ABTEILUNGSASSISTENZ Kommunikationssysteme am Standort Wachtberg (in Teilzeit)

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 75 Institute und Forschungs­einrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.
WIR, DAS FRAUNHOFER-INSTITUT FÜR KOMMUNIKATION, INFORMATIONSVERARBEITUNG UND ERGONOMIE FKIE, BIETEN IHNEN AB SOFORT IN WACHTBERG EINE SPANNENDE TÄTIGKEIT ALS ASSISTENT*IN DER ABTEILUNG »KOMMUNIKATIONSSYSTEME« (KOM)
Das Fraunhofer-Institut für Kommunikation, Informationsverarbeitung und Ergonomie FKIE erforscht neue, innovative und intelligente Führungs- und Informationssysteme. Hierbei bieten wir unseren rund 500 Mitarbeitenden anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum.
Die Abteilung KOM entwickelt komplexe Hard- und Software-Systeme zur effizienten Nutzung, Aufklärung und Störung von Kommunikationssystemen. Aus einem profunden Verständnis der Anforderungen realer Einsatzszenarien entstehen Konzepte, Methoden und Funktionsmuster, die zusammen mit nationalen und internationalen Partnern bis zu praxisgerechten Lösungen umgesetzt werden.
Als Abteilungsassistenz unterstützen Sie unsere wissenschaftliche Fachabteilung und tragen somit entscheidend zum Erfolg des Instituts bei.
* Konkret unterstützen Sie die Abteilungsleitung und die Forschungsgruppen bei organisatorischen als auch administrativen Aufgaben.
* Meetings und Veranstaltungen wie Projekt-Treffen und Foren planen und begleiten Sie eigenständig, unterstützen beim Gästeempfang sowie der Gästebewirtung und übernehmen die Abrechnung der Bewirtungskosten.
* Sie erstellen Dienstreiseanträge und unterstützen bei der Planung, Vorbereitung und Abrechnung von Reisen, einschließlich der Buchung von Reisemitteln und Hotels.
* Sie unterstützen die Abteilung bei Beschaffungsprozessen mit SAP, bei Personalvertragsangelegenheiten und bei der Genehmigung von Veröffentlichungen.
* Allgemeine administrative Aufgaben wie die Koordination von Terminen, die Bearbeitung von Post, Ablage, Schriftverkehr sowie die Kommunikation per E-Mail und Telefon - auch in englischer Sprache - gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich.
* Zudem vertreten Sie zuverlässig die Assistenz am Standort Bonn bei Abwesenheiten.

* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung im Bereich Office-Organisation, Sekretariat oder Assistenz
* Sehr gute MS-Office- und vor­teil­haf­ter­wei­se SAP-Kenntnisse
* Mündliche und schriftliche Kommunikationssicherheit auf (sehr) gutem Deutsch und Englisch
* Nicht zuletzt zeichnen Sie sich durch ein gewisses Organisationstalent, eine hohe Teamfähigkeit, freundliches Auftreten und eine zuverlässige, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise aus.

Als Abteilungsassistenz sind Sie bei uns Teil eines engagierten und kollegialen Teams, das Sie bereits während der Einarbeitung umfassend unterstützt. Am Fraunhofer FKIE leben wir eine familienfreundliche und internationale Kultur. Wir bieten die Möglichkeit flexibler Arbeitszeiten und mobilen Arbeitens, um individuelle Anliegen zu berücksichtigen. Wir bieten Ihnen persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch Weiterbildungsmaßnahmen, eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) sowie Zugang zu einem vergünstigten Deutschland-Jobticket.
Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.
Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.
Fragen zu dieser Position beantworten gerne:
Dr. Markus Antweiler
Tel.: +49 (0) 228 9435-811

und Prof. Dr. Frank Kurth
Tel.: +49 (0) 228 9435-868

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 000  Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 2,9 Milliarden Euro.
Das Fraunhofer FKIE mit seinen ca. 500 Mitarbeitenden bietet engagierten Menschen anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit Verantwortung und viel Gestaltungsraum.

Die Abteilung Zentrale IT des FKIE versteht sich als Dienstleister für die wissenschaftlichen Abteilungen und leistet jeden Tag einen Beitrag dazu, dass die FKIE-Forschenden ihre Forschungsaufgaben effektiv bearbeiten können. Wir betreiben zentrale Netzwerkinfrastrukturen, programmieren, integrieren und administrieren Software, setzen die IT-Systeme vom Standard-Laptop über Experimentalrechner bis hin zu spezieller Forschungsinfrastruktur auf, warten sie und sind erster Ansprechpartner, wenn die Mitarbeitenden Hilfe benötigen.
Sie möchten bei der Entwicklung und dem Betrieb einer komplexen IT-Infrastruktur eines renommierten Forschungsinstituts unterstützen? Sie möchten Teil des FKIE-Teams werden und einen Beitrag dazu leisten, die Zukunft mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Was Du bei uns tust

- Unterstützung der Abteilungsleitung sowie Gruppenleitungen bei organisatorischen Aufgaben
- Organisation und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen
- Erstellung von Berichten und Vorbereitung von Präsentationen
- Verwaltung und Überwachung von Budgets und anderer Abteilungsressourcen
- Unterstützung bei Beschaffungsvorgängen
- Postempfang und -versand
- Unterstützung bei Personalangelegenheiten
- Vertretung der Assistenz am Standort Bonn Bad-Godesberg bei Urlaub oder Krankheit

Was Du mitbringst

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Office-Organisation, Sekretariat oder Assistenz
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Kommunikations- und Teamfähigkeit

Was Du erwarten kannst

- Mitarbeit in einem motivierten Team mit netten Kolleg(inn)en
- Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben
- Regelmäßige Entwicklungsgespräche und Weiterbildungen
- Familienfreundliche flexible Arbeitszeiten, Mit-Kind-Büro und Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- Zugang zu einem vergünstigen Deutschland-Jobticket
- Attraktive Angebote bei Partnern durch Corporate Benefits

Fragen zu dieser Position beantwortet gerne:
Herr Sascha Jopen
Tel.: +49 228 50212-599

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 2,9 Milliarden Euro.
Das Fraunhofer FKIE mit seinen ca. 500 Mitarbeitenden bietet engagierten Menschen anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit Verantwortung und viel Gestaltungsraum.

Die Abteilung Zentrale IT des FKIE versteht sich als Dienstleister für die wissenschaftlichen Abteilungen und leistet jeden Tag einen Beitrag dazu, dass die FKIE-Forschenden ihre Forschungsaufgaben effektiv bearbeiten können. Wir betreiben zentrale Netzwerkinfrastrukturen, programmieren, integrieren und administrieren Software, setzen die IT-Systeme vom Standard-Laptop über Experimentalrechner bis hin zu spezieller Forschungsinfrastruktur auf, warten sie und sind erster Ansprechpartner, wenn die Mitarbeitenden Hilfe benötigen.
Sie möchten bei der Entwicklung und dem Betrieb einer komplexen IT-Infrastruktur eines renommierten Forschungsinstituts unterstützen? Sie möchten Teil des FKIE-Teams werden und einen Beitrag dazu leisten, die Zukunft mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Was Du bei uns tust
* Unterstützung der Abteilungsleitung sowie Gruppenleitungen bei organisatorischen Aufgaben
* Organisation und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen
* Erstellung von Berichten und Vorbereitung von Präsentationen
* Verwaltung und Überwachung von Budgets und anderer Abteilungsressourcen
* Unterstützung bei Beschaffungsvorgängen
* Postempfang und -versand
* Unterstützung bei Personalangelegenheiten
* Vertretung der Assistenz am Standort Bonn Bad-Godesberg bei Urlaub oder Krankheit

Was Du mitbringst
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung im Bereich Office-Organisation, Sekretariat oder Assistenz
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
* Kommunikations- und Teamfähigkeit

Was Du erwarten kannst
* Mitarbeit in einem motivierten Team mit netten Kolleg(inn)en
* Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben
* Regelmäßige Entwicklungsgespräche und Weiterbildungen
* Familienfreundliche flexible Arbeitszeiten, Mit-Kind-Büro und Möglichkeit des mobilen Arbeitens
* Zugang zu einem vergünstigen Deutschland-Jobticket
* Attraktive Angebote bei Partnern durch Corporate Benefits


Fragen zu dieser Position beantwortet gerne:
Herr Sascha Jopen
Tel.: +49 228 50212-599