Business & Administrative Operations Manager (m/w/d) (Projektkoordinator/in)

Job Description

 
Unser Kunde ist im Pharmabereich tätig und sucht Sie als Unterstützung für das Team.

Ihre Aufgaben:

- Koordination und Nachverfolgung funktionsübergreifender Initiativen und Projekte
- Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Prozessen und organisatorischen Abläufen
- Administrative Unterstützung des Regional Head Europe (Kalender, Reisen, Kommunikation)
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Offsites
- Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Reports
- Schnittstelle zu Subfunktionen, globalen Teams und Supportfunktionen (z. B. HR, Finance, IT)
- Pflege interner Übersichten, Dashboards und SharePoint-Seiten
- Zusammenarbeit mit Kolleginnen im Team Business Management der Technology Unit

Ihr Profil:

- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Business Management, Projektassistenz oder Executive Support
- Exzellente MS-Office-Kenntnisse (insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook und Word)
- Versierter Umgang mit digitalen Tools für virtuelle Zusammenarbeit (besonders MS Teams, SharePoint, Confluence etc.)
- Zertifizierte Zusatz-Weiterbildung als Office Manager/In (oder vergleichbar)
- Verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift (Gute Deutschkenntnisse von Vorteil)
- Hohe Bereitschaft, sich in komplexe Zusammenhänge selbständig einzuarbeiten
- Strukturierte, selbständige Arbeitsweise mit hoher Organisations- und Selbstführungskompetenz
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und Fingerspitzengefühl in der Zusammenarbeit mit Kollegen und anderen funktionalen Einheiten
- Verlässlichkeit und ein serviceorientiertes Mindset
- Idealerweise Erfahrung in einer matrixorganisierten, internationalen Umgebung (Pharma oder Tech)

Wir bieten Ihnen:

- angenehmes Betriebsklima
- Unbefristetes Arbeitsverhältnis
- Übernahmeoption
- Übertarifliche Bezahlung
- Fahrgeld
- Essensgeld

Sie möchten uns kennenlernen? Jetzt schnell bewerben!

Ihre schriftliche Bewerbung, unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins, richten Sie bitte an

M. Schormair GmbH

- Ansprechpartner innerhalb der globalen Organisation
- Verpackungsproduktion Planung der Versorgung mit klinischen Studien für laufende und kommende Studien mit Prüfpräparaten hinsichtlich der Machbarkeit, des Zeitmanagements, der Kostenbewertung und des Materialbedarfs
- Organisation des Treffens einschließlich Zweck, Teilnehmer, Tagesordnung und Vorbereitung
- Abstimmung und Festlegung von Kriterien für eine reibungslose mittel- und langfristige Planung in Abstimmung mit dem Leiter Verpackungsbetrieb
- Erstellung von Übersichten
- Bearbeiten von Anfragen im E-Mail-Postfach als Ansprechpartner für globale Kollaborationen
- Erstellung von Kostenvoranschlägen
- GMP-Konformität

Erforderliche Kenntnisse:

- Idealerweise 3-5 Jahre Erfahrung in der klinischen Versorgungs- / Verpackungsproduktionsplanung
- Abgeschlossenes Hochschulstudium, z.B. Apotheker oder Planung
- gute Englischkenntnisse, Kommunikationsfähigkeit, Ausdruckskraft
- Zeitliche Flexibilität, flexibler Geist
- Teamfähigkeit
- Talent in Organisationsaufgaben
- Präzise, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitseinstellung

Wir bieten Ihnen:

- angenehmes Betriebsklima
- Unbefristetes Arbeitsverhältnis
- Übernahmeoption
- Übertarifliche Bezahlung
- Fahrgeld
- Essensgeld

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Ihre schriftliche Bewerbung, unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins, richten Sie bitte an

M. Schormair GmbH


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber: 
Erweiterte Kenntnisse: Terminierung, Projektassistenz, Projektmanagement, Microsoft 365, Organisation, GMP (Good Manufacturing Practice), Internationale pharmazeutische Standards (z.B. GLP, GMP), Terminplanung, -überwachung, Microsoft SharePoint Server