Assistenz Digitale Agenda - Organisation & Kommunikation (m/w/d)

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter\*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit.

Wir suchen zum 01.11.2025 eine

# Assistenz Digitale Agenda - Organisation & Kommunikation (m/w/d)

**Teilzeit, befristet**
Der Stellenumfang beträgt 65%. Die Stelle ist vorerst befristet bis zum 31.10.2027 als Mutterschutz- mit anschließender Elternzeitvertretung.

Die Abteilung Digitale Agenda der Stadt Ulm ist ein interdisziplinäres Team, das innovative digitale Lösungen für die Stadtverwaltung und die Bürgerschaft entwickelt und testet. Als Ideenschmiede der Stadt gestalten wir aktiv den digitalen Wandel – von der Smart City über Open Data bis hin zu nutzerzentrierten Verwaltungsprozessen. Dabei arbeiten wir eng mit der Stadtgesellschaft, externen Partnern und der Verwaltung zusammen, um digitale Strategien nachhaltig und inklusiv zu gestalten.

Die Bezahlung erfolgt bis [Entgeltgruppe 7 TVöD.](https://bewerbung.ulm.de/system/assets/b462bf39da6f783bf4c5cbd835db890663fb1497/original/Entgelttabelle_2024_TV_D_VKA.pdf?1732528328)

#### Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Abteilungsleitung bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, inklusive klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
- selbstständige Planung, Koordination und Vorbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
- Bearbeitung der Post- und Korrespondenz (elektronisch und physisch), sowie Mitwirkung bei der Erarbeitung von Sitzungsvorlagen und Fristenüberwachung
- Unterstützung im Personalwesen: Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Pflege von SAP HR
- Ansprechpartner\*in und Einarbeitungsbegleitung für Auszubildende
- Sachbearbeitung bei abteilungsübergreifenden Projekten und Grundsatzthemen
- Verwaltung von Dienstreiseabrechnungen

Hinweis: Eine Weiterentwicklung Ihres Aufgabenbereichs ist möglich – bei uns gestalten Sie Ihre Zukunft aktiv mit.

#### Ihr Profil:
- abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich (z. B. Verwaltungsfachangestellte\*r, Bürokauffrau/-mann, mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder eine vergleichbare Qualifikation
- idealerweise Berufserfahrung in vergleichbaren Tätigkeiten
- freundliches, verantwortungsbewusstes und selbstständiges Arbeiten
- sicheres Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in einem multiprofessionellen, interkulturellen Team
- sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel

#### Wir bieten:
- umfassende Begleitung während der Einarbeitungsphase und vielfältige Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- ein motiviertes, kollegiales Team mit flachen Hierarchien und partnerschaftlicher Zusammenarbeit
- eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit Mitwirkungsmöglichkeiten an zukunftsweisenden Projekten der Stadt Ulm
- Freiwilligkeitsleistungen (Jobticket, Essenszuschuss, Dienstradleasing...)
- [und vieles mehr](https://www.ulm.de/rathaus/karriere/stadt-ulm-als-arbeitgeber)

#### Fragen beantwortet Ihnen gerne:

Frau Zita Chocano, Digitale Agenda Teamleitung QS, Tel.: 0731/161-1131, E-Mail [email protected].

Aufgrund der bevorstehenden Sommerurlaubszeit finden die Vorstellungsgespräche voraussichtlich erst in KW 37 statt.

#### Weitere Infos:

Die Stadt unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrer Behinderung, Ihres Geschlechts oder Ihrer sexuellen Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Erfahren Sie mehr über Arbeiten und Ausbildung bei der Stadt Ulm unter [karriere.ulm.de](https://www.ulm.de/rathaus/karriere).

Wir fördern die Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter\*innen (m/w/d). Daher wird bei dieser Ausschreibung zuerst ein internes Auswahlverfahren durchgeführt. Externe Bewerbungen werden erst nach erfolglosem Abschluss des internen Verfahrens berücksichtigt.

Bitte bewerben Sie sich mit aussagefähigen Unterlagen **ausschließlich online** über unser [Bewerbungsportal](https://bewerbung.ulm.de/jobs/9931-assistenz-digitale-agenda-organisation-kommunikation-m-w-d/job_application/new) bis zum **20.08.2025**. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.

Dir ist es wichtig, dass du mit deinem Job wirklich etwas bewegst. Finde deinen Platz in einem von über 500 Berufen bei der Deutschen Bahn. Wir bieten Profis und Berufsstarter:innen sichere Jobs mit Zukunftsperspektiven. Bewirb dich jetzt für ein Team, das sich gegenseitig unterstützt und auf die Zusammenarbeit mit dir freut.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als Sachbearbeiter:in Service, Vertrieb und Abrechnung (w/m/d) für die Regverk Alb-Bodensee GmbH am Standort Ulm.
Deine Aufgaben:

- Du bist verantwortlich für die korrekte und zeitnahe Abrechnung von Leistungen gegenüber Kunden
und Vertragspartnern
- Die Sicherstellung einer korrekten Zuweisung von Erlösen zur Linienerfolgsrechnung obliegen deiner Verantwortung
- Alle abrechnungsrelevanten Daten übergibst du zuverlässig in die Erlös- und Buchhaltungssysteme des Konzerns
- Du bist mitverantwortlich für den professionellen und freundlichen Kundenservice, von der Kundenbetreuung bis hin zur Bearbeitung von Kundenanfragen
- Zu deinen Aufgaben gehören die Monatsabrechnungen, die Fakturierungen sowie das Mahnwesen dazu


Dein Profil:

- Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und/oder bereits
entsprechende Erfahrung in der Bearbeitung von Vertrags- und Leistungsabrechnungen
- Zusätzlich verfügst du über fundierte Kenntnisse der IT-Standardanwendungen (insb. MS Office)
- Deine Hohe Einsatz- und Leistungsbereitschaft zeichnen dich aus
- Unsere Kund:innen erleben dich begeisterungsfähig, kompetent und kommunikativ


Deine Vorteile
* Bei uns können alle DB Mitarbeitenden günstig shoppen. Jeden Monat findest du auf dem DB Reisemarkt neue Angebote, wie z.B. Mobilfunkverträge, Versicherungen, Vergünstigungen bei Hotelketten, Mode und Lifestyle.
* Du kannst dir einer langfristigen Perspektive durch dein festes Arbeitsverhältnis in einem zukunftsorientierten Konzern sicher sein.
* Mit Seminaren, Trainings und Qualifizierungen bieten wir dir individuelle und langfristige Entwicklungs- und Aufstiegschancen auf Fach-, Projekt- oder Führungsebene.

Chancengleichheit und selbstbestimmte Teilhabe Schwerbehinderter und Gleichgestellter sowie eine respektvolle Zusammenarbeit sind innerhalb des DB Konzerns fest verankerte Grundsätze. Deshalb werden schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber:innen bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Darüber hinaus haben wir den Anspruch, unabhängig von sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Alter oder sexueller Identität und Orientierung allen Kandidat:innen die gleichen Möglichkeiten des Berufseinstieges und der Aus- und Weiterbildung zu bieten. Wir fördern bewusst die Vielfalt und das Miteinander in unseren Teams.

Wo Empathie auf Excel trifft – starte Deine Karriere bei uns
Ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Prüfsysteme mit Sitz in Ulm sucht engagierte Verstärkung für die Personalabteilung.
Werde Teil eines erfolgreichen Teams in einem langfristigen Einsatz mit attraktiven Konditionen und Option auf Übernahme.

Deine Aufgaben zwischen Paragrafen, Papierkram und Persönlichkeit ???
Bei uns gehts nicht nur um Zahlen sondern auch um Menschen. Und genau da kommst Du ins Spiel
• Du erstellst Arbeitspapieren und Meldungen mit einem Blick für Detail
• Führst zuverlässig, termingerecht und mit Genauigkeit Entgeltabrechnungen durch
• Erfasst und prüfst Zeitnachweise
• Bist Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte - freundlich, kompetent und lösungsorientiert

Dein Profil:
• Kaufmännisches Studium oder abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Berufserfahrung in der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Geübter Umgang mit MS-Office und idealerweise mit einer Abrechnungssoftware
• Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

Wir bieten Dir:
• Einen unkomplizierten Einstieg in eine neue Tätigkeit
• Vergütung nach iGZ-Tarifvertrag
• Chance auf eine Übernahme durch den Kunden
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Unkomplizierte Beantragung von Urlaub o.ä. per Mitarbeiter-App

Klingt interessant?
Dann melde Dich gerne unter der Rufnummer 0731 880 30 80 oder per E-Mail an [email protected]

Lieber per WhatsApp?
Schreib uns unter: +49 171 7122 187

Piening GmbH - Wir freuen uns auf Deine Bewerbung - Wir freuen uns auf DICH.
Die Piening GmbH ist ein Familienunternehmen mit mehr als 40 Jahren Erfahrung im Bereich der Personaldienstleistungen. Unseren Mitarbeitenden bieten wir Jobs, die zu ihnen passen und ihren Qualifikationen entsprechen. Wir sind für unsere Beschäftigten ein zuverlässiger und sicherer Arbeitgeber und für unsere Kunden ein langfristiger Partner.
Wir setzen uns für die Beschäftigung von schwerbehinderten Menschen ein. Daher werden Schwerbehinderte und Gleichgestellte bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
• Sachbearbeiter:in im Inkassobereich (Rechnungserstellung, Zahlungsmanagement etc.)
• Kommunikation mit Kunden, um Zahlungsvereinbarungen und offene Forderungen zu klären
• Kommunikation mit Kunden bzgl. Zahlungswesen, Abrechnung etc.
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Statistiken für das Management
• Unterstützung anderer Abteilungen bei Bedarf

Anforderungen:
• Abgeschl. kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Word
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Kundenorientierung
• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
• Teamfähigkeit und die Bereitschaft, bei Bedarf in anderen Bereichen des Unternehmens zu unterstützen
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Belastbarkeit und Stressresistenz

Wir bieten:
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Unternehmen
• Ein motiviertes und kollegiales Team
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse mitzugestalten
• Fortbildungsmöglichkeiten und Option auf anteiligem Homeoffice nach Einarbeitung

Art der Stelle:

• Vollzeit (40 Std./Woche) in Festanstellung

Arbeitszeiten:
• 8 Stunden / Tag
• Gleitzeit
• Montag bis Freitag

Leistungen:
• Betriebliche Weiterbildung möglich
• Betriebsfeiern
• Flexible Arbeitszeiten
• Gleitzeit
• Homeoffice (bis max. 2 Tage in der Woche)
• Kostenlose Getränke

Berufserfahrung:
• Microsoft Office: Voraussetzung

Sprache:
• Deutsch perfekt in Wort und Schrift

Vollständige Bewerbungsunterlagen bitte an:

[email protected]

Wir sind eine mittelständische Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Steuerberatungsgesellschaft

- mit Sitz in Ulm
- seit 50 Jahren national und international tätig
- mit ortsgebundenem Schwerpunkt in Baden-Württemberg und Bayern

Wir sind 20 Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer und/oder Steuerberater in einer Kanzlei von insgesamt rund 60 qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Sie haben bereits Erfahrung gesammelt und zeichnen sich besonders durch ein proaktives Organisationstalent aus? Außerdem arbeiten Sie nach der Hands-on-Mentalität und können sich in ein bestehendes Team einbringen?

Dann ist folgende Position genau die Richtige für Sie.

Diese Aufgaben erwarten Sie:

- Sie nehmen Anrufe entgegen und führen Korrespondenzen per E-Mail und Brief.
- Sie übernehmen organisatorische Aufgaben wie Terminabstimmungen und Materialbestellungen.
- Sie kümmern sich um Posteingang und Postausgang sowie Archivierung.
- Sie überwachen Fristen und Termine gewissenhaft.

Das bieten wir Ihnen:

- einen abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Tätigkeitsbereich
- ein dynamisches, engagiertes und hilfsbereites Team
- eine offene, kollegiale und wertschätzende Arbeitsatmosphäre
- einen modern eingerichteten Arbeitsplatz
- einen krisensicheren Arbeitsplatz

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen zu.

Sie wollen Ihre Karriere auf die nächste Stufe bringen?
Unser Kunde ist ein regionaler Arbeitgeber und wir suchen für ihn im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung in Ulm zum schnellstmöglichen Zeitpunkt eine Bürokraft (gn) in Teil- oder Vollzeit.

Unser Angebot an Sie:

- Unbefristeter Arbeitsvertrag bei Manpower GmbH & Co. KG
- Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Attraktive Vergütung ab 17,00EUR/Std. brutto
- Kostenlose Mitarbeiterparkplätze
- Option auf Übernahme in Festanstellung
- Mitarbeiterrabatte bei über 300 Onlineshops


Ihre Aufgaben:

- Fachgerechtes vorbereiten und ausarbeiten von Dokumenten
- Drucken von Fertigungspapieren
- Unterstützung der Fertigungsabteilung
- Allg. administrative Tätigkeiten


Das bringen Sie mit:

- Kaufmännische Ausbildung wünschenswert
- Umgang mit den gängigen MS Office Programmen
- SAP Kentnisse sind von Vorteil aber nicht notwendig


Interessiert?
Der schnellste Weg zu uns führt über den Bewerben-Button!

Gerne können Sie uns Ihre Bewerbung an folgende E-Mail Adresse senden:

[email protected]

Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns deshalb natürlich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.
Alle personenbezogenen Formulierungen in der Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.

Bürokauffrau/Bürokaufmann (m/w/d) in Teilzeit

Wir bieten einen unbefristeten Arbeitsvertrag und zukunftssicheren Arbeitsplatz und freuen uns Sie mit unserem dynamischen Team in unserer hochmodernen Innenstadt Schreinerei willkommen zu heißen!

### Ihre Aufgaben

- **Buchhaltung:** Unterstützung bei der Finanzbuchhaltung sowie dem Rechnungs- und Mahnwesen
- **Personalverwaltung:** Zuarbeit in der Personaladministration und -sachbearbeitung
- **Empfang:** Ansprechpartner für Kunden und Besucher, Betreuung der Telefonzentrale und allgemeine Empfangstätigkeiten
- **Büroorganisation:** Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag, Materialbestellungen und Organisation interner Abläufe
- **Assistenz der Geschäftsleitung:** Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen

### Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise zur Bürokauffrau/zum Bürokaufmann
- Erfahrung in den genannten Tätigkeitsfeldern, insbesondere in der Buchhaltung und Büroorganisation
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Freundliches Auftreten und Organisationsgeschick
- Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Erfahrung mit DATEV

Du arbeitest gerne mit Menschen und Zahlen? Dann haben wir den passenden Job für dich!
Weltweiter Marktführer für Prüfsysteme in Ulm sucht für die Personalabteilung nach Sachbearbeitern für die Entgeltabrechnung (m/w/d)
zu interessanten Konditionen in langfristigen Einsätzen mit Option auf Übernahme.

Unser Kunde / Wir bieten:
• Einen unkomplizierten Einstieg in eine neue Tätigkeit
• Vergütung nach iGZ-Tarifvertrag
• Chance auf eine Übernahme durch den Kunden
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Unkomplizierte Beantragung von Urlaub o.ä. per Mitarbeiter-App

Deine Aufgaben:
• Erstellen von Arbeitspapieren und Meldungen
• Durchführen von Entgeltabrechnungen
• Erfassen und Prüfen von Zeitnachweisen
• Ansprechpartner für Führungskräfte und Mitarbeiter

Dein Profil:
• Kaufmännisches Studium oder abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Berufserfahrung in der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Geübter Umgang mit MS-Office und idealerweise mit einer Abrechnungssoftware
• Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

Du interessierst Dich für diese Stelle?
Dann melde Dich gerne unter der Rufnummer 0731 880 30 80 oder per E-Mail an [email protected]

Wir setzen uns für die Beschäftigung von schwerbehinderten Menschen ein. Daher werden Schwerbehinderte und Gleichgestellte bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Piening GmbH - Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung - Wir freuen uns auf DICH.

Die Piening GmbH ist ein Familienunternehmen mit mehr als 40 Jahren Erfahrung im Bereich der Personaldienstleistungen. Unseren Mitarbeitenden bieten wir Jobs, die zu ihnen passen und ihren Qualifikationen entsprechen. Wir sind für unsere Beschäftigten ein zuverlässiger und sicherer Arbeitgeber und für unsere Kunden ein langfristiger Partner.

Lieber per WhatsApp?
Schreib uns unter: +49 171 7122 187 Wir rufen Dich gerne an!