unterschriften- und Postmappen sowie Kontrolle des Rücklaufes
- fristgerechtes Führen der verschiedenen umA-Statistiken
- eigenständige Büromittelverwaltung- und beschaffung
- Ablage, Archivierung, Kopierarbeiten
- Bearbeitung von Dienstreiseaufträgen

Gesucht wird eine zuverlässige und freundliche Person mit einer Ausbildung als Bürokauffrau/-kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Facharbeiter/-in für Schreibtechnik sowie der Fahrerlaubnis Klasse B.

Vorzugsweise mit fundierten Kenntnissen und einer sicheren Anwendung der Rechtschreib-, Grammatik- und Interpunktionsregeln sowie einer sehr guten schriftlichen und mündlichen Ausdrucksweise.

Viele Vorteile für Sie als neue/-n Mitarbeiter/-in (m/w/d)

• Option auf Übernahme durch unseren Auftraggeber
• Bis zu 30 Tage Jahresurlaub
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Betriebliche Altersvorsorge

Ein Problemloser und schneller Einstieg bzw. Wiedereinstieg in das Arbeitsleben (z.B. nach der Ausbildung, dem Ende der Bundeswehrzeit/ des Zivildienstes, nach einem Ortswechsel/ Umzug oder auch als Überbrückung, bis Sie Ihren Traumjob gefunden haben)

Sie finden sich in dieser Stellenausschreibung wieder und suchen nach einer neuen beruflichen Herausforderung? Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen zu!

Wir freuen uns auf Sie!

Bitte beachten Sie, dass Ihre Bewerbungsunterlagen aus verwaltungstechnischen Gründen nur mit einem frankierten Rückumschlag zurückgesendet werden können.

Im Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa, Dezernat II, Fachbereich Ordnung, Sicherheit, Verkehr ist eine Stelle als

Sachbearbeiter Abrechnung Rettungsdienst (m/w/d)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt bis zum 31.12.2025 zu besetzen.

Zum Aufgabengebiet gehören im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:
-Abrechnung der Gebühren
-Übernahme, Sichtung und Kontrolle der elektronischen Transportberichte von den Rettungswachen des Landkreises
-Eingabe der Transportberichte im Computer und Erstellung der Einzel- und Sammelgebührenbescheide gegenüber den gesetzlichen Krankenkassen, Unfallversicherungsträgern, Krankenhäusern und Privatpersonen
-Entscheidung über die erforderliche Art der Zustellung aller erstellten Gebührenbescheide an den jeweiligen Adressaten
-Kontrolle und Überwachung der Gebührenbegleichung mittels HKR-Programm unter Beteiligung der Kreiskasse; neue Gebührenerstellung bei Kostenträgerwechsel und Adressatenwechsel
-Erstellen von Forderungsstornierungen und Korrektur der Gebührenbescheide, u. a. nach Abgleich spezieller Sachverhalte
-Recherche bei Krankenkassen, Krankenhäusern, Unfallversicherungsträgern, Einwohnermeldeämtern, JVA und Sozialämtern zur Ermittlung zustellungsfähiger Anschriften von Gebührenschuldnern
-Prüfung und Klärung bei Zahlungsverweigerungen der Krankenkassen, Unfallversicherungsträger oder Krankenhäuser als Kostenträger gegen Gebührenbescheide, insbesondere Recherchen und Klärungen folgender Fragestellungen:
-Sind Zahlungsrückforderungen von Kostenträgern in Einzelfällen gerechtfertigt, wenn Einsätze und Abrechnung z. T. weit in der Vergangenheit liegen
-Lösung der Kostenträgerfrage, indem zu recherchieren ist, ob der Patiententransport eine Verbringung oder eine Verlegung darstellte
-Klärung der Streitfragen zur Kostenübernahme bei Arbeits- und Wegeunfällen
-Kostenträgererklärung, wenn Ärzte Verordnungen für Krankentransporte entgegen der einschlägigen Richtlinien oder Genehmigung der Krankenkasse verordnet haben
-Beitreibung der Gebühren
-Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Finanzen zur Durchsetzung des Mahnwesens bzw. Vollstreckungsverfahrens
-Führen des Niederschlagungsverzeichnisses für befristete und unbefristete Niederschlagungen

Folgende Anforderungen werden gestellt:
-abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r, Sozialversicherungsangestellte/-r oder
-Befähigung zum mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder
-der erfolgreiche Abschluss eines A I-Lehrganges
-PC-Kenntnisse und deren Anwendung
-Führerschein Klasse B

Persönliche und soziale Kompetenzen:
-persönliche Integrität, leistungsbereit, belastbar, flexibel
-kooperations- und teamfähig, kommunikativ, kritikfähig
-Eigenkontrolle, termingerechte und umfassende Aufgabenerfüllung

Die Stelle ist mit der Entgeltgruppe 6 TVöD bewertet.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße werden Bewerbungen von Personen befürwortet, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.

Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetz-buch (SGB IX) besonders berücksichtigt.

Vollständige und aussagefähige Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 05.01.2024 an den

Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa
Haupt- und Personalverwaltung
Heinrich-Heine-Straße 1
03149 Forst (Lausitz)/Baršć (Łužyca)

oder per E-Mail in einer zusammengefassten Datei im pdf-Format mit einer Größe von max. 10 MB unter Angabe des Adressaten Haupt- und Personalverwaltung an

[email protected]

Hinweis
Auf den Gebrauch von Bewerbungsmappen und auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet. Es wird empfohlen, eine Behinderung/Gleichstellung zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen und nachzuweisen.

Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischennachrichten wird abgesehen. Aus Kostengründen werden externe Bewerbungsunterlagen in Papierform nur zurückgesendet, soweit ein adressierter und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.

Bei Fragen zum Verfahren steht Frau Jeschke als Ansprechpartner telefonisch unter der Nummer +49 3562 986-11103 zur Verfügung. Bei fachspezifischen Fragen gibt Herr Kätzmer Auskunft, telefonisch zu erreichen unter +49 3562 986- 13252.

Hinweise zum Datenschutz
Persönlichen Daten werden im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage der einschlägigen Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und den Regelungen des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes (BbgDSG) verarbeitet. Für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erhalten die beteiligten Personen und Gremien (z. B. Fachführungskräfte bzw. Fachverantwortliche, Personalvertretung, Gleichstellungsbeauftragte oder Schwerbehindertenvertretung) Einsicht in Ihre Bewerbungsunterlagen.

Im Büro Personalrat des Landkreises Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa ist die Stelle als

Sachbearbeiter Personalrat/Sekretär (m/w/d)

ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt befristet zur Krankheitsvertretung zu besetzen.

Zum Aufgabengebiet gehören im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:
-Organisation und Durchführung der Arbeitsabläufe im Personalratsbüro
•Terminplanung und -überwachung
•Posteingangs- und ausgangsbearbeitung sowie Annahme, Führen und Vermitteln von Telefonaten
•Erledigung von Schreibarbeiten für den Personalrat, Erstellung von Schreiben, Mails und Aufstellungen in Form von Statistiken, Erstellung von Personalratsinformationen
•Ablage und Registratur von Gesetzestexten, Fachliteratur und Dokumentationen, Schriftgutablage
-organisatorische und inhaltliche Sitzungsvorbereitung und -nachbereitung
•vorbereitende Tätigkeiten für Personalratsanträge, Überwachung der Stellung von Anträgen, formelle und inhaltliche Vorprüfung, Bearbeitung und Zusammenstellung der Unterlagen, Erarbeiten der Tagesordnung
•Sitzungsbetreuung und Erstellung des Sitzungsprotokolls sowie Fertigen von Beschlüssen
•Datenpflege bezüglich des Beteiligungsverfahrens
-Erteilen von einfachen Auskünften über Dienstvereinbarungen und -anweisungen des Landkreises Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa, Personalvertretungsgesetz für das Land Brandenburg (PersVG Bbg), Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) und Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes (TVAöD)
-Betreuung der Intranetseite des Personalrates

Folgende Anforderungen werden gestellt:
˗erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/Bürokaufmann oder Facharbeiter/-in für Schreibtechnik
˗sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik
˗Kenntnisse über Verwaltungsabläufe
˗umfassende Kenntnisse in der Büroorganisation
˗sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den Microsoft-Office Produkten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
˗Beherrschen des Zehnfingersystems (wünschenswert)
˗mindestens einjährige Berufserfahrung in der Protokollführung
˗gültige Fahrerlaubnis Klasse B

Folgende Kompetenzen werden vorausgesetzt:
˗sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
˗hohe Eigeninitiative und Eigenmotivation
˗besondere Diskretion, Verschwiegenheit und Vertraulichkeit wegen des ständigen Umgangs mit personenbezogenen Daten
˗Belastbarkeit und Stresstoleranz sowie
˗Fähigkeit zum ganzheitlichen Denken und Handeln
˗sehr gute Teamfähigkeit
˗Motivations- und Organisationsfähigkeit, auch bei kurzfristig wechselnden Aufgaben

Die Stelle ist mit der Entgeltgruppe 6 TVöD bewertet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße wer-den Bewerbungen von Personen befürwortet, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.

Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind                      willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt.


Vollständige und aussagefähige Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 20.11.2023 an den
Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa
Haupt- und Personalverwaltung
Heinrich-Heine-Straße 1
03149 Forst (Lausitz)/Baršć (Łužyca)

oder per E-Mail in einer zusammengefassten Datei im pdf-Format mit einer Größe von max. 10 MB unter Angabe des Adressaten Haupt- und Personalverwaltung an

[email protected]

Hinweis:
Auf den Gebrauch von Bewerbungsmappen und auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet. Es wird empfohlen, eine Behinderung/Gleichstellung zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen und nachzuweisen.

Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischennachrichten wird abgesehen. Aus Kostengründen werden externe Bewerbungsunterlagen in Papierform nur zurückgesendet, soweit ein adressierter und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.

Bei Fragen zum Verfahren steht Ihnen Frau Reichan als Ansprechpartnerin telefonisch unter der Nummer +49 3562 986-11123 zur Verfügung. Bei fachspezifischen Fragen gibt Herr Mekelburg Auskunft, telefonisch zu erreichen unter +49 3562 986-19900.

Hinweise zum Datenschutz
Persönliche Daten werden im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage der einschlägigen Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und den Regelungen des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes (BbgDSG) verarbeitet. Für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erhalten die beteiligten Personen und Gremien (z. B. Fachführungskräfte bzw. Fachverantwortliche, Personalvertretung, Gleichstellungsbeauftragte oder Schwerbehindertenvertretung) Einsicht in Ihre Bewerbungsunterlagen.