Assistenz Officemanagement / vorbereitende Buchhaltung (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Sie suchen nach einer verantwortungsvollen Aufgabe, bei der Sie sowohl organisatorisches Talent als auch buchhalterisches Know-how einbringen können? Sie wünschen sich einen Arbeitsplatz, der flexibel und familienfreundlich ist?

Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Wir bieten Ihnen:

- Einen flexibler Teilzeitjob (Montag bis Freitag)
- Mobiles Arbeiten nach der Probezeit möglich
- Flache Hierarchien und viel Raum für eigene Ideen
- dynamisches Arbeitsumfeld mit Teamorientierung und Eigeninitiative
- Arbeitsplatz im Zentrum Potsdams mit ausgezeichneter Verkehrsanbindung
- Fahrtkostenzuschuss, kostenlose Getränke und regelmäßige Teamevents

Ihre Aufgaben:

- Unterstützung im Officemanagement bei Koordination und Organisation
- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
- Überwachung von Zahlungseingängen und Konten
- Planung und Durchführung des Zahlungsverkehrs
- Rechnungsstellung und -prüfung
- Vorbereitung der monatlichen Abschlussbuchungen
- Allgemeine Verwaltungs- und Personalaufgaben

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
- Organisationstalent mit einem offenen und kommunikativen Wesen
- Sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Kenntnisse in der Buchhaltung
- Sicher im Umgang mit Microsoft 365 und Outlook

Interessiert?

Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aktiv mit! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail an [email protected] unter Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.

Ihre Ansprechpartnerin: Ariane Röske

Über uns

Wir unterstützen berufstätige Menschen bei der besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Über unser Serviceportal erhalten Mitarbeitende unserer Kunden umfassende Unterstützungsleistungen für die täglichen Herausforderungen im Alltag. Dazu gehören Elternberatung und Kinderbetreuung, Hilfe bei der Angehörigenpflege, Unterstützung rund um Haus und Garten sowie Beratung in allen Lebenslagen.

**Arbeiten für Potsdam**
vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen **zum nächstmöglichen Zeitpunkt** für den Fachbereich Bildung und Sport **zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit** eine/-n

**Schulsekretär/-in (m/w/d) für die „Gesamtschule am Schilfhof“**
Kennziffer: 216.465.01

**Ihre Aufgaben**

- Verantwortlich für allgemeine Schulsekretariatsarbeiten (Postbearbeitung, Schreibarbeit und Korrespondenz, Ablage, Terminmanagement, Materialbeschaffung/-verwaltung u.a.)
- Koordinierung und Betreuung des Besucherverkehrs
- Unterstützung der Schulleitung bei der Budgetverwaltung
- Verwaltung und Abrechnung der Handkassenvorschüsse für Porto und Schulsozialfonds
- Bearbeitung von allgemeinen Schülerangelegenheiten (Schüleraktenführung/-archivierung, Überwachung der Schulpflicht, Ausstellung von Bescheinigungen, Krankmeldungen u.a.)
- Begleitung des Anmeldeverfahrens zum neuen Schuljahr (Ü1, Ü5, Ü7, Ü11, Quereinsteiger)
- Bearbeitung von Unfallmeldungen, Ersthelfer/-in bei erkrankten Schüler/-innen
- Zu- und Mitarbeit bei den Statistiken (Sponsoring, Spenden, Schenkungen u.a.)

**Ihr Profil**

- Abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen Beruf (bspw. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte/r) oder kaufmännischem Beruf
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Verwaltung, einem Schulsekretariat oder Sekretariat wünschenswert
- Verantwortungsbereitschaft und Loyalität sowie Motivation und Konfliktfähigkeit
- Kommunikative und kooperative Persönlichkeit mit einem sicheren Informationsverhalten
- Gründliche und vielseitige Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit der Standardsoftware
- Kenntnisse im Kommunal-, Haushalts- und Schulrecht
- Ausbildung als Ersthelfer/in vorhanden oder Bereitschaft zur Teilnahme an einer entsprechenden Ausbildung als Ersthelfer/in
- Vorlage eines eintragsfreien erweiterten Führungszeugnisses sowie Nachweis über Impfschutz gegen Masern (Masernschutzgesetz) (beides erst bei Einstellung)

**Unser Angebot**

- Ein attraktives Gehaltspaket in der **Entgeltgruppe E 6 TVöD-VKA** in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
- Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und monatliche Bezuschussung eines ViP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebiets Potsdam AB
- Zusätzlich zur Betriebsrente weitere Angebote der betrieblichen Altersversorgung (Entgeltumwandlung) bei unseren Vertragspartnern
- Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12.
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
- Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote

**Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!**

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte **bis zum 05.06.2025** online über unser Karriereportal.

[Schulsekretär/ -in (m/w/d) für die „Gesamtschule am Schilfhof“](https://bewerberportal-lhp.dikom-bb.de/bewerber-web/?xsrf=F170BB588472540FE84BDA6A3EB3CF06&company=LHP-FIRMA-ID&tenant=&lang=D#position,id=94c315e4-9f71-41c3-a45b-10bbed66c976,popup=y)

Ihre Aufgaben:

- Betreuung verschiedener Anfragen der Kunden
- Unterstützung des Teams vor Ort
- Umsetzung du dich der Wünsche von Mitarbeitenden, Besuchern und Veranstaltungsgästen
- Klassische Empfangstätigkeiten
- Telefonzentrale für Büros in Deutschland, Österreich und Schweiz
- Enge Zusammenarbeit mit den Schnittstellenpartnern im Haus wie Catering & Service, Facility Management & Audio Visual

Ihre Qualifikationen:

- Erfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Kundenbetreuung oder ähnlichen Tätigkeiten
- Kommunikative Fähigkeiten und Organisationsgeschick
- Deutschkenntnisse verhandlungssicher, sehr gute Englischkenntnisse
- Sie sollten ein Teamplayer sein und Interesse an der Arbeit mit Tools und neuen Technologien haben

Ihre Vorteile:

- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima

Über Hays:

Entdecken Sie mit Hays die moderne Art der Vermittlung im Sales & Marketing. Mit uns erhalten Sie die richtige Unterstützung für Ihren beruflichen Erfolg in Zusammenarbeit mit auf Ihre Branche spezialisierten Consultants. Dieses Know-how ermöglicht es uns, Sie individuell und passgenau bei der Planung Ihrer nächsten beruflichen Schritte zu unterstützen. Von der Auswahl der passenden Stelle bis zum ersten Arbeitstag und natürlich darüber hinaus. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von spannenden und passenden Angeboten - völlig kostenfrei.

**Stellenausschreibung Nr. 09-06/2025**

**Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet als:**

**Vorzimmerkraft (m/w/d)**

**des Abteilungsleiters der Abteilung 6 „Klimaschutz, Schwarzarbeitsbekämpfung, Geldwäscheprävention“**

des Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz des Landes Brandenburg (MWAEK).

**Was wir Ihnen bieten:**

- eine herausfordernde Tätigkeit, die dem Gemeinwohl dient, in einem qualifizierten, engagierten und aufgeschlossenen Team
- einen familienfreundlichen sowie zukunfts- und standortsicheren Arbeitsplatz mit guter Anbindung an den ÖPNV in der Nähe des Bahnhofs Rehbrücke
- eine offene Willkommenskultur und kompetente Ansprechpartner/innen
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten von Montag bis Freitag im Zeitfenster von 06:00 und 21:00 Uhr und Arbeitsortflexibilisierung (Home-Office) im Umfang von bis zu 40% der durchschnittlichen Wochenarbeitszeit unter Berücksichtigung arbeitsorganisatorischer Notwendigkeiten
- die attraktiven Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, z.B. jährliche Sonderzahlung für Tarifbeschäftigte, Zahlung vermögenswirksamer Leistungen, zusätzliche Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL), 30 Tage Erholungsurlaub
- persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Fortbildungen
- einen monatlichen Zuschuss von derzeit 15 EUR zum Firmenticket des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg oder zum Deutschlandticket

**Ihr Aufgabengebiet:**

**Sie unterstützen als Vorzimmerkraft den Abteilungsleiter 6 durch Übernahme von organisatorischen und administrativen Aufgaben.**

Hierzu gehören vorwiegend folgende Tätigkeiten:

- Büroorganisation
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
- Terminplanung, -koordinierung und –kontrolle, Vor- und Nachbereitung von Terminen
- Bündelung und Weiterleitung der Ergebnisse von Abfragen in der Abteilung
- Zusammenstellen von Gesprächsunterlagen
- Allgemeine Textverarbeitung, selbständiger Entwurf einfacher Texte
- Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
- Organisation von Telefon- und Videokonferenzen
- Gästeempfang
- Adressverwaltung, Schriftgutablage
- Organisation und Abrechnung von In- und Auslandsdienstreisen
- Betreuung von Praktikanten und Auszubildenden
- Unterstützung der Referate der Abteilung, z.B. bei der Organisation von Veranstaltungen
- Vertretung der Vorzimmerkräfte des Büros des Ministers und der Staatssekretärin

**Was Sie mitbringen:**

Unabdingbar:

- abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder -kommunikation, Rechtsanwalts-, Notar-, Justiz- oder Verwaltungsfachangestellte/r bzw. Laufbahnprüfung für den mittleren nichttechnischen Dienst oder
- abgeschlossene Berufsausbildung und erfolgreich abgeschlossene Fortbildung zur/zum Geprüfte/n Sekretariatsfachkraft bzw. Sekretär/in oder
- abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung und gleichwertige Fähigkeiten durch mindestens dreijährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich

Sonstige Anforderungen:

- routinierter Umgang mit der üblichen Bürosoftware, insbesondere MS Outlook, Word, PowerPoint und dem Internet
- gute Rechtschreibkenntnisse
- Bereitschaft zur Einarbeitung in verwaltungsinterne IT-Lösungen, z.B. EL.DOK
- Bereitschaft, die Arbeitszeit an die jeweiligen Erfordernisse anzupassen

Von Vorteil:

- SAP-Kenntnisse oder Bereitschaft, sich diese anzueignen
- Erfahrungen in der Vorzimmertätigkeit/Chefassistenz, zumindest im Rahmen der Ausbildung
- Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung
- Grundkenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift

Weitere wichtige Kompetenzen:

- sehr gute Umgangs- und Ausdrucksformen
- freundliches Auftreten und Durchsetzungsfähigkeit
- hohe Motivation und Lernbereitschaft
- Kooperations-, Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Flexibilität
- gutes Organisationstalent
- Selbständigkeit und Eigeninitiative
- ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
- hohes Servicebewusstsein

**Was für Sie noch von Interesse ist:**

**Arbeitsort:** Potsdam, Brunnenallee 2

**Entgelt:** Die Tätigkeit ist bewertet nach Entgeltgruppe 5 TV-L.

Es wird eine außertarifliche Zulage in Höhe von monatlich 350 Euro (bei Vollzeitbeschäftigung) gezahlt.

**Besetzbar:** Die Position ist ab sofort besetzbar.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und wurde dementsprechend zertifiziert.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich; flexible Arbeitszeiten unter Berücksichtigung der ausreichenden Besetzung des Vorzimmers sind gegeben.

**Wir möchten Sie kennenlernen:**

Wir freuen uns, wenn Sie sich von dieser Ausschreibung angesprochen fühlen und bitten Sie, Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum **2. Juni 2025** unter Angabe der **Kennziffer 09-06/2025** per E-Mail (Unterlagen bitte in einer pdf-Datei gebündelt) an [email protected] oder postalisch an das

Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz

Personalreferat

Heinrich-Mann-Allee 107

14473 Potsdam.

zu senden. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung die folgenden Unterlagen bei:

- ein aussagekräftiges Anschreiben,
- einen aktuellen Lebenslauf,
- Nachweise über Ihre Schul- und Ausbildungsabschlüsse,
- Arbeitszeugnisse,
- ggfs. weitere Nachweise, sofern sie Ihre Qualifikation für das Aufgabengebiet belegen.
- eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte (bei Bewerbenden aus dem öffentlichen Dienst).

Bitte beachten Sie, dass sämtliche Unterlagen in deutscher Sprache bzw. Übersetzung eingereicht werden müssen. Bewerberinnen und Bewerber mit ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir, eine beglaubigte Übersetzung ihres Bildungsabschlusses sowie den Nachweis der Gleichwertigkeit einzureichen. Die Bewerbungsunterlagen werden grundsätzlich nicht zurückgeschickt und nach einer Aufbewahrungsfrist von 3 Monaten nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Bewerbungskosten werden nicht erstattet.

Wir bitten Sie, unsere Informationen zum Datenschutz unter folgendem Link https://mwaek.brandenburg.de/de/informationen-zum-datenschutz/bb1.c.531681.de zu beachten.

Für Rückfragen und Auskünfte steht Ihnen Frau Lehmann unter der Telefonnummer 0331/866-1628 gerne zur Verfügung.

**Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!**

WILLKOMMEN IM TEAM :-)

FONTIVA - von Mensch zu Mensch

Wir sind ab sofort auf der Suche nach Ihnen
zur Verstärkung unseres Teams in der Firmenzentrale der Unternehmensgruppe als
Fachkraft Personal und Verwaltung (m/w/d)
in Festanstellung als Vollzeitstelle.

Arbeiten beim Qualitätsanbieter – Lassen Sie sich von unseren Vorteilen überzeugen:

- wertschätzende und familiäre Arbeitsatmosphäre
- individuelle Beschäftigungsmodelle
- sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
- Prämie "Mitarbeitende werben Mitarbeitende"

Ihre Aufgaben:

- Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Agenda
- Ansprechpartner der Einrichtungsleitungen und des Steuerbüros zu Themen der Gehaltsabrechnung und des Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrechts
- Korrespondenz mit externen Stellen, wie Krankenkassen und Finanzämtern
- Ausfertigung von Arbeitsverträgen, Änderungsvereinbarungen und Kündigungen gemäß arbeitsrechtlichen Grundsätzen
- Führung von Personalakten
- Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung
- Terminkoordination und Führung des Fristenbuches
- Vorbereitung und Begleitung von Betriebsprüfungen
- Zahlungsverkehr und Mitwirkung beim Forderungsmanagement
- vorbereitende Buchführung
- Mitwirkung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen

Ihr Profil:

- abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- mehrjährige praktische Kenntnisse der Entgeltabrechnung
- sichere Kenntnisse des Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrechts
- gute Kenntnisse in den MS‐Office‐Anwendungen
- selbständiges, strukturiertes und eigenverantwortliches Arbeiten
- Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

WILLKOMMEN IM TEAM :-)

FONTIVA - von Mensch zu Mensch

Wir sind ab sofort auf der Suche nach Ihnen
zur Verstärkung unseres Teams in der Firmenzentrale der Unternehmensgruppe als Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)
in Festanstellung als Vollzeit- oder Teilzeitstelle und freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Arbeiten beim Qualitätsanbieter – Lassen Sie sich von unseren Vorteilen überzeugen:

- sicherer Arbeitsplatz
- wertschätzende und familiäre Arbeitsatmosphäre
- sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen

Ihre Aufgaben:

- allgemeine Büroorganisation
- Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung
- Überprüfung von Lieferantenrechnungen
- Überprüfung von Zahlungseingängen, Abwicklung des Zahlungsverkehrs
- Erstellen von Rechnungen
- Forderungsmanagement und Mahnwesen
- Mitwirkung bei der Abwicklung, Koordination, Überwachung und Verwaltung von bestehenden Verträgen, allgemeine Verwaltungsaufgaben
- Kommunikation mit Kunden, Servicepartnern, Behörden, Ämtern, Kranken- und Pflegekassen und Sozialversicherungsträgern im Aufgabenbereich
- vorbereitende buchhalterische Tätigkeiten

Ihr Profil:

- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung im Büromanagement
- buchhalterische Grundkenntnisse
- Sicherheit im Umgang mit MS-Office-Anwendungen
- sehr gutes Zahlenverständnis und Gewissenhaftigkeit
- selbständiges, strukturiertes und eigenverantwortliches Arbeiten
- ausgeprägte kommunikative und soziale Kompetenz
- Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

### Ihre Aufgaben:

- Betreuung verschiedener Anfragen der Kunden
- Unterstützung des Teams vor Ort
- Umsetzung du dich der Wünsche von Mitarbeitenden, Besuchern und Veranstaltungsgästen
- Klassische Empfangstätigkeiten
- Telefonzentrale für Büros in Deutschland, Österreich und Schweiz
- Enge Zusammenarbeit mit den Schnittstellenpartnern im Haus wie Catering & Service, Facility Management & Audio Visual

### Ihre Qualifikationen:

- Erfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Kundenbetreuung oder ähnlichen Tätigkeiten
- Kommunikative Fähigkeiten und Organisationsgeschick
- Sichere Korrespondenz sowohl in Deutsch als auch in Englisch
- Sie sollten ein Teamplayer sein und Interesse an der Arbeit mit Tools und neuen Technologien haben

### Ihre Vorteile:

- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima

### Über Hays:

Entdecken Sie mit Hays die moderne Art der Vermittlung im Sales & Marketing. Mit uns erhalten Sie die richtige Unterstützung für Ihren beruflichen Erfolg in Zusammenarbeit mit auf Ihre Branche spezialisierten Consultants. Dieses Know-how ermöglicht es uns, Sie individuell und passgenau bei der Planung Ihrer nächsten beruflichen Schritte zu unterstützen. Von der Auswahl der passenden Stelle bis zum ersten Arbeitstag und natürlich darüber hinaus. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von spannenden und passenden Angeboten - völlig kostenfrei.

**Wir bieten Ihnen**

- Einen unbefristeten Vertrag mit dem Ziel einer vertrauensvollen, langfristigen und erfolgreichen Zusammenarbeit.
- Raum für Ihre persönliche Weiterentwicklung durch bezahlte Fortbildungen, Daily Huddles, Team-Events.
- Moderne Büro- und Arbeitsausstattung in zentraler Babelsberger Lage und ein wachsender digitaler Arbeitsprozess.
- Persönliche Einarbeitung.
- Dokumentierte Arbeitsabläufe bieten Ihnen Sicherheit und sorgen für eine einheitliche Qualität.

**Ihre Stärken**

- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifizierung.
- Sie haben gute Anwenderkenntnisse in MS-Office und sind bereit, sich ggf. in technische Tools einzuarbeiten.
- Sie agieren offen und verbindlich im Team und mit allen Parteien.
- Sie zeichnen sich durch eine selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise aus.

**Ihre Aufgaben**

- Sie sind erster Ansprechpartner für unsere Kunden – persönlich und telefonisch.
- Sie unterstützen den Geschäftsablauf vielfältig organisatorisch und administrativ. 
- Sie arbeiten dem Akquisiteur bei allen Vertriebstätigkeiten zu.

Wir sind gespannt, Sie kennenzulernen und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

**Ein kurzfristiger Arbeitsbeginn ist möglich!**