Bürokaufmann - Sekretariat, Administration (m/w/d)

Die 1607 gegründete Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ist eine traditionsreiche Forschungsuniversität. Inspiriert von der Neugier auf das Unbekannte ermöglichen wir rund 26.500 Studierenden und 5.700 Beschäftigten, Wissenschaft für die Gesellschaft voranzutreiben. Gehen Sie zusammen mit uns neue Wege und schreiben Sie Erfolgsgeschichten - Ihre eigene und die der Universität.

Unterstützen Sie uns ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Teilzeit (50 %) als


Verwaltungsangestellte/r (m/w/d) für administrative Personal- und Sekretariatstätigkeiten

Die Stelle ist der Professur für Unfallchirurgie-, Hand- und Wiederherstellungschirurgie am Fachbereich Medizin zugeordnet. Bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-H.

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten (Erledigung des Schrift- und E-Mailverkehrs sowie der Telefonate, Gutachten für Berufungsverfahren und -kommissionen, Dissertationen, Korrespondenz mit den Studierenden und Studiendekanat, Ausstellen von Bescheinigungen und Zeugnissen)
Mithilfe bei der Organisation und Durchführung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, Organisation der Staatsexamina, Betreuung und Unterstützung der Studierenden
Personalangelegenheiten Führen und Bearbeiten der Urlaubs- und Krankheitsliste der Mitarbeiter, Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren, auch von studentischen Hilfskräften und Lehrbeauftragen

Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Bürokauffrau/-mann oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Berufsausbildung
Gute Kenntnisse im Umgang mit Office-Anwendungen
Erfahrungen im Umgang mit Internet und E-Mail, Bereitschaft zur Einarbeitung in das klinikspezifische Informationssystem (MEONA)
Sehr gute Beherrschung der deutschen Rechtschreibung
Fähigkeit, die üblichen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben selbstständig zu organisieren und durchzuführen
Durchsetzungsvermögen, Flexibilität und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Kenntnisse in Englisch erwünscht

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten
Die kostenlose Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (LandesTicket Hessen)
Mehr als 100 Seminare, Workshops und E-Learning-Angebote pro Jahr zur persönlichen Weiterbildung sowie vielfältige Gesundheits- und Sportangebote
Eine Vergütung nach TV-H, betriebliche Altersvorsorge, Kinderzulage sowie Sonderzahlungen
Die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Zertifikat „audit familiengerechte hochschule“)

Die ekom21 ist ein renommiertes Technologieunternehmen im Bereich IT-Komplettlösungen für den öffentlichen Dienst. Als das größte BSI-zertifizierte IT-Dienstleistungsunternehmen in Hessen, mit einem umfassenden Produkt- und Dienstleistungsportfolio, betreuen wir über 500 Kunden mit 29.000 Anwender*innen. Unsere über 720 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an unseren Standorten in Gießen, Kassel und Darmstadt haben im Jahr 2022 einen Umsatz von 300 Millionen Euro erwirtschaftet. Das Lösungsportfolio der ekom21 reicht von Hardware- und Softwarelösungen bis hin zu maßgeschneiderten Beratungsleistungen.


Arbeiten bei ekom21

Als familienfreundliches Unternehmen steht der Mensch im Mittelpunkt allen unseres Handelns. ekom21 unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, indem flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten realisiert werden. Einen hohen Stellenwert nimmt auch unser umfangreiches betriebliches Gesundheits- sowie Weiterbildungsmanagement ein.


Für unseren Unternehmensbereich "Zentrale Dienste“ suchen wir einen


Senior-Prozessmanager / Organisationsberater (m/w/d)

Der Einsatz kann an unserer Geschäftsstelle in Gießen, Darmstadt oder Kassel erfolgen. Es handelt sich bei dieser Position um eine Vollzeitstelle, welche prinzipiell teilbar ist.

Mitwirkung bei Aufbau und Weiterentwicklung des zentralen Prozessmanagements sowie Schulung und Coaching unterschiedlicher Stakeholder / Nutzerinnen innerhalb des Unternehmens
Weiterentwicklung und Pflege von Standards, Instrumenten und Methoden zur Erfassung von Prozessen und Prozesskennzahlen sowie Betreuung und Nutzung des vorhandenen Prozessmanagementtools (IBO Prometheus)
Leiten, Begleiten und Durchführen von Organisations- und Strukturanalysen
Entwicklung von Organisationskonzepten sowie Prozessaufnahmen, -analysen und -optimierungen zur Identifikation und Beseitigung von Schwachstellen
Beratung der Fachbereiche rund um Prozesse und Strukturen und Abgabe von Stellungnahmen zu geplanten Organisationsveränderungen
Verantwortlich für Weiterentwicklung und Pflege des Unternehmenshandbuches und Ansprechpartner für die Regelungen zur schriftlich fixierten Ordnung (Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Prozessdokumentationen, Organigramme etc.) sowie Ausübung der Richtlinienkompetenz für die Erstellung und Pflege von Organisationsstandards
Konzeption, Durchführung und Moderation von Workshops sowie Erstellung von Dokumentationen zur Ergebnisaufbereitung und Entscheidungsfindung


Die Höhe der Bezahlung orientiert sich an einem Entgelt bis zu EG 11 TVöD (VKA) und wird vorbehaltlich einer endgültigen individuellen Bewertung und der persönlichen Qualifikation erfolgen.

Ein abgeschlossenes Studium im Bereich BWL (mit entsprechender Schwerpunktsetzung) oder Wirtschaftsinformatik; alternativ verfügen Sie aufgrund einschlägiger Berufserfahrung über eine vergleichbare Qualifikation
Sie haben fundierte Berufserfahrung im Bereich (Betriebs-)Organisation, Prozessmanagement und/oder Organisationsberatung
Sie kennen die gängigen Methoden zur Prozessmodellierung und haben praktische Erfahrung mit der Anwendung von Prozesserfassungstools
Erfahrung in der Planung, Gestaltung und Durchführung von Workshops, Schulungen und Infoveranstaltungen
Umfassende MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel sowie PowerPoint und Outlook)
Ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu strukturieren, Einflüsse und Abhängigkeiten zu analysieren, in das operative und strategische Geschehen einzuordnen und adressatengerecht zu kommunizieren
Sie zeichnen sich durch eine hohe Hands-on-Mentalität und selbstständige Arbeitsweise aus, verfügen über eine hohe Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit und vernetzen sich gerne und zielgerichtet mit relevanten Schnittstellen
Idealerweise bringen Sie Erfahrungen aus dem Qualitätsmanagement mit und können Weiterbildungen oder Zertifizierung zu Prozessmodellierung, Prozess-, Qualitäts- oder Projektmanagement (klassis...