Teamassistenz (m/w/d) (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Betriebswirtschaft)

# Mitarbeiter:in Finanzbuchhaltung (m/w/d) in Jena

Im Leibniz-Institut für Photonische Technologien e. V. ([Leibniz-IPHT](http://www.leibniz-ipht.de/)) ist im Bereich der Administration / Finanzbuchhaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

# Mitarbeiter:in Finanzbuchhaltung (m/w/d)

in Vollzeit oder Teilzeit (mind. 30 h/Woche) zu besetzen.

Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet. Eine Entfristung wird bei Eignung angestrebt.

Das Leibniz-IPHT ist eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung mit enger Anbindung an die [Friedrich-Schiller-Universität](https://www.uni-jena.de/) Jena sowie Mitglied der [Leibniz-Gemeinschaft](https://www.leibniz-gemeinschaft.de/institute/leibniz-institute-alle-listen). Mit über 400 Mitarbeitenden entwickeln wir lichtbasierte Lösungen für zentrale gesellschaftliche Herausforderungen in Medizin, Gesundheit, Umwelt, Energie und Sicherheit. Als Impulsgeber für Innovationen in Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft arbeiten wir an einem gemeinsamen Ziel: das Leben sicherer, gesünder und nachhaltiger zu machen.

## Ihr Aufgabenfeld:

- Selbstständige Bearbeitung, Verwaltung und Abrechnung wirtschaftlicher Projekte, einschließlich Ergebnisvorschauen und Jahresabschlüssen
- Übernahme der Logistik von der Erstellung der Angebote, Auftragsbestätigung bis zur Ausgangsrechnung
- Ermittlung von Gemeinkosten, Kalkulation von Personal- und Gemeinkostensätzen
- Beratung und Begleitung der Projektverantwortlichen bei der wirtschaftlichen Planung
- Bearbeitung der Kosten-Leistungs-Rechnung / Trennungsrechnung
- Durchführung von Budgetkontrollen, Verrechnungsläufen, Zuordnung von Projekten zum wirtschaftlichen/ nichtwirtschaftlichen Teil, Abbildung im Buchhaltungssystem

## Ihre Qualifikation:

- Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Finanzen, Verwaltungswissenschaften oder eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich Rechnungswesen, idealerweise mit Bezug zur Trennungsrechnung.

## Gewünschte Kenntnisse und Fähigkeiten:

- Mehrjährige Erfahrung in der Finanzbuchhaltung im Umgang mit Kostenstellen, vorzugsweise im öffentlichen oder außeruniversitären Forschungsbereich
- Sehr gute Kenntnisse des betrieblichen Rechnungswesens, insbesondere der Finanzbuchhaltung und der Kosten-Leistungsrechnung
- Kenntnisse im Steuerrecht; wünschenswert Kenntnisse in Haushalts-, Zuwendungs- und Förderrecht
- Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen (z.B. MACH) und MS Office (insbesondere Excel)
- Analytisches Denkvermögen sowie eine vorausschauende, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Fähigkeit zur Prioritätensetzung
- Teamfähigkeit, hohe Motivation, Einsatzbereitschaft
- Schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
- Freundliches und professionelles Auftreten

## Wir bieten:

- Eine offene Willkommenskultur und ein integratives und interdisziplinäres Arbeitsumfeld: Das Leibniz-IPHT befindet sich auf dem Beutenberg-Campus in Jena und beherbergt mehr als 400 Mitarbeiter aus der ganzen Welt, die an der Schnittstelle von Physik, Biochemie, Technologie, Datenwissenschaften und Medizin arbeiten, um die photonischen Technologien von morgen zu entwickeln.
- Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.
- Flexible Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Urlaub/Jahr, Jahressonderzahlung, Brückentage u. v. m.
- Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit Unterstützungsangeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (bspw. Eltern-Kind-Büro, Campus-Kindergartenplätze, Beratung zu familiären Pflegesituationen durch geschulte Pflegelots:innen u. v. m.).
- Jena – Stadt der Wissenschaft: Eine junge Stadt mit einer lebendigen lokalen Kulturagenda!

## Vergütung:

Die Vergütung erfolgt entsprechend dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) und Ihrer Qualifikation und Erfahrung.

## Über uns:

Wir sind ein modernes, international ausgerichtetes Forschungsinstitut. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist eines unserer zentralen Anliegen. Wir wertschätzen Diversität und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Nationalität oder ethnischer und sozialer Herkunft. Sind Frauen im Bereich der ausgeschriebenen Stelle unterrepräsentiert, werden sie bei gleicher Eignung bei der Einstellung bevorzugt berücksichtigt.

## Weitergehende Informationen:

Bei Rückfragen wenden sich Interessierte bitte an [Ina Klähn](https://www.leibniz-ipht.de/de/author/1224/), E-Mail: [email protected] oder [Dr. Karina Weber](mailto:Dr.%20Karina%20Weber), E-Mail: [email protected].

## Bewerbung:

Bewerben Sie sich ganz einfach über unser [Jobportal](https://www.leibniz-ipht.de/de/institut/karriere/stellenportal) (https://www.leibniz-ipht.de/de/institut/karriere/stellenportal) oder senden Sie Ihre Bewerbung bis zum 12. Oktober 2025 mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzadressen, Weiteres) per E-Mail, vorzugsweise in einer pdf-Datei, unter Angabe der Kennziffer 1404 an das:

Leibniz-Institut für Photonische Technologien Jena e.V.

Personalabteilung

Albert-Einstein-Straße 9, 07745 Jena

E-Mail: Personal\[email protected]

Kennziffer: 1404

Wir suchen ab sofort eine engagierte kaufmännische Assistenz (m/w/d)
zur Unterstützung unseres Teams auf Teilzeitbasis (15 Stunden pro Woche)
- idealerweise mit familienfreundlichen und flexiblen Arbeitszeiten
(Muttischicht).

Kaufmännische Assistenz (m/w/d) mit flexiblen Teilzeit.

Das dürfen Sie von uns erwarten:

- Sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- Konkrete Chance auf Übernahme
- Bezahlung nach GVP-Tarifverträgen - fair und transparent
- 450 EUR für jede erfolgreiche Weiterempfehlung an einen Freund oder Bekannten
- Prämien sowie Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Flexible Arbeitszeiten, ob früh oder spät, wir richten uns nach Ihnen
- Exklusive Mitarbeiterrabatte - Sparen Sie bei Top-Marken und Dienstleistungen
- Ab 25 Tage Urlaub pro Jahr, je nach Betriebszugehörigkeit sogar bis zu 30 Tagen
- Persönliche Betreuung und regelmäßiges Feedback - Wir stehen an Ihrer Seite!
- Firmen-App - Digitaler Dokumentenfluss, ohne Druck, ohne Büro - nur ein Klick!



Ihre Aufgaben:

- Allgemeine kaufmännische Tätigkeiten und Büroorganisation
- Unterstützung bei der Buchhaltung und Datenpflege
- Arbeit mit MS Excel sowie unserer Buchhaltungssoftware (SAGE) und Einarbeitung in Microsoft Navision


Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bürobereich
- Erste Erfahrungen im kaufmännischen Bereich oder in der Büroorganisation
- Grundkenntnisse in Excel und idealerweise in SAGE
- Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Flexibilität


ACTIEF Personalmanagement wurde 1989 gegründet und steht seither für eine professionelle Personalberatung und zielgerichtete Personalbesetzung. Als einer der führenden Personaldienstleister in Deutschland agieren wir erfolgreich in den Bereichen Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung. Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt unserer Arbeit. Als HOME OF THE PERFECT MATCH haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, die Menschen und Unternehmen zusammen zu bringen, die wirklich zueinander passen.

- Internationale Kanzlei
- Spannender Job mit schnellem Einstieg

Firmenprofil
Unser Kunde ist eine renommierte Kanzlei mit Sitz in Düsseldorf und berät nationale und internationale Mandanten in verschiedenen Rechtsgebieten. Zur Verstärkung des Teams suchen wir eine engagierte und zuverlässige Teamassistenz (m/w/d), die die Anwälte und das Office-Management professionell unterstützt.

Aufgabengebiet

Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen
-Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Reisen
-Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
-Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten
-Akten- und Dokumentenmanagement

Anforderungsprofil
Eine erfolgreiche Teamassistenz (m/w/d) sollte haben:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
-Erste Berufserfahrung als Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d), Bürokaufmann/-frau (m/w/d), Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d), Europasekretär (m/w/d), Partner Assistenz (m/w/d), Büroassistenz (m/w/d) oder in ähnlichen Positionen, idealerweise im Kanzlei Umfeld
-Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel
-Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
-Organisatorische Fähigkeiten und Detailorientierung
-Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten
-Teamorientierte Arbeitsweise

Vergütungspaket

Wir bieten persönliche Beratung und Jobvorschläge auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse
-Wir bieten Förderung und Unterstützung Ihrer Karriere sowie beruflichen Laufbahn
-Alle unsere Mitarbeiter profitieren von unseren Corporate Benefits und Fitnessangeboten in Form eines Gympass
-Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz mit einer leistungsgerechten Entlohnung und Übernahme Möglichkeiten in die Festanstellung (bei einem Start im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung)
-Intensive Mitarbeiterbetreuung durch Ihren persönlichen Berater

- Eine neue Chance wartet auf Sie!
- Spannende Herausforderungen in einem dynamischen Umfeld

Firmenprofil
Unser Mandant ist ein etabliertes Unternehmen mit starkem Wachstumskurs und modernen Strukturen. Es handelt sich um ein dynamisches Umfeld mit flachen Hierarchien, das Wert auf Eigeninitiative und eine offene Unternehmenskultur legt.

Aufgabengebiet

Unterstützung des Teams im administrativen und organisatorischen Bereich
-Terminplanung und -koordination sowie Vorbereitung von Meetings
-Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Statistiken
-Koordination interner Abläufe sowie Kommunikation mit externen Partnern
-Unterstützung bei Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen
-Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen und internen Projekten

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
-Erste Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich von Vorteil
-Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
-Organisationstalent mit einer strukturierten und selbstständigen Arbeitsweise
-Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Diskretion
-Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Vergütungspaket

Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit langfristiger Perspektive
-Moderne Arbeitsumgebung in zentraler Lage in Bensheim
-Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten nach Absprache
-Kollegiales Team und wertschätzende Unternehmenskultur
-Weiterbildungsmöglichkeiten und Raum für persönliche Entwicklung

- Unser Kunde ist eine renommierte medizinische Einrichtung mit verschiedenen Standorten und Fachbereichen, die sowohl in der Krankenversorgung als auch in der Lehre und Forschung tätig sind. Ihr zukünftiges Team freut sich Sie kennenzulernen!

Ihre Aufgaben:

- Eigenständige Korrespondenz zu Themen der Pflegedirektion
- Selbstorganisiertes Terminmanagement inkl. Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen
- Mitarbeit an Projekten der Pflegedirektion und Übernahme von Teilprojekten
- Organisation und Nachbereitung von Fortbildungen und Symposien
- Koordination von Aufgaben wie Korrespondenz, Dokumentenablage und Raumbuchungen
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien inkl. Rechnungsprüfung und Freigabe
- Vorbereitung von Personalmaßnahmenanträgen (z. B. Einstellungen, Arbeitszeitänderungen, Weiterbildungsanträge)
- Pflege von Arbeitszeitdokumentationen und Bewerbungsprozessen sowie Unterstützung beim Onboarding
- Betreuung von Auszubildenden und Verantwortung für deren Entwicklung
- Aktualisierung des Intranetauftritts für den Pflege- und Funktionsdienst

Ihre Qualifikationen:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Sekretär im Gesundheitswesen oder Bürokaufmann) oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Assistenz- oder Büromanagement, idealerweise universitäres Umfeld
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Und gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Freundliches Auftreten, organisatorisches Talent und Belastbarkeit
- Diskretion, Loyalität, dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
- Erfahrung mit Verwaltungssoftware (z. B. Polypoint PEP, SRM) wünschenswert

Ihre Vorteile:

- Geregelte Arbeitszeiten (38,5 Std./Woche)
- Engagiertes, innovatives, freundliches Team
- Interkulturelle Teamveranstaltungen und strukturiertes Onboarding
- Gute Verkehrsanbindung
- Individuelle Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine übertarifliche Bezahlung

Über Hays:

Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.

Ihre Aufgaben:

- Organisation und Koordination von Projektterminen, Workshops und Meetings
- Erstellung und Pflege von Projektplänen, Präsentationen und Reportings
- Unterstützung bei der Angebotserstellung und Projektabrechnung
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Reiseplanung und -abrechnung für Projektteams
- Pflege von Projekt- und Kundendaten in internen Systemen

Ihre Qualifikationen:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Wirtschaft, Kommunikation oder vergleichbar
- Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Beratungsumfeld
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Teamgeist, Eigeninitiative und ein hohes Maß an Diskretion

Ihre Vorteile:

- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima
- Dynamisches und innovatives Marktumfeld

Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei.
Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.

- Einzigartige Möglichkeit für Ihre Karriere
- Sie suchen einen Job mit Zukunft-!

Firmenprofil
Unser Mandant ist ein international tätiges Unternehmen mit technischem Fokus, das sich durch eine moderne Unternehmenskultur, flache Hierarchien und eine starke Serviceorientierung auszeichnet. Zur Unterstützung des Teams am deutschen Standort wird eine verlässliche Assistenz gesucht, die Organisation, Koordination und kaufmännisches Know-how vereint.

Aufgabengebiet

Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams im operativen Tagesgeschäft

Verwaltung und Koordination des Fuhrparks (Wartung, Versicherungen, Vertragsmanagement)

Allgemeine administrative Tätigkeiten sowie Terminplanung und -überwachung

Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsprüfung

Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Dienstleistern und Behörden

Erstellung von Präsentationen, Protokollen und internen Auswertungen

Mitarbeit an kleineren Projekten und Sonderaufgaben

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-mann o. ä.)

Erfahrung im Bereich Teamassistenz, Fuhrparkmanagement und Buchhaltung von Vorteil

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise auch ERP-Systemen

Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Organisationstalent, Diskretion und Teamgeist

Vergütungspaket

Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit Entwicklungsperspektive

Arbeit in einem modernen, internationalen Umfeld

Flache Hierarchien und kollegiales Miteinander

Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten

Attraktives Vergütungspaket und Zusatzleistungen

- International führende Kanzlei
- attraktives, anregendes und modernes Arbeitsumfeld

Firmenprofil
Mein Kunde ist eine international führende Kanzlei mit Sitz im Herzen von Frankfurt am Main und sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Partnerassistenz (m/w/d).

Aufgabengebiet

Sorgfältige Korrespondenz
-Bearbeiten und Formatieren von Texten, Erstellen von Schriftsätzen, Präsentationen, Honorarrechnungen und Tätigkeitsaufstellungen
-Koordination der Informationsflüsse im Mandat
-Exakte Fristenkontrollen und Aktenführung
-Übersichtliche Organisation und Strukturierung größerer Datenmengen
-Zuvorkommende und stilsichere Betreuung von Mandanten
-Koordinieren von Terminen und Reisen, Erstellen von Reisekostenabrechnungen

Anforderungsprofil

Einschlägige Berufserfahrung als Partner-/Geschäftsführungsassistent/in, Europasekretär/in, Fremdsprachenkorrespondent/in, oder in einer vergleichbaren Assistenztätigkeit
-Im Idealfall hast Du bereits Erfahrung im Beratungs- oder Kanzleiumfeld gesammelt
-Organisation und Kommunikation gehören zu Deinen Stärken
-Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen
-Teamwork und Flexibilität sind für Dich selbstverständlich
-Du bringst einen qualitätsbewussten und selbständigen Arbeitsstil mit
-Sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift

Vergütungspaket

Arbeiten am Puls der Wirtschaft und im Herzen der Stadt
-Ein tolles Team, flache Hierarchien und maßgeschneiderte Weiterbildungsprogramme in der Akademie
-Flexible Arbeitszeitmodelle, Modelle zum mobilen Arbeiten
-Eine attraktive Vergütung, interessante Zusatzleistungen wie Fahrtkostenzuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel, VWL, Leasing von IT-Technologie zur privaten Nutzung
-Modernes Büro in Bahnhofsnähe mit täglich frischem Obst, kostenfreien Heiß- und Kaltgetränken
-Gesundheitsprogramme, Sportinitiativen, Kooperation mit EGYM Wellpass, Mitarbeiter Events