Sekretär (m/w/d)

Sekretär/in (m/w/d)
(Entgeltgruppe: EG 6 TV-L)
Einsatzbereich: Klinik für Kinderheilkunde II
Stellen ID: 11955
Eintritt: Nächstmöglicher Zeitpunkt
Umfang: Teilzeit / 28,875 Std.
Vertragsart: Unbefristet

Ihre Aufgaben:

- Allgemeine Sekretariatsaufgaben für den Bereich Endokrinologie, wie z.B. Entgegennahme von Telefonaten, Erteilen von Auskünften, Erledigung des Posteingangs und -ausgangs
- Terminplanung und Abstimmung mit Patienteneltern, Stationen, Ambulanzen, niedergelassenen Ärzten, Kliniken und Instituten
- Schreiben von Arztbriefen und Laborbefunden (in geringem Umfang)
- Klinische und wissenschaftliche Dokumentation und Aktualisierung der abteilungsbezogenen Diagnose-Dokumentation nach klinisch-wissenschaftlichen Gesichtspunkten
- Eingabe, Pflege und Betreuung von klinischen Patientendaten in bestehende Dokumentationssoftware (eCRF)
- Anlage, Verwaltung und Aktualisierung der Patienten-Dokumentationsmappen
- Zusammentragen aller erhobenen Befunde der StudienpatientInnen
- Studienspezifische Organisationstätigkeiten

Ihr Profil:

- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung  zur/zum Medizinischen Fachangestellten mit ausgezeichneten Schreibkenntnissen oder vergleichbare Ausbildung
- Sehr gute EDV-Kenntnisse mit gängigen Office-Programmen, Präsentationssoftware, Datenbanken und Dokumentationsverwaltung
- Gute Kenntnisse der medizinischen Terminologie
- Erfahrung in der Arbeit mit dem Krankenhausinformationssystem Medico
- Einwandfreie Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Zusatzqualifikation als Medizinische/r Dokumentationsassistent/in, Studienassistenz wünschenswert, ist aber keine Voraussetzung
- Vorerfahrung in der Dokumentation und Durchführung von klinischen Studien wünschenswert, ist aber keine Voraussetzung
- Freundliches, sicheres und gepflegtes Auftreten
- Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Flexibilität und Teamfähigkeit mit hoher Belastbarkeit, Organisationstalent
- Bereitschaft zur Kooperation mit den unterschiedlichen Berufsgruppen in der Klinik
- Überdurchschnittliches Engagement mit Bereitschaft zum eigenverantwortlichen Handeln sowie zur Teilnahme an Fortbildungen

Freuen Sie sich auf:

- Einen **sicheren Arbeitsplatz** im öffentlichen Dienst des Landes NRW
- **Faire Bezahlung** nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
- **30 Tage Urlaub** im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
- **Interdisziplinäres Arbeiten** mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
- Arbeiten mit **moderner Ausstattung** und zertifizierten Qualitätsstandards
- **Familienfreundliche Unternehmenskultur**, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch das MitarbeiterServiceBüro in allen Lebenslagen
- **Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten**, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
- **Gesundheitsmanagement**, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
- **Attraktive Zusatzleistungen**, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze

Rahmenbedingungen: Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen., Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt., Im Falle einer schriftlichen Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen nur als unbeglaubigte Kopien ein und verwenden Sie keine Mappen, da keine Rückgabe erfolgt. Eine Vernichtung entlang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird zugesichert., Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt., Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich

Wir suchen für ein Energieunternehmen in Essen

 

einen

Teamassistenten/Sekretär (m/w/d) 

befristet bis 9 Monate, Verlängerung/Übernahme möglich

 

Aufgabengebiete:

 

Übernahme von SAP-Aufgaben: 
• Erstellen und Bearbeiten von Banfen, 
• Erstellung sowie die Bearbeitung von Ausgangsrechnungen, 
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen
• Erstellen von Klein- und Ausnahmebestellungen
• Bearbeitung und Erstellung von Zahlungsanweisungen

Homeoffice ist generell kein Problem. Es wäre wünschenswert, wenn
die Person 1-2 Tage in der Woche ins Büro in Essen kommen könnte.
Das die Person einen Fokus auf „Vertrieb“ hat, ist nicht
notwendig. 

Übernahme des Joiner & mover & leaver Prozesses:
• Onboarding neuer MA (IT-Bestellungen, Zugangskarte,
Berechtigungen)

Übernahme von klassischen Assistenzaufgaben für das Team Germany:
• Reisebuchungen und Abrechnungen über Concur
• Koordinierung interner Meetings / Veranstaltungen
• Unterstützung der internen und externen Kommunikation des
Bereiches

- Anmelden zu Fortbildungen über Semigator 
- Bestellungen von Büro und Arbeitsmitteln

In Ihrer Rolle als Sachbearbeiter/in halten Sie mit Ihrem Organisationsgeschick alle Fäden in der Hand. Als Allrounder/in organisieren Sie Büroabläufe und sind eine wertvolle Unterstützung bei allen Assistenz- und Office-Management-Aufgaben.

Das erwartet Sie

- Büroorganisation und -Verwaltung
- Telefonzentrale
- Verwaltung Rechnungseingang
- Rechnungslegung und Zahlungsverkehr
- Korrespondenz mit Mietern, Pächtern und Geschäftspartnern
- Fristenüberwachung, Terminkoordination.
- Post- und Paketversand

Das bringen Sie mit

- Ein gepflegtes Erscheinungsbild und ein freundliches, offenes Auftreten
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich bzw. in der Immobilienbranche
- Organisationstalent und eine schnelle Auffassungsgabe
- Selbständige, strukturierte Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit und einen kollegialen Umgang
- Beherrschen der gängigen MS-Office Programme (Word / Excel / Outlook)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Erfahrung in der Immobilienbranche sind wünschenswert
- idealerweise Erfahrung mit HausPerfekt o.ä. Hausverwaltungssoftware
- Schreiben eigenständig erstellen

Unser Angebot an Sie:

- Bei uns erwarten Sie eine angenehme und kollegiale Arbeitsatmosphäre und ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld.
- 30 Tage Urlaub im Jahr, bei einer 38-Stunden-Woche
- Kostenfreie Parkplätze stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung

Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, dann freuen wir uns über eine aussagekräftige Bewerbung.

Über uns

Uns – die Alpha-Med KG – gibt es als familiengeführtes Unternehmen schon seit 1982. Die Vermittlung und Überlassung von sozialem Fachpersonal, Ärzten und Pflegekräften gehören zu unserem Spezialgebiet. Wir sind ein bundesweit tätiger Personaldienstleister mit Niederlassungen im gesamten Bundesgebiet. Perfekt auf unsere Mitarbeiter zugeschnittene Einsätze und Jobs machen uns so besonders.

Bei unserem Team der Niederlassung Essen ist ab sofort eine Vakanz als Teamassistent/in / Sekretär/in (m/w/d) frei. Wenn Du Erfahrung in dem Bereich der Teamassistenz hast und von unseren Vorteilen profitieren möchtest, freuen wir uns über Deine Bewerbung.

Unsere Leistungen – Deine Zufriedenheit

- Eine unbefristete Anstellung in Vollzeit als Teamassistent/in / Sekretär/in (m/w/d)
- Flexible Arbeitszeiten in einer 5-Tage-Woche von montags - freitags
- Attraktives Gehalt
- 30 Tage Urlaub
- Eine gute Arbeitsatmosphäre, offene Kommunikation, sowie ein dynamisches und herzliches Team freut sich auf Dich
- Viel Freiraum zur Mitgestaltung und persönlichen Entfaltung in einem wachsenden Unternehmen
- Gute Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Büro in zentraler Lage (Innenstadt)

Deine Aufgaben – Langweilig wird Dir nicht

- Unterstützung der Niederlassung in administrativen und operativen Tätigkeiten (Vertragserstellung, Pflege der Personalakten, Eingabe Stundenzettel, etc.)
- Reibungsloser Ablauf des Backoffice: büroorganisatorische Aufgaben, Bestellwesen und administrative Tätigkeiten
- Vorbereitung der Lohnabrechnungen unserer externen Beschäftigten
- Empfangsaufgaben, Vor- und Nachbereitung des Konferenzraums

Dein Profil

- Eine abgeschlossene Ausbildung als medizinische/r Fachangestellte/r (m/w/d) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung im Bereich Teamassistenz oder als Sekretär/in (m/w/d) ist wünschenswert
- Kommunikationsgeschick sowie eine hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung
- Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Generell gute EDV-Kenntnisse und insbesondere ein versierter Umgang mit den gängigen MS Office Programmen
- Gute organisatorische Fähigkeiten und Spaß an der Zusammenarbeit in einem vertriebsstarken Team

Du hast noch Fragen? Dann kontaktiere uns gerne per Mail oder telefonisch.

Postalisch eingesendete Unterlagen werden nicht zurückgeschickt, sondern datenschutzgerecht vernichtet. Konditionen werden individuell und regionsabhängig gestaltet.

Alpha-Med gilt als Spezialanbieter im medizinischen Bereich, mit einem großen Schwerpunkt in der Alten- und Krankenpflege. Wir bieten Teil- und Vollzeitstellen für: Gesundheits- und Krankenpfleger, Krankenpfleger, Altenpfleger, Hebammen, Pflegefachkraft, Pfleger, examinierte Pflegefachkraft, Krankenpflegefachkraft, Pflegefachfrau, Pflegefachmann, Krankenschwester, Intensivpfleger, Intensivpflege, Krankenhaus Intensivfachkraft, Intensivschwester und Fachkrankenpfleger.

Ansprechpartner

Lena Welsch
Recruiting

T: 01717911243
Alpha-Med KG
Gänsemarkt 44
45127 Essen

8 Standorte – 1 Ziel: Wir finden Deinen neuen Job.

Hier ist Deine Eintrittskarte zu Deinem Traumjob als Sekretär (m/w/d) in einem Unternehmen in Essen zu TOP-Konditionen.

Das bringen du mit:

- Erfolgreich abgeschlossene, kaufmännische Ausbildung
- Sicherer Umgang mit MS Office und der modernen IT- und Kommunikationstechnik
- Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
- Flexibilität
- Gepflegtes Erscheinungsbild

Deine Aufgaben:

- Erledigung der Korrespondenz
- Erstellung und Ausfertigung von Angeboten nach Vor­lage
- Führung und Pflege des Terminkalenders
- Reisebuchungen
- Allgemeine Sekretariats­auf­gaben

Warum PEAG Personal

- Ab 19,00 € pro Stunde, je nach Qualifikation und Berufserfahrung
- 38 Stunden-Woche
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Betriebliche Altersvorsorge
- Rabattaktionen auf Reisen, Mode, Technik, Mobilfunk u.v.m.
- Langfristiger Einsatz
- Fast jeder zweite unserer Mitarbeiter wird von unseren Kunden übernommen

Ansprechpartner

Dimitri Zaslavski
Recruiting

T: +49 201 80911 14
PEAG Personal GmbH
Limbecker Platz 10
45127 Essen

8 Standorte – 1 Ziel: Wir finden Deinen neuen Job.

Hier ist Deine Eintrittskarte zu Deinem Traumjob als Sachbearbeiter Backoffice (m/w/d) in einem Unternehmen in Essen zu TOP-Konditionen.

Das bringen du mit:

- Eine abgeschlossene, kaufmännische Ausbildung
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- MS-Office Kenntnisse, insbesondere Outlook

Deine Aufgaben:

- Bearbeitung und Weiterleitung von E-Mails
- Dokumentation der Mails nach internen Vorgaben

Warum PEAG Personal

- Ab 15,00 € pro Stunde, je nach Qualifikation und Berufserfahrung
- 38,5 Stunden-Woche
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Betriebliche Altersvorsorge
- Rabattaktionen auf Reisen, Mode, Technik, Mobilfunk u.v.m.
- Langfristiger Einsatz
- Fast jeder zweite unserer Mitarbeiter wird von unseren Kunden übernommen

Ansprechpartner

Dimitri Zaslavski
Recruiting

T: +49 201 80911 14
PEAG Personal GmbH
Limbecker Platz 10
45127 Essen

8 Standorte – 1 Ziel: Wir finden Deinen neuen Job.

Hier ist Deine Eintrittskarte zu Deinem Traumjob als Assistentin (m/w/d) in einem Unternehmen in Essen zu TOP-Konditionen.

Das bringst Du mit:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung in ähnlicher Position
- Sicherer Umgang mit dem MS Office Paket
- Sehr gute Deutsch und gute Englischkenntnisse
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit, Organisationstalent und gute Umgangsformen

Deine Aufgaben:

- Termin- sowie Reiseorganisation
- Erstellen von Präsentationen und Statistiken
- Vorbereitung von Meetings sowie Protokollführung
- Datenverarbeitung
- Koordination administrativer Abläufe

Warum PEAG Personal

- ab 19,00 € pro Stunde, je nach Qualifikation und Berufserfahrung
- 35 Stunden-Woche
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Betriebliche Altersvorsorge
- Rabattaktionen auf Reisen, Mode, Technik, Mobilfunk u.v.m.
- Langfristiger Einsatz
- Fast jeder zweite unserer Mitarbeiter wird von unseren Kunden übernommen

Ansprechpartner

Dimitri Zaslavski
Recruiting

T: +49 201 80911 14
PEAG Personal GmbH
Limbecker Platz 10
45127 Essen

Wir suchen für unsere Hauptniederlassung in Essen einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin für unsere Telefonzentrale / Sekretariat.

Für diese Tätigkeit sollten Sie Freude an einem zuvorkommenden Umgang mit Menschen haben, auch in Belastungssituationen die Ruhe behalten und gerne - wenngleich nicht zwingend - bereits Erfahrung im Bereich Recht gesammelt haben.

Aufgaben Zuständigkeiten / Hauptaufgaben:

Abwicklung aller eingehenden Anrufe und Anfragen

Freundlicher und professioneller Empfang von Mandanten

Allgemeine Bürotätigkeiten / Digitalisierung der Eingangspost

Qualifikation Ihr Profil:

Erfahrung als Telefon- / Empfangsmitarbeiter

gute EDV-Kenntnisse (Excel, Word, Telefon)

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild

Quereinstieg möglich

Leistungen der Anstellung:

Wir bieten eine abwechslungsreiche und krisensichere Tätigkeit in einem freundlichen Team und eine angemessene Vergütung je nach Erfahrung und Qualifikation.

Schicken Sie uns einfach Ihren Lebenslauf inkl. aktuellem Foto und Gehaltsvorstellung zu und wir melden uns zeitnah mit einem Termin zum Vorstellungsgespräch bei Ihnen.

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Arbeitszeiten:

Gleitzeit
Montag bis Freitag

Leistungen:

Gleitzeit

Arbeitsort: Vor Ort


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Telefondienst, Microsoft Office